BERITA

Informasi terkini seputar Manajemen, Accounting, Sumber daya manusia, Ritel Management, Teknologi Informasi

REKONSILIASI BANK UNTUK SIASATI TERJADINYA PERBEDAAN SALDO KAS DI BANK VS CATATAN MILIK PERUSAHAAN

Kebanyakan perusahaan, khususnya untuk yang sudah Go Publik dan berskala besar biasanya akan menyimpan atau menempatkan uang kasnya di bank, dan sebisa mungkin hanya kas kecil (petty cash) saja yang hanya boleh berada di perusahaan. Hal ini dilakukan tidak lain adalah bertujuan sebagai salah satu bentuk upaya untuk pengendalian perusahaan terhadap kas yang dimilikinya.

Membuka akun di bank untuk membantu terjadinya proses transaksi keuangan serta alat jual-beli yang akan dilakukan oleh perusahaan. Namun dengan jalan membuka akun pada bank, bukan berarti seluruh transaksi dan pencatatan keuangan perusahaan secara otomatis akan tercatat dengan baik oleh bank dan akan sesuai dengan catatan keuangan yang telah dimiliki oleh perusahaan itu sendiri. Biasanya akan sedikit terjadi perbedaan dan biasanya juga akan terdapat sedikit selisih dengan jumlah kas yang sudah tercatat di bank dan dari pembukuan transaksi pada perusahaan.

Hal ini dikarenakan adanya biaya-biaya secara administrasi serta terdapat pembagian bunga dari pihak bank yang sudah luput dari pencatatan akuntan perusahaan. Oleh karena itu diperlukan adanya metode pencatatan kas yang dapat menyesuaikan antara saldo pada kas yang berada di bank dan juga saldo kas pada buku akun milik perusahaan.

Rekonsiliasi Bank merupakan sebuah prosedur untuk pengendalian terhadap kas yang berada pada bank dengan cara membandingkannya dengan catatan kas dari perusahaan secara periodik. Bank akan mengirimkan laporan berupa kas statement yang berisi tentang semua transaksi untuk penyetoran selama priode tertentu. Rekonsiliasi bank harus dilakukan untuk menunjukkan dan menjelaskan apabila suatu saat terjadi adanya selisih atau perbedaan antara catatan kas menurut bank dan versi dari perusahaan.

Apabila perbedaan yang dihasilkan dari transaksi yang masih belum tercatat pada bank, maka catatan dari perusahaanlah yang akan dianggap benar. Namun sebaliknya, apabila perbedaan tersebut terdeteksi dari kesalahan dalam pencatatan perusahaan dan catatan dari bank, maka diperlukan adanya sebuah penyesuaian. Lalu sekarang bagaimana caranya untuk melakukan rekonsiliasi bank? Anda bisa mengikuti beberapa langkah-langkah berikut ini.

1. Membandingkan antara saldo kas pada buku akun perusahaan dengan rekening Koran yang berasal dari bank.

Setiap bulannya perusahaan pasti akan mendapatkan rekening koran dari bank yang berisi tentang daftar-daftar transaksi dan saldo kas dari dana milik perusahaan yang tersimpan pada bank. Dari rekening koran tersebutlah perusahaan akan dapat melakukan perbandingan dengan jumlah kas yang berada pada rekening koran dan yang berada pada buku akun perusahaan. Nominal diantara kedua catatan tersebut biasanya pasti akan sedikit berbeda atau bisa juga terdapat selisih.

Dan hal ini adalah dikarenakan adanya kesalahan pencatatan, baik yang telah dilakukan oleh pihak bank maupun dari pihak perusahaan, terdapat adanya pengeluaran atau pemasukan yang masih belum diketahui, sehingga dari pihak bankpun tidak akan melakukan pencatatan terhadap adanya pengeluaran atau pemasukan tersebut seperti: Deposite in transit atau Outstanding cek serta beberapa dari pengeluaran maupun dari pemasukan yang telah dilakukan oleh pihak bank dan belum sempat diketahui oleh perusahaan seperti halnya biaya administrasi bank, pendapatan bunga atau jasa giro atau bank sudah menolak untuk pencairan cek perusahaan seperti: cek kosong atau karena adanya alasan-alasan lain sehingga cek akan dikembalikan oleh pihak bank.

2. Lakukan pencatatan transaksi yang dilakukan oleh bank terlebih dahulu.

Transaksi yang telah dilakukan oleh bank merupakan transaksi yang bersifat otomatis dan sangat mudah untuk dilacak dengan berdasarkan pada rekening koran tersebut. Transaksi yang bersifat otomatis tersebut biasanya adalah berupa biaya administrasi bank dan pendapatan bunga dari rekening pada bank. Catatlah transaksi-transaksi tersebut ke dalam buku akun kas perusahaan Anda. Jika sudah, maka lanjut kepada langkah berikutnya.

3. Melakukan penelusuran terhadap jejak transaksi yang masih dalam perjalanan.

Seperti yang telah dijelaskan pada langkah pertama, terjadinya perbedaan antara saldo kas dan bank dengan buku akun kas perusahaan disebabkan karena adanya transaksi yang masih beredar seperti Deposit in Transit dan Outstanding Cek. Deposit in Transit merupakan cek pembayaran pelanggan yang sudah dicatat pada buku akun kas, namun masih belum disetorkan kepada bank atau memang sudah disetorkan kepada bank, namun masih belum dikliringkan oleh bank karena bank sudah melakukan tutup buku.

Sedangkan Outstanding Cek adalah cek kas keluar yang sudah tercatat di dalam buku akun kas namun masih belum dicairkan oleh pemegang cek tersebut. Biasanya dua transaksi seperti inilah yang sering menjadikan selisih antara saldo pada kas di bank dengan buku akun kas perusahaan yang masih terlihat besar. Oleh karena itu, perlu dilakukan adanya penelusuran terhadap berbagai transaksi ini dengan cara melihat daftar tanggal transaksi yang sudah dicatat, kemudian dilanjutkan dengan cara menghubungi pihak-pihak yang berhubungan dengan transaksi tersebut.

4. Membuat lembar kerja untuk rekonsiliasi bank dan menghitung selisihnya.

Setelah menemukan transaksi-transaksi yang masih beredar. Selanjutnya Anda harus membuat lembar kerja untuk rekonsiliasi bank untuk menghitung secara keseluruhan dari transaksi yang telah tercatat dan untuk menemukan berapa banyak dari selisih yang sebenarnya antara saldo yang masih ada pada rekening dibank dengan saldo yang sudah tercatat pada buku akun kas. Apabila dari lembar kerja tersebut tidak terdapat selisih, sudah pasti benar antara saldo kas pada rekening di bank dengan saldo yang sudah tercatat pada buku akun kas, maka pekerjaan untuk rekonsiliasi bank Anda benar-benar sudah tuntas. Namun jika masih terdapat adanya selisih diantara kedua saldo tersebut, maka lanjutkan untuk langkah berikutnya.

5. Melakukan penelusuran jejak dan pengecekan ulang.

Apabila masih saja terdapat adanya perbedaan diantara kedua saldo kas pada bank dan buku akun kas pada perusahaan setelah membuat lembar kerja untuk rekonsiliasi kas, maka terdapat dua kemungkinan bahwa hal tersebut bisa saja terjadi yaitu: karena adanya kesalahan dalam hal pencatatan, baik yang telah dilakukan oleh pihak bank atau oleh akuntan (data entry) dari perusahaan. Jika nilai selisihnya masih kurang dari satu juta, maka kemungkinan besar jika terdapat kelalaian atau kesalahan dalam memasukan angka pada saat pencatatan yang sudah dilakukan oleh akuntan perusahaan.

Namun jika nilai selisihnya menjadi lebih dari satu juta, maka kemungkinan besar bahwa pada pencatatan transaksi ada yang masih belum diinput atau terdapat pencatatan transaksi yang terjadi dua kali atau bisa juga karena terdapat adanya pembatalan transaksi dan masih belum dilakukan pencatatan jurnal pembalik. Oleh karena itu, Anda harus segera melakukan penelusuran dan pengecekan ulang sampai bertemu dengan saldo yang sama antara rekening pada bank dan buku akun kas milik perusahaan.
Rekonsiliasi secara manual akurasinya masih patut dipertanyakan, namun jika perusahaan sudah menggunakan system, baik yang software accounting, maupun software lainnya maka akurasi dari rekonsiliasi akan lebih pas dan tepat. Oleh sebab itu apabila perusahaan ibu/bapak pembaca apabila belum menggunakan accounting system information maka sebaiknya mulai mengkaji ulang kebutuhan akan software accounting.
Semoga artikel di atas memberikan gambaran dan solusi terbaik dari aktivitas rekonsiliasi. Apabila bapak ibu membutuhkan informasi mengenai software accounting dan implementasi software accounting atau pembuatan SOP Finance dan accounting, silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Tim Konsultan kami siap membantu. (Frans M. Royan, SE,MM)

ALASAN-ALASAN PENTING MENGAPA PERUSAHAAN HARUS BERALIH MENGGUNAKAN SOFTWARE ACCOUNTING WEB BASED

Penggunaan software akuntansi online untuk saat ini merupakan sebuah terobosan terbaru dalam bidang akuntansi. Banyak diantara perusahaan-perusahaan besar yang sudah mulai beralih dari penggunaan software akuntansi tradisional (berbasis dekstop) kepada software akuntansi dengan basis online.

Efisiensi biaya dan kecepatan kinerja menjadi dasar utama yang menyebabkan perusahaan-perusahaan tersebut sudah mulai beralih kepada penggunaan teknologi software online ini. Lalu sekarang bagaimana dengan Anda sendiri?

Sukses Implementasi Software Accounting

Berikut ini merupakan alasan-alasan penting mengapa Anda harus beralih untuk mulai menggunakan software akuntansi online (web based).

1. Kecepatan dalam mengakses data dimana dan kapan saja Anda berada bahkan oleh siapa saja.

Dengan jalan menggunakan software akuntansi web based Anda sudah dapat melakukan input data dimana saja dan kapan saja secara real time kapanpun Anda inginkan. Andapun masih dapat berkolaborasikan dan saling mengoreksi dengan para akuntan Anda pada saat akan memasukan data-data keuangan perusahaan Anda. Hal ini tentunya akan menjadikan data transaksi Anda menjadi lebih valid dan akurat.

2. Membantu dan memudahkan dalam pengambilan keputusan yang lebih tepat dan cepat.

Seandainya Anda masih mempercayakan segala urusan bisnis dengan mengandalkan penggunaan software akuntansi tradisional (desktop basic), Anda harus memasukan data terlebih dahulu dari depan PC serta harus menunggu sedikit lebih lama untuk mengolahnya agar dapat menjadi sebuah output data grafik atau sejenis tabel. Tidak ada yang salah dengan hal itu, namun terbilang masih kurang efisien.

Saat ini, banyak diantara perusahaan-perusahaan besar yang dituntut harus mampu dalam membuat keputusan yang cepat dan harus tepat. Dengan jalan menggunakan software akuntansi berbasis online Anda hanya tinggal memberikan perintah dan menekan tombol gadget sebentar, maka data Anda akan segera tersaji dalam bentuk grafik dan tabel dengan sangat cepat dalam hitungan menit. Grafik dan tabel seperti inilah yang nantinya akan sangat membantu Anda dalam mempercepat untuk mengambil keputusan secara tepat untuk kemajuan dan perkembangan perusahaan Anda.

3. Tidak lagi ada untuk biaya upgrade program.

Jika Anda masih menggunakan software akuntansi desktop tradisional, apabila terdapat versi terbaru maka Anda harus segera mengupgrade nya, karena sudah termasuk mengkover seluruh bug-bug atau permasalahan-permasalahan dari software versi lama tersebut. Meskipun akan ada penambahan-penambahan fitur-fitur baru, namun apabila kemunculan dari versi terbaru tersebut terlalu sering, maka setidaknya Anda harus menunggu untuk proses peng upgrade tan terjadi dan untuk hal itu Anda juga harus tetap mengeluarkan biaya tambahan yang lumayan besar.

Dengan jalan menggunakan software akuntansi online, maka Anda tidak perlu lagi harus repot-repot untuk menunggu proses peng upgrade tan selesai, mengeluarkan biaya untuk upgrade versi terbaru, danl lain-lain. Anda sudah cukup hanya membayar biaya untuk berlangganan hosting dalam jangka waktu yang Anda inginkan sendiri. Setelah itu Anda sudah benarn-benar bebas dari segala biaya apapun, karena semua update dan upgrade fitur-fitur terbaru akan langsung terintegrasi dengan software yang sedang Anda gunakan.

4. Kesimpulannya adalah:

Software akuntansi online atau web based accounting software adalah suatu terobosan terbaru dalam dunia perangkat lunak akuntansi. Software jenis ini memiliki lebih banyak keunggulan yang lebih banyak apabila dibandingkan dengan software akuntansi tradisional yang masih berbasis dekstop. Selain lebih ringan dalam hal pengoperasiannya karena hanya lebih mengandalkan kecepatan internet dalam mengakses web browser, daripada harus menggunakan batas minimal dari spesifikasi perangkat keras komputer seperti hardisk, memori ram dan lain sebagainya yang masih banyak dibutuhkan agar bisa mengoperasikan oleh software akuntansi tradisional berbasis desktop, software akuntansi online juga cukup mudah digunakan, tidak terlalu membutuhkan biaya yang terlalu besar untuk penggunaan. Karena biasanya sebuah perusahaan hanya akan berlangganan dalam kurun waktu tertentu saja dengan biaya masih terjangkau. Sedangkan biaya tersebut sudah termasuk ke dalam update dan upgrade dari software online itu sendiri.

Semoga artikel diatas bermanfaat bagi pembaca. Apabila pembaca membutuhkan software accounting dan membutuhkan bimbingan dalam implementasi software accounting, silahkan hubungi kami di 081-8521172 atau 081-252-982900. Atau email ke groedu@gmail.com. Kami siap membantu. (Frans M. Royan, SE,MM)

SUMBER DATA KPI  DARI SOFTWARE ACCOUNTING DAN DISAJIKAN  OLEH SOFTWARE PAY ROLL & HRD

 

KPI (Key Performance Indicator) adalah bagian dari talent management atau MSDM yaitu bagaimana mengukur kinerja karyawan melalui indicator utama. Indicator yang dipilih ini sangat dibutuhkan dalam melakukan penilaian karyawan. Misalnya untuk karyawan di bagian penjualan indicator utamanya adalah Sales, sedangkan untuk bagian lain seperti accounting, admin penjualan, Buyer/Purchaser, HRD, bagian operasional, tentunya memiliki KPI yang berbeda-beda. Namun demikian tujuan pembuatan KPI adalah agar perusahaan dapat menilai karyawan secara objectif. Sangat power full jika KPI ini diambil data dari software yang digunakan  oleh perusahaan seperti software accounting. Dari software accounting dapat ditarik angka terkait rugi/laba, biaya-biaya, serta laporan penjualan, atau pembelian barang ke supplier. Data dari software accounting sangat power full bisa dipakai untuk menjadi sumber data penilaian karyawan.

Mau mengetahui mekanismenya? Ada 2 cara menilai KPI personal dalam perusahaan. Pertama, dengan cara kuantitatif dan kedua kualitatif. Dengan metode kuantitatif sumber data dapat diperoleh angka-angka software. Sebagai contoh seorang manager yang diserahi memimpin kantor cabang, tentunya ia dinilai kantor cabang yang dipimpinnya itu profit atau tidak. Jika profit menjadi indicator untuk KPI maka target perusahaan untuk kantor cabang berapa profit minimalnya? Jika sudah ada kebijakan dan aturan main dalam menentukan profit standard kantor cabang maka KPI dari seorang kepala cabang bisa dinilai dari angka yang ditarik dari software acconting yang digunakan oleh perusahaan. Begitu pula dengan bagian penjualan, target vs realisasi angka mencapai berapa, dari software accounting melaporkan sales A mencapai 70%, sales B mencapai 85%, sales C mencapai 99% begitu seterusnya. Dari software accounting dapat merinci setiap salesman tagetnya sudah masuk berapa. Oleh karena pakai metode kuantitatif maka KPI dihitung dengan angka-angka yang bisa disajikan dr software accounting.

Berikutnya apabila indicator utama berasal dari non software, dengan metode kualitatif, maka setiap indicator diangkakan sehingga ketika dipilih sudah diketahui bobot dari indicator yang dipasang secara kualitatif. Contoh yang dari non software bisa jadi nilai-nilai budaya yang diangkakan, atau dibuat skala. Nah, software Pay Roll dan HRD yang sudah dilengkapi template KPI maka KPI juga bisa dibaca laporannya dari software Pay Roll dan HRD. Dua metode kuantitatif dan kualitatif diatas menyesuaikan sumber datanya.

Pada saat ini memang perusahaan segera up grade untuk kondisi-kondisi tertentu yang ada di perusahaan dengan menginvestasikan perangkat teknologi selain untuk kelancaran bekerja sebenarnya KPI ini membantu perusahaan agar penilaian terhadap karyawan tidak berat sebelah atau tidak tepat. Oleh sebab itu diperlukan cara yang objectif mungkin dalam menilai kinerja karyawan.  Nah, pada saat ini KPI bisa dibuat dengan tenlogogi yang simple dan bisa diakses menggunakan internet.

Semoga artikel diatas membantu pembaca yang sedang melakukan pembenahan di internal khususnya mengenai KPI, dan apabila pembaca membutuhkan bimbingan dan pendampingan dalam penyusunan KPI, implementasi software accounting dan software pay roll & HRD , silahkan hubungi  081-8521172 atau 081-252-98290. Tim kami siap membantu!

 

 

 

 

 

TIPS TRANFORMASI FAMILY BISNIS KE PERUSAHAAN BERMANAJEMEN MODERN

Transformasi Bisnis Family ke Profesional

Bisnis Family biasanya para pekerjanya adalah para saudara dan sanak Familiy. Perusahaan menjadi besar karena gotong royong dibesarkan oleh pasukan yang kebanyakan family. Namun setelah generasi pembangun bisnis family ini mulai beranjak usia pensiun, perusahaan menjadi kalang kabut apalagi jika tidak disiapkan dengan baik generasi penerusnya. Bahkan kalau sudah disiapkannyapun umumnya terjadi kendala ketika lakukan peralihan ke generasi berikutnya. Isue yang sering terjadi adalah :

  • Para pekerja generasi pertama masih menganut status quo mereka enggan berubah ke cara kerja baru seperti penggunaan tenologi, manajemen modern, dan cara-cara bisnis baru lainnya dengan gaya yang sudah modern.
  • Generasi baru ingin perusahaan menjadi autopilot, dan kendali tidak secara langsung oleh generasi berikutnya tetapi melalui orang-orang profesional, karena generasi berikutnya memiliki life style berbeda. Oleh sebab itu banyak hambatan dan GAP ketika perusahaan family bisnis ini menuju ke generasi berikutnya. Cara kerja lama dijadikan cara kerja baru selalu ditentang. Misalnya gudang yang dahulunya barangnya tidak teratur, ketika oleh generasi kedua dibuat raking. Ditentang sebab dengan raking memunculkan biaya yang tidak sedikit investasinya bahkan milliaran rupiah. Oleh sebab itu kalau generasi berikut tidak tahan mental, akan gagal menjalankan perbaikan gudang supaya rapi, efisien dan efektif.

Apabila generasi lama bekerja secara manual, ketika generasi baru bekerja secara teknologi dengan menggunakan software accounting atau pay roll HRD, generasi lama menentangnya. Atau kendala mereka gaptek sehingga tidak mampu mengoperasikan ketika diminta mengoperasikan kesulitan. Dinamika ini cukup menyulitkan bagi generasi lama sehingga proses transfer ke generasi ke dua jadi kesulitan.

Apa yang harus dilakukan kalau sudah seperti ini? Banyak hal yang harus dilakukan untuk pekerjaan seperti ini. Perusahaan mulai mengindentifikasi Visi dan misi perusahaan bahkan memperbaruinya. Apabila hal ini ditemukan maka generasi lama wajib mengetahui perubahan visi dan misi perusahaan. Dan apabila visi dan misi tetap, perlukah ditunjang dengan manajemen modern. Jika visi dan misinya sangat kuat dan memang memerlukan manajemen modern. Maka langkah-langkah yang harus dilakukan adalah mendesain manajemen menjadi modern. Dengan langkah-langkah:

  1. Memantapkan visi dan misi perusahaan.
  2. Membuat struktur Organisasi perusahaan sesuai dengan struktur organisasi professional, yang antara lain ada manager yang diberikan tanggung jawab terhadap pengelolaan perusahaan.
  3. Membuat job descripsion sesuai dengan manajemen modern yang mulai mengoperasikan software accounting atau software Pay roll HRD sampai lain-lainnya.
  4. Menyusun dokumentasi untuk SOP perusahaan. Mulai dari SOP keuangan, SOP Gudang dan logistic, SOP pembelian, SOP Penjualan, SOP Accounting, SOP SDM, dan lainnya.
  5. Menyusun Peraturan perusahaan yang terakses ke Depnaker.
  6. Membuat Intruksi Kerja sesuai dengan Software yang dipakai.
  7. Menyusun penilaian Karyawan dengan membuat KPI masing-masing personal dan diterjemahkan ke KPI departemen.

Dari apa yang dibuat diharapkan dapat menjadikan perusahaan menjadi manajemen yang autopilot. Transformasi ini amat sulit dilakukan apabila tidak disertai dengan pelatihan-pelatihan yang cukup, mulai pelatihan pembangunan karakter pekerja, service excellence, komunikasi, penjualan, team work, managerial skill, dan lainnya dimana training-training itu mengasah para pekerja untuk menjadi professional.

Pembaruan manajemen tidak lepas dari pembaruan skill, knowledge dan attitude dari para karyawan yang ada di perushaan. Oleh sebab itu mengubah pola kerja dalam organisasi tidaklah mudah perlu asahan-asahan yang sangat berarti.  Organisasi yang berubah tentunya organisasi yang harus dibentuk setahap demi setahap. Oleh sebab itu agar transformasi mulus diperlkukan banyak sentuhan.  Tidak hanya di sisi teknologi tetapi juga karakter dari manusia-manusia yang bekerja.

Semoga artikel ini membantu pembaca, apabila pembaca membutuhkan batuan dalam melakukan transformasi dari manajemen konvensional ke manajemen modern, membutuhkan software accounting dan Pay roll HRD. Silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu!

Scroll to top