Bulan: Juli 2017

HAL-HAL YANG HARUS DIPERHATIKAN DALAM STRATEGI PENERAPAN GOOD MANUFACTURING PRACTICES (GMP) PADA INDUSTRI MANUFACTURING

Dalam artikel sebelumnya sudah pernah dibahas tentang apa itu pengertian dari Good Manufacturing Practices (GMP) atau biasa disebut dengan Cara Produksi yang Baik (CPB) dan kali ini masih tetap akan membahas tentang seputar GMP, namun lebih berhubungan tentang hal-hal apa saja yang harus diperhatikan dalam penerapan strategi GMP (Good Manufacturing Practices) pada perindustrian manufaktur.

Penerapan GMP yang harus dilakukan oleh perusahaan pada sektor industri manufaktur bukanlah suatu perkara yang mudah untuk dilakukan, pada saat sebuah industri manufaktur merencanakan untuk menerapkan strategi GMP, perusahaan setidaknya harus benar-benar memperhatikan beberapa hal berikut ini:

1. Membangun sebuah komitmen.

Siapa saja yang harus membangun komitmen ini? Beberapa diantaranya adalah: pemilik perusahaan itu sendiri, manajemen internal perusahaan, karyawan yang bekerja pada perusahaan tersebut. Usaha untuk membangun komitmen merupakan hal yang paling penting untuk dilakukan, karena dalam usaha untuk menerapkan strategi GMP memang dibutuhkan adanya berbagai elemen sumber daya, terutamanya adalah dari sisi financial yang juga cukup besar.

Di tambah lagi dengan adanya komitmen dari para karyawan yang bekerja pada perusaaan tersebut untuk bersedia dengan suka rela untuk melaksanakan standar GMP secara aktif dan efektif, karena bisa jadi di perlukan adanya berbagai perombakan dan perubahan tentang pola pikir, dan kebiasaan dari setiap karyawan.

2. Memilih standar referensi dalam hal penerapan strategi GMP secara lebih tepat.

3. Menetapkan indikator-indikator tentang keefektifan dalam hal penerapan strategi GMP, dan melakukan evaluasi kinerja untuk penerapan GMP.

4. Membentuk tim yang benar-benar solid, dengan penanggungjawab utama dari tim tersebut adalah salah satu personel yang sudah terlatih dan memiliki jiwa kepemimpinan serta motivasi yang cukup kuat.

5. Secara terus-menerus berusaha untuk melakukan awareness (kesadaran) baik itu untuk level manajer, supervisor sampai setingkat karyawan.

Sanitasi merupakan serangkaian proses yang akan dilaksanakan untuk menjaga kebersihan dan sebagai salah satu hal terpenting yang harus dimiliki oleh industri manufaktur pangan dalam usahanya untuk menerapkan good manufacturing practice (GMP).

Tujuan penerapan sanitasi yang bersih pada industri manufaktur pangan adalah sebagai salah satu cara yang dilakukan untuk menghilangkan kontaminan (pencemaran zat-zat berbahaya) dari makanan dan dari mesin pengolahan makanan serta untuk mencegah kontaminan agar tidak kembali. Dengan menerapkan sanitasi kebersihan pada industri manufaktur pangan maka akan diperoleh manfaat yang baik bagi para produsen dan juga konsumen.

Manfaat bagi para konsumen adalah agar mereka terhindar dari penyakit akibat dari keracunan makanan, sementara bagi para produsen adalah untuk meningkatkan mutu dan umur dari daya simpan produk serta untuk mengurangi resiko terjadinya komplain dari para pelanggan/konsumen yang terkena dampak buruk dari produk yang dihasilkan dari GMP.

Dalam hal proses sanitasi, diperlukan adanya sebuah prosedur standar yang berhubungan dengan seluruh area dalam memproduksi sebuah produk pangan, dimulai dari kebijakan perusahaan, tahapan dalam kegiatan sanitasi, petugas yang bertugas untuk melakukan sanitasi, cara pemantauan sampai dengan cara untuk pendokumentasian.

Prosedur standar yang akan digunakan adalah prosedur operasi standar untuk proses sanitasi/sanitation standart operating procedure (SSOP). SSOP umumnya terdiri dari 8 aspek utama yang harus diperhatikan dan wajib diterapkan (langkah – langkah) oleh perusahaan yang ingin menerapkan GMP, beberapa aspek dari SSOP tersebut adalah sebagai berikut:

1. Keamanan air (Air bersih).
2. Kebersihan permukaan yang kontak secara langsung dengan makanan.
3. Pencegahan kontaminasi (pencemaran) silang.
4. Kebersihan para pekerja.
5. Pencegahan/perlindungan dari adulterasi.
6. Pelabelan dan penyimpanan yang tepat.
7. Pengendalian dan pemeliharaan kesehatan para karyawan.
8. Pemberantasan hama.

Setelah prosedur diatas sudah dijalankan, sebenarnya tak cukup. Perusahaan memerlukan tools dalam bentuk software manufacturing untuk mengontrol proses yang ada dalam perusahaan. Oleh sebab itu bagi perusahaan yang sudah menjalankan GMP, rasanya belum cukup belum jika belum menggunakan software Manufacturing. Silahkan untuk keterangan lebih lanjut ke software manufacturing. (*)

JOB DESK DAN TANGGUNGJAWAB SEORANG MANAJER (BRANCH MANAGER) DALAM MENGELOLA KANTOR CABANG

Anda tentunya sudah tahu bukan berapa rata-rata kisaran gaji seorang manager cabang, pastinya tidak sedikit, bukan? Namun tahukah Anda? Bahwa dari balik gaji besar yang sudah diterimanya, konsekuensi dari pekerjaan-pekerjaan dan beban tanggungjawab yang harus dipikulnya juga sangat berat, bahkan jauh lebih berat dari para bawahannya. Seorang manager cabang tidak boleh tidak mengetahui apa saja pekerjaan bawahannya.

Dia adalah pimpinan utama dari kantor cabang, hal-hal apa saja yang berhubungan dengan kantor cabang berada di bawah tanggungjawabnya yang nantinya akan langsung dipertanggungjawabkan terhadap kantor pusat, jadi apapun kebijakan yang akan dilakukannya harus bisa menjadi contoh bagi para bawahannya yang berada di kantor cabang tersebut dan juga di dalam internal perusahaan. Perusahaan tidak akan menunjuk seorang manager kantor cabang secara sembarangan, masih ada banyak sekali kriteria yang harus dipenuhi apabila Anda ingin menjadi seorang pimpinan dari manager cabang perusahaan, terutamanya untuk perusahaan-perusahaan yang sudah besar dan Go publik, sudah pasti akan memilih calon kepala cabang dari kandidat yang terbaik.

Branch manager memiliki peran yang sangat penting dalam dunia bisnis, baik itu adalah dalam hal kegiatan operasional perusahaan maupun kegiatan non operasional yang dibutuhkan perusahaan untuk pengembangan bisnisnya.

Menjadi seorang manager cabang harus memiliki pengalaman yang cukup baik di dunia bisnis, pendidikan yang lebih tinggi dari para staff lainnya dan juga memiliki motivasi diri yang sangat tinggi. Seorang manager cabang bukanlah orang yang mudah menyerah, dibutuhkan seorang pimpinan cabang yang handal dalam menangani berbagai permasalahan yang akan dihadapi kantor cabang. Permasalahan yang muncul bukan hanya seputar masalah pekerjaan, namun juga masalah lainnya seperti masalah karyawan satu dengan karyawan lainnya.

Intinya adalah apabila Anda ingin menjadi seorang manager kantor cabang, setidaknya Anda harus bisa mengayomi para staff Anda dan juga bisa menajdi pimpinan yang tangguh dalam setiap permasalahan yang seringkali dihadapi oleh kantor cabang. Gaji besar itulah yang diterima atas berbagai pengorbanan waktu dan tenaga untuk menyelesaikan pekerjaan yang tepat dari seorang manager cabang perusahaan.

Ruang lingkup seorang manager cabang perusahaan

Seorang manager cabang perusahaan bisa mengelola dan mengawasi segala kegiatan yang dilakukan oleh para staffnya pada masing-masing ruang lingkup operasional perusahaan di kantor cabang yang bersangkutan. Dengan ruang lingkup yang sebenarnya sangat kecil tersebut, namun pekerjaan yang harus dihadapi oleh seorang manager cabang bukanlah hal yang mudah.

Beberapa wewenang atau tugas yang harus dilakukan oleh seorang manager cabang perusahaan adalah sebagai berikut:

1. Mengawasi serta melakukan koordinasi dari kegiatan operasional.

Manager kantor cabang harus melakukan koordinasi untuk pengawasan segala aktivitas yang dilakukan oleh para staff perusahaan di kantor cabang. Koordinasi tersebut dilakukan agar kegiatan operasional perusahaan dapat berjalan dengan lebih maksimal dan memastikan tidak boleh ada kegiatan operasional yang akan sia-sia.

2. Memimpin kegiatan pemasaran dalam kantor cabang.

Pemasaran kantor cabang harus dilakukan, tujuanny adalah untuk memaksimalkan pendapatan kantor cabang. Seorang manager perusahaan harus bisa memimpin segala kegiatan pemasaran produk-produk perusahaan. Kegiatan pemasaran tersebut harus menggunakan dana yang seefektif dan seefisien mungkin agar program pemasaran yang telah direncanakan dapat dijalankan dengan sangat baik.

3. Memonitor segala kegiatan operasional perusahaan (lingkup kantor cabang).

Monitoring segala kegiatan operasional perusahaan bisa dilakukan dengan cara menyusun Rencana Bisnis Perusahaan atau RBP. Setelah penyusunan tersebut maka manager perusahaan bisa menjalankan RBP yang sesuai bersama dengan para staff-staffnya di kantor cabang. Penyusunan RBP bukan hanya akan disusun dan dijalankan saja, namun seorang manager perusahaan juga harus memonitor rencana tersebut apakah benar-benar sudah dijalankan dengan sangat baik oleh para staffnya ataukah tidak.

4. Memantau prosedur operasional manajemen resiko.

Sebagai seorang manager cabang, tugasnya bukan hanya sekedar untuk mengawasi kegiatan operasional kantor cabang, namun seorang manager juga harus memantau prosedur operasional dalam hal manajemen resiko tersebut. Dalam kegiatannya, tentunya akan banyak sekali resiko yang harus diambil oleh oleh manager sebagai pimpinan, hal ini sebenarnya masih bisa diminimalkan dengan pemantauan manajemen resiko perusahaan secara lebih tepat.

5. Melakukan pengembangan kegiatan operasional.

Kegiatan operasional kantor cabang juga harus dikembangkan,apakah itu pelayanannya maupun produk-produk dari perusahaan yang dimiliki. Pengembangan kegiatan dalam hal pelayanan sebenarnya bisa dilakukan oleh seorang manager cabang dengan cara mengadakan training secara rutin. Kegiatan lainnya yang juga bisa dilakukan oleh pihak perusahaan adalah dengan cara mengadakan rapat kinerja staff secara rutin.

6. Observasi terhadap kinerja karyawan.

Seorang manager cabang perusahaan bisa melakukan observasi secara langsung terhadap kinerja dari para bawahannya. Hal ini sangat penting untuk dilakukan agar dapat mengetahui sejauh mana karyawan tersebut melakukan pekerjaan yang telah ditugaskan oleh managernya.

7. Memberikan solusi terhadap berbagai permasalahan kantor cabang.

Manager cabang bukan hanya sekedar untuk memerintah bawahannya saja, namun seorang manager cabang juga untuk wajib memberikan solusi terhadap semua permasalahan yang sering dihadapi oleh karyawannya, baik itu adalah permasalahan dengan nasabah maupun permasalahan dengan sesama karyawan.

8. Memberikan penilaian terhadap kinerja bawahannya.

Manager cabang perusahaan berhak untuk memberikan penilaian terhadap kinerja yang dilakukan oleh bawahannya. Karena dari hasil penilaian tersebutlah yang akan dijadikan sebagai dasar acuan dan bahan laporan terhadap kantor pusat tentang bagaimana kinerja dari SDM kantor cabang masing-masing yang berada di bawah pimpinan seorang manager kantor cabang.

Nah, untuk menjadi seorang pimpinan cabang yang baik tentunya selain dibutuhkan pengetahuan diatas, juga sebaiknya memiliki tools dalam bentuk software accounting. Software accounting sangat dibutuhkan oleh seorang pimpinan cabang untuk mengetahui laporan penjualan produk, biaya operasional kantor cabang, beserta rugi laba kantor cabang. Jadi pemberian tools ini untuk memudahkan kantor cabang beroperasional. Semoga artikel ini membantu pembaca, dan apabila membutuhkan informasi mengenai software accounting silahkan hubungi 0818521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu!

CARA EFEKTIF IMPLEMENTASI SOFTWARE ACCOUNTING

“Bagaimana mengintegrasikan SOP dengan Intruksi kerja Software accounting”

Selama ini kegagalan dalam implementasi software sering terjadi. Pemilik usaha sudah berinventasi puluhan, bahkan ratusan juta, tetapi software tidak bisa dipakai secara maksimal. Seperti yang diketahui kinerja pembuat software sangat terlepas dengan system manajemen yang ada di perusahaan. Secara teknis software hanyalah tools yang digunakan dalam operasional accounting. Sedangkan operasional layanan, sales dan marketing, Distribusi barang, HRD dan lainnya tidak terintegrasi. Inilah penyebab awal kegagalan suatu software accounting yang tidak diintegrasikan dengan SOP manajemen.

Sedangkan dalam membuat SOP menajemen, tanpa tools juga tidak efektif. Oleh sebab itu sebaiknya mengintegrasikan antara informasi teknologi dengan system manajemen. Lalu bagaimana membuat system manajemen? Untuk membuatnya, cek terlebih dahulu proses bisnis yang ada di perusahaan. Mulai pembelian, penjualan, inventory, Kas dan Bank dan jurnal harian yang digunakan. Setelah semuanya diketahui, maka susun SOP sebagai dasar landasan manajemen dan diintegrasikan dengan Software.

Buatlah intruksi kerja yang menarik dari Job des dan SOP yang dibuat menjadi intruksi kerja yang ada di software. Dengan demikian jika kita memiliki dokumen kinerja software maka siapapun yang menggantikan akan lebih mudah. Integrasi antara SOP, Job des, dan intruksi kerja software sangat penting dengan manfaat :

Apabila mentraning inputer/user baru maka dengan hand books yang dibuat pekerja/user bisa langsung lakukan input data.

SOP yang dibuat sangat mendukung kinerja Software, sehingga tidak memunculkan error, dan kinerja user sangat terpandu oleh SOP yang sudah dibuat.

Memudahkan trainer software memahami fungsi setiap jabatan yang ada didalam perusahaan sehingga hak akses juga dengan mudah diterapkan. Sebab tidak setiap fungsi jabatan memiliki akses yang sama ke semua fitur yang ada dalam software. Kecuali supervisor/ sang otorisasi.

Khusus untuk software jadi dan bukan custom dengan adanya integrasi SOP dengan intruksi kerja software maka akan memudahkan pengguna/user untuk lakukan pekerjaannya.

Oleh karena SOP dibuat terintegrasi maka kemungkinan yang terjadi kinerja perusahaan akan terbangun dengan standard operasi yang sudah baku.

Itulah alasan mengapa perlu mengintegrasikan information teknologi dengan system manajemen. Informasi teknologi diwakili oleh software accounting, sedangkan system manajemen diwakili oleh SOP. Secara lengkap system manajemen akan memuat Struktur organisasi, job description, Job specification, Flow chart, Intruksi kerja operasional, intruksi kerja software. Semoga artikel ini memiliki manfaat bagi pemilik usaha, pebisnis, owner usaha. Apabila membutuhkan pendampingan dalam mengintegrasikan antara informasi teknologi dengan system manajemen agar implementasi software berhasil, silahkan hubungi 0818521172 atau 081-252982900. Kami siap membantu.

MEMBANGUN SISTEM MANAJEMEN DISTRIBUTOR SECARA AUTOPILOT

Buku Maksimum Distributorship Management.

Bagaimana membangun manajemen distributor secara autopilot? Hal ini memang tidak mudah selama di perusahaan belum ada system manajemen yang rapi, SDM yang cukup baik, system informasi yang cukup baik pula. Kunci distributor yang autopilot adalah pemilik usaha tidak perlu terlibat secara langsung dalam mengurus usahanya. Keterlibatan pemilik usaha hanya sedikit saja sebatas mengontrol pertumbuhan perusahaan.

Di Indonesia masih banyak distributor yang dikelola pemiliknya, namun tetap tidak bertumbuh karena belum memiliki manajemen yang cukup baik. Selama ini distributor selalu dilanda kerugian karena tidak memiliki management AR, SOP keuangan dan akuntansi, SOP Gudang dan Logistik, dan SOP terkait operasional secara keseluruhan. Oleh sebab itu manajemen distributor tidak bertumbuh apalagi tidak dilengkapi oleh software distribusi sebagai informasi teknologi yang cukup membantu dalam pengelolaan distributor secara keseluruhan.

Di bawah ini adalah buku yang mengupas habis mengenai manajemen distributor yang autopilot yang bisa diterapkan oleh pemilik usaha distributor seluruh Indonesia, yang ditulis oleh seorang pakar yang telah membantu ratusan distributor di Indonesia yang menjadi Distributor bermanajemen autopilot. Silahkan simak buku ini dan jangan lewatkan.

Profile Penulis : Frans M. Royan, SE,MM  lahir di Bangkalan, 15 juli 1964. Lulus dari SMA Negeri X Surabaya tahun 1984. Memperoleh pendidikan Management Pemasaran (S1) dari Fakultas Ekonomi Universitar 17 Agustus 1945 Surabaya dan menyelesaikan Magister Manajemen (S2) di UPN Surabaya.  Pernah berkarier sebagai praktisi di PT. Nojorono – Kudus (Rokok Class Mild), PT. Sinde Budi Sentosa – Jakarta (Larutan Penyegar Kaki Tiga), Sales Associate ERA Property, PT Softness Indonesia Indah–Surabaya (Pembalut Wanita & Sanitary Napkind), PT. Caraka Purnama Abadi – Pasuruan (Baby Diapers) dan PT. Primarasa Food Industry-Surabaya  (Bumbu Masak), PT. Zensei Indonesia – Surabaya (Baby Diapers & Sanitary Napkind) dan PT.Masmedia Buana Pustaka (Penerbit dan percetakan). Jabatan yang pernah disandangnya di berbagai perusahaan tersebut masing-masing: Sales Executive, Sales Supervisor, Sales Manager, Regional sales Manager, Marketing Manager, Sales & Marketing Director dan Marketing Director.Pengalaman  mengajar di Lembaga pendidikan dan pengembangan Profesi Indonesia Surabaya (LP3I), dan Jurusan Manajemen, Fakultas Bisnis dan Ekonomika, UBAYA.  Terakhir Mengajar di Universitas Ciputra Surabaya sampai sekarang sebagai EIR (Entrepreneur In Residence) dalam project pengembangan dan peningkatan usahawan/usahawati muda. Serta dipercaya untuk menjadi ketua juri Axioo Marketing Award Regional Jakarta, Makasar dan Bandung tahun 2009, dan menjadi ketua juri lomba penulisan buku management PT. Masmedia Buana Pustaka 2009. Dan telah menulis 50 buku Marketing dan entrepreneurship di berbagai penerbit antara lain Gramedia Pustaka Utama, Elexmedia Kompuntindo, Andi, Effar, JP Books dan Kanisius. Menulis artikel dan menjadi nara sumber majalah Marketing, SWA sembada, manager Scop, dan lainnya. Sekarang beliau adalah seorang consultant & trainer profesional Spesial dibidang Set up channel distribution untuk perusahaan baru, Distributorship management, SOP organisasi sales & Marketing, ISO 9001:2008, Account receivable (AR) management, training sales dan marketing. Klien yang sudah menggunakan jasanya antara lain: PT. Aneka Andalan Asia (Exportir Filling produk ke 40 Negara), PT. Jamu Agung Sejahtera (Produsen & Importir Obat Herbal), PT. Indosat (Provider produk Selluler), PT. Krakatau Steel (Produsen Baja Terbesar Di Indonesia), PT. Unza Vitalis (Perusahaan Cosmetik Nasional), PT. Sinar Meadow International (Produk Margarine International), Yamaha Surabaya (Produsen Sepeda Motor), Petrokimia (persero) Gresik (Produsen Pupuk & obat pertanian), PT. Danone Biskuit Indonesia (Produk Biskuit Multinational), PT. Andalan Prima Indonesia (Produk Mie President), serta lainnya.

Scroll to top