Penulis: Admin

CARA EFEKTIF MENINGKATKAN PENJUALAN DENGAN PERANGKAT SFA (SALES FORCE ADMIN)

Seperti yang diketahui bahwa seorang sales force dalam sehari bisa mengunjungi 20 sampai dengan 25 outlet, baik toko tradisional di pasar atau di pinggir jalan. Aktivitas ini tentunya tidak akan efektif apabila admin penjualan di kantor baru bisa bekerja jika sales datang ke kantor membawa orderan manual. Atau kalaupun bisa mengirim terlebih dahulu orderan melalui WA atau BBM atau sms. Tetapi masih juga hal ini belum bisa memangkas aktivitas input data di computer. Apabila pola lama seperti ini masih digunakan maka jumlah Admin bagian input data pasti akan banyak memakan anggaran. Kenapa tidak dipikirkan hal yang lebih praktis dan cepat? Kendala seringkali di anggaran pembelian perangkat. Iya itu dahulu ketika PDA masih berharga 7-14 jutaan. Sekarang ini alat ini sudah bisa digantikan dengan gadget atau HP dengan harga 500 ribuan. Tinggal install, dan nyambung langsung ke server milik perusahaan atau pakai server sewa yang sekarang trend  disebut dengan cloud.

Sekarang ini semuanya bisa lebih mudah apabila mau. Dengan SFA ( Sales Force Admin)  Tim penjualan bisa bekerja lebih efektif dibanding sebelumnya. Apa saja yang bisa dilakukan oleh seorang salesman jika menggunakan perangkat SFA ini?

Salesman bisa langsung membuat transaksi penjualannya baik tunai atau kredit. Tunai biasanya yang barang langsung kirim, dengan armada yaitu kanvas. Sedangkan yang TO ( Taking order) bisa mentransaksikan penjualan kredit. Secara rinci yang bisa dilakukan dengan SFA adalah:

  1. Salesman bisa melakukan pelunasan penagihan sesuai dengan nomer invoice di system.
  2. Salesman bisa melihat stok yang ada di gudang secara real time sehingga bisa langsung mentransaksikan order dari customer.
  3. SFA dapat merekam aktivitas sales force mulai jam kunjungan awal sampai selesai, serta titik koordinat posisi sales force tersebut sebab tools dilengkapi dengan GPS.
  4. Salesman bisa melihat riwayat pembelian customer sebelumnya sehingga memudahkan lakukan negosiasi dengan Customer.

Setelah poin diatas selesai dilakukan, pulang kantor langsung up load data ke server. Maka admin sales tinggal mencetak invoice barang-barang yang dipesan oleh customer. Mudahlah pekerjaan admin sales maupun salesman dalam melakukan transaksi penjualan. Dengan begitu banyak hal yang bisa dihemat.

  1. Waktu salesman lebih efektif sehingga memiliki waktu untuk mengontrol persediaan di toko.
  2. Jumlah admin sales bisa dipangkas dan hemat anggaran biaya gaji karyawan.
  3. Proses penjualan akan lebih efektif dan waktu yang relative singkat.

Jadi sebaiknya tidak ragu-ragu lagi menggunakan perangkat yang dilekati oleh SFA dalam pendistribusian produk perusahaan.

Groedu Inti Global Inovasi 
City Of Tomorrow Mall, Jl. A Yani No. 288 (Bunderan Waru) Lantai UG, Blok US 23, No. 3 & 5, Surabaya.
Telphon : 081-5941-7699 (Only Call)
Handphone : 0818521172 (XL), 081252982900 (Simpati)
Email : groedu@gmail.com
website : www.softwareaccountingsurabaya.com

 

CARA EFEKTIF MEMBENAHI MANAJEMEN DISTRIBUTOR

Seperti yang pernah diulas di artikel sebelumnya bahwa keuntungan distributor tidaklah seperti produsen, untuk FMCG (Fast Moving Consumer Good) mulai 6% sampai dengan 12% brutto, nett profit rata-rata 2-3%. Sedangkan untuk produk kosmetik bisa 35% bruto, dan produk Herbal bisa 50% bruto. Serta net profit rata-rata 5%. Produk-produk lain beragam, profit brutonya dan secara prinsip distributor tidak menikmati keuntungan yang fantastis. Oleh sebab itu diperlukan manajemen kedistributoran yang sangat rapi, dan apabila tidak rapi umumnya perusahaan distributor akan kedodoran. Dengan kata lain merugi bahkan sampai bangkrut.

Sedangkan cara efektif untuk membenahi manajemen Distributor yang bisa dilakukan adalah dengan cek ulang produk dan marginnya. Serapan pasar yang ada pada saat itu, memiliki margin besar tetapi pasar tidak menyerap produk itu sama saja bohong. Kalau sudah oke dengan pasar, maka persyaratan lain dapat ditinjau meliputi : jangka waktu kredit, cara alokasi barang apakah menggunakan cara terencana sesuai PO yang diajukan distributor atau bersifat alokasi. Kalau bersifat alokasi distributor harus pertimbangkan, karena produsen/principal tidak perduli di gudang distributor masih ada stok atau tidak, umumnya principal akan menggelontor saja barangnya dari gudang principal ke gudang distributor. Program-program promosi yang diadakan principal, serta subsidi pengadaan sales people (Salesman, SPG dan Merchandiser), lalu hubungan antara principal dengan distributor melalui wakil-wakil principal itu bagaimana, semua bisa dipertimbangkan dengan baik.

Setelah checking kondisi principal, checking juga manajemen internal, mulai bagian pemasaran, logistik, administrasi keungan dan delivery. Apabila bagian ini sudah cukup oke maka distributor bisa berjalan dengan baik. Tapi ingat masih banyak hal yang bisa dilakukan dan evaluasi, misalnya hal-hal yang berkaitan dengan penjualan. Masalah kredit limit, masalah piutang penjualan, masalah return, semuanya mesti dievaluasi lagi. Apabila tidak sesuai standard dan banyak mengandung ketidaksesuaian, maka perlu dicek ulang manajemen distributor dari hulu ke hilir. Jangan percaya begitu saja laporan-laporan lisan dari anak buah di distributor. Laporan keuangan yang terolah sistematis dari software accounting bisa menjadi data akurat yang dapat digunakan untuk melakukan analisa. Oleh sebab itu apabila di distributor belum ada perangkat lunak itu, sebaiknya segera investasikan sebagian dana perusahaan untuk membeli perangkat lunak ini. Jangan biarkan laporan keuangan disusun dan direkayasa dan tidak original. Inilah penyebab perusahaan bangkrut.

Lihatlah apakah distributor yang sedang kita jalankan secara operasional sudah berjalan dengan baik. Banyak distributor yang kelihatan sibuk, tetapi banyak sekali barang hilang di gudang, banyak sekali kesalahan pencatatan yang terjadi di Gudang, selisih barang digudang berulangkali dan tidak bisa diatasi, keuangan di bank dan laporan tidak sesuai, dan kondisi ini tidak bisa dibiarkan begitu saja. Hal ini perlu penanganan yang serius. Lalu celakanya semua persoalan selalu kembali kepada bos sebagai pemilik. Sedangkan manajemen autopilot tidak bisa berjalan dengan baik. Semuanya menjadi kacau.

Untuk itu perhatikan poin-poin penting yang bisa diterapkan dalam membenahi manajemen di perusahaan distributor adalah :

Cek struktur organisasi supaya perusahaan tidak kelebihan dan kekurangan orang. Desain ulang struktur organisasi dengan benar sesuai kaidah dan kelompok dalam suatu struktur organisasi, atau sesuai dengan divisinya.
Cek apakah job des masing-masing karyawan sesuai fungsinya sudah benar dan tidak over lapping.
Cek apakah Distributor sudah menentukan alur /flow kerja setiap bagian sehingga terintegrasi.
Cek apakah sudah memiliki SOP yang cukup rapi dan bisa dijalankan. Caranya setiap kali rolling atau ganti orang baru, orang yang melakukan di fungsi jabatan tersebut tidak merasa kesulitan. Itu tanda SOP yang sudah jalan.
Cek apakah distributor sudah menerapkan reward & punishment? Jika sudah bagaimana cara menilai karyawan. Terakhir ada trend penggunaan KPI, dan KPI cukup handal dalam mengukur kinerja karyawan.
Cek apakah software yang digunakan saat ini sudah memenuhi standard baik akutansi maupun kebutuhan distribusi.
Apabila poin-poin tersebut di atas sudah ada maka Distributor tinggal meluruskan jalannya. Apabila sudah ada dan sulit menerapkannya, maka distributor membutuhkan konsultan ahli di bidang manajemen distribusi agar semua yang sudah dibuat dan lakukan untuk direview. Konsultan akan memberikan masukan dan bahkan aturan main tambahan yang tentu saja mungkin belum pernah kepikir oleh Distributor pada saat ini. Apabila poin tersebut diatas tidak ada sama sekali, Distributor belumlah terlambat, silahkan hubungi 0818521172 atau email ke groedu@gmail.com untuk meminta nasihat atau bantuan. Silahkan mencoba!

8 CARA EFEKTIF MENGIMPLEMENTASIKAN SOFTWARE ACCOUNTING DI PERUSAHAAN

Menerapkan software accounting di perusahaan memang tidak mudah. Beberapa penyebab mengapa bisa terjadi kegagalan setiap kali menerapkan software accounting. Antara lain :

1. Karyawan sudah memiliki kebiasaan bekerja, pola lama khususnya bekerja secara manual. Kalaupun sudah pakai software, cenderung perlu belajar beberapa saat untuk penerapan software baru. Untuk kesulitan terakhir pada umumnya mudah diatasi, sedangkan untuk yang pola lama memang membutuhkan waktu.

2. Pimpinan perusahaan tidak komitmen terhadap perubahan sehingga kalau ada karyawan yang keberatan memakai software, pimpinan (pemilik usaha) mengiyakan yang dilatar belakangi ketakutan kehilangan karyawan yang menurutnya sangat dipercaya, bisa mewakili pimpinan jika pimpinan tidak ada, atau masalah senioritas.

3. Masalah lainnya yang sangat krusial adalah jika yang poin pertama dan kedua tidak ada masalah, tetapi perusahaan belum memiliki system management yang baku. Dimana fungsi-fungsi pada jabatan tumpang tindih, sehingga sangat beresiko menimbulkan atau mengundang kecurangan-kecurangan yang dilakukan oleh karyawan. Carut marut seperti ini menyebabkan kegagalan dalam mengaplikasikan software, dimana penggunaan software sangat membutuhkan fungsi-fungsi yang jelas dan terspesialisasi. Software accounting pada umumnya didesain untuk fungsi-fungsi yang terspesialisasi, sehingga karyawan bisa saling mengontrol pekerjaan satu sama lainnya.

Untuk mengatasi hambatan yang ketiga, dibawah ini terdapat langkah-langkah yang harus dilakukan sebelum software accounting diaplikasikan. Langkah-langkah tersebut antara lain :

1.Susun struktur organisasi

Menyusun struktur organisasi selain untuk efisiensi Sumber daya manusia di perusahaan, juga untuk mengetahui fungsi-fungsi yang sebenarnya ada di dalam organisasi. Jangan sampai terlalu banyak orang pada fungsi yang sama, sehingga aplikasi software nantinya benar-benar membantu keefektipan pekerjaan karyawan. Selain itu kalau software accounting yang dibeli itu berdasarkan licensi, maka struktur organisasi yang dibuat dapat membantu bagian mana yang membutuhkan licensi. Kerena percuma memberikan licensi dikomputer karyawan, tapi karyawan tidak berkepentingan terhadap penggunaan software. Nah, ini banyak terjadi kekeliruan sehingga perusahaan buang-buang budget karena tidak menetapkan terlebih dahulu siapa penginput data, yang melakukan otorisasi dan yang hanya sekedar membaca laporan.

2.Susun Job description

Menyusun Job description adalah salah satu cara menspesialisasi pekerjaan agar tiap karyawan tidak bekerja tumpang tindih (over lapping) sehingga memudahkan trainer sofware accounting untuk mengatur hak akses ke software, karena tidak semua bagian software boleh dibuka oleh karyawan yang tidak berkepentingan.

3.Susun SOP (Standard operasional prosedur)

Susun standard operasional prosedur supaya kinerja karyawan memiliki alur yang sudah sangat standard, sehingga aplikasi software dapat terlaksana dengan baik. SOP ( Standard operasional procedure) memang tidak bisa dibuat dalam waktu singkat, dan sering membutuhkan pihak ketiga (konsultan) yang bisa mengamati (helikopter view) semua proses bisnis penting dalam organisasi perusahaan. Minimal SOP dibuat secara garis besar, yaitu flow-flow inti dari proses bisnis. Lalu menarik dari job description sebagai acuan dalam pembuatan SOP. SOP sederhana bisa dibuat sesuai versi masing-masing agar aplikasi software mengikuti jalur yang sudah ditentukan.

4.Identifikasi hak akses

Lakukan indentifikasi terhadap job description utama yang berhubungan dengan input data, editing, otorisasi dan hanya pembaca laporan. Setelah itu pilah-pilah setiap aktivitas kunci tersebut untuk digunakan sebagai petunjuk “training software” yang berkaitan dengan aktivitas kunci tersebut. Pada umumnya jika sudah ditentukan masing-masing hak akses, maka setelah aplikasi software accounting selain perusahaan aman di data dan resiko pengubahan, kerugian-kerugian yang terjadi selama ini bisa diminalisir.

5.Preparing data sebelum software accounting diinstal di komputer

Persiapan-persiapan lainnya setelah poin 1 sampai 4 adalah persiapan untuk menginput atau copi paste data yang dimiliki oleh perusahaan saat ini, seperti data customer, data supplier, data hutang dagang, data piutang penjualan, data aktiva, modal yang disetor, data inventory (biasanya dilakukan ketika cut off) serta lainnya yang dibutuhkan adalah agar aplikasi software menjadi mudah. Data-data tersebut di input di format excel dan kemudian diimport ke software yang sudah diinstal. Melalui cara seperti ini, karyawan tidak dibuat susah ketika langsung lakukan input satu persatu di software yang tentu saja masih kurang lancar dimasa training. Hal seperti inilah yang sering merupakan penyebab kenapa aplikasi software gagal di perusahaan.

6.Instal program di komputer

Kalau langkah-langkah di atas sudah usai maka trainer software accounting sudah memiliki jalan yang lapang untuk lakukan instal software. Kalau software sudah diinstal paling tidak karyawan mau tidak mau harus siap untuk segera menggunakan software yang sudah dibeli oleh perusahaan dalam rangka mengefektifkan pekerjaan, meminimalkan resiko kehilangan, serta dlam rangka menaikan profit.

7.Lakukan training berdasarkan job des dan hak ases

Training akan segera dilakukan secara fokus pada masing-masing job des karyawan baik yang hanya bagian input, otorisasi maupun yang membaca laporan. Kalau sudah diatur mulai langkah 1 sampai dengan 5 maka dijamin proses training pasti akan berlangsung dengan baik dan aplikasi software akan dijamin bisa terlaksana dengan baik.

8.Lakukan evaluasi input data dari laporan

Untuk mengecek training sudah disampaikan dengan baik, maka pihak trainer software dan konsultan (jika ada) dapat memastikan apakan proses input data sudah benar, sesuai dengan akun-akun yang sudah dibuat. Evaluasi ini bisa dilihat dari laporan rugi laba maupun neraca serta laporan lainnya yang ingin dicocokan.

Delapan langkah tersebut diatas apabila dilakukan dengan baik maka perusahaan akan berhasil dalam mengaplikasikan software accounting-nya. Apabila masih mengalami kesulitan, silahkan hubungi : Frans M. Royan, SE,MM di 0818521172 atau 081-252-982900 atau email ke : groedu@gmail.com.

MANFAAT PELATIHAN BISNIS BAGI PEMILIK BISNIS YANG INGIN SUKSES

Pelatihan bisnis sebenarnya terdapat banyak sekali macamnya, dan yang paling umum biasanya adalah pelatihan tentang keterampilan secara teknis dalam produksi dan juga keterampilan manajerial. Sebagai contoh, pelatihan tentang keterampilan teknis produksi untuk bisnis kelas UMKM olahan hasil laut. Misalnya pelatihan tentang pemotongan ikan yang baik dan benar, pelatihan yang membagikan cara tentang bagaimana dalam membuat frozen food, dan pelatihan tentang pengemasan yang baik. Sementara keterampilan manajerial seperti mengelola data keuangan, mengatur strategi pemasaran, manajemen sumber daya manusia serta materi-materi seputar kepemimpinan (leadership).

Namun dibalik banyaknya jenis pelatihan tersebut, ternyata sampai saat ini masih banyak para pelaku bisnis yang merasa enggan dalam mengikuti berbagai pelatihan-pelatihan bisnis. Baik itu adalah bagi para pemilik bisnis itu sendiri maupun dengan mengikutsertakan karyawannya ke dalam pelatihan-pelatihan bisnis. Mereka beranggapan bahwa dengan mengikuti pelatihan bisnis seperti itu hanya akan membuang-buang waktu dan tenaga saja termasuk dari sisi (biaya) juga biasanya yang menjadi pertimbangan tersendiri bagi para pelaku bisnis, karena hampir disetiap pelatihan bisnis biasanya akan menghendaki adanya uang investasi dari para pesertanya. Jika seandainya gratispun, ongkos untuk transportasi dan uang sakunya selama masa pelatihanpun juga akan tetap menjadi tanggungan sendiri bagi para pesertanya.

Apabila hanya dilihat dari sisi negatifnya saja, maka selamanya pelatihan bisnis tersebut sepertinya sama sekali tidak ada gunanya. Padahal sebenarnya pelatihan bisnis merupakan investasi yang sangat berharga dan bisa jadi sangat bermanfaat untuk para pelaku bisnis di kemudian hari. Nilai dan manfaat bukan hanya dapat diukur dari sisi ukuran finansial saja. Namun bisa juga berupa peningkatan keterampilan produksi maupun kemampuan manajerial merupakan salah satu dari bentuk investasi jangka panjang bagi seorang pelaku bisnis. Bayangkan saja apabila produktivitas dari usaha semakin meningkat, maka keuntungan secara finansial juga akan ikut miningkat pula.

Manfaat Pelatihan Bisnis Bagi Para Pelaku Bisnis

Beberapa manfaat penting yang akan didapatkan dari mengikuti pelatihan bisnis bagi para pelaku bisnis diantaranya adalah sebagai berikut :

  1. Meningkatkan tingkat produktivitas bisnis.

Pelatihan bisnis berfungsi untuk meningkatkan keterampilan dalam proses produksi maupun dalam hal manajerial. Produktivitas akan dapat semakin meningkat apabila keterampilan dalam proses produksi juga ikut meningkat. Selain itu, pelatihan manajerial juga dapat meningkatkan kemampuan dalam hal pemecahan masalah sehingga hal-hal yang mengganggu dalam produktivitaspun akan dapat dengan segera diatasi. Produktivitas dari sini tidak hanya tentang kuantitas melainkan juga termasuk didalamnya adalah kualitas.

  1. Mempersingkat masa belajar karyawan untuk memenuhi standar kinerja yang telah ditentukan.

Bayangkan saja apabila usaha Anda telah banyak memiliki karyawan-karyawan baru. Tentunya akan selalu ada waktu khusus yang harus digunakan untuk melatih keterampilan para karyawan baru tersebut. Tentu saja jika porsinya terus ditambah melalui seringnya pelatihan-pelatihan yang diadakan dari luar maka keterampilan karyawan tersebut akan menjadi semakin meningkat. Maka secara otomatis karyawan tersebut akan menjadi lebih siap untuk bekerja bagi Anda secara optimal bukan sekedar menghabiskan lebih banyak waktu untuk belajar.

  1. Mengurangi jumlah dan biaya dari terjadinya kecelakaan kerja.

Jumlah kecelakaan kerja dan segala bentuk biaya yang disebabkan dari angka kecelakaan kerja akan semakin dapat dikurangi apabila keterampilan dalam proses produksi terus meningkat. Pelatihan manajerial juga akan mampu semakin memecahkan permasalahan yang dengan cara meminimalkan terjadinya resiko saat terjadi hal-hal yang tidak diinginkan.

Dari beberapa manfaat di atas, sudah sangat jelas bahwa pelatihan bisnis merupakan sebuah investasi jangka panjang yang sangat bermanfaat bagi perkembangan bisnis dari para pelaku bisnis. Di luar sana, banyak sekali pelatihan-pelatihan yang telah diadakan oleh pihak ketiga seperti pemerintah melalui dinas-dinas terkait atau juga dari pihak swasta melalui program CSR (corporate social responsibility) nya.

Jadi jangan sia-siakan kesempatan untuk dapat mengikuti pelatihan bisnis tersebut. Tentunya apabila sudah benar-benar disesuaikan dengan kebutuhan dari bisnis anda. Rajin-rajinlah untuk mengikuti pelatihan-pelatihan bisnis yang sesuai dengan kebutuhan dari bisnis Anda. Pantau terus bagaimana kebutuhan dari bisnis Anda untuk menyesuaikan pelatihan bisnis apa saja yang memang Anda butuhkan.

Apabila anda membutuhkan bimbingan membuka bisnis ritel secara langsung,  distributor dan pabrikan dengan one of bill material, silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak 0818521172, atau kontak 081-252-982900. Kami siap membantu.  Atau silahkan klik www.konsultanmanajemenoutopliot.com.

Scroll to top