Bulan: Juli 2018

TIPS-TIPS TENTANG BAGAIMANA CARANYA DALAM MENGELOLA KAS KECIL (PETTY CASH) PERUSAHAAN

Pada kesempatan kali ini implementor software akuntansi akan memberikan tips tentang pengelolaan kas kecil (Petty Cash). Pertama-tama kita perlu mengetahui definisi sebenarnya dari kas kecil, kas kecil (Petty Cash) merupakan uang tunai yang sudah disediakan oleh perusahaan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif lebih kecil dari pengeluaran uang perusahaan dan menjadi tidak ekonomis jika dibayarkan melalui check atau transfer Bank. Tujuan dari dibentuknya dana dari kas kecil adalah untuk menunjang berbagai kegiatan operasional perusahaan seperti halnya untuk membeli keperluan-keperluan kantor yang besarnya transaksi hanya cukup jika dibayarkan dengan menggunakan uang tunai saja.

Berikut ini merupakan beberapa tips untuk mengelola kas kecil (Petty Cash) dari implementor software akuntansi:

• Penetapan Metode yang Digunakan.

Penetapan dana kas kecil yang dilakukan pada awal pembentukan kas kecil. Dana yang akan dialokasikan harus benar-benar sesuai dengan kebutuhan perusahaan, dan hindari untuk pengalokasian dana yang terlalu besar dari berbagai kebutuhan perusahaan. Sesuaikan dana kas kecil dengan histori dari pengeluaran kas kecil untuk pembayaran-pembayaran dari kegiatan operasional. Kegiatan seperti ini biasanya akan dicatat pada pos beban administrasi dan umum (administrative and general expense). Pengeluaran-pengeluaran yang membutuhkan adanya dana kas kecil biasanya melibatkan pembayaran untuk membeli Alat Tulis Kantor (ATK), materai, air minum, listrik, air, pulsa, dan beberapa beban-beban lain yang memiliki sifat harus segera dilunasi.

Hal yang paling mendasar yang harus dilakukan oleh perusahaan pada saat membentuk kas kecil adalah penentuan metode seperti apa yang nantinya akan digunakan untuk mencatat kas kecil. Perusahaan dapat memilih salah satu diantara dua macam metode pencatatan dari kas kecil.

Pertama dengan menggunakan metode tetap (Imprest Fund System), dan yang kedua adalah dengan menggunakan metode fluktuatif (Fluctuating fund system).

“Perbedaan pada kedua jenis metode tersebut terletak pada pencatatan saat pengisian kembali dana dari kas kecil.”

Jika menggunakan metode fluktuatif, maka jumlah kas kecil akan selalu berubah-ubah (menyesuaikan dengan kebutuhan operasional perusahaan). Metode seperti ini sangat cocok untuk digunakan pada jenis perusahaan yang memilki kegiatan operasional yang juga tidak menentu. Penepatan jumlah kas kecil sebesar sesuai dengan kebutuhan dari perusahaan.

Seperti contoh: Perusahaan telah menetapkan jumlah kas kecilnya adalah sebesar Rp 10.000.000,-, kemudian dari total dana tersebut hanya digunakan sebagian, maka pada saat pengisiannya kembali adalah sebesar uang yang sudah dikeluarkan tersebut.

Misalnya pada tanggal 1 Desember 2014 dana dari kas kecil adalah sebesar Rp 10.000.000,- dan Transaksi yang terjadi pada bulan Desember adalah sebagi berikut:

Dengan cara menggunakan metode Fluktuatif dari transaksi-transaksi seperti diatas akan dicatat dengan cara sebagai berikut:

Pada tanggal 31 Desember 2018 tidak perlu dilakukan pembuatan jurnal penyesuaian lagi karena, kasir sudah membukukan transaksi pada setiap tejadinya transaksi setiap periodenya.

Manfaat dari mengunakan metode Fluktuasi (Fluctuating fund system) adalah:

1. Saldo kas kecil dapat diketahui setiap saat.
2. Apabila dana dari kas kecil tidak cukup, maka administrasi atau petugas dari kas kecil dapat meminta untuk mengambil dananya kembali.
3. Sangat mudah untuk dilakukan pengontrolan terhadap buku kas.
Akan tetapi perusahan harus tetap memperhatikan bahwa dengan cara menggunakan metode seperti ini maka pengeluaran yang akan terjadi tidak akan mudah untuk bisa ditelusuri.

….. Berlanjut

Nah, itulah sedikit tips tentang bagaimana caranya dalam mengelola kas kecil. Apabila pembaca ingin memahami secara lebih mendalam bagaimana cara untuk mengelola kas kecil, membutuhkan konsultasi seputar manajemen perusahaan, dan membutuhkan Software Accounting para pembaca sekalian dapat menghubungi groedu@gmail.com atau kontak  081-8521172 (Owner) atau 081-252-982900 (Office). Kami siap membantu Anda, terimakasih salam sukses dan sampai bertemu lagi pada pembahasan artikel selanjutnya.

 

 

TIPS-TIPS UNTUK TATACARA DALAM PEMERIKSAAN (OPNAME) KAS DAN SALDO KAS PERUSAHAAN

Pada Kesempatan kali ini praktisi software akuntansi akan sedikit menjelaskan artikel tentang bagaimana tata cara dalam memeriksa saldo kas dan juga setara kas. Alasan mengapa saldo kas harus diperiksa akan dijelaskan pada contoh kasus yang terdapat dalam artikel ini. Sebelum melangkah kepada yang lebih jauh dalam pembahasan tentang bagaimana tata cara untuk memeriksa saldo kas perusahaan, maka terlebih dahulu praktisi software akuntansi akan sedikit memberikan gambaran penting bagaimana dalam menyajikan saldo kas dengan lebih akurat.

• Contoh Kasus Pertama.

Pada tanggal 28 April 2018 Colista Dwi Setiawan (Dawan) adalah seorang karyawan dari PT. Jaya Baru Malente mau tidak mau harus rela untuk mendekam dalam penjara selama kurun waktu 24 bulan (kurang lebih2 tahun) setelah pengadilan sepakat untuk memvonis bersalah terdakwa. Keputusan tersebut karena didasarkan pada pasal 374 KUHP tentang penggelapan dalam jabatan. Terdakwa sudah terbukti melakukan penggelapan dana/uang perusahaan sebesar Rp. 800.000.000,-.

Tersangka sudah benar-benar mengakui kesalahannya tersebut terhadap Pengadilan Negeri (PN) Surabaya bahwa cara dia lakukan untuk bisa menggelapkan kekayaan milik perusahaan adalah dengan memberikan alamat beserta nomor telepon fiktif pelanggan kepada perusahaan. Dia sengaja melakukan penipuan tersebut sendirian (tanpa ada satupun orang yang membantunya). Kasus seperti ini sudah mulai sedikit terungkap ketika dilakukannya pemeriksaan keuangan perusahaan. Melalui berbagai konfirmasi yang sudah dilakukan kepada para pelanggan perusahaan, mereka mengaku sudah melunasi semua hutang-hutangnya tersebut dengan menyerahkan sejumlah uang kepada dawan.

• Contoh Kasus Kedua.

Pada tanggal 5 Maret 2018 Rita Nurjanah (RN) yang bertempat tinggal di Jalan Komplek Kenangan RT 08/02, Tanggerang langsung diciduk oleh anggota polisi. Tersangka dilaporkan oleh majikannya ke pada pihak kepolisian karena sudah terbukti menggelapkan uang sebesar Rp. 623.000.000,- . RN terpaksa harus mendekam di penjara disebabkan karena sudah melanggar pasal 374 KUHP dan atau 372 KUHP.

Dengan melihat berbagai bukti-bukti yang ditemukan, seperti satu bedel bukti pengeluaran Bank, satu bendel bukti tanda terima uang atau cek, slip gaji atas nama Rita Nurjana, dan invoice fiktif. Polisi telah menyimpulkan bahwa aksi yang sudah dilakuknnya terbilang sangat lama. Uang yang semestinya harus segera disetorkan kepada perusahan, namuni olehnya malah digunakan untuk kepentingannya sendiri.

Nah, dari beberapa contoh kasus penggelapan kas diatas yang oleh karyawan perusahaan, sekarang apakah Anda sudah menyadari seberapa pentinya melakukan pemeriksaan/opname kas perusahaan bukan? Maka sekarang kita mulai untuk mempelajarai tentang bagaimana tata cara dalam melakukan pemeriksaan atas akun-akun atau pos-pos yang sudah masuk ke dalam kriteria kas dan setara kas perusahaan.

1. Lakukanlah tindakan sidak (Inspeksi mendadak).

Sidak merupakan pemeriksaan yang sengaja dilakukan tanpa adanya pemberitahuan terlebih dahulu kepada pihak atau fungsi-fungsi yang akan diperiksa. Kemudian langsung diperiksa, menghitung pada semua dana yang sudah disimpan oleh kasir pada waktu itu juga dengan disaksikan oleh kasir itu sendir. Lalu tuliskan pada berita acara bahwa semua dana kas yang sudah tersimpan, beserta rinciannya. Misalnya seperti lembaran uang pecahan Rp. 100.000 berjumlah sekian lembar, Rp. 50.000 berjumlah sekian lembar, Rp. 20.000, Rp. 10.000 dan seterusnya. Jangan lupa untuk meminta tanda tangan dari si kasir yang ikut menyaksikannya.

2. Buktikan apakah jumlah dari uang saldo kas kecil benar-benar sesuai dengan catatan pembukuannya. Caranya adalah dengan memeriksa antara nilai kas berdasarkan pada pemeriksaan kas opname dengan nilai yang sudah tercantum pada buku besar.

Cara pertama dan kedua merupakan prosedur pemeriksaan yang memang bertujuan untuk mengetahui tingkat kebenaran dari saldo neraca apakah benar-benar ada dan sudah dimiliki oleh perusahaan atau tidak, serta kesesuaianya dengan catatan pembukuan perusahaan.

jika terdapat adanya selisih, maka segera mintalah penjelasan kepada pihak manajemen dan langsung lakukan jurnal koreksi. Penjelasan harus benar-benar didapatkan secara tertulis, hindari hanya dengan menerima penjelasan secara lisan saja. Mintalah pihak kasir dan pimpinan (manajer) untuk menuliskan alasan secara tertulis dari terjadinya selisih pada manajemen letter tersebut. Tujuan utama untuk mendapatkan penjelasan dari pihak kasir adalah bahwa laporan keuangan sudah sepenuhnya merupakan tanggung jawab dari pihak manajemen perusahaan.

3. Segera siapkan daftar rincian bukti-bukti kasbon, dana yang masih belum dikembalikan/Pending bill.

Prosedur ini juga berfungsi untuk memperoleh waktu pisah berupa batas (cut off). Pisah batas yang digunakan sebagai pemisah dari obyek pemeriksaan antara periode yang sudah diperiksa dengan periode-periode lainnya.

4. Mintalah tanda tangan dari kasir yang bersangkutan, akuntan (khususnya yang berkewajiban pada fungsi kas), dan pimpinan perusahaan diatas tanggal dan jangan pernah melupakan untuk meminta mereka menuliskan nama terangnya masing-masing.

Nah, itulah sedikit tips tentang bagaimana tata cara dalam pemeriksaan/opname kas perusahaan khususnya adalah pada saldo kas. Prosedur yang sudah ditulis diatas mungkin saja akan menjadi berbeda-beda dengan bagaimana kondisi dari setiap masing-masing perusahaan Anda, karena sebuah prosedur pemeriksaan juga masih bergantung kepada bagaimana aliran kerja work flow dan sistem pengendalian internal yang sudah lama berjalan pada setiap masing-masing perusahaan (IRW).

Jika para pembaca ingin memahami dengan lebih mendalam tentang bagaimana tata cara dalam meng opname/pemeriksaan saldo Kas dan membutuhkan konsultasi dalam bidang manajemen keuangan Anda, Anda dapat menghubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu Anda, terimakasih salam sukses dan sampai bertemu lagi pada pembahasan artikel selanjutnya.

ARTI PENTINGNYA PENGEMBANGAN JALUR KARIR (CAREER PATH) BAGI PERUSAHAAN DAN KARYAWAN YANG BERSANGKUTAN

Pengembangan karir bagi para karyawan di perusahaan memang sangat penting untuk dilakukan, sebagai salah satu faktor utama dalam mendorong motivasi kerja dari karyawan itu sendiri. Jenjang karir yang lebih jelas tentu saja akan dapat menjadikan karyawan semakin mengetahui tentang bagaimana sebuah perusahaan dalam menghargai kinerja mereka untuk kurun waktu tertentu. Namun sayangnya, dan implementor software akuntansi sendiri menyadari bahwa beberapa dari perusahaan-perusahaan di Indonesia masih ada yang cenderung terlalu mengabaikan betapa pentingnya pengembangan career path (jalur karir) bagi karyawannya sendiri seperti ini.

Dalam praktek sebenarnya, pengembangan karir juga masih belum memiliki mekanisme yang lebih transparan, sehingga semakin banyak diantara para karyawan yang sudah dimutasikan namun tidak berdasarkan dari jalur karir yang sebenarnya belum benar-benar sesuai dengan kesepakatan. Akan tetapi sebaliknya, para karyawan justru hanya malah mengikuti selembar kertas putih yang bertuliskan Surat Keputusan dari pihak direksi maupun pimpinan yang berwenang. Padahal, untuk pengembangan career path yang dilakukan secara internal dan berjenjang seperti ini dapat semakin mengoptimalkan talenta-talenta muda yang sebelumnya sudah ada diperusahaan.

Misalnya, jika seorang karyawan sejak dari awal sudah mendaftar dalam program management development program (program pengembangan manajemen), biasanya jenjang karir yang harus dilaluinya akan lebih mempersiapkan dirinya untuk masuk ke dalam jajaran manajemen internal perusahaan. Namun, jika dulunya langsung melamar pekerjaan pada posisi tertentu, maka karirnya akan menjadi naik sesuai dengan alur dari jabatan tersebut. Sebagai contoh, jika sejak dari awal dia sudah melamar sebagai junior writer (penulis junior)  di perusahaan media digital, maka dia masih memiliki kesempatan untuk naik jabatan menjadi senior writer, junior editor, senior editor, sampai dengan head of editorial.

1. Memahami career path dari setiap masing-masing karyawan dengan lebih baik.

Career path (jenjang karir) didefinisikan sebagai satu rangkaian posisi yang harus dilalui oleh setiap masing-masing karyawan untuk mencapai tingkatan posisi tertentu yang lebih tinggi pada internal perusahaan. Biasanya, career path ini disusun berdasarkan profil dari kompetensi posisi  yang harus dimiliki oleh seseorang dalam menjabat suatu posisi tertentu.

Jenjang karir yang diharapkan oleh para karyawan biasanya berkembang secara vertikal dan bergerak dari bawah menuju ke atas. Misalnya, memulai bekerja pada usia 21 tahun sebagai fresh graduate, kemudian mengikuti peraturan dan berbagai persyaratan kompetensi yang sudah ditetapkan oleh perusahaan. Barulah kemudian mereka dapat menerima promosi jabatan dan adanya penyesuaian remunerasi dan pensiun pada posisi puncak di perusahaan.

2. Mendiskusikan rencana karir dan jenjang karir secara lebih terbuka.

Pengembangan karir untuk karyawan pada dasarnya bukanlah tanggungjawab perusahaan atau atasan, namun justru adalah tanggungjawab dari si karyawan itu sendiri. Karena jenjang karir yang masih ada di perusahaan yang nantinya akan dia dapatkan juga masih bergantung pada bagaimana kompetensi dari karyawan itu sendiri. Karena itulah, menjadi sangat penting bagi Anda dan karyawan yang bersangkutan untuk selalu berdiskusi dengan lebih terbuka tentang perencanaan karir yang diinginkan, serta jenjang karir yang sudah tersedia saat ini.

Setidaknya Anda dapat menginformasikan terhadap para karyawan tentang berbagai kemungkinan-kemungkinan dalam hal pengembangan karir yang sudah ada di perusahaan. Mintalah para karyawan tersebut untuk mempertimbangkan tentang pilihannya untuk berusaha terus berkembang dalam perusahaan. Pertimbangkan pula tentang bagaimana karyawan tersebut ingin melihat kemajuan karirnya dalam perusahaan.

3. Manfaat pengembangan karir bagi perusahaan dan karyawan.

Seperti yang sudah dijelaskan sejak dari awal artikel ini, bahwa pengembangan karir dapat menjadikan para karyawan menjadi semakin lebih termotivasi dalam meningkatkan kinerja mereka. Dengan terus melakukan pengembangan sama saja dengan terus memperbaiki dirinya sendiri. Dari perbaikan tersebut, karyawan akan menjadi semakin lebih mengenal passionnya dengan lebih baik. Perusahaanpun menjadi lebih mudah dalam melakukan mapping karyawan yang sesuai dengan kompetensinya masing-masing.

Karyawan yang mampu dalam mengembangkan karirnya sendiri dengan lebih baik secara otomatis akan berhubungan langsung dengan orang-orang baru pada level yang sama pada perusahaan lain.  Dengan demikian, maka mereka dapat saling bertukar pikiran atau saling berdiskusi dalam pengembangan kerja sama dari bisnis perusahaan. Program pengembangan karir karyawan memiliki dampak untuk jangka panjang dalam memberikan efektivitas kerja bagi perusahaan.

4. Menekan biaya pelatihan SDM.

Dengan cara melakukan pengembangan karir karyawan, maka tentu saja kualitasnyapun akan menjadi semakin meningkat. Tentu saja, peningkatan seperti ini dapat memberikan keuntungan tersendiri bagi perusahaan. Karena, setiap karyawan yang telah memperoleh pelatihan serta mengikuti semua seminar dan workshop akan mendapatkan banyak sekali pengetahuan-pengetahuan baru. Pengetahuan seperti inilah yang harus bisa diimplementasikan bagi perusahaan.

Implementasi tersebut dapat dilakukan oleh fasilitator internal perusahaan sehingga menjadi lebih efektif dan efisien. Bayangkan saja, jika perusahaan Anda mengirimkan dua orang karyawan terbaiknya dan mengajarkannya kembali kepada seluruh karyawan lainnya, maka hal ini tentu saja akan dapat secara lebih efektif semakin menekan biaya yang seharusnya dikeluarkan untuk pengembangan SDM nya, bukan?

5. Suasana kerja yang semakin menjadi lebih sehat dari sebelumnya.

Karyawan yang sudah diberikan kesempatan agar dapat menaiki jenjang karir yang lebih baik akan melihat hal tersebut sebagai sebuah bentuk jaminan tenang kesejahteraan yang nantinya akan diberikan oleh perusahaan kepadanya. Jika setiap individu di perusahaan Anda merasa sudah puas, maka suasana kerja akan menjadi semakin lebih sehat dan lebih kondusif. Dan tentu saja hal seperti ini akan menjadikan perusahaan semakin lebih mudah dalam mewujudkan visi dan misi yang sudah ada.

Pengelolaan career path yang baik berguna juga untuk mempengaruhi kelancaran bisnis, karena posisi yang tersedia dapat juga diisi oleh karyawan dengan kompetensi terbaiknya dan yang paling sesuai. Karena itulah, pengembangan karir juga harus terus dilakukan secara berkala. Dalam hal pengembangan career path bagi karyawan tentu saja perusahaan juga membutuhkan adanya sumber-sumber pengelolaan database HR yang lebih maksimal. Melalui penggunaan software HR dan Payroll, maka perusahaan akan dapat melakukan proses otomatisasi dalam banyak hal, mulai dari proses direktori karyawan sampai dengan urusan promosi dan mutasi karyawan dapat dilakukan dengan lebih cepat dan tepat. Selain itu, layanan dari software HR dan Payroll juga lebih memungkinkan bagi perusahaan untuk mengevaluasi dan memperpanjang masa kontrak kerja dengan semakin lebih mudah.

Apabila Anda membutuhkan informasi tentang artikel ini dengan lebih lanjut, atau membutuhkan pembimbingan mengenai set up Distributor, pembuatan SOP distributor, software accounting, software HRD dan Payroll, software distributor, bisa langsung menghubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu Anda!

Scroll to top