Bulan: Juli 2017

MENCARI SOFTWARE POS YANG TERINTEGRASI DENGAN SOFTWARE ACCOUNTING

Masih banyak yang belum paham dengan cara kerja software POS dan software accounting. Rata-rata mereka mengira software ini sama saja. Software POS sebenarnya software untuk bagian depan suatu usaha. Misalnya ritel modern, toko, restoran dan kegiatan bisnis yang sifatnya penjualan tunai dan produk disediakan di satu gudang saja. Satu gudang itu bisa barang yang ada di display toko saja. Atau barang yang letaknya ketika sebuah bisnis beroperasi. Software POS memiliki manfaat :

  1. Mencetak invoice penjualan tunai.
  2. Pencatatan stok di lokasi usaha, sebab transaksi penjualan baru bisa dilakukan apabila ada stok di lokasi usaha.
  3. Pembelian ke supplier.
  4. Penerimaan barang di lokasi usaha.
  5. Tersambung dengan barcode scanner.

 

Software POS tidak memiliki Fitur accounting sebab tugasnya adalah untuk penjualan saja baik di toko/gerai atau lokasi usaha. Cara kerja software POS bisa berdiri sendiri. Tetapi ada juga POS yang sudah terintegrasi dengan software accounting. Oleh sebab itu sebaiknya kita mulai memahami penggunaan POS ini. Apabila kita hanya membutuhkan fitur penjualan dan inventory maka penggunaan software POS sudah cukup. Tetapi kalau kita membutuhkan laporan keuangan, maka sebaiknya memakai software POS yang terintegrasi dengan software accounting.

Bagaimana kita memulai mencari software accounting yang terintegrasi dengan software POS? marilah coba kita menganalisa proses bisnis yang ada di perusahaan. Apabila di perusahaan ada proses bisnis selain penjualan dan inventory, seperti proses bisnis dibawah ini:

  1. Di perusahaan penyimpanan barang di banyak Gudang.
  2. Perusahaan membutuhkan laporan keuangan : Neraca, Rugi laba, Arus kas, Jurnal, dan lainnya.
  3. Di perusahaan terdapat transaksi yang sifatnya kredit.
  4. Di perusahaan memiliki salesman yang keliling.
  5. Di perusahaan terdapat aktivitas pengiriman barang ke customer.
  6. Di perusahaan terdapat penggunaan Kas kecil dan kas besar.
  7. Di perusahaan terdapat aktivitas pemberian insentif kepada sales force.
  8. Di perusahaan terdapat banyak toko atau kantor cabang.
  9. Di perusahaan terdapat perhitungan pajak : PPN, PPH 21, PPH 23, PPH 25.
  10. Dan lainnnya.

Maka sebaiknya carilah software POS yang terintegrasi dengan software accounting. Dengan menggunakan software accounting, perusahaan bisa selain beraktivitas penjualan tunai di toko/gerai. Juga bisa beraktivitas penjualan kredit melalui sales force. Selain itu perusahaan juga akan memperoleh laporan keuangan yang dibutuhkan.

Nah, saat ini banyak perusahaan melakukan penjualan software POS yang terpisah dengan software accounting. Sering software POS tidak nyambung dengan software accounting merek lain, sehingga kalau terpaksa memakai kedua-duanya, sering kali harus ada proses input ulang. Contohnya kalau kita memiliki gerai/toko, software POS bisa untuk penjualan tunai saja. Laporan penjualan tunai kemudian diinput ulang di software accounting supaya perusahaan bisa mendapatkan laporan keuangan. Sejauh ini, hal ini memang bisa dilakukan, tetapi apabila kita bisa mendapatkan software accounting yang dilengkapi dengan software POS, maka aktivitas in put ulang dengan sendirinya tidak perlu lagi, sebab software POS sudah terintegrasi dengan software accounting. Dalam hal ini data tersinkronkan secara otomatis.

Semoga artikel ini bermanfaat, apabila pembaca membutuhkan layanan pendampingan dalam implementasi software accounting dan pembuatan SOP keuangan. Silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak ke 0818521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu.

BAGAIMANA CARA MENGINTEGRASIKAN SOP KEUANGAN DENGAN SOFTWARE ACCOUNTING?

Kebocoran yang paling sering terjadi adalah di bagian keuangan yang disebabkan administrasi keuangan tidak tertata rapi. Bukan karena personal bagian keuangan yang tidak dipercaya, tetapi prosedur yang tidak diatur dengan rapi menyebabkan keuangan perusahaan banyak hilang dengan modus operandi, diambil oleh salesman/collector, dikorupsi oleh admin dan hilang karena kecurangan lainnya. Ini semua terjadi karena system yang tidak mendukung. Oleh karena system tidak mendukung membuat seorang pegawai yang tadinya baik dan jujur,  bisa menjadi tidak jujur gara-gara tergiur oleh keadaan dimana untuk mencuri uang sangat gampang.

Pentingkah membuat SOP keuangan terintegrasi dengan software accounting? Amatlah penting bagi perusahaan demi keselamatan uang perusahaan yang merupakan modal dan asset untuk perputaran bisnis. Sebelum mengetahui bagaimana integrasikan SOP keuangan dengan software, baiklah kita pelajari prosedur keuangan satu-satu di bawah ini.

  1. Prosedur mengeluarkan uang dari Kas.
  2. Prosedur mencatat uang yang keluar dari Kas.
  3. Prosedur menerima setoran dari pelanggan.
  4. Prosedur mencatat setoran dari pelanggan.

Amati poin pertama, apakah di perusahaan kita sudah dibuatkan semacam prosedur mengeluarkan kas? Apabila belum ada maka sebaiknya kita buat. Cara membuat adalah dengan memberikan aturan main, setiap kali kas dikeluarkan harus ada tanda tangan pimpinan/supervisor. Setelah itu pengeluaran kas juga harus mengacu pada anggaran/budget yang ditetapkan oleh perusahaan. Apabila tidak sesuai dengan anggaran, kasir/Finance tidak boleh mengeluarkan uang dari patty kas.

Lalu bagaimana dengan pencatatan pengeluaran kas? Apakah sudah ada prosedurnya? Jika belum ada maka buat prosedur sedemikian rupa dengan langkah-langkah sebagai berikut. Setiap kas keluar harus dicatat manual. Lalu diinput di software accounting sesuai dengan akun yang disediakan di software accounting. Setelah diipunt, pimpinan wajib mengecek nilai kas yang dikeluarkan sesuai dengan BKK ( Bukti kas keluar) dan yang diinput di akun. Dengan selalu mengontrol kas keluar maka pengendalikan kas keluar bisa dilakukan dengan baik.

Amati poin ketiga jika di perusahaan belum ada prosedur  penerimaan kas atau penerimaan setoran dari pelanggan, maka sebaiknya segera buat prosedur dengan cara setiap menerima uang masuk dari pelanggan, collector/salesman wajib menuliskan sejumlah setoran di DPP (Daftar penagihan piutang). Atas dasar DPP ini seorang kasir/Finance bisa menerima sejumlah setoran dengan mencocokan nomer invoice dan jumlah yang terterah di invoice. Setelah diterima DPP harus ditanda tangani oleh penerima uang , Giro/cek, dan diteruskan ke bagian lain. Petugas yang bagian melunaskan di system.

Nah, buat prosedur yang terintegrasi dengan software accounting. Setiap akan melunaskan, yang melakukan in put data wajib melihat di DPP dan kemudian melunaskan sesuai nomer invoice di di system. Setelah dilunaskan di system, pimpinan/supervisor wajib melakukan cek dengan mencocokan antara DPP dengan yang sudah di-input yang sudah dilakukan di system.

Dengan melakukan langkah-langkah di atas maka kecurangan, kebocoran dan penyelewangan keuangan di perusahaan dapat dikurangi bahkan ditekan sedemikian rupa. Tetapi jangan lupa semua ini sebaiknya dilakukan dengan bantuan software accounting. Apabila dilakukan semuanya secara manual tanpa bantuan software, maka sulit kita membuat prosedur keuangan yang cukup baik. Selama ini kendala utama yang sering terjadi, masih banyak perusahaan yang masih manual dan belum menggunakan system yang baik. Semoga artikel ini bermanfaat bagi pembaca. Apabila pembaca membutuhkan bantuan pembuatan SOP keuangan yang terintegrasi dengan software accounting silahkan hubungi 0818521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu. (Frans M. Royan)

BEBERAPA KEUNTUNGAN PEMAKAIAN KEY PERFORMANCE INDICATOR (KPI) DALAM MANAJEMEN AUTOPILOT

Pada umumnya, KPI seringkali dianggap hanya memiliki fungsi utama sebagai alat evaluasi terhadap pengukuran kinerja para karyawan di perusahaan, tanpa melihat sebenarnya fungsi-fungsi lain KPI yang dapat memberikan beberapa keuntungan kepada perusahaan sebagai berikut:

Indikator pencapaian target perusahaan
KPI juga memiliki fungsi utama sebagai alat pengukuran pencapaian target perusahan. Hal ini sering tidak dipahami atau dilupakan oleh para karyawan bahwa sebenarnya KPI masing-masing individu yang dimilikinya merupakan hasil pembagian atau break down yang sejalan dengan target perusahaan yang lebih tinggi dan luas cakupannya. Sehingga dengan demikian, KPI memiliki fungsi sebagai indikator pencapaian target perusahaan.

Membantu tim perusahaan menjadi fokus pada hal yang penting
Oleh karena itu KPI akan membantu tim perusahaan untuk meningkatkan fokus dan perhatian pada hal-hal yang esensial bagi jalannya perusahaan dimana karyawan lebih dapat mengutamakan kegiatan operasional perusahaan yang sesuai dengan parameter kerja di dalam KPI, sehingga nantinya kerja tim perusahaan menjadi lebih efektif dalam mencapai target perusahaan.

Menghemat biaya perusahaan
KPI akan membantu pekerjaan tim perusahaan menjadi lebih fokus dan nantinya akan membantu tim perusahaan untuk lebih berhati-hati dalam mengeluarkan uang untuk kegiatan operasional, dimana biaya-biaya operasional yang berkaitan dengan kegiatan yang tidak fokus pada pencapaian target di dalam KPI dapat diminimalisir.

Penyedia informasi penting bagi manajemen dan pemilik perusahaan
Salah satu fungsi KPI yang penting bagi manajemen dan pemilik perusahaan adalah dapat menghemat waktu dalam melakukan identifikasi pemetaan kondisi perusahaan secara cepat, yaitu dengan melihat pada progres pencapaian KPI yang sedang berlangsung di dalam perusahaan.

Sehingga di dalam rapat-rapat koordinasi dan evaluasi akan berjalan dengan lebih efektif dan efisien, karena dengan laporan KPI maka peserta rapat akan dapat:

Melihat area yang berkinerja baik dan area mana yang memerlukan fokus perhatian manajemen
Melihat karyawan yang telah perform dengan baik, dan siapa yang memerlukan bantuan dan dukungan
Mengambil keputusan strategis dengan lebih baik berdasarkan informasi yang ada di dalam KPI
Pertumbuhan perusahaan yang berkelanjutan
KPI juga berperan dalam proses pembelajaran perusahaan untuk selalu melakukan perbaikan dan peningkatan proses kerja yang ada di dalam perusahaan, antara lain dalam pembuatan produk atau memberikan layanan sehingga kualitas produk dan layanan akan terus menjadi baik dan sesuai dengan permintaan pelanggan.

Selain itu KPI juga dapat berguna untuk mengenali masalah-masalah yang ada di dalam sistem manajemen perusahaan.

Menambah motivasi karyawan
Dengan adanya KPI akan menambah motivasi kerja para karyawan perusahaan karena selain dapat mengukur kinerja karyawan selama periode tertentu maka KPI juga memiliki beberapa peran sebagai berikut:

Menjelaskan tentang aspek penting dari peran fungsi dan jabatan karyawan
Pencapaian kinerja sesuai dengan target akan diberikan penghargaan
Karyawan akan lebih memiliki kepercayaan diri dan lebih menikmati pekerjaan
Membantu karyawan dalam perencanaan dan pengembangan karir
Meyakinkan klien perusahaan
Dengan menggunakan KPI, dapat menunjukkan bahwa perusahaan memiliki level akuntabilitas yang baik dalam melakukan pengukuran kinerjanya sehingga para klien perusahaan menjadi lebih yakin terhadap tim kerja perusahaan dan akan terus melakukan kerja sama yang baik dengan perusahaan. Terlebih apabila perusahaan bersifat PT, maka pemegang saham atau investor akan menjadi lebih mudah dalam melakukan kontrol dan pengawasan terhadap jalannya perusahaan melalui KPI tersebut.

Semoga dengan adanya KPI, maka tim perusahaan dapat berjalan dengan baik untuk mencapai target seperti yang diharapkan oleh manajemen dan pemilik perusahaan. Apabila ada beberapa poin yang belum jelas, atau ingin mengetahui lebih detail dan memerlukan bimbingan dalam melakukan penilaian kerja atau menyusun KPI yang baik silahkan hubungi 0818521172 atau email ke groedu@gmail.com. (Stan)

CARA EFEKTIF MELAKUKAN PENGGAJIAN KARYAWAN DENGAN SOFTWARE PAY ROLL

Tidaklah mudah menggaji karyawan yang jumlahnya lebih dari 50 orang, apalagi jika dalam menggaji menggunakan banyak komponen yang harus dimasukan seperti gaji pokok, tunjangan tetap jabatan, uang makan, premi, asuransi, BPJS, potongan pajak, potongan hutang karyawan, maka sangat sulit dilakukan jika sumber datanya tidak terintegrasi dan tersimpan dengan baik.

Cara penggajian dengan cara manual atau tanpa bantuan software pasti akan sangat melelahkan, meskipun itu dilakukan di akhir bulan. Tetapi jika secara waktu tidak efektif maka melakukan penggajian tanpa system akan membuat bagian HRD menjadi terlunta-lunta.

Software Pay Roll akan sangat membantu dalam penghitungan gaji karyawan, khususnya yang bersifat variable. Dengan diintegrasikan dengan mesin absensi maka perhitungan pembayaran gaji yang berkaitan dengan jumlah masuk kerja akan dapat dilakukan dengan mudah.

Langkah-langkah yang umum sumber datanya adalah dari mesin absensi, kemudian histori dari pinjaman karyawan, kemudian komponen-komponen gaji, dihitung dengan kalkulator atau pakai excel. Tapi sumber data diambil di file terpisah. Dengan software pay roll semua terintegrasi sehingga menghitung gaji bisa dilakukan dengan cepat.

Menghitung gaji secara manual juga ada yang mengatakan sebagai sumber malapetaka. Mengapa demikian? Seperti yang diketahui bahwa gaji sangat sensitive, apabila salah menghitungnya, maka sering memunculkan protes, ini kerugiannya. Tapi apabila gaji lebih yang diberikan tidak muncul protes, tapi merupakan kerugian bagi perusahaan. Oleh sebab itu seperti buah simala kama, sebagai bagian yang menghitung gaji sebaiknya memang perlu berhati-hati. Dengan adanya software pay roll diharapkan akurasinya gaji bisa terjamin dengan baik. Sehingga HRD bisa bernafas legah dan jauh dari tuntutan yang tentu saja melelahkan. Banyak hal yang perlu ditinjau ulang jika penghitungan gaji masih manual.

Groedu Inti Global Inovasi 
City Of Tomorrow Mall, Jl. A Yani No. 288 (Bunderan Waru) Lantai UG, Blok US 23, No. 3 & 5, Surabaya.
Telphon : 0811-3444910 (Only Call)
Handphone : 0818521172 (XL), 081252982900 (Simpati)
Email : groedu@gmail.com
website : www.softwareaccountingsurabaya.com

Scroll to top