Penulis: Admin

BAGAIMANA PROSEDUR TERBAIK DALAM MENGELOLA SISTEM PENGGAJIAN KARYAWAN ANDA

Selamat! Adalah sebuah ucapan yang pantas jika Anda sudah berhasil merekrut anggota tim baru untuk membantu Anda dalam mengembangkan bisnis. Perjalanan baru saja akan dimulai. Selain harus memastikan bahwa setiap anggota tim yang sudah melakukan tugas-tugasnya dengan baik dan benar, maka Anda juga sangat diwajibkan untuk memenuhi hak-hak mereka, yaitu untuk memberikan gaji bagi mereka setiap bulannya.

Permasalahan seputar proses penggajian karyawan memang tidaklah sesimpel seperti hanya sekedar mentransferkan uang kepada rekening masing-masing karyawan saja. Dibutuhkan adanya suatu metode penggajian bagi karyawan tertentu agar proses tersebut dapat berjalan dengan lancar dan tidak menjadikan Anda semakin bertambah stres.

Karena hal itulah maka berikut ini adalah beberapa hal yang mungkin bisa Anda lakukan dalam menerapkan prosedur seputar penggajian karyawan.

1. Pelajari Setiap Deadline dari Tanggal-tanggal Penting.

Sama halnya seperti berbagai macam jenis tugas dan tanggungjawab yang harus dilakukan, penggajian karyawan juga memiliki deadline nya sendiri. Dengan cara menentukan tanggal deadline penggajian, maka Anda akan bisa menyusun berbagai perencanaan untuk melakukan persiapan. Rachel Parkin, seorang Creative Director dari perusahaan Balagan Group, menyatakan bahwa: “melakukan penggajian karyawan tidak boleh dihadapi dengan menunjukkan rasa stres yang berlebihan apabila Anda sudah tahu apa yang harus dilakukan sejak dari awal.”

Maka dari itu, sejak dari awal, tentukanlah waktu yang tepat kapan Anda harus membayarkan gaji terhadap para karyawan. Biasanya, perusahaan akan melakukannya setiap sebulan sekali, entah saat itu adalah pada masa awal maupun akhir bulan. Namun, tidak akan menutup kemungkinan juga apabila Anda ingin melakukannya setiap dua minggu sekali. Apapun keputusan Anda, pastikanlah bahwa Anda sebelumnya sudah mengomunikasikannya kepada seluruh karyawan dan juga harus mematuhi deadline yang telah ditentukan sebelumnya. Sebaiknya Anda harus memilih waktu penggajian yang sesuai dengan siklus pemasukan dan pengeluaran perusahaan.

2. Buatlah Sistem yang secara Khusus untuk Menghitung Gaji Karyawan.

Idealnya adalah gaji dari perusahaan akan dihitung berdasarkan struktur organisasi yang masih berlaku. Anda bisa memberikan gaji per bulan, berdasarkan tugas yang berhasil diselesaikan, atau menambahkan bonus, dan lain sebagainya. Namun, bagaimanapun saat Anda menghitung gaji karyawan, Anda dianjurkan untuk menerapkan sistem khusus yang dapat memudahkan Anda dalam melakukan penghitungan tersebut. Jika Anda tetap melakukan penghitungan gaji setiap karyawan secara manual, maka hal itu hanya akan menjadikan Anda semakin pusing dan tentu saja sangat membuang-buang waktu Anda.

3. Berinvestasi dengan Menggunakan Software HR.

Jadi, apa yang harus Anda lakukan dalam menciptakan metode penggajian karyawan dengan sistem yang lebih tepat? Jawaban terbaiknya adalah dengan menggunakan software khusus HR, yang mampu dalam melakukan otomatisasi terhadap berbagai proses penggajian secara lebih mudah dan praktis. Bahkan, sebaiknya (jika ada) Anda tidak hanya sekedar berinvestasi untuk software yang mampu dalam hal system penggajian saja, namun juga harus mampu dalam membantu Anda untuk melakukan tugas-tugas lainnya yang berhubungan dengan HR, seperti input data-data absensi, pengelolaan hak cuti karyawan, penghitungan pajak penghasilan, berbagai jenis tunjangan dan berbagai potongan-potongan seputar penggajian, hanya dengan melakukan satu klik, Anda bisa langsung mengirimkan slip gaji kepada masing-masing karyawan dan pelaporan PPh 21 online kepada pihak kantor pajak sampai dengan data-data karyawan kontrak dan lain sebagainya.

4. Siapkan Perencanaan Cadangan Secara Finansial.

Lebih dari sekadar hak karyawan, ingatlah bahwa gaji juga dapat menjadi sebuah bentuk apresiasi dari perusahaan terhadap para karyawan. Karena hal itu, sebagai pemilik bisnis, Anda juga harus memastikan bahwa finansial perusahaan harus selalu berada dalam kondisi yang bagus untuk memberikan gaji kepada para karyawan setiap bulannya. Tepat waktulah dalam mengirimkan invoice kepada para klien dan segera kejar klien yang sudah telat dalam melakukan pembayaran. Jangan sampai arus kas dari perusahaan Anda terganggu dan menjadikan proses untuk penggajian Anda sampai berjalan tidak lancar. Apabila Anda tidak menggaji setiap karyawan atau melakukannya setelah deadline yang telah disepakati bersama, maka bisnis Anda bisa saja berada dalam masalah besar.

Software HR sebenarnya tidak hanya mampu dalam hal mempermudah metode penggajian karyawan saja, akan tetapi juga semakin memperlancar keseluruhan dari fungsi-fungsi HR. Dengan berbagai fungsi HR yang sudah serba terotomatisasi melalui software HR, maka Anda pun akan memiliki lebih banyak waktu agar bisa fokus kepada hal-hal lain dalam usaha untuk mengembangkan bisnis Anda.

Apabila membutuhkan software HRD, Payroll dan Accounting, silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu Anda!

 

MERINCI DAN MENYEDERHANAKAN LAPORAN PENJUALAN UNTUK MENAIKKAN PRODUKTIVITAS USAHA

Dalam menjalankan sebuah usaha, dibutuhkan adanya laporan keuangan sebagai salah satu alat dalam pengambilan keputusan. Dan penyusunan laporan keuangan juga membutuhkan beberapa laporan lain termasuk juga laporan penjualan sebagai salah satu bagian dari isi yang kemudian harus tersaji dalam satu laporan keuangan. yang menjadi pembahasan kali ini adalah tentang laporan penjualan dan seperti apa pengaruhnya terhadap tingkat produktivitas usaha.

Laporan penjualan merupakan sekumpulan informasi penjualan yang telah disajikan sebagai salah satu bahan pencatatan dan analisis penjualan yang berperan penting dalam hal pengambilan keputusan pemasaran, harga, dan metode penjualannya. Laporan penjualan memiliki fungsi penting dan harus benar benar akurat tanpa adanya sedikitpun kesalahan. Seberapa pentingkah laporan dari kegiatan penjualan? Anda akan dapat menilainya sendiri berdasarkan seputar apa saja kegiatan dari penjualan tersebut. Berikut ini adalah berbagai kegiatan yang berhubungan dengan penjualan yang harus Anda ketahui:

1. Penentuan Harga Jual.
2. Analisis Penjualan.
3. Pemasaran Produk Penjualan.
4. Penawaran Harga Produk.
5. Pemesanan Produk.
6. Pencatatan Data Customer.
7. Pengiriman Barang/Produk Pesanan.
8. Retur Penjualan.
9. Penagihan Pembayaran Penjualan.
10. Penerimaan Pembayaran Penjualan.
11. Membuat Laporan Penjualan.

Dari beberapa kegiatan dari daftar diatas seperti halnya sebuah siklus yang harus terus berputar. Setelah membuat laporan penjualan maka akan kembali lagi kepada proses analisis penjualan dan begitu seterusnya. Selanjutnya pengertian produktivitas dari usaha merupakan gambaran seputar penurunan atau peningkatan dari volume terhadap kuantitas dan kualitas dari hasil produk sebagai sebuah perbandingan antara input dengan outputnya.

Mengapa dari laporan penjualan yang sedemikian rumitnya akan dapat semakin meningkatkan produktivitas dari usaha? Dan apa saja pengaruh bagi usaha Anda?

Kegiatan penjualan merupakan ujung tombak utama dan sebagai urat nadi dari kehidupan serta kelancaran dari suatu usaha. Laporan penjualan akan selalu menjadi bagian dari penjualan yang akan digunakan sebagai dasar utama dalam hal penyampaian informasi seputar perkembangan maupun penurunan dari aktivitas penjualan.

Apabila informasi yang telah disajikan dengan lebih terperinci, maka akan menghasilkan data-data yang akan sangat membantu dalam hal pengambilan keputusan dari usaha dengan lebih akurat. Segala informasi yang telah tersaji secara sederhana juga akan dapat berdampak begitu efisian pada saat akan melakukan pelaporan, sehingga akan semakin memudahkan Anda dalam hal penyampaiannya.

Segala informasi yang dengan cepat terjadi dan selalu up to date pun sangat dibutuhkan dalam hal penyampaian perubahan dari skala penjualan. Informasi yang lebih cepat akan berdampak besar baik bagi segala kegiatan usaha selain untuk menghindari terjadinya keterlambatan dalam pengambilan keputusan juga dapat semakin up to date terhadap kemampuan dari daya saing yang akan datang. Namun akan menjadi berbalik semakin berdampak buruk apabila informasi yang tidak up to date.

Semakin cepat informasi data yang tersampaikan semakin cepat pula pihak manajemen untuk mengambil keputusan. Hasilnya akan sangat berdampak kepada tingkat produktivitas yang selalu up to date, karyawan juga akan menjadi lebih cepat tanggap dari berbagai perubahan yang akan terjadi, dan masih banyak lagi yang lainnya.

Mengapa laporan penjualan harus dirinci, disederhanakan? Karena apabila tidak terperinci akan menghasilkan informasi yang masih kurang lengkap. Selain itu juga tidak terjamin tingkat ke akuratan dari data yang tersaji. Apabila tidak disederhanakan, maka akan diperlukan waktu yang lebih untuk memahami dan untuk mengklarifikasi oleh setiap karyawan yang memiliki tujuan dan pengertian yang sama, karena akan sangat berakibat terhadap terjadinya kesalahan pengertian untuk selanjutnya akan terjadi banyak hal yang tidak sesuai dengan tujuan perusahaan. Jika tidak menghasilkan informasi yang cepat akan berakibat dari keterlambatan dalam pengambilan keputusan, dan akibatnya akan kalah start dari para pesaing yang lain, dan banyak lagi yang lainnya.

Dari ketiga hal tersebut, kita tidak akan bisa menilai manakah yang lebih baik untuk di dahulukan. Karena pada dasarnya segala informasi yang sangat perlu untuk dirinci, sederhana dan cepat penyampaiannya. Lalu laporan penjualan seperti apa saja yang terperinci, sederhana dan cepat? Jawabannya adalah Anda harus menggunakan software accounting yang sudah dilengkapi dengan berbagai jenis laporan, termasuk juga laporan penjualan seperti:

• Laporan dan Jurnal Penjualan: (berisi tentang berbagai rincian dari seluruh transaksi penjualan).
• Laporan Penjualan Rangkuman: (informasi seputar rangkuman penjualan dari seluruh pelanggan).
• Laporan Penjualan Rincian: (berisi tentang informasi seputar rincian penjualan dari seluruh pelanggan).
• Laporan Penjualan Sederhana: (berisikan informasi seputar rangkuman dan penyederhanaan penjualan dari seluruh pelanggan).
• Gambaran Grafik dari Laba Rugi Tahunan atau Bulanan dengan Detail: (berisi tentang informasi rincian dar grafik laba rugi bulanan atau tahunan/12 bulan).
• Laporan Laba Rugi Anggaran Vs Realisasi: (informasi tentang laba rugi dan perbandingan antara anggaran biaya dengan realisasinya).
• Laporan Laba Rugi Years to Date: (berisikan informasi tentang laba rugi dan perbandingan dari bulan sebelumnya dengan bulan yang sedang berjalan).

Jadi, seberapa pentingkah laporan penjualan terhadap produktifitan usaha? Apabila Anda sudah memahami tentang bagaimana penjelasan dari uraian diatas, maka Anda akan benar-benar memahami tentang seberapa pentingnya laporan penjualan tersebut karena untuk mengerti tidak harus selalu dengan menggunakan kata-kata melainkan bisa juga dengan cara pemahaman yang berhubungan dengan sifat produktivitas yang berkaitan dengan pekerjaan, biaya, energi, bahan dan lain sebagainya. Nah, sekarang sudah siapkah Anda untuk membuat laporan penjualan yang baik dan benar?

Apabila membutuhkan software HRD, Payroll dan Accounting, silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu Anda!

 

PERTIMBANGAN PENGUSAHA UKM/UMKM DALAM MEMILIH SOFTWARE KEUANGAN YANG COCOK BAGI BISNIS MEREKA

Sebagai seorang pengusaha, terlebih lagi apabila bisnis Anda adalah termasuk kedalam bisnis berskala UKM/startup maka, keputusan untuk menggunakan software keuangan bisa jadi menyebabkan dilema tersendiri. Mengapa demikian? karena biasanya bisnis yang masih berskala UKM memiliki jumlah anggaran yang masih sangat terbatas, yang mana si pengusaha tersebut harus lebih cerdas dan memiliki ketrampilan tersediri dalam hal mengalokasikan modalnya yang masih serba terbatas tersebut. Dan apabila sejak dari awal sudah salah dalam memperhitungkan untuk pengeluaran anggaran, maka akan mengakibatkan semakin terhambatnya jalannya usahanya tersebut.

Jika memilih untuk menggunakan software keuangan memang bisa dikatakan belum terlalu bisa terlihat hasilnya dalam waktu dekat, karena penggunaan software merupakan sebuah investasi yang lebih bersifat untuk jangka panjang, maka sudah akan mulai terlihat manfaatnya ketika pertumbuhan bisnis sudah mulai berkembang pesat. Apabila pengusaha tidak jeli dalam memilih software keuangan, maka usaha mereka untuk berinvestasi akan menjadi semakin sia-sia karena dana yang sudah terlanjur dikeluarkan tidak akan membuahkan hasil apapun bagi usahanya.

Cara terbaik untuk menentukan software keuangan yang paling cocok dan sesuai untuk jenis usaha Anda adalah dengan mempertimbangkan beberapa hal berikut ini:

1. Otomatis Laporan yang Siap Saji.

Anda tidak perlu menghabiskan terlalu banyak waktu untuk menghitung secara manual. Dengan jalan menggunakan software keuangan, maka Anda hanya perlu untuk menginput data dan semua laporan yang Anda butuhkan akan otomatis terbuat dan tersaji, dan juga dapat dilihat kapan saja dan dimana saja Anda inginkan. Sehingga akan semakin menghemat banyak sekali waktu Anda yang begitu berharga dan tentunya juga mengurangi resiko terjadinya kesalahan dalam hal input dan hasil laporan yang dihasilkan akan menjadi jauh lebih akurat daripada Anda yang menghitung secara manual.

2. Software Keuangan yang Selalu UpToDate dan Mampu Menyesuaikan Dengan Usaha Anda.

Meskipun jenis usaha yang sedan Anda jalankan adalah masih berskala jenis usaha kecil atau menengah, namun tidak menutup kemungkinan akan mengalami perkembangan yang pesat dikemudian hari. Seiring dengan perkembangan usaha tersebut, maka dibutuhkan pula software keuangan yang mampu dalam mengakomodir berbagai kebutuhan usaha yang sudah semakin berkembang tersebut. Jangan membeli software yang tidak mampu dalam memenuhi berbagai kebutuhan dari usaha Anda karena hanya tergiur dengan harga yang begitu miring. Menggunakan software keuangan yang bisa terus dikembangkan merupakan sebuah investasi yang sangat berharga.

3. Memiliki Tampilan yang User friendly (Mudah Digunakan).

Tidak semua pengusaha memahami ilmu akuntansi. Namun menggunakan software keuangan yang hanya bisa dipahami oleh orang-orang tertentu saja dalam bidang usaha Anda, maka tentunya akan sangat merepotkan Anda selaku owner sebenarnya. Pastikan juga untuk menggunakan software yang benar-benar user friendly, sehingga bagi mereka yang masih terlalu awam terhadap bidang akuntansi masih tetap bisa untuk menggunakannya.

4. Menggunakan Teknologi Cloud Untuk Menyimpan Data-Data Keuangan.

Sebagai pengusaha di era yang sudah serba digital ini, Anda tidak perlu berada pada posisi on site selamanya untuk dapat memantau perkembangan bisnis. Dengan adanya teknologi cloud accounting, semakin memungkinkan bagi Anda dalam memantau jalannya usaha dan laporan keuangan bisnis Anda kapanpun dan dimanapun Anda berada selama masih terkoneksi dengan internet. Software keuangan yang semakin memudahkan Anda dalam membuat laporan keuangan serta menyediakan media penyimpanan data pada cloud yang lebih aman akan semakin meminimalkan terjadinya kehilangan dan penyalahgunaan data-data pada bisnis Anda.

5. Layanan After Sales Service & Support yang Cepat dan Serba Tanggap.

Dukungan secara teknis dan support dalam hal ini masih diperlukan sebagai layanan purna jual (after sales) yang sangat dibutuhkan oleh para pengguna software yang merasa kesulitan atau mengalami permasalahan dengan program (software) yang mereka gunakan. Pastikan untuk memilih software provider yang memberikan akses komunikasi yang lebih luas dengan user misalnya melalui telpon, email, chat untuk membantu seperti apapun permasalahan yang Anda hadapi agar dapat dengan cepat sesegera mungkin untuk ditangani. Dengan adanya layanan after sales service dan tenaga support yang baik dan professional, maka akan sangat membantu Anda dalam hal berbagai permasalahan menjalankan software pada operasinal usaha Anda.

Dengan adanya software keuangan yang lebih tepat, maka akan sangat membantu Anda dalam mendapatkan laporan keuangan yang akurat dan cepat, sehingga Anda dapat mengambil keputusan dengan cepat dan tepat untuk usaha Anda dimasa mendatang.

Apabila membutuhkan software HRD, Payroll dan Accounting, silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu Anda!

 

TIPS HRD: PENYEBAB UTAMA SEMAKIN MEMBURUKNYA PERFORMA KARYAWAN DAN BAGAIMANA SOLUSINYA

Karyawan yang kinerjanya buruk pastinya akan mengakibatkan semakin menurunnya performa perusahaan. Akan tetapi bukan berarti jika Anda memiliki karyawan yang buruk Anda tidak bisa untuk memperbaikinya. Anda mungkin berpikir bahwa Anda tidak bisa berbuat banyak demi mengembalikan performa terbaik karyawan selain harus mengeluarkan mereka dan mencari penggantinya dengan performa yang lebih bagus demi peningkatan performa perusahaan.

Apabila terdapat karyawan dengan kinerja yang memburuk, maka Anda tidak diperkenankan untuk langsung menyalahkan mereka. Terdapat sebuah pepatah lama yang mengatakan bahwa “Anda harus mendapatkan karyawan yang layak untuk Anda dapatkan”. Karyawan merupakan cerminan dari diri Anda sebagai pimpinan mereka, jika Anda merasa bahwa karyawan Anda memiliki performa yang semakin memburuk, maka Anda harus dapat melakukan evaluasi tentang beberapa hal dan harus mencari tahu apa saja hal yang bisa Anda lakukan dalam mengatasi hal seperti ini.

Berikut ini adalah beberapa alasan utama yang biasanya banyak menyebabkan performa karyawan menjadi semakin memburuk, lalu apa saja yang harus Anda lakukan terkait dengan permasalah tersebut?

1. Anda Sudah Mempekerjakan Orang yang Salah atau Malah Anda Sudah Menempatkan Mereka Pada Posisi yang Salah.

Menggunakan test profil kepribadian akan sangat membantu Anda dalam mengukur seberapa tinggi tingkat kualitas dari si kandidat sebelum mereka akan benar-benar dipekerjakan. Biasanya perusahaan yang professional dan sudah berskala besar akan menggunakan metode tes profil DISC dan VAK (Visual, Auditori, dan Kinestetik) dalam mencari kandidat yang tepat untuk beberapa posisi tertentu.

Metode tes profil DISC akan sangat membantu dalam mengukur kecenderungan dari perilaku asli seseorang (ketika sedang tidak bekerja) dan pada saat sedang berusaha untuk beradapatasi (di tempat kerja yang baru). Pengerjaan test profil seperti ini membutuhkan waktu tidak lama, sekitar 10-15 menit, dan akan memperlihatkan petunjuk-petunjuk sangat yang berguna tentang kemampuan seseorang, seberapa besar tingkat kemungkinan bagi mereka untuk berkembang, dan hal-hal lain apa saja yang mampu dalam  memotivasi mereka.

Faktanya adalah sangat jarang sekali ditemukan “karyawan yang buruk”  yang disebabkan karena ketidakmampuannya dalam bekerja. Biasanya hal ini lebih sering disebabkan oleh nilai-nilai yang dipegangya tidak sesuai dengan nilai-nilai dari perusahaan. Anda harus mempekerjakan karakter terlebih dahulu, setelah itu Anda mulai mempekerjakan dari kemampuan si karyawan.

Seorang karyawan apabila ditempatkan pada posisi yang salah juga akan menyebabkan munculnya performa yang buruk dari karyawan tersebut. Anda juga harus paham tentang deskripsi pekerjaan dan bagaimana karakter serta kemampuan dari si karyawan yang sesuai demi terciptanya performa terbaik dari si karyawan.

2. Masalah Terjadi Karena Proses Pelatihan,  Pengukuran,  dan Evaluasi Kinerja yang Kurang.

Masalah karyawan yang buruk juga bisa terjadi yang diakibatkan karena kurangnya performa dari proses pelatihan, pengukuran, dan evaluasi karyawan. Apakah Anda ingat kapan terakhir kali Anda sudah melakukan evaluasi pekerjaan bagi karyawan Anda? Apakah setiap masing-masing karyawan sudah mencapai KPInya?

Anda harus melakukan pertemuan tim secara teratur dan cobalah untuk mengevaluasi segala pekerjaan mereka secara rutin. Dalam pertemuan ini Anda juga dapat menanyakan tentang Apa saja yang dapat Anda lakukan dalam mendukung performa mereka? Pelatihan, pengukuran, dan evaluasi harus secara rutin dilakukan terhadap para karyawan. Biaya dari staff yang keluar masuk di perusahaan pastinya akan sangat besar karena Andah harus mengulang kembali pelatihan dari nol, produktivitas, dan lain sebagainya. Oleh karena itu, Anda juga harus dapat menciptakan pelatihan yang baik yang akan berdampak positif bagi para karyawan Anda.

3. Pemimpin Tidak Tahu Apa yang Harus Dia Lakukan,  Maka Demikian Pula Dengan Tim-nya (Karyawan).

Agar bisa memiliki para tim yang hebat, maka sebelumnya juga harus ada seorang pemimpin yang hebat. Mengapa demikian? Karena karyawan adalah cerminan awal dari pemimpinnya. Apakah Anda tipe seorang pemimpin yang ingin diikuti oleh karyawannya? Jika demikian, maka Anda harus paham betul tentang apa saja yang harus Anda lakukan, dan Anda juga harus memberikan contoh yang baik bagi tim yang berada dibawah kendali Anda.

Mulailah dengan komunikasi yang antara Anda dengan bawahan, apakah Anda sudah berkomunikasi dengan jelas dan teratur kepada karyawan Anda? Apakah Anda sudah konsisten dalam pernyataan-pernyataan dan perilaku Anda dan menjadi contoh yang baik bagi mereka? Apakah Anda sudah melakukan hal seperti apa yang sudah Anda katakan? Selain itu Anda juga harus menggali berbagai informasi dari karyawan terhadap Anda dan apa saja pekerjaan mereka. Buatlah sebuah survey bagi karyawan Anda, dan cari tahulah informasi yang lebih banyak tentang bagaimana dalam meningkatkan performa karyawan di perusahaan Anda.

Ketiga hal tersebut merupakan sebuah kemungkinan yang banyak terjadi terkait dengan semakin memburuknya performa para karyawan dan juga tentang bagaimana Anda harus mengatasi semau hal itu. Semoga bisa bermanfaat dan salam sukses selalu.

Apabila membutuhkan software HRD, Payroll dan Accounting, silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu Anda!

 

Scroll to top