BERITA

Informasi terkini seputar Manajemen, Accounting, Sumber daya manusia, Ritel Management, Teknologi Informasi

BEBERAPA KELEMAHAN PROSES PEMBUKUAN AKUNTANSI MANUAL (TANPA MENGGUNAKAN SOFTWARE AKUNTANSI)

Pengelolaan keuangan dari sebuah bisnis merupakan salah satu langkah yang sangat menentukan kesuksesan sebuah usaha tidak terlepas dari skala dan jenisnya sudah pasti juga tetap membutuhkan yang namanya pengelolaan keuangan usaha. Manajemen keuangan ini merupakan satu hal mutlak yang harus dilakukan oleh setiap pengusaha.

Bisnis yang selama ini telah dijalankan tanpa adanya pengelolaan keuangan yang baik, sudah pasti beresiko terlalu besar untuk mengalami kegagalan usaha. Dan hal ini karena penyebab utamanya adalah karena pengusaha sendiri tidak akan bisa memastikan dengan pasti antara jumlah pemasukan dan pengeluaran yang selama ini telah digunakan dalam segala kegiatan operasional dari usahanya.

Seringkali ditemukan bahwa pemilik usaha banyak yang tidak tahu pasti tentang berapa besar nilai sebenarnya dari seberapa besar persisnya jumlah seluruh omset penjualan yang didapatkannya, dan mereka hanya bisa memperkirakan persisnya saja. Sementara itu ada juga yang memerintahkan karyawannya yang merekap omset penjualan selama setahun lalu yang membutuhkan waktu bisa sampai berhari-hari lamanya.

Untuk proses pengelolaan keuangan yang tidak teratur seperti ini, dimana pengusaha yang sama sekali tidak memiliki data yang lebih akurat terkait dengan umur piutang dari pelanggannya, sehingga banyak diantara beberapa piutang yang sama sekali tidak tertagih. Dan akibat terburuknya adalah aliran cash flow perusahaan akan menjadi semakin terganggu dan bahkan macet total yang menjadikan proses operasional usaha semakin tersendat.

Begitu pula untuk mengetahui jumlah pasti dari stok, tanpa adanya informasi yang lebih akurat dan bisa dengan lebih cepat untuk diakses, maka para karyawan yang terkait harus rela untuk melakukan proses pengecekan yang lebih panjang di gudang. Bahkan juga tidak menutup kemungkinan yang seringkali menyebabkan terjadinya tindak penyimpangan atau berupa penggelapan dari gudang.

Tanpa adanya sistem yang terintegrasi, apabila pihak manajemen sedang membutuhkan adanya informasi tertentu, maka harus terlebih dahulu mengajukan permintaan kepada bagian terkait dan membutuhkan waktu untuk mengerjakan/mengolah laporan/dari informasi tersebut.

Mengelola keuangan usaha yang tidak dilakukan dengan kurang baik bahkan masih menggunakan cara manual sebenarnya juga memiliki beberapa kelemahan, yaitu:

1. Membutuhkan pembiayaan yang jauh lebih besar.

Masih merasa nyaman dengan menerapkan proses pencatatan keuangan secara manual akan semakin menuntut Anda untuk merekrut dan menggaji seorang stasf khusus hanya untuk menyelesaikan pekerjaan pembukuan dari usaha Anda. Belum lagi jika sampai harus terjadi human error, yang mana Anda sendirilah yang harus memperbaiki laporan keuangan tersebut. Semua proses tersebut juga membutuhkan waktu yang sangat panjang dan harus ada tingkat ketelitian yang sangat tinggi.

2. Terbatasnya akses.

Sebagai seorang pengusaha, tentunya Anda harus selalu mengetahui dan memonitor bagaimana perputaran dari arus keuangan dari usaha Anda. Data keuangan usaha merupakan suatu hal yang sangat krusial dan harus benar-benar dijaga kerahasiaannya. Namun jika Anda sedang berada di luar kota untuk kepentingan bisnis, maka Anda tidak bisa dengan leluasa untuk monitor bagaimana keuangan dari usaha Anda dan untuk informasi yang didapatpun juga sangat terbatas.

3. Terlalu rendahnya sistem control dan pengawasan.

Menerapkan proses pencatatan keuangan secara manual akan semakin mempersulit Anda dalam hal control dan pengawasan terhadap arus keuangan usaha. Data keuangan yang seharusnya hanya boleh dipegang oleh satu orang saja memang sangat rentan untuk memicu terjadinya tindakan-tindakan kecurangan yang mungkin saja sama sekali belum Anda sadari sebelumnya. Penyalahgunaan asset-asset usaha, mengubah laporan keuangan untuk keuntungan pribadi adalah beberapa contoh dari tindakan-tindakan kecurangan yang seringkali terjadi.

4. Sangat beresiko besar untuk kehilangan data-data penting perusahaan.

Masih menggunakan sistem pencatatan secara manual beresiko besar untuk kehilangan data-data penting perusahaan. Resiko untuk kehilangan atau terjadinya kerusakan data akibat kecerobohan dari setiap personel memang seringkali terjadi. Kesalahan yang seperti tampak sederhana ini malah justru akan memberikan dampak yang sangat besar bagi kelangsungan hidup perusahaan.

Maka solusi terbaik untuk permasalahan seperti ini adalah dengan menerapkan sistem pencatatan yang serba terkomputerisasi, dengan menggunakan sistem pencatatan keuangan yang sudah serba terkomputerisasi/penggunaan software akuntansi dari awal usaha Anda akan semakin menuntut Anda untuk lebih disiplin dalam proses penginputan data. Dengan menerapkan sistem yang sudah serba terkomputerisasi, maka pihak manajemen akan dapat dengan cepat langsung mengakses berbagai informasi yang diinginkan secara real time. Tentu saja untuk pembatasan akses dan wewenang dari user dalam mengakses informasi sebelumnya harus sudah ditetapkan terlebih dahulu.

Selain dari permasalahan kecepatan dan ketepatan dalam hal penyajian informasi laporan keuangan, manfaat lainnya yang bisa didapatkan dari penggunaan software akuntansi adalah yang terkait dengan efektivitas dan produktivitas perusahaan. Jika sebelumnya Anda harus mencatat berbagai transaksi dengan berulang kali untuk jenis transaksi yang kurang lebih sama, seperti halnya mencetak surat jalan atau berupa faktur pajak, maka dengan adanya bantuan dari penggunaan software akuntansi yang sudah terintegrasi untuk proses penginputan data hanya harus dilakukan sekali saja.

Sistem secara otomatis akan membuat jurnal dan laporan yang terkait dengan transaksi tersebut. Kelebihan lainnya yang tidak kalah pentingnya adalah pihak manajemen akan memiliki banyak sekali waktu untuk mengevaluasi dan meningkatkan performa dari perusahaan. Dengan penggunaan dari software akuntansi, maka segala tugas-tugas yang lebih administratif akan dapat dilakukan dengan lebih terperinci dan cepat. Pihak manajemen hanya perlu untuk memonitor data-data yang sudah selesai diinput oleh para karyawan, sehingga akan dapat semakin meminimalkan untuk terjadinya resiko tindakan-tindakan kecurangan. Keteraturan dan efisiensi proses administrasi sepertri ini akan semakin mendorong lebih meningkatnya tingkat produktivitas.

Menggunakan software akuntansi merupakan satu bentuk investasi untuk jangka panjang bagi sebuah perusahaan. Dengan semakin berkembangnya usaha milik Anda, maka akan menjadi semakin kompleks pula untuk proses pengelolaan keuangan yang harus dilakukan terhadap perusahaan. Terlebih lagi jika perusahaan Anda sudah mulai melibatkan para kreditor dan para investor yang akan smakin menuntut Anda untuk memiliki pencatatan keuangan yang cukup memadai bagi mereka. Kemampuan dalam hal menjual bukanlah satu-satunya penentu utama dari keberhasilan bisnis milik Anda jika tidak diimbangi dengan adanya sistem pengelolaan keuangan yang baik dan benar.

Apabila pembaca sekalian membutuhkan software Accounting, serta software HRD dan Payroll silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu Anda!

Tinggalkan Balasan

Scroll to top