Kategori: Accounting

CARA EFEKTIF MENINGKATKAN PENJUALAN DENGAN PERANGKAT SFA (SALES FORCE ADMIN)

Seperti yang diketahui bahwa seorang sales force dalam sehari bisa mengunjungi 20 sampai dengan 25 outlet, baik toko tradisional di pasar atau di pinggir jalan. Aktivitas ini tentunya tidak akan efektif apabila admin penjualan di kantor baru bisa bekerja jika sales datang ke kantor membawa orderan manual. Atau kalaupun bisa mengirim terlebih dahulu orderan melalui WA atau BBM atau sms. Tetapi masih juga hal ini belum bisa memangkas aktivitas input data di computer. Apabila pola lama seperti ini masih digunakan maka jumlah Admin bagian input data pasti akan banyak memakan anggaran. Kenapa tidak dipikirkan hal yang lebih praktis dan cepat? Kendala seringkali di anggaran pembelian perangkat. Iya itu dahulu ketika PDA masih berharga 7-14 jutaan. Sekarang ini alat ini sudah bisa digantikan dengan gadget atau HP dengan harga 500 ribuan. Tinggal install, dan nyambung langsung ke server milik perusahaan atau pakai server sewa yang sekarang trend  disebut dengan cloud.

Sekarang ini semuanya bisa lebih mudah apabila mau. Dengan SFA ( Sales Force Admin)  Tim penjualan bisa bekerja lebih efektif dibanding sebelumnya. Apa saja yang bisa dilakukan oleh seorang salesman jika menggunakan perangkat SFA ini?

Salesman bisa langsung membuat transaksi penjualannya baik tunai atau kredit. Tunai biasanya yang barang langsung kirim, dengan armada yaitu kanvas. Sedangkan yang TO ( Taking order) bisa mentransaksikan penjualan kredit. Secara rinci yang bisa dilakukan dengan SFA adalah:

  1. Salesman bisa melakukan pelunasan penagihan sesuai dengan nomer invoice di system.
  2. Salesman bisa melihat stok yang ada di gudang secara real time sehingga bisa langsung mentransaksikan order dari customer.
  3. SFA dapat merekam aktivitas sales force mulai jam kunjungan awal sampai selesai, serta titik koordinat posisi sales force tersebut sebab tools dilengkapi dengan GPS.
  4. Salesman bisa melihat riwayat pembelian customer sebelumnya sehingga memudahkan lakukan negosiasi dengan Customer.

Setelah poin diatas selesai dilakukan, pulang kantor langsung up load data ke server. Maka admin sales tinggal mencetak invoice barang-barang yang dipesan oleh customer. Mudahlah pekerjaan admin sales maupun salesman dalam melakukan transaksi penjualan. Dengan begitu banyak hal yang bisa dihemat.

  1. Waktu salesman lebih efektif sehingga memiliki waktu untuk mengontrol persediaan di toko.
  2. Jumlah admin sales bisa dipangkas dan hemat anggaran biaya gaji karyawan.
  3. Proses penjualan akan lebih efektif dan waktu yang relative singkat.

Jadi sebaiknya tidak ragu-ragu lagi menggunakan perangkat yang dilekati oleh SFA dalam pendistribusian produk perusahaan.

Groedu Inti Global Inovasi 
City Of Tomorrow Mall, Jl. A Yani No. 288 (Bunderan Waru) Lantai UG, Blok US 23, No. 3 & 5, Surabaya.
Telphon : 0811-3444910 (Only Call)
Handphone : 0818521172 (XL), 081252982900 (Simpati)
Email : groedu@gmail.com
website : www.softwareaccountingsurabaya.com

 

CARA EFEKTIF MEMBENAHI MANAJEMEN DISTRIBUTOR

Seperti yang pernah diulas di artikel sebelumnya bahwa keuntungan distributor tidaklah seperti produsen, untuk FMCG (Fast Moving Consumer Good) mulai 6% sampai dengan 12% brutto, nett profit rata-rata 2-3%. Sedangkan untuk produk kosmetik bisa 35% bruto, dan produk Herbal bisa 50% bruto. Serta net profit rata-rata 5%. Produk-produk lain beragam, profit brutonya dan secara prinsip distributor tidak menikmati keuntungan yang fantastis. Oleh sebab itu diperlukan manajemen kedistributoran yang sangat rapi, dan apabila tidak rapi umumnya perusahaan distributor akan kedodoran. Dengan kata lain merugi bahkan sampai bangkrut.

Sedangkan cara efektif untuk membenahi manajemen Distributor yang bisa dilakukan adalah dengan cek ulang produk dan marginnya. Serapan pasar yang ada pada saat itu, memiliki margin besar tetapi pasar tidak menyerap produk itu sama saja bohong. Kalau sudah oke dengan pasar, maka persyaratan lain dapat ditinjau meliputi : jangka waktu kredit, cara alokasi barang apakah menggunakan cara terencana sesuai PO yang diajukan distributor atau bersifat alokasi. Kalau bersifat alokasi distributor harus pertimbangkan, karena produsen/principal tidak perduli di gudang distributor masih ada stok atau tidak, umumnya principal akan menggelontor saja barangnya dari gudang principal ke gudang distributor. Program-program promosi yang diadakan principal, serta subsidi pengadaan sales people (Salesman, SPG dan Merchandiser), lalu hubungan antara principal dengan distributor melalui wakil-wakil principal itu bagaimana, semua bisa dipertimbangkan dengan baik.

Setelah checking kondisi principal, checking juga manajemen internal, mulai bagian pemasaran, logistik, administrasi keungan dan delivery. Apabila bagian ini sudah cukup oke maka distributor bisa berjalan dengan baik. Tapi ingat masih banyak hal yang bisa dilakukan dan evaluasi, misalnya hal-hal yang berkaitan dengan penjualan. Masalah kredit limit, masalah piutang penjualan, masalah return, semuanya mesti dievaluasi lagi. Apabila tidak sesuai standard dan banyak mengandung ketidaksesuaian, maka perlu dicek ulang manajemen distributor dari hulu ke hilir. Jangan percaya begitu saja laporan-laporan lisan dari anak buah di distributor. Laporan keuangan yang terolah sistematis dari software accounting bisa menjadi data akurat yang dapat digunakan untuk melakukan analisa. Oleh sebab itu apabila di distributor belum ada perangkat lunak itu, sebaiknya segera investasikan sebagian dana perusahaan untuk membeli perangkat lunak ini. Jangan biarkan laporan keuangan disusun dan direkayasa dan tidak original. Inilah penyebab perusahaan bangkrut.

Lihatlah apakah distributor yang sedang kita jalankan secara operasional sudah berjalan dengan baik. Banyak distributor yang kelihatan sibuk, tetapi banyak sekali barang hilang di gudang, banyak sekali kesalahan pencatatan yang terjadi di Gudang, selisih barang digudang berulangkali dan tidak bisa diatasi, keuangan di bank dan laporan tidak sesuai, dan kondisi ini tidak bisa dibiarkan begitu saja. Hal ini perlu penanganan yang serius. Lalu celakanya semua persoalan selalu kembali kepada bos sebagai pemilik. Sedangkan manajemen autopilot tidak bisa berjalan dengan baik. Semuanya menjadi kacau.

Untuk itu perhatikan poin-poin penting yang bisa diterapkan dalam membenahi manajemen di perusahaan distributor adalah :

Cek struktur organisasi supaya perusahaan tidak kelebihan dan kekurangan orang. Desain ulang struktur organisasi dengan benar sesuai kaidah dan kelompok dalam suatu struktur organisasi, atau sesuai dengan divisinya.
Cek apakah job des masing-masing karyawan sesuai fungsinya sudah benar dan tidak over lapping.
Cek apakah Distributor sudah menentukan alur /flow kerja setiap bagian sehingga terintegrasi.
Cek apakah sudah memiliki SOP yang cukup rapi dan bisa dijalankan. Caranya setiap kali rolling atau ganti orang baru, orang yang melakukan di fungsi jabatan tersebut tidak merasa kesulitan. Itu tanda SOP yang sudah jalan.
Cek apakah distributor sudah menerapkan reward & punishment? Jika sudah bagaimana cara menilai karyawan. Terakhir ada trend penggunaan KPI, dan KPI cukup handal dalam mengukur kinerja karyawan.
Cek apakah software yang digunakan saat ini sudah memenuhi standard baik akutansi maupun kebutuhan distribusi.
Apabila poin-poin tersebut di atas sudah ada maka Distributor tinggal meluruskan jalannya. Apabila sudah ada dan sulit menerapkannya, maka distributor membutuhkan konsultan ahli di bidang manajemen distribusi agar semua yang sudah dibuat dan lakukan untuk direview. Konsultan akan memberikan masukan dan bahkan aturan main tambahan yang tentu saja mungkin belum pernah kepikir oleh Distributor pada saat ini. Apabila poin tersebut diatas tidak ada sama sekali, Distributor belumlah terlambat, silahkan hubungi 0818521172 atau email ke groedu@gmail.com untuk meminta nasihat atau bantuan. Silahkan mencoba!

8 CARA EFEKTIF MENGIMPLEMENTASIKAN SOFTWARE ACCOUNTING DI PERUSAHAAN

Menerapkan software accounting di perusahaan memang tidak mudah. Beberapa penyebab mengapa bisa terjadi kegagalan setiap kali menerapkan software accounting. Antara lain :

1. Karyawan sudah memiliki kebiasaan bekerja, pola lama khususnya bekerja secara manual. Kalaupun sudah pakai software, cenderung perlu belajar beberapa saat untuk penerapan software baru. Untuk kesulitan terakhir pada umumnya mudah diatasi, sedangkan untuk yang pola lama memang membutuhkan waktu.

2. Pimpinan perusahaan tidak komitmen terhadap perubahan sehingga kalau ada karyawan yang keberatan memakai software, pimpinan (pemilik usaha) mengiyakan yang dilatar belakangi ketakutan kehilangan karyawan yang menurutnya sangat dipercaya, bisa mewakili pimpinan jika pimpinan tidak ada, atau masalah senioritas.

3. Masalah lainnya yang sangat krusial adalah jika yang poin pertama dan kedua tidak ada masalah, tetapi perusahaan belum memiliki system management yang baku. Dimana fungsi-fungsi pada jabatan tumpang tindih, sehingga sangat beresiko menimbulkan atau mengundang kecurangan-kecurangan yang dilakukan oleh karyawan. Carut marut seperti ini menyebabkan kegagalan dalam mengaplikasikan software, dimana penggunaan software sangat membutuhkan fungsi-fungsi yang jelas dan terspesialisasi. Software accounting pada umumnya didesain untuk fungsi-fungsi yang terspesialisasi, sehingga karyawan bisa saling mengontrol pekerjaan satu sama lainnya.

Untuk mengatasi hambatan yang ketiga, dibawah ini terdapat langkah-langkah yang harus dilakukan sebelum software accounting diaplikasikan. Langkah-langkah tersebut antara lain :

1.Susun struktur organisasi

Menyusun struktur organisasi selain untuk efisiensi Sumber daya manusia di perusahaan, juga untuk mengetahui fungsi-fungsi yang sebenarnya ada di dalam organisasi. Jangan sampai terlalu banyak orang pada fungsi yang sama, sehingga aplikasi software nantinya benar-benar membantu keefektipan pekerjaan karyawan. Selain itu kalau software accounting yang dibeli itu berdasarkan licensi, maka struktur organisasi yang dibuat dapat membantu bagian mana yang membutuhkan licensi. Kerena percuma memberikan licensi dikomputer karyawan, tapi karyawan tidak berkepentingan terhadap penggunaan software. Nah, ini banyak terjadi kekeliruan sehingga perusahaan buang-buang budget karena tidak menetapkan terlebih dahulu siapa penginput data, yang melakukan otorisasi dan yang hanya sekedar membaca laporan.

2.Susun Job description

Menyusun Job description adalah salah satu cara menspesialisasi pekerjaan agar tiap karyawan tidak bekerja tumpang tindih (over lapping) sehingga memudahkan trainer sofware accounting untuk mengatur hak akses ke software, karena tidak semua bagian software boleh dibuka oleh karyawan yang tidak berkepentingan.

3.Susun SOP (Standard operasional prosedur)

Susun standard operasional prosedur supaya kinerja karyawan memiliki alur yang sudah sangat standard, sehingga aplikasi software dapat terlaksana dengan baik. SOP ( Standard operasional procedure) memang tidak bisa dibuat dalam waktu singkat, dan sering membutuhkan pihak ketiga (konsultan) yang bisa mengamati (helikopter view) semua proses bisnis penting dalam organisasi perusahaan. Minimal SOP dibuat secara garis besar, yaitu flow-flow inti dari proses bisnis. Lalu menarik dari job description sebagai acuan dalam pembuatan SOP. SOP sederhana bisa dibuat sesuai versi masing-masing agar aplikasi software mengikuti jalur yang sudah ditentukan.

4.Identifikasi hak akses

Lakukan indentifikasi terhadap job description utama yang berhubungan dengan input data, editing, otorisasi dan hanya pembaca laporan. Setelah itu pilah-pilah setiap aktivitas kunci tersebut untuk digunakan sebagai petunjuk “training software” yang berkaitan dengan aktivitas kunci tersebut. Pada umumnya jika sudah ditentukan masing-masing hak akses, maka setelah aplikasi software accounting selain perusahaan aman di data dan resiko pengubahan, kerugian-kerugian yang terjadi selama ini bisa diminalisir.

5.Preparing data sebelum software accounting diinstal di komputer

Persiapan-persiapan lainnya setelah poin 1 sampai 4 adalah persiapan untuk menginput atau copi paste data yang dimiliki oleh perusahaan saat ini, seperti data customer, data supplier, data hutang dagang, data piutang penjualan, data aktiva, modal yang disetor, data inventory (biasanya dilakukan ketika cut off) serta lainnya yang dibutuhkan adalah agar aplikasi software menjadi mudah. Data-data tersebut di input di format excel dan kemudian diimport ke software yang sudah diinstal. Melalui cara seperti ini, karyawan tidak dibuat susah ketika langsung lakukan input satu persatu di software yang tentu saja masih kurang lancar dimasa training. Hal seperti inilah yang sering merupakan penyebab kenapa aplikasi software gagal di perusahaan.

6.Instal program di komputer

Kalau langkah-langkah di atas sudah usai maka trainer software accounting sudah memiliki jalan yang lapang untuk lakukan instal software. Kalau software sudah diinstal paling tidak karyawan mau tidak mau harus siap untuk segera menggunakan software yang sudah dibeli oleh perusahaan dalam rangka mengefektifkan pekerjaan, meminimalkan resiko kehilangan, serta dlam rangka menaikan profit.

7.Lakukan training berdasarkan job des dan hak ases

Training akan segera dilakukan secara fokus pada masing-masing job des karyawan baik yang hanya bagian input, otorisasi maupun yang membaca laporan. Kalau sudah diatur mulai langkah 1 sampai dengan 5 maka dijamin proses training pasti akan berlangsung dengan baik dan aplikasi software akan dijamin bisa terlaksana dengan baik.

8.Lakukan evaluasi input data dari laporan

Untuk mengecek training sudah disampaikan dengan baik, maka pihak trainer software dan konsultan (jika ada) dapat memastikan apakan proses input data sudah benar, sesuai dengan akun-akun yang sudah dibuat. Evaluasi ini bisa dilihat dari laporan rugi laba maupun neraca serta laporan lainnya yang ingin dicocokan.

Delapan langkah tersebut diatas apabila dilakukan dengan baik maka perusahaan akan berhasil dalam mengaplikasikan software accounting-nya. Apabila masih mengalami kesulitan, silahkan hubungi : Frans M. Royan, SE,MM di 0818521172 atau 081-252-982900 atau email ke : groedu@gmail.com.

HATI-HATI DALAM MEMILIH SOFTWARE ACCOUNTING, PILIHLAH YANG SUDAH TERUJI DAN BERBADAN HUKUM

Peringatan ini bukan sekedar peringatan biasa, tetapi peringatan yang mesti diperhatikan dengan betul. Banyak perusahaan mengalami kekecewaan dan kesulitan dalam operasionalnya hanya lantaran tidak jeli dalam memilih software yang akan digunakan dalam perusahaan. Apabila anda termasuk salah satu korban dalam salah pilih software, maka sebaiknya lanjutkan membaca artikel ini.

Seperti yang diketahui bahwa penyedia software dapat dikategorikan dalam 2 kelompok. Kelompok satu adalah kelompok para lulusan baru yang sedang mencoba dan mencari pekerjaan dengan menjadi seorang programmer. Oleh sebab itu layanan mereka sangat murah meriah dan mudah ditekak-tekuk dan menurut pada kita. Kita memang happy diawal tetapi, seperti yang kita ketahui banyak hal Internal dan external yang dapat menyebabkan semua yang ada dalam perusahaan berubah seratus derajat dengan adanya pesaingan, kebijakan pajak, tambahnya mesin, tambahnya SDM dan hal-hal yang bisa berubah dan membuat software yang kita gunakan tidak flexible lagi. Ini baru dinamika kondisi internal maupun external. Lalu, yang terjadi secara nyata ketika software kita mau kita up grade dan perbaiki, si programmer sudah tidak bekerja lagi sebagai programmer. Kalaupun masih sebagai programmer, ia tidak memiliki waktu yang cukup dalam membantu kita dalam up grade software. Karena sang programmer sudah tak sanggup untuk layani pelanggan yang amat terbatas.

Kelompok kedua adalah kita sedang menggunakan software accounting dari vendor tertentu yang harganya minta ampun mahalnya. Hal ini membuat kita susah, khususnya apabila anggaran untuk pembelian software sedang sangat tipis. Sehingga membuat kita membatalkan dalam penggunaan software. Kelompok ini sering bertindak professional, dan tarif juga disesuaikan. Serta merupakan perusahaan yang memiliki tim kerja yang cukup banyak.

Lalu? Apakah kita berhenti di sini dengan tidak menggunakan software apapun? Tentu saja tidak! Sangatlah penting sebuah software dalam perusahaan kita karena software merupakan Teknologi informasi yang sangat membantu perusahaan dalam mengambil kebijakan, strategy dan kebijakan investasi atau pengambilan kredit ke pihak lembaga keuangan. Bayangkan jika kita tidak memiliki laporan keuangan? Informasi seberapa mampu kita untuk lakukan re-payment ke bank jika sedang ingin menambah modal. Begitu pula kinerja perusahaan diukur dari mana kalau tidak ada laporan keuangan. Di Indonesia masih banyak perusahaan yang khususnya family bisnis yang menghitungnya cukup simple beli berapa dan jual berapa, lalu bisa ambil untung. Tidak pernah menghitung penyusutan kendaraan, penyusutan gedung, mesin dan sebagainya. Begitu pula tidak pernah menghitung secara detail biaya. Kalau sudah begini? Tentu saja usaha cepat bangkrut.

Software sangat penting dan oleh sebab itu pilihlah vendor yang tepat. Meskipun rada ada biaya tapi masih bisa dimasukan ke pembukuan sebagai investasi. Kenapa harus pilih kelompok kedua dalam memilih software. Pertimbangannya adalah :

  1. Perusahaan software tersebut memiliki kelompok kerja yang terorganisasi dengan baik, sehingga bantuan secara teknis dapat dilakukan dengan baik pula.
  2. Perusahaan software yang berbadan hukum memiliki umur yang panjang dibanding dengan yang perorangan.
  3. Layanan cukup professional dan akan segera melayani jika terjadi sesuatu terhadap software.
  4. Produk mereka memiliki merek dan sudah teruji dan dipakai oleh banyak perusahaan tanpa problem.

Jika ingin modifikasi bisa dilakukan dan menyesuaikan proses bisnis di perusahaan. Jadi sebaiknya pilihlah perusahaan/vendor software yang sudah memiliki umur dalam operasionalnya dan sudah banyak yang menggunakan. Kalau kita masih kepikiran dengan bisnis yang rumit, jangan takut, sebab ada konsultan yang bisa melakukan analisa dibidang bisnis yang rumit tersebut. Konsultan bisa membantu desain system manajemen perusahaan yang akan disesuaikan dengan fitur software. Oleh sebab itu mulailah mantap dengan memilih vendor yang berkualitas. Jangan mengandalkan pada programmer perorangan. Serta mulailah memikirkan laporan keuangan, akurasi stok, Piutang dagang, hutang dagang dan lain-lainnya yang penting diperusahaan. Nah, Semoga artikel ini membantu pembaca. Apabila pembaca sedang membutuhkan software dan bantuan system manajemen, silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak 0818521172 atau 081-252982900. Kami siap membantu.

Scroll to top