BERITA

Informasi terkini seputar Manajemen, Accounting, Sumber daya manusia, Ritel Management, Teknologi Informasi

TIPS MENGELOLA KAS KECIL (2) DAN BAGAIMANA KRITERIA ORANG YANG AKAN BERTANGGUNGJAWAB UNTUK MENGELOLA KAS KECIL TERSEBUT

Pada Kesempatan kali ini implementor software akuntansi akan sedikit menjelaskan tentang bagaimana tips dalam hal pengelolaan kas kecil (Petty Cash). Pada kesempatan sebelumnya implementor software akuntansi telah memberikan sedikit penjelasan tentang bagaimana cara untuk pengelolaan kas kecil dan informasi terakhir pada Pencatatan kas kecil dengan metode fluktuatif (Fluctuative Methode).

Metode pencatatan dana kas kecil yang terus berubah-ubah dan dapat benar-benar disesuaikan dengan bagaimana kondisi perusahaan. Metode lain yang masih dapat digunakan oleh perusahan dalam hal mencatat kas kecil adalah berupa metode Tetap (Imprest Fund System). Dan berikut dibawah ini adalah penjelasannya.

Jika kita mengggunakan metode tetap (Imprest Fund System), maka jumlah dana dari kas kecil akan selalu tetap. Pada setiap pengeluaran pemegang dana kas kecil juga tidak akan langsung mencatat transaksi tersebut, namun mengumpulkan terlebih dahulu bukti-bukti transaksi pengeluarannya.

Seperti contoh : Pada tanggal 1 Desember tahun 2000 Anda menetapkan dana kas kecil sebesar Rp 10.000.000,- dan pengeluaran kas kecil sampai tanggal 19 Desember untuk tahun 2000 adalah sebesar Rp 9.000.000,- dengan rincian sebagai berikut :


Pada tangal 19 dilakukan pengisian kembali sebesar Rp 9.000.000, sejak 20 Desember tahun 2000 sampai dengan tanggal 31 Desember tahun 2000 terjadi transaksi-transaksi sebagai berikut :


Selanjtunya, transaksi-transaksi diatas akan dicatat sebagai berikut :


Namun, apabila pada tanggal 31 Desember tahun 2000 kasir tidak dilakukan pengisian kembali dana kas kecil, maka jurnal yang perlu dicatat adalah sebagai berikut:

Jurnal diatas harus dicatat karena tidak dilakukan pengisian kembali, maka transaksi-transaksi yang sudah terjadi akan langsung dibebankan pada kas kecil.

*Sebagai catatan bahwa transaksi-transksi di atas akan digolongkan sebagai beban administrai dan umum.

Manfaat dari mengunakan metode tetap (Imprest Fund System) adalah sebagai berikut:

1. Membantu para staff accounting dalam melakukan closing.
2. Membuat proses pencatatan akan menjadi lebih sederhana.
3. Lebih memudahkan untuk menelusuri (Trace) dari setiap transaksi pengeluaran.
4. Memudahkan penelusuran dari pos-pos yang berkaitan dengan pengeluaran dari kas kecil.
5. Memudahkan bendahara dalam menentukan jumlah dana untuk periode selanjutnya.
6. Pengawasan pada kas kecil yang menjadi lebih baik.

Dari beberapa manfaat yang telah disebutkan di atas, perusahaan yang menggunakan metode imprest perlu memperhatikan bahwa keleluasaan bendahasa kas kecil memang sangat terbatas. Mereka tidak dapat memeriksa saldo akhir bulan dan tidak dapat mengambil dan mengisi kas sebelum akhir periodenya.

Menentukan Staf yang Bertanggung Jawab Terhadap Kas Kecil

Setelah menetapkan besarnya saldo awal dan metode pencataten kas kecil, maka langkah selanjutnya yang harus dilakukan oleh perusahaan adalah menentukan orang yang memegang fungsi kas kecil. orang yang akan memegang kas kecil biasanya disebut dengan bendahara kas/ kasir. Tugas utama mereka adalah untuk mencatat pengeluaran-pengeluaran rutin yang jumlahnya tidak terlalu besar dan dan lebih bersifat pengeluaran tunai.

Beberapa kriteria orang yang mungkin cocok untuk ditempatkan pada posisi kasir adalah sebagai berikut.

1. Cukup menguasai pembukuan akuntansi. Seorang kasir diharapkan memiliki pengetahuan cukup tentang cara pencatatan transaksi yang meliputi penerimaan uang, dan pembayarannya.
2. Rapi. Kasir harus mencatat transaksi dengan lebih rapi, tujuannya adalah agar berbagai informasi yang sudah dihasilkan akan dapat dipahami oleh para penggunannya.
3. Senang dengan pekerjaan pencatatan (clerical). Klerical merupakan pekerjaan pencatatan yag sering/rutin dilakukan. Oleh seseorang yang menyukai aktifitas catat mencatat akan sangat cocok jika ditempatkan pada fungsi kasir.
4. Jujur. Jujur disini dirtikan mencatat transaksi apa adanya. Besarnya transaksi yang akan terjadi dicatat sebesar seperti apa yang tertulis pada bukti transaksi. Kasir tidak diijinkan mencatat transaksi berdasarkan pada asumsi dan kepentingan pribadi.
5. Berpikir Logis. Kasir akan selalu dihadapkan pada permasalahan yang membutuhkan penalaran dalam pengambilan keputusan yang berbentuk angka. Meskipun harus berkelut pada angka, namun seorang kasir juga harus dapat mengambil keputusan yang berdasarakan pada prinsip dan asumsi. Dam dari sinilah fungsi dari logika tersebut.
6. Bekerja berdasarkan pada standard. Semua pengambilan keputusan harus didasarkan pada standar akuntansi. Seorang kasir tidak diijinkan untuk menggunakan asumsi yang berlawanan dari standar yang telah ditetapkan.
7. Detail. Detail disini bisa diartikan setiap jumlah yang sudah ditampilkan pada transaksi, kasir harus selalu melihat perincian dari transaksi tersebut.
8. Teliti. Seorang kasir juga akan selalu dihadapkan pada transaksi uang yang merupakan harta milik perusahaan. maka sifat ketelitiannya juga harus sudah tertanam pada diri si kasir. Teliti disini berarti hanya mengakui transaksi yang didukung oleh bukti-bukti transaksi saja, sehingga dalam pencatatannya harus dilakukan secara lebih obyektif. Angka yang dicatat harus sesuai dengan bukti transaksi yang sebenarnya.
9. Konsisten. Seorang kasir harus tetap konsisten daam melakukan pencatatan pada setiap transaksi yang terjadi. Konsisten dapat diartikan tetap patuh pada staandar akuntansi dan berbagai peraturannya.
10. Disiplin. Seorang kasir yang tidak diperkenankan akan mengabaikan data, bukti transaksi, prosedur , dan kebijakan yang masih berkaitan dengan tanggungjawabnya. Tanpa terlebih dahulu mempertimbangkan metrialitasnya.
11. Skeptis. Seorang kasir yang baik akan selalu merasa selalu ingin tau yang besar. artinya adalah selalu mengambil keputusan yang lebih didasarkan pada bukti transaksi yang masih dapat dipertanggung jawabkan.
12. Sederhana. Seorang kasir harus dapat berpikir dengan lebih sederhana, yakni harus lebih mengedepankan sikap hati-hatinya (Konsevatif) dalam setiap pengambilan keputusan.

Nah, itulah sedikit tips seputar bagaimana cara dalam mengelola kas kecil. Apabila para pembaca sekalian ingin memahami dengan lebih mendalam tentang bagaimana cara untuk mengelola kas kecil, atau membutuhkan konsultasi manajemen, dan membutuhkan Software Accounting, maka para pembaca sekalian dapat menghubungi groedu@gmail.com atau kontak  081-252-982900 atau 081-8521172. Kami siap membantu Anda. Sampai bertemu di pembahasan artikel selanjutnya

Tinggalkan Balasan

Scroll to top