Kategori: Accounting

REKONSILIASI BANK UNTUK SIASATI TERJADINYA PERBEDAAN SALDO KAS DI BANK VS CATATAN MILIK PERUSAHAAN

Kebanyakan perusahaan, khususnya untuk yang sudah Go Publik dan berskala besar biasanya akan menyimpan atau menempatkan uang kasnya di bank, dan sebisa mungkin hanya kas kecil (petty cash) saja yang hanya boleh berada di perusahaan. Hal ini dilakukan tidak lain adalah bertujuan sebagai salah satu bentuk upaya untuk pengendalian perusahaan terhadap kas yang dimilikinya.

Membuka akun di bank untuk membantu terjadinya proses transaksi keuangan serta alat jual-beli yang akan dilakukan oleh perusahaan. Namun dengan jalan membuka akun pada bank, bukan berarti seluruh transaksi dan pencatatan keuangan perusahaan secara otomatis akan tercatat dengan baik oleh bank dan akan sesuai dengan catatan keuangan yang telah dimiliki oleh perusahaan itu sendiri. Biasanya akan sedikit terjadi perbedaan dan biasanya juga akan terdapat sedikit selisih dengan jumlah kas yang sudah tercatat di bank dan dari pembukuan transaksi pada perusahaan.

Hal ini dikarenakan adanya biaya-biaya secara administrasi serta terdapat pembagian bunga dari pihak bank yang sudah luput dari pencatatan akuntan perusahaan. Oleh karena itu diperlukan adanya metode pencatatan kas yang dapat menyesuaikan antara saldo pada kas yang berada di bank dan juga saldo kas pada buku akun milik perusahaan.

Rekonsiliasi Bank merupakan sebuah prosedur untuk pengendalian terhadap kas yang berada pada bank dengan cara membandingkannya dengan catatan kas dari perusahaan secara periodik. Bank akan mengirimkan laporan berupa kas statement yang berisi tentang semua transaksi untuk penyetoran selama priode tertentu. Rekonsiliasi bank harus dilakukan untuk menunjukkan dan menjelaskan apabila suatu saat terjadi adanya selisih atau perbedaan antara catatan kas menurut bank dan versi dari perusahaan.

Apabila perbedaan yang dihasilkan dari transaksi yang masih belum tercatat pada bank, maka catatan dari perusahaanlah yang akan dianggap benar. Namun sebaliknya, apabila perbedaan tersebut terdeteksi dari kesalahan dalam pencatatan perusahaan dan catatan dari bank, maka diperlukan adanya sebuah penyesuaian. Lalu sekarang bagaimana caranya untuk melakukan rekonsiliasi bank? Anda bisa mengikuti beberapa langkah-langkah berikut ini.

1. Membandingkan antara saldo kas pada buku akun perusahaan dengan rekening Koran yang berasal dari bank.

Setiap bulannya perusahaan pasti akan mendapatkan rekening koran dari bank yang berisi tentang daftar-daftar transaksi dan saldo kas dari dana milik perusahaan yang tersimpan pada bank. Dari rekening koran tersebutlah perusahaan akan dapat melakukan perbandingan dengan jumlah kas yang berada pada rekening koran dan yang berada pada buku akun perusahaan. Nominal diantara kedua catatan tersebut biasanya pasti akan sedikit berbeda atau bisa juga terdapat selisih.

Dan hal ini adalah dikarenakan adanya kesalahan pencatatan, baik yang telah dilakukan oleh pihak bank maupun dari pihak perusahaan, terdapat adanya pengeluaran atau pemasukan yang masih belum diketahui, sehingga dari pihak bankpun tidak akan melakukan pencatatan terhadap adanya pengeluaran atau pemasukan tersebut seperti: Deposite in transit atau Outstanding cek serta beberapa dari pengeluaran maupun dari pemasukan yang telah dilakukan oleh pihak bank dan belum sempat diketahui oleh perusahaan seperti halnya biaya administrasi bank, pendapatan bunga atau jasa giro atau bank sudah menolak untuk pencairan cek perusahaan seperti: cek kosong atau karena adanya alasan-alasan lain sehingga cek akan dikembalikan oleh pihak bank.

2. Lakukan pencatatan transaksi yang dilakukan oleh bank terlebih dahulu.

Transaksi yang telah dilakukan oleh bank merupakan transaksi yang bersifat otomatis dan sangat mudah untuk dilacak dengan berdasarkan pada rekening koran tersebut. Transaksi yang bersifat otomatis tersebut biasanya adalah berupa biaya administrasi bank dan pendapatan bunga dari rekening pada bank. Catatlah transaksi-transaksi tersebut ke dalam buku akun kas perusahaan Anda. Jika sudah, maka lanjut kepada langkah berikutnya.

3. Melakukan penelusuran terhadap jejak transaksi yang masih dalam perjalanan.

Seperti yang telah dijelaskan pada langkah pertama, terjadinya perbedaan antara saldo kas dan bank dengan buku akun kas perusahaan disebabkan karena adanya transaksi yang masih beredar seperti Deposit in Transit dan Outstanding Cek. Deposit in Transit merupakan cek pembayaran pelanggan yang sudah dicatat pada buku akun kas, namun masih belum disetorkan kepada bank atau memang sudah disetorkan kepada bank, namun masih belum dikliringkan oleh bank karena bank sudah melakukan tutup buku.

Sedangkan Outstanding Cek adalah cek kas keluar yang sudah tercatat di dalam buku akun kas namun masih belum dicairkan oleh pemegang cek tersebut. Biasanya dua transaksi seperti inilah yang sering menjadikan selisih antara saldo pada kas di bank dengan buku akun kas perusahaan yang masih terlihat besar. Oleh karena itu, perlu dilakukan adanya penelusuran terhadap berbagai transaksi ini dengan cara melihat daftar tanggal transaksi yang sudah dicatat, kemudian dilanjutkan dengan cara menghubungi pihak-pihak yang berhubungan dengan transaksi tersebut.

4. Membuat lembar kerja untuk rekonsiliasi bank dan menghitung selisihnya.

Setelah menemukan transaksi-transaksi yang masih beredar. Selanjutnya Anda harus membuat lembar kerja untuk rekonsiliasi bank untuk menghitung secara keseluruhan dari transaksi yang telah tercatat dan untuk menemukan berapa banyak dari selisih yang sebenarnya antara saldo yang masih ada pada rekening dibank dengan saldo yang sudah tercatat pada buku akun kas. Apabila dari lembar kerja tersebut tidak terdapat selisih, sudah pasti benar antara saldo kas pada rekening di bank dengan saldo yang sudah tercatat pada buku akun kas, maka pekerjaan untuk rekonsiliasi bank Anda benar-benar sudah tuntas. Namun jika masih terdapat adanya selisih diantara kedua saldo tersebut, maka lanjutkan untuk langkah berikutnya.

5. Melakukan penelusuran jejak dan pengecekan ulang.

Apabila masih saja terdapat adanya perbedaan diantara kedua saldo kas pada bank dan buku akun kas pada perusahaan setelah membuat lembar kerja untuk rekonsiliasi kas, maka terdapat dua kemungkinan bahwa hal tersebut bisa saja terjadi yaitu: karena adanya kesalahan dalam hal pencatatan, baik yang telah dilakukan oleh pihak bank atau oleh akuntan (data entry) dari perusahaan. Jika nilai selisihnya masih kurang dari satu juta, maka kemungkinan besar jika terdapat kelalaian atau kesalahan dalam memasukan angka pada saat pencatatan yang sudah dilakukan oleh akuntan perusahaan.

Namun jika nilai selisihnya menjadi lebih dari satu juta, maka kemungkinan besar bahwa pada pencatatan transaksi ada yang masih belum diinput atau terdapat pencatatan transaksi yang terjadi dua kali atau bisa juga karena terdapat adanya pembatalan transaksi dan masih belum dilakukan pencatatan jurnal pembalik. Oleh karena itu, Anda harus segera melakukan penelusuran dan pengecekan ulang sampai bertemu dengan saldo yang sama antara rekening pada bank dan buku akun kas milik perusahaan.
Rekonsiliasi secara manual akurasinya masih patut dipertanyakan, namun jika perusahaan sudah menggunakan system, baik yang software accounting, maupun software lainnya maka akurasi dari rekonsiliasi akan lebih pas dan tepat. Oleh sebab itu apabila perusahaan ibu/bapak pembaca apabila belum menggunakan accounting system information maka sebaiknya mulai mengkaji ulang kebutuhan akan software accounting.
Semoga artikel di atas memberikan gambaran dan solusi terbaik dari aktivitas rekonsiliasi. Apabila bapak ibu membutuhkan informasi mengenai software accounting dan implementasi software accounting atau pembuatan SOP Finance dan accounting, silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Tim Konsultan kami siap membantu. (Frans M. Royan, SE,MM)

ALASAN-ALASAN PENTING MENGAPA PERUSAHAAN HARUS BERALIH MENGGUNAKAN SOFTWARE ACCOUNTING WEB BASED

Penggunaan software akuntansi online untuk saat ini merupakan sebuah terobosan terbaru dalam bidang akuntansi. Banyak diantara perusahaan-perusahaan besar yang sudah mulai beralih dari penggunaan software akuntansi tradisional (berbasis dekstop) kepada software akuntansi dengan basis online.

Efisiensi biaya dan kecepatan kinerja menjadi dasar utama yang menyebabkan perusahaan-perusahaan tersebut sudah mulai beralih kepada penggunaan teknologi software online ini. Lalu sekarang bagaimana dengan Anda sendiri?

Sukses Implementasi Software Accounting

Berikut ini merupakan alasan-alasan penting mengapa Anda harus beralih untuk mulai menggunakan software akuntansi online (web based).

1. Kecepatan dalam mengakses data dimana dan kapan saja Anda berada bahkan oleh siapa saja.

Dengan jalan menggunakan software akuntansi web based Anda sudah dapat melakukan input data dimana saja dan kapan saja secara real time kapanpun Anda inginkan. Andapun masih dapat berkolaborasikan dan saling mengoreksi dengan para akuntan Anda pada saat akan memasukan data-data keuangan perusahaan Anda. Hal ini tentunya akan menjadikan data transaksi Anda menjadi lebih valid dan akurat.

2. Membantu dan memudahkan dalam pengambilan keputusan yang lebih tepat dan cepat.

Seandainya Anda masih mempercayakan segala urusan bisnis dengan mengandalkan penggunaan software akuntansi tradisional (desktop basic), Anda harus memasukan data terlebih dahulu dari depan PC serta harus menunggu sedikit lebih lama untuk mengolahnya agar dapat menjadi sebuah output data grafik atau sejenis tabel. Tidak ada yang salah dengan hal itu, namun terbilang masih kurang efisien.

Saat ini, banyak diantara perusahaan-perusahaan besar yang dituntut harus mampu dalam membuat keputusan yang cepat dan harus tepat. Dengan jalan menggunakan software akuntansi berbasis online Anda hanya tinggal memberikan perintah dan menekan tombol gadget sebentar, maka data Anda akan segera tersaji dalam bentuk grafik dan tabel dengan sangat cepat dalam hitungan menit. Grafik dan tabel seperti inilah yang nantinya akan sangat membantu Anda dalam mempercepat untuk mengambil keputusan secara tepat untuk kemajuan dan perkembangan perusahaan Anda.

3. Tidak lagi ada untuk biaya upgrade program.

Jika Anda masih menggunakan software akuntansi desktop tradisional, apabila terdapat versi terbaru maka Anda harus segera mengupgrade nya, karena sudah termasuk mengkover seluruh bug-bug atau permasalahan-permasalahan dari software versi lama tersebut. Meskipun akan ada penambahan-penambahan fitur-fitur baru, namun apabila kemunculan dari versi terbaru tersebut terlalu sering, maka setidaknya Anda harus menunggu untuk proses peng upgrade tan terjadi dan untuk hal itu Anda juga harus tetap mengeluarkan biaya tambahan yang lumayan besar.

Dengan jalan menggunakan software akuntansi online, maka Anda tidak perlu lagi harus repot-repot untuk menunggu proses peng upgrade tan selesai, mengeluarkan biaya untuk upgrade versi terbaru, danl lain-lain. Anda sudah cukup hanya membayar biaya untuk berlangganan hosting dalam jangka waktu yang Anda inginkan sendiri. Setelah itu Anda sudah benarn-benar bebas dari segala biaya apapun, karena semua update dan upgrade fitur-fitur terbaru akan langsung terintegrasi dengan software yang sedang Anda gunakan.

4. Kesimpulannya adalah:

Software akuntansi online atau web based accounting software adalah suatu terobosan terbaru dalam dunia perangkat lunak akuntansi. Software jenis ini memiliki lebih banyak keunggulan yang lebih banyak apabila dibandingkan dengan software akuntansi tradisional yang masih berbasis dekstop. Selain lebih ringan dalam hal pengoperasiannya karena hanya lebih mengandalkan kecepatan internet dalam mengakses web browser, daripada harus menggunakan batas minimal dari spesifikasi perangkat keras komputer seperti hardisk, memori ram dan lain sebagainya yang masih banyak dibutuhkan agar bisa mengoperasikan oleh software akuntansi tradisional berbasis desktop, software akuntansi online juga cukup mudah digunakan, tidak terlalu membutuhkan biaya yang terlalu besar untuk penggunaan. Karena biasanya sebuah perusahaan hanya akan berlangganan dalam kurun waktu tertentu saja dengan biaya masih terjangkau. Sedangkan biaya tersebut sudah termasuk ke dalam update dan upgrade dari software online itu sendiri.

Semoga artikel diatas bermanfaat bagi pembaca. Apabila pembaca membutuhkan software accounting dan membutuhkan bimbingan dalam implementasi software accounting, silahkan hubungi kami di 081-8521172 atau 081-252-982900. Atau email ke groedu@gmail.com. Kami siap membantu. (Frans M. Royan, SE,MM)

PENTINGNYA MENERAPKAN DAN MENGAPLIKASIKAN SOFTWARE AKUNTANSI BAGI OPTIMASI PENGELOLAAN KEUANGAN PEBISNIS ONLINE

Untuk saat ini, bisnis toko online sudah sangat menjamur pada pasar online. Masyarakat dari berbagai kalangan mulai banyak yang senang membuka usaha toko online. Semakin menjamurnya perkembangan toko online didukung dengan semakin berkembangnya berbagai inovasi baru dalam bidang teknologi dan informasi. Mungkin dulu seorang pemilik toko hanya sekedar menunggu para pembeli untuk datang ke tokonya, namun sekarang si pemilik toko bisa secara langsung menjual barang dagangannya secara langsung kepada para pemebeli potensial melalui media internet, social media dan berbagai aplikasi chatting online lainnya.

Meskipun demikian dalam dunia usaha, seorang akan selalu dituntut untuk mampu bekerja dengan sangat teliti. Dan salah satu faktor yang sangat penting untuk dikerjakan dengan penuh ketelitian dalam dunia bisnis adalah tentang masalah keuangan. Tidak bisa disangkal lagi, bahwa segala kegiatan perekonomian tentunya memang dimaksudkan untuk dapat memperoleh keuntungan, begitu pula dengan tujuan utama dari keberadaan bisnis online ini. Untuk memperoleh keuntungan tersebut, seorang pebisnis harus memiliki ketelitian dalam hal mengelola keuangan bisnisnya. Apabila sampai terjadi kesalahan dalam penghitungan keuangan usaha maka akan bisa berakibat devisit pada keuangan yang tentu saja akan berdampak sangat buruk bagi kelangsungan dari bisnis online mereka.

Karena hal itu, sekarang dengan semakin berkembangnya teknologi, penghitungan sektor keuangan sudah sangat terbantu dengan adanya aplikasi akuntansi yang menjadikan segala pekerjaan menjadi semakin lebih mudah namun juga dengan tingkat ketelitian yang sudah terjamin pula keunggulannya.

Bagi Anda para pengusaha yang masih merasa ragu untuk menggunakan aplikasi akuntansi online, berikut ini adalah beberapa alasan penting mengapa Anda harus menggunakan dan harus mengaplikasikan software akuntansi untuk kelangsungan bisnis online Anda dimasa mendatang.

1. Tidak Semua Penggunaan Aplikasi Akuntansi Rumit, Banyak yang Sudah User Friendly dan Mudah Untuk Digunakan.

Aplikasi akuntansi sudah mengalami transformasi sedemikian rupa agar bisa dengan mudah digunakan oleh banyak pengguna. Dengan menggunakan aplikasi akuntansi, seorang pebisnis online hanya tinggal menginput data transaksinya saja. Setelah itu, laporan keuangan usahanya akan langsung terupdate dalam hitungan detik. Apabila penggunanya tidak memiliki latar belakang dasar akuntansi yang cukup memadai untuk menggunakan aplikasi akuntansinya, seorang pengembang aplikasi akuntansi biasanya akan sedikit memberikan pelatihan tentang bagaimana tata cara penggunaan aplikasinya.

2. Sangat Membantu Dalam Mengelola Keuangan Usaha Anda.

Dengan menggunakan aplikasi akuntansi, seorang pemilik bisnis online akan dapat dengan mudah untuk memantau dan mengontrol bagaimana perputaran arus keuangan usaha. Hal ini dikarenakan adanya fitur laporan arus kas yang selalu ada dan sudah termasuk includ didalam aplikasi akuntansi.

3. Meningkatkan Produktivitas Bisnis.

Dengan perkembangan dan berbagai inovasi terhadap aplikasi akuntansi, Anda akan dapat semakin meningkatkan produktifitas bisnis online Anda karena Anda tidak lagi harus dipusingkan dengan berbagai permasalahan pencatatan keuangan. Anda bisa lebih fokus kepada inti bisnis Anda dalam menjual barang dagangan secara online.

4. Cukup Membantu Dalam Menentukan Keputusan Yang Lebih Tepat.

Aplikasi akuntansi memiliki fitur utama yaitu untuk penyusunan dan pembuatan laporan keuangan, laporan penjualan, laporan arus kas dan laporan-laporan penting lainnya. Laporan-laporan tersebut adalah laporan keuangan yang begitu vital bagi seorang pebisnis online yang nantinya akan dijadikan sebagai dasar utama dalam pengambilan keputusan untuk usahanya sendiri. Dengan adanya fitur utama untuk penyusunan dan pembuatan laporan keuangan tersebut, tentunya menggunakan aplikasi akuntansi akan semakin mempermudah bagi para pebisnis untuk menentukan keputusan apa yang paling tepat untuk diambil demi keberlangsungan kegiatan bisnis seorang pengusaha.
Semoga artikel di atas bermanfaat. Apabila pembaca membutuhkan integrasi manajemen system dengan informasi teknologi. Menggunakan software accounting, Pay Roll & HRD dan software manufacturing, silahkan hubungi 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu dan membimbing!

TIPS JITU MEMILIH LAYANAN SOFTWARE MANAJEMEN BERBASIS CLOUD COMPUTING

Kehadiran sistem layanan software manajemen (seperti accounting, HRM, penjualan, dsb.) yang berbasis cloud computing atau internet telah banyak merubah konsep tentang sistem operasional bisnis bagi perusahaan khususnya di era digital seperti sekarang ini. Salah satu hal yang menjadi daya tarik tersendiri dari jenis layanan yang berbasis cloud adalah tentang proses pengaturan (set-up) dan penyebaran layanan yang lebih cepat dan lebih efisien karena akan sangat memungkinkan bagi perusahaan tanpa harus menambah infrastruktur jaringan, seperti pemasangan batas minimal spesifikasi hardware maupun software tersendiri pada komputer.

Hal ini menjadikan sistem manajemen menjadi jauh lebih fleksibel dan tidak terlalu rumit, karena untuk proses pengaktifannya hanya membutuhkan waktu yang relatif lebih cepat daripada harus dengan menggunakan sistem software tradisional (komputer dekstop) yang membutuhkan adanya pemasangan berupa instalasi terlebih dahulu. Oleh karena itu sistem yang berbasis cloud seperti ini sangat cocok apabila diterapkan untuk perusahaan yang ingin mengaplikasikan teknologi dalam bisnisnya.

Namun sebenarnya untuk memulai sebuah sistem teknologi berbasis layanan cloud seperti ini tidak sesederhana seperti menekan sebuah tombol ‘on’. Penerapan sistem seperti ini perlu dilakukan dengan cara yang tepat dan yang terpenting adalah mampu mendukung proses bisnis yang sudah berjalan selama ini sehingga diharapkan nantinya perusahaan dapat bekerja dengan lebih efisien.

Christopher G. Chelliah yang menjabat sebagai Group Vice President dan Chief Architect for Core Technology and Cloud, Oracle wilayah Asia Pasifik memberikan beberapa tips dan trik tentang apa saja yang harus diperhatikan saat Anda akan memilih layanan berbasis cloud yang lebih tepat.

Chelliah menyarankan tentang apa saja yang terpenting dari penggunaan layanan sistem berbasis cloud baru-baru ini agar dapat langsung beradaptasi dengan mudah dan dapat pula untuk berinteraksi dengan sistem yang lainnya juga yang harus tetap Anda perhatikan agar manfaat dari efisiensi serta fleksibilitas penggunaan system berbasis cloud ini dapat terlaksana sepenuhnya secara optimal.

Berikut ini merupakan beberapa hal penting yang harus Anda perhatikan sebelum akhirnya akan memutuskan untuk menerapkan sistem layanan yang berbasis cloud, antara lain:

1. Pemahaman tentang teknologi terbaru memang membutuhkan waktu, dan seringkali harus membutuhkan adanya mitra cloud dari perusahaan teknologi untuk bisa bekerja bersama-sama agar bisa memastikan bahwa semuanya sudah berfungsi dengan baik dan sudah benar-benar sesuai dengan system yang dimiliki oleh perusahaan yang selama ini sudah berjalan.
2. Pertimbangan utama lainnya pada saat Anda akan memilih mitra bisnis berbasis cloud adalah untuk memastikan bahwa penyedia layanan coud tersebut sudah mendukung berbagai layanan cloud yang berbeda-beda yang selama ini sangat kita butuhkan pada berbagai sisi dari penggunaan system cloud seperti halnya: infrastruktur yang memadai, platform, dan perangkat lunaknya. Karena biasanya dalam proses bisnis, aplikasi tersebut harus bisa untuk saling berinteraksi antara satu dengan yang lainnya.

3. Apabila percobaan dari penerapan teknologi yang berbasis cloud yang sebelumnya sudah pernah dilakukan, namun ternyata gagal dan apabila terjadi perubahan persyaratan atau perubahan strategi, maka perusahaan Anda harus siap untuk melanjutkan proses pembelajaran terhadap beban kerja dengan penggunaan sistem baru dengan berbasis cloud ini. Dan hal ini bukan merupakan proses yang mudah, karena adanya peraturan yang ketat untuk mengatur terjadinya pergerakan dari lokasi data Anda berada.
4. Aspek lain yang harus dipertimbangkan adalah bahwa layanan teknologi yang berbasis cloud umurnya terbilang masih sangat belia dalam siklus hidupnya. Jadi masih terdapat kemungkinan besar bahwa bisa saja akan terjadinya konsolidasi vendor yang cukup signifikan selama beberapa tahun ke depan selagi sektornya sudah matang. Oleh karena itu sangat layak juga untuk dipertimbangkan tentang usia keberlangsungan dari penyedia layanan berbasis cloud yang akan digunakan dan keberlangsungan seputar upgrade produk untuk kedepannya.

Demikian beberapa tips jitu dalam memilih software manajemen yang berbasis cloud, semoga para pelaku bisnis dapat mempertimbangkan dengan baik dalam pemilihan software yang baik sehingga dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas bisnis atau perusahaan. Apabila Anda memiliki pertanyaan dan memerlukan konsultasi lebih lanjut mengenai hal ini maka dapat menghubungi kami di 0818521172, 08185-252-982900 atau melalui email di groedu@gmail.com (Burhan).

Scroll to top