BERITA

Informasi terkini seputar Manajemen, Accounting, Sumber daya manusia, Ritel Management, Teknologi Informasi

STRATEGY MENGURANGI BIAYA AKUNTAN UNTUK MEMPERCEPAT PROSES PENUTUPAN LAPORAN KEUANGAN PERUSAHAAN

Laporan keuangan yang terdiri dari beberapa pos dan fungsi-fungsi tertentu. Setiap fungsi yang dikerjakan oleh satu orang staff. Sehingga untuk dapat menutup laporan keuangan juga tidak bisa hanya lebih mengandalkan kecepatan kinerja dari satu orang staff saja, akan tetapi membutuhkan kerjasama tim yang lebih solid.

Agar proses penutupan laporan keuangan bisa menjadi lebih cepat, maka dibutuhkan adanya koordinasi dalam sebuah tim. Misalnya untuk mempermudah dalam hal pemberian approval, Main set sistem agar mampu melakukan cross chek secara otomatis, meringkas pekerjaan yang lebih bervarisi, dan menetapkan scedul kerja yang saling melengkapi satu sama lain dalam sebuah tim.

Mempercepat pemberian approval sebenarnya dapat dilakukan hanya dengan mengurangi tingkat pengendalian. Sebuah dokumen pengajuan yang biasanya harus disetujui oleh 6 orang atau lebih, seperti Senior 1, Senior 2, Super visor 1, Supervisor 2, Manager 1, Manager 2, masih dapat dirubah hanya menjadi 3 orang saja, yaitu Senior, supervisor dan manager.

Menghindari agar tidak sampai mengerjakan pekerjaan yang hampir sama saja secara berulang-ulang, masih dapat dilakukan hanya dengan cara membentuk kerangka kerja yang mampu menyediakan pengendalian dari berbagai macam sisi. Misalnya agar mampu dalam melakukan cross check antar setiap masing-masing departemen.

Meningkatkan efektifitas dari akuntan hanya dapat diperoleh dengan cara meringkas job deskripsi dari para akuntan agar tidak sampai menjadi bervariasi. Misalnya, seorang staff yang bertanggung jawab atas aktiva perusahaan juga harus diberikan tangungjawab untuk menghitung biaya depresiasinya.

Memberikan Pelatihan Kepada Para Staff Accounting

Pemberian pelatihan kepada para staff accounting memang sangat bermanfaat, karena untuk seorang staff accounting yang memegang tanggungjawab atas berbagai pencatatan transaksi keuangan perusahaan. Tujuan dari pelatihan tersebut adalah untuk memberikan pemahaman secara penuh atas sistem dan proses aliran kerja perusahaan, paling tidak pada hal-hal yang telah muncul hanya pada layar monitor saja.

Untuk mengurangi terjadinya resiko kesalahan perusahaan yang dapat menyediakan sistem yang lebih bersifat Demonstration, hasil sistem masukan dari sistem yang tidak berpengaruh pada sistem lainnya. Digunakan oleh staff yang masih menjalani masa percobaan/training, sebagai salah satu cara untuk pendekatan dalam menyelesaikan berbagai permasalah tanpa adanya resiko. Manfaatkan training untuk para staff accounting juga dapat mengurangi biaya lembur, meningkatan efisiensi biaya, untuk membantu perkembangan dan semangat bekerja para karyawan.

Memperbaiki Pelaporan Akuntansi Perusahaan

Biasanya seorang manajer keuangan baru, seringkali melakukan sedikit perubahan pada tampilan dari laporan databasenya. Seorang manajer keuangan dapat memperbaiki template laporan database dengan bersama-sama maupun sendiri-sendiri. Pekerjaan yang paling menantang ini dipercaya akan mampu dalam mempercepat terjadinya penutupan dari pelaporan keuangan. Hal terpenting dalam hal perbaikan template, yaitu dengan cara memberikan pengendalian untuk menciptakan keakuratan data-data yang lebih baik.

Mendapatkan Data Akuntansi Yang Lebih Baik

Kunci utama dalam mendapatkan data base yang lebih baik adalah dengan cara berkomunikasi. Melalui komunikasi, penjelasan atas bebagai perlakuan transasksi dapat diperoleh dengan baik. Sehingga apabila dimintai penjelasan akan menjadi lebih mudah untuk menyampaikannya.

Merampingkan Proses Closing Perusahaan

Manajemen yang dapat melakukan eliminasi terhadap beberapa posisi tertentu. Kemudian memberikan pelatihan kepada mereka agar dapat bekerja pada tingkat kesulitan yang jauh lebih tinggi lagi. Staff tersebut harus mampu menunjukan adanya sebuah peningkatan kemampuan terlebih dahulu. Meskipun sebenarnya  terdengar sedikit tidak bermoral, namun bagi perusahan dapat menyimpan lebih banyak uangnya.

Pada beberapa kasus ini, misalnya untuk melakukan pekerjaan rekonsiliasi perusahaan, maka tidak perlu untuk melakukan penambahan staff untuk melakukannya. Agar segala beban dapat berkurang, maka biasanya seorang staff akan dipaksa untuk mengerjakan rekonsiliasi sampai harus lembur.

Pada kasus lain, seorang manager yang memberikan tambahan kewajiban pada seorang staff atas penerapan perangkat lunak (Software) akuntansi baru. Tujuannya adalah agar staff tersebut dapat meneruskan informasinya kepada staff lainnya, meskipun malah menjadikan beban kerjanya menjadi semakin lebih berat.

Tidak semua accoounting software dapat sesuai dengan alur proses dari bisnis perusahaan. Pemilihan software juga harus mampu untuk lebih mempersingkat alur informasi akuntansinya. Apabila perusahaan memang berencana ingin mengganti software akuntansinya, maka diharapkan tidak banyak merubah aliran informasi. Misalnya setelah penerapan software akuntansi baru, seorang staff yang biasanya menangani hutang akan dipindahkan ke bagian piutang. Dengan perpindahan tersebut, maka manajemen akan dapat  memperbaiki kinerja piutangnya.

Pada saat terdapat seseorang staff yang mengundurkan diri, maka pekerjaan tersebut harus segera diisi dengan staff baru. Manajemen dapat membagi pekerjaan tersebut kepada dua orang staff lainnya sambil menuggu staff baru untuk bergabung dengan perusahaan. Dan tampaknya strategi seperti ini dapat lebih menekan beban keuangan perusahaan, namun pihak manajemen juga perlu untuk lebih mempertimbangkan sistem pengendalian internalnya.

Setelah dijelaskan tentang beberpa cara untuk bisa mengurangi beban yang berkaitan dengan akuntan. Lalu sekarang bagaimana caranya agar strategi tersebut bisa berhasil…? Sebuah pertanyaan sekaligus berupa kritikan yang harus bisa dijawab… berikut ini adalah kebijakan yang dapat dilakukan oleh pihak manajemen.

Menyesuaikan kompensasi. Setelah mengurangi jumlah staff, melatihnya, kemudian menaikan gaji staff tersebut. Hal ini tidak akan sama dengan memperkerjakan seorang staff baru, karena nanti hasilnya juga akan berdampak pada biaya turnovernya. Selain itu insentif tambahan juga dapat menambah motivasi dan produktivitas dari para karyawan.

Memperbaiki peralatan. Misalnya dari adanya pengurangan staff karena disebabkan suatu peyesuaian dengan software accounting baru. Maka tentunya pemilihan software baru tersebut juga harus mampu untuk lebih mempersingkat dari sistem aliran dokumennya. Sehingga dengan sistem yang lebih baru tersebut akan dapat lebih meningkatkan efektifitas kinerja dan efisiensi biayanya.

Memperbaiki prosedur. Perbaikan prosedur juga dapat dilakukan dengan cara mengeliminasi tugas-tugas yang sebenarnya tidak memberika nilai tambah. Misalnya dalam prosedur pencatatan hutang usaha dimana pihak manajemen dapat membuat sebuah kebijakan dengan cara merubah pelaporan dengan hard copy yang diganti menjadi e-mail.

Nah, itulah sedikit penjelasan yang terkait dengan proses pengelolaan Beban dari departemen Accounting. Diharapkan setelah membaca artikel ini para pembaca sekalian akan mampu mengendalikan biaya tersebut, dan mampu mengalokasikan pada kegiatan lainnya yang dapat meningkatkan kinerja perusahaan. Bagi para pembaca sekalian yang membutuhkan bimbingan seputar pengelolaan SDM, silahkan menghubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu Anda.

Tinggalkan Balasan

Scroll to top