Kategori: Accounting

STRATEGI TENTANG BAGAIMANA AGAR DAPAT MENGURANGI BIAYA PADA DEPARTEMEN AKUNTANSI (ACCOUNTING DEPARTMENT) (2)

Pada artikel sebelumnya yang berjudul tentang “STRATEGI TENTANG BAGAIMANA AGAR DAPAT MENGURANGI BIAYA PADA DEPARTEMEN AKUNTANSI (ACCOUNTING DEPARTMENT)” sudah pernah diuraikan tentang apa saja strategi-strategi dalam upaya untuk menekan anggaran keuangan perusahaan. Tujuan utamanya adalah untuk mengurangi atau menekan biaya perusahaan pada departemen accounting untuk meningkatkan profit dan memperbaiki kesehatan keuangan perusahaan. Kali ini adalah kelanjutan dari beberapa strategi-strategi tersebut.

1. Mengatur ulang rutinitas.

Begitu banyaknya pekerjaan kantor seperti melakukan administrasi faktur bagi para konsumen, memproses uang kas, dan berbagai macam pekerjaan-pekerjaan rutin (clerical) lainnya yang lebih bersifat rutin dan juga tidak bisa ditunda selama proses penutupan laporan keuangan. Untuk lebih mempercepat proses penutupan laporan keuangan, departemen akuntansi dapat sedikit menunda terlebih dahulu berbagai aktifitas tersebut pada masa awal bulan. Sebab dari terlalu tingginya jam terbang dari para staff accounting yang dapat dimanfaatkan untuk mengindentifikasikan waktu yang dibutuhkan untuk dapat menyelesaikan tugas klerikal tersebut. Tugas-tugas yang dapat dieliminasi dan juga ditunda pekerjaannya pada masa awal bulan adalah untuk membuat laporan penjualan, dan penerimaan kas selama penutupan laporan, atau untuk mempercepat penyelesaian tugas yang memang sedang dikerjakan, seperti menyampaikan atau menagih tagihan dari para konsumen.

2. Mengatur berbagai pencatatan yang terus berulang-ulang.

Melakukan pengaturan pada program akuntansi agar lebih mampu dalam memproyeksikan transaksi-transaksi yang sudah terjadi secara berulang-ulang. Mengatur automisasi dalam hal pengalokasian beban. Hal ini juga dapat menghindari terjadinya penggunaan waktu untuk mencatat transaksi-transaki yang terus menerus secara berulang-ulang seperti mengalokasikan berbagai beban yang tentunya juga tetap membutuhkan adanya tingkat keakuratan yang lebih tinggi.

3. Mempercepat Penyelesaian.

Menggunakan informasi terhadap biaya-biaya yeng selama ini terjadi pada bulan lalu sebagai dasar utama dalam hal pembuatan keputusan, misalnya tentang mencatat biaya yang dibayar dimuka, dan juga beban telepon pada setiap masing-masing departemen. Setelah selesai dilakukan maka dapat dilanjutkan dengan cara melakukan penyesuaian pada siklus yang selanjutnya.

4. Mengeliminasi waktu tunggu Rekening Koran perusahaan.

Setiap bulan perusahan biasanya akan melakukan rekonsiliasi saldo bank, tujuan dari dilakukannya rekonsiliasi bank adalah untuk mengetahui berapa besarnya nilai kas menurut catatan Bank, kemudian membandingkannya untuk digunakan sebagai dasar pencatatan jurnal penyesuaian. Alasan dilakukannya rekonsiliasi Bank adalah karena adanya transaksi-transaki yang sudah pernah dicatat oleh bank akan tetapi masih belum tercatat oleh perusahaan, atau telah dicatat oleh perusahaan namun masih belum oleh pihak bank.

Rata-rata waktu yang akan digunakan untuk menunggu laporan rekening koran dari Bank adalah sekitar 5 hari kerja. Jadi jika dengan mengeliminasi pekerjaan rekonsiliasi saldo bank pada masa awal bulan perusahaan maka dapat terhindar dari membuang-buang waktu karena menungu laporan dari pihak Bank.

5. Menghindari adanya penerimaan dokumen yang selalu kacau.

Sebagian besar perusahaan akan meneruskan dokumen permintaan pembelian tanpa didukung dengan nomor bukti transaksi. Dengan sistem yang kacau seperti ini, maka bagian accounting dapat membandingkan semua penerimaan persediaan dari order pembelian pada sistem komputer, sama halnya seperti ketika menerima faktur dari suplier yang pada akhirnya dapat dibandingkan dengan dokumen permintaan pembelian. Bagian akuntansi juga dapat dengan cepat mengumpulkan semua daftar penerimaan barang yang sama sekali tidak disertai dengan faktur. Manfaatnya bagi akuntan mereka adalah dapat menanguhkan pencatatan atas transaksi yang sama sekali tidak didukung oleh faktur.

6. Melakukan tindakan eliminasi transaksi-transaksi akrual yang jumlahnya terlalu kecil.

Bagian akuntansi yang juga mungkin memiliki berbagai macam jenis akun yang dapat ditangguhkan pencatatannya. Nilai akrual yang telah dicatat dapat mempengaruhi ketepatan penyajian laba dalam lapora keuangan. Berdasarkan pada review, analisa, dan juga proses approval, untuk menghasilkan laporan keuangan, maka nilai deviasi atau penyimpangan dari nilai yang sesungguhnya adalah sekitar 2% baik yang lebih tinggi maupun yang lebih rendah. Perbedaan tersebut tidak akan bisa menyebabkan pengaruh yang terlalu kuat pada keputusan manajerial perusahaan.

Agar proses closing dapat dilakukan dengan lebih cepat, maka seorang akuntan tidak perlu harus bersusah payah untuk memperhatikan nilai akrual yang tidak material. Mengabaikan transaksi-transaksi tersebut jika dinilai bagi perusahaan tidak terlalu berpengaruh besar pada hasil pengambilan keputusan manajemen perusahaan.

7. Mengurangi tingkat pemeriksaan.

Perusahaan yang berskala lebih besar biasanya akan melakukan pemeriksaan untuk memverifikasi berbagai perubahan dari nilai assetnya. Pengukuran atas berbagai efektifitas perusahaan juga masih dapat dilakukan dengan cara membandingkan setiap item, pos, transaksi yang sebelumya telah tercatat dengan besarnya anggaran. Pemeriksaan yang dilakukan dengan rutin akan dapat menemukan dan memperbaiki berbagai kesalahan saji yang disebabkan oleh kelalaian (error) maupun karena kecurangan (fraud). Semakin dalam tingkat pemeriksaan (dimungkinkan) akan semakin banyak yang ditemukan, akan tetapi konsekuensinya pada seberapa lama waktu yang dikorbankan untuk mendapatkan temuan tersebut. Manajemen perlu untuk membandingkan antara (Cost and benefit) biaya dan manfaatnya.

Saran bagi pihak manajemen agar tidak terlalu membuang-buang waktu untuk mengeksplorasi lebih jauh lagi, maka cukup dengan menentukan batasan tentang seberapa besar ruang lingkup pemeriksaan. Batasan tersebut juga dapat ditentukan dengan nilai sampel atau jumlah sampel yang akan diperiksa. Biasanya masukan yang nanti akan diberikan oleh pihak internal seringkali tidak ditindak lanjuti dengan lebih cepat, area-area yang menjadi sasaran dari perbaikan menjadi terabaikan. Memeriksa kembali area yang perlu dilakukan perbaikan dapat dilakuan pertama kali oleh pemeriksa internal.

Nah, itulah sedikit penjelasan yag terkait dengan permasalahan pengelolaan Beban departemen Accounting. Diharapkan setelah membaca artikel ini para pembaca sekalian akan dapat mengendalikan biayanya tersebut, dan mampu mengalokasikannya kepada kegiatan lain yang dapat meningkatkan kinerja perusahaan. Bagi pembaca yang membutuhkan bimbingan seputar pengelolaan biaya Accounting silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu Anda.

STRATEGI TENTANG BAGAIMANA AGAR DAPAT MENGURANGI BIAYA PADA DEPARTEMEN AKUNTANSI (ACCOUNTING DEPARTMENT)

Berbagai perubahan-perubahan paling ekstrem yang terjadi pada bidang akuntansi perusahaan dinilai oleh sebagian praktisi akuntansi sebagai tindakan yang sangat tidak bermoral. Memberikan staff lebih banyak beban-beban pekerjaan diluar kapasitasnya, untuk mengejar target keuntungan. Bagi seorang pimpinan bagian accounting hal tersebut akan sangat berpotensi besar untuk menjadi bibit-bibit permasalahan dimasa mendatang dan hal ini akan menjadi beban psikologis tersendiri bagi seorang staff. Sebenarnya pihak manajemen masih bisa mendapatkan target keuntungan tanpa harus mengorbankan beban psikologis terlalu berat kepada para staffnya, berikut ini praktisi software akuntansi akan membagikan beberapa strateginya.

1. Mempersingkat prosedur-prosedur yang dilakukan.

Pekerjaan harian yang sama sekali tidak terlalu sukar untuk ditugaskan kepada seorang bawahan dengan cara mendelegasikan lebih terperinci. Dan tampaknya perlu untuk memberikan sedikit pemahaman yang cukup terhadap para staff tersebut, agar terjadinya resiko kesalahan yang sudah dilakukan olehnya dapat lebih dikendalikan.

2. Merubah prosedur-prosedur closing.

Memberikan delegasi secara penuh kepada para staff bawahannya, sehingga proses closing akan dapat dilakukan secara rutin. Meskipun terdengar sangat sukar untuk diterima, namun juga harus diakui bahwa seorang manajer tidak akan dapat bekerja seorang sendiri.

3. Keputusan yang dibuat oleh kepala bagian keuangan juga tidak selamanya mampu sejalan dengan pemikiran kepala bagian departemen lainnya. Beberapa strategi yang dapat dilakukan untuk menghindari terjadinya masalah dengan departemen lain.

4. Menyesuaikan proses dan prosedur closing dengan departemen lainnya.

Misalnya dengan cara lebih mempersingkat, dan menselaraskan aliran dokumen yang berasal dari dan akan dikirimkan kepada departemen lain. Cara seperti ini berfungsi juga untuk tetap memberikan perhatian dan kepedulian kepada departemen lain.

5. Menciptakan prosedur baru.

Mambuat prosedur baru yang dapat lebih meningkatkan kualitas dari buku besar (Accounting ledgers). Harapannya adalah pertanggungjawaban atas data-data dapat lebih dioptimalkan oleh penyedia sumber-sumber data. Tujuan utama dari penggunaan cara seperti ini adalah untuk membiarkan para staff melakukan lebih banyak analisa. Namun untuk jenis perusahan yang memiliki skala transaksi cukup besar seperti manufaktur akan menjadi lebih lambat dalam menerapkannya.

Perlu diinformasikan bahwa untuk memangkas beban departemen/bagian akuntansi tidak bisa hanya dilakukan dengan cara menerapkan kebijakan saja. Komunikasi antar setiap masing-masing departemem masih tetap diperlukan.

Bagaimana jika perusahaan sedang bertumbuh? apakah tetap perlu untuk merampingkan staff-staffnya? Jika dalam penilaian perusahaan seorang staff cukup mampu dalam menghandle berbagai beban pekerjaan sekaligus, maka kebijakan seperti ini akan dapat dilakukan. Hal yang akan terlihat sangat jelas besarnya adalah alokasi beban para karyawan tetap, sedangkan untuk pengetahuan dari para staff terhadap operasional bisnis menjadi semakin meningkat.

Memang untuk jenis perusahaan-perusahaan yang sedang melakukan proses restrukturisasi keuangan, mengeliminasi sejumlah posisi dan memberikan beban kerja tambahan yang terlalu berat kepada para staff juga belum tentu akan memberikan pengaruh yang lebih positif terhadap perkembangan skill dari staff tersebut. Dan hal yang kemungkinan akan terjadi adalah terjadinya beban psikis yang terlalu berat.

Setelah proses closing terjadi, di awal bulan biasanya seorang staf accounting akan mulai merasa lega karena laporan bulanannya sudah selesai. Akan tetapi kebanyakan kasus yang terjadi adalah, mereka menyelesaikannya juga membutuhkan waktu yang sedikit lebih banyak, sehingga membutuhkan waktu/jam tambahan untuk lembur. Dan agar bisa lebih mempercepat terjadinya proses closing, maka sebaiknya pihak manajemen harus merubah budaya tersebut. Merubah agar seorang staff akuntan masih tetap push di awal bulan sampai menjelang akhir bulan tidak perlu lagi harus melakukan kerja lembur.

Transaksi-transaksi yang dapat lebih di percepat pencatatannya adalah beurupa beban bunga yang sudah ditangguhkan, gaji yang masih harus dibayarkan, biaya liburan, alokasi biaya sewa, menghitung alokasi beban depresiasi, mengumpulkan komisi, dan juga melakukan rekonsiliasi beban yang dibayar dimuka.

Pada saat menjelang akhir waktu periode, hal yang sangat perlu untuk di-push pencatatan transaksinya adalah membuat histori tentang adanya keterlambatan pembayaran kepada para supplier. Biasanya nilai tagihan dari para suplier dengan rentan nilai yang tetap. Gunakanlah informasi tersebut sebagai suatu dasar dalam mencatat beban yang akan ditangguhkan. Selain itu seorang staff akuntan juga dapat mem push dalam menagih apapun yang bisa ditagih pada masa awal closing, menetapkan jumlah tagihan pada awal bulan.

Metode di atas akan memberikan kesan bahwa dalam bidang akuntansi proses closing laporan keuangan juga harus menjadi prioritas paling utama. Selain akuntan juga perlu untuk tetap memprioritaskan closing, akuntan juga harus menyesuaikan pemilihan waktu untuk mengerjakan hal-hal lainnya.

Perubahan yang seringkali dilakukan oleh pimpinan departen adalah hanya lebih terfokus kepada perbaikan ketepatan berbagai informasi yang sudah dihasilkan oleh internal departemen, sehingga sama sekali tidak ada pengaruhnya terhadap departemen lainnya. Secara keseluruhan startegi seperti ini akan berdampak lebih kecil. Pertambahan kecepatan untuk closing juga lebih kecil.

Agar kepala pimpinan akuntan bisa mendapatkan kecepatan closing yang lebih, maka tampaknya perlu untuk bekerjasama dengan departemen non accounting. Hal ini akan menjadi tantangan terberat. Dan terdapat beberapa informasi yang lebih sukar untuk dilakukan penutupan, sehingga membutuhkan adanya persetujuan dari para senior. Misalnya data-data pendukung yang masih belum bisa didapatkan, atau masih dalam masa pengerjaan oleh departemen lainnya.

Manager accounting yang bertanggungjawab penuh pada proses penutupan akan tetetapi dia juga tidak dapat bekerja secara sendirian, tetap juga membutuhkan bantuan dari staff-staff lain yang berada dibawahnya. Agar proses closing dari laporan keuangan tersebut dapat berjalan dengan lancar, maka berikut ini adalah beberapa tips yang dapat digunakan untuk lebih mempersingkat proses closing bulanan, yaitu:

• Membuat scedul kerja.

Jumlah pekerjaan yang sudah dilakukan menjelang proses closing dapat disebabkan oleh pekerjaan yang dilakukan pada masa awal periode. Misalnya, para staff acconting yang perlu untuk lebih mendahulukan penutupan pos-pos hutang terlebih dahulu sebelum akan menutup asset tetap. Alasannya adalah dengan lebih memprioritaskan pencatatan yang terkait dengan kewajiban hutang, maka perusahaan tidak akan dikenakan denda atas adanya keterlambatan pembayaran. Setelah transaksi hutang sudah selesai, maka staff akuntan akan dapat melanjutkan untuk menyelesaikan akun-akun asset tetap. Agar pekerjaan tersebut dapat diselesaikan dengan lebih teratur, pembuatan buku pedoman untuk penutupan laporan juga masih dapat dilakukan.

• Menentukan kewajiban sejak dari awal.

Setiap dokumen setidaknya perlu untuk diberikan tanda atas berbagai kejelasan tentang siapa saja yang nantinya akan bertanggungjawab. Sebelum proses closing tersebut mulai dilakukan, perlu sejenak untuk dilakukan meeting kecil atas siapa saja yang nantinya akan bertangungjawab atas suatu pekerjaan dan dilakukan dengan tepat waktu. Kejelasan atas sebuah pekerjan akan menciptakan keteraturan kerja dan semakin terbentuknya komitmen diawal akan menciptakan semangat kerja dan lebih meningkatkan kerja sama diantara sesame tim.

Nah, itulah sedikit penjelasan yang terkait dengan permasalahan pengelolaan Beban dari departemen Accounting. Diharapkan setelah membaca artikel ini, maka para pembaca sekalian akan dapat mengendalikan biaya tersebut, dan mampu mengalokasikannya pada kegiatan lain yang dapat meningkatkan kinerja perusahaan. Bagi parap pembaca sekalian yang membutuhkan bimbingan seputar pengelolaan SDM silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu Anda.

STARTEGI MENGURANGI BIAYA PERSEDIAAN DENGAN CARA MEMBUAT ANGGARAN LEBIH TEPAT (2)

Pada artikel sebelumnya yang berjudul tentang “STARTEGI MENGURANGI BIAYA PERSEDIAAN DENGAN CARA MEMBUAT ANGGARAN LEBIH TEPAT” sudah pernah diuraikan tentang apa saja manfaat dari pembuatan anggaran keuangan perusahaan. Tujuan utamanya adalah untuk mengurangi atau menekan biaya perusahaan untuk meningkatkan profit dan memperbaiki kesehatan keuangan perusahaan.

Berikut ini merupakan kelanjutan dari beberapa strategi mengurangi biaya persediaan pada artikel sebelumnya:

1. Memanfaatkannya untuk proses Riset.

Memanfaatkan persediaan-persediaan yang sudah usang untuk keperluan research and development (R&D) tampaknya masih dapat digunakan oleh tim manajemen sebagi salah satu kebijakan. Penggunan persediaan yang berkualitas bagus untuk tujuan pengembangan produk akan cukup beresiko pada penambahan beban, dan biaya kesempatan. Perusahaan akan semakin kehilangan kesempatan untuk memproduksi barang-barang yang lebih banyak. Menurunkan kapasitas produksi, harga pokok akan menjadi lebih tinggi. Lain halnya jika menggunakan barang-barang yang sudah usang. Tim pengembang tidak perlu banyak khawatir jika memang hasil riset gagal. Percobaan masih dapat dilakukan kembali dengan cara menggunakan persediaan yang sudah usang.

2. Memeriksa kondisi safety stock perusahaan.

Untuk menjaga agar proses produksi tidak terhambat akibat dari kekurangan persedian, maka biasanya perusahaan akan menetapkan besarnya persediaan pengaman (Safety stock). Akan tetapi jika letak, layout persediaan tersebut tidak mudah untuk di akses atau malah terabaikan dari pemeriksaan, maka akan menjadi permasalahan baru. Persedian tersebut juga akan menjadi sekumpulan barang-barang usang yang nantinya akan berakibat menjadi beban perusahaan.

Mengatasi permasalahan diatas harus dengan beberapa langkah seperti: merevisi nilai persediaan pengaman, menselaraskan antara jumlah permintaan produksi dengan jumlah safey stock. Semakin sering permintaan yang berubah-ubah, maka akan menjadi semakin besar pula untuk resiko terjadinya kehabisan persediaan (stock out). Karena untuk resiko stock out besarnya sama dengan besarnya variasi dari permintaan barang.

Menentukan waktu tunggu yang jauh lebih tepat. Termasuk juga waktu tunggu produksi, transportasi, inspeksi atau yang lainnya. Waktu yang memang dibutuhkan dari mulai memesan barang sampai dikirimkan kepada pembeli menjadi lebih bervariasi. Maka untuk menentukan berapa besarnya safety stock yang memang harus diselaraskan dengan variasi waktu tunggunya.

Setiap perusahaan akan selalu dihadapkan pada jumlah permintaan yang akan berubah-ubah, kadang tinggi kadang juga rendah. Idealnya adalah perusahaan akan berusaha untuk tetap bisa melayani semua permintaan dari para konsumen, menetapkan service level 100%, setiap barang-barang yang sudah ditawarkan akan terserap oleh semua konsumen.  Agar tidak sampai mengecewakan konsumen manajemen semestinya untuk menyediakan persediaan yang jauh lebih bervariasi (Heterogen) atau dari jumlahnya yang semakin lebih banyak. Tingkat toleransi atas permintaan yang sama sekali tidak terpenuhi inilah yang sangat perlu untuk menjadi pertimbangan manajemen agar dapat ditentukan dengan lebih tepat. Jika tidak, maka pengaruhnya pada biaya kesempatan, atau biaya persediaan.

3. Lebih peka terhadap perkembangan teknologi.

Bagi perusahaan yang memang memiliki slow moving, nomoving inventory pastinya lebih sering dalam menghadapi permasalahan  persediaan usang. Memang perusahaan akan selalu berusaha untuk menciptakan persediaan tetap sebagai fast moving, cepat laku. Padahal kecepatan perputaran persediaan sendiri juga ditentukan oleh berbagai macam penyebab. Jika jumlah yang disimpan lebih sedikit/tidak material maka (Mungkin) saja tidak akan menjadi masalah bagi perusahaan, nilainya masih di bawah batas toleransi kebijakan internal. Akan tetapi jika jumlahnya jauh lebih banyak, bahkan melebihi ekspektasi dan layout-nya maka tidak akan mudah untuk bisa dijangkau juga tetap akan menjadi masalah.  Untuk mempermudah menyelesaikan masalah tersebut, maka pihak manajemen dapat menggunakan teknologi sinar X untuk memindai/Scan persediaan. Dengan cara memertimbangkan terlebih dahulu waktu dan besarnya resiko, dan tampaknya kebijakan seperti ini akan dapat dijadikan sebagai sebuah alternatif.

4. Mensinergikan setiap masing-masing fungsi lainnya.

Bagian produsksi harus sudah serba terintegrasi dengan bagian-bagian lainnya yang memang memilik fungsi-fungsi yang saling terkait satu sama lain, misalnya antara bagian pengembangan produk (Research and development) dan bagian material. Apabila permintaan dari bagian RND kepada bagian produksi untuk membuat item baru tidak diteruskan kepada bagian material maka akan menjadi permasalahan baru bagi perusahaan. Namun masalahnya akan terjadi miss komunikasi. Perubahan komposisi material seperti apa yang dibutuhkan akan merubah rencana pembelian yang sebelumnya telah dibuat. Untuk mengatasi hal seperti ini, maka pihak manajemen pada tingkat level yang lebih tinggi dapat dilibatkan.

5. Melibatkan peran dari pihak ke tiga.

Jika perusahaan tidak merasa yakin tentang bagaimana perlakuan persediaan yang sudah usang, maka perusahaan dapat bekerja sama dengan pihak ke-3 untuk melakukan pengelolaan. Memberikan kewenangan untuk menyimpan dalam jangka waktu yang lebih lama bahkan memberikan penawaran harga yang jauh lebih rendah masih dapat dilakukan untuk menekan semakin meningkatnya beban persediaan.

6. Meninjau ulang bagaimana siklus produksi sedang berlangsung.

Beberapa kasus menunjukan bahwa dengan cara memperpanjang siklus produksi, maka perusahaan akan dapat mengurangi jumlah persediaan yang sudah usang. Memberikan pengendalian kepada beberapa point, meskipun akan berakibat dari semakin melambatnya proses penyampaian persedian kepada para konsumen. Tantanngan terberatnya adalah berupa poin-poin mana saja yang akan diberikan tambahan perlakuan dan pengendalian.

7. Mendonasikan persediaan-persediaan yang masih tersisa.

Persediaan yang sudah usang bagi yang tidak terkelola dengan baik akan semakin memenuhi ruangan pabrik. Dan jika tim manajemen telah mempertimbangkan dengan sangat matang besarnya manfaat dan biaya. Pihak manajemen akan dapat medonasikan barang-barang tersebut kepada pihak yang memang lebih membutuhkannya. Besarnya persediaan yang nantinya akan didonasikan tersebut dapat dicatat sebagai bagian dari pemenuhan kewajiban sosial perusahan (Corporate Sosial Responsibility).

8. Mengevaluasi persediaan-persediaan yang  masih dalam proses.

Biaya atas persediaan yang tidak hanya akan terjadi ketika barang-barang tersebut sudah diangkut, disimpan dan dikirimkan. Dan pada proses produksi juga akan menjadi lebih berpotensi untuk menimbulkan biaya persediaan. Dan juga ada kemungkinan bahwa persediaan tersebut akan rusak pada saat melewati proses produksi. Untuk menekan biaya kerugian pada proses produksinya, maka pihak manajemen tingkat atas dapat menekan bagian produksi barang, menekan jumlah barang dalam proses, dan waktu tunggu barang untuk diproses sebelum menjadi produk yang sudah siap dikirimkan kepada konsumen. Hal ini juga masih dapat berakibat pada proses pembelian, permintaaan barang kembali  (reorder) yang menjadi semakin lebih cepat.

Nah, itulah sedikit penjelasan yang terkait dengan permasalahan pengelolaan persediaan. Diharapkan setelah membaca artikel ini, maka para pembaca sekalian akan dapat mengendalikan biaya persediaan, mengalokasikannya pada kegiatan yang dapat meningkatkan kinerja perusahaan. Pemangkasan biaya persediaan oleh perusahaan akan bisa berhasil jika benar-benar sesuai dengan kondisi lingkungan perusahaan. Strategi yang sama juga belum tentu dapat diterapkan pada perusahaan yang sama dan masih tergantung kompleksitas permasalahan. Bagi para pembaca yang membutuhkan bimbingan untuk seputar pengelolaan persediaan, silahkan menghubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu Anda.

STARTEGI MENGURANGI BIAYA PERSEDIAAN DENGAN CARA MEMBUAT ANGGARAN LEBIH TEPAT

Salah satu upaya yang dapat dilakukan untuk mengendalikan begitu banyaknya persediaan adalah dengan jalan membuat anggaran produksi berdasarkan pada demand Signal, permintaan pasar. Mengumpulkan data permintan pasar dengan sebanyak-banyaknya dan melakukan analisis terlebih dahulu sebelum akan merencanakan proses produksi. Denagn cara demikian maka produksi yang nanti akan dihasilkan akan bisa match sesuai dengan baik dari segi jenis maupun jumlah permintan yang diinginkan oleh pasar.

1. Memperbaiki jalur rantai pasok.

Memperbaiki rantai pasok bisa juga diartikan dengan cara menambahkan sebuah system atau fungsi-fungsi tambahan kepada rantai pasok agar bisa menjadi lebih sesuai dengan kebutuhan dan penyelesaian dari permasalahan  tertentu dan tidak semua permasalahan dapat diselesaikan dengan cara yang sama. Terkadang untuk bisa menyelesaikan suatu permasalahan yang sama juga tetap dibutuhkan cara-cara yang berbeda dengan disesuaikan bagaimana kondisi di lingkungan sekitar. Perbaikan rantai pasok seperti ini diharapkan akan dapat lebih memangkas waktu pengiriman barang kepada para konsumen, dan jumlah produk yang nantinya akan diproses pada rantai pasok menjadi lebih sedikit, dan pada waktu yang sama pula akan dapat memperbaiki kinerja pengiriman.

2. Satu gudang yang digunakan untuk semua suplier.

Menyediakan ruang penerimaan barang-barang untuk semua suplier akan menjadi lebih baik daripada membangun gudang untuk setiap masing-masing suplier. Biaya untuk pembuatan gudang baru sendiri akan dapat dialokasikan ke tujuan-tujuan lain yang jauh lebih tepat.

3. Mengkur kinerja persediaan

Salah satu cara lain dalam mengukur kinerja persediaan adalah dengan cara menghitung rasio perputaran persediaan, baik itu berupa nilai maupun hubungannya dengan penjualan. Setelah mendapatkan angka rasio tersebut, maka sebaiknya perusahaan harus membandingkanya dengan angka-angka yang sudah didapatkan oleh perusahaan yang sejenis, misalnya untuk jenis perusahan pesaing. Dengan cara demikian maka perusahan akan dapat memetakan bagaimana posisi dari kinerja manajemen, sudah sampai sejauh mana tim manajemen telah berbuat bagi perusahaan. Persediaan yang akan diukur meliputi, persediaan bahan baku, dalam proses dan barang jadi. Setelah mendapatkan kesimpulan, maka tim manajemen pada tingkat yang jauh lebih tinggi harus menetapkan kebijakan untuk lebih mengoptimalkan kinerja produksinya.

Cara lainnya yang masih bisa digunakan untuk mengukur tingkat ke efektifan dari kinerja persediaan adalah dengan cara mencari nilai prosentase persediaan yang sudah usang beserta dengan cadangannya terhadap tingkat persediaan awal. Untuk menilai keefisiensian dari kinerja perusahaan adalah dengan cara mengetahui hasil dari aktivitas penawaran, Pengelolaan persediaan, serta perencanan dan pengelolan kapitaliasi persediaan.

4. Harus menjadi lebih terbuka dengan para suplier perusahaan.

Suplier juga memegang peranan yang begitu penting dalam proses produksi perusahaan. Ketepatan waktu penerimaan barang juga dapat ditentukan oleh ketepatan informasi yang dimiliki oleh pihak suplier. Hendaknya pihak manajemen harus lebih terbuka terhadap para suplier tentang berbagai informasi persediaan, yaitu berupa kondisi terkini, permintaan konsumen, maupun rencana order selanjutnya. Memantau bagaimana kinerja suplier akan dapat dilakukan dengan cara mengukur selisih waktu seperti yang diharapkan dengan waktu yang aktual.

5. Permasalahan persediaan merupakan masalah bersama.

Meningkatkan kesadaran dan tanggungjawab perkerjaan terhadap semua karyawan juga tidak mudah. Agar tujuan utama perusahaan tersebut bisa tercapai, maka tentunya setiap komponen perusahaan sangat perlu untuk terlibat dalam hal mewujudkannya. Perusahana dapat membuat kebijakan untuk menekan persediaan yang sudah usang dengan cara menetapkan supervisor pergudangan untuk bertugas dalam mengidentifikasikan bagaimana kondisi persediaan. Untuk mendukung aktivitas tersebut, maka pihak manajemen dapat mengarahkan semua staff-staff gudang agar menjadi lebih peduli terhadap persediaan yang sudah usang, karena barang tersebut merupakan beban perusahaan.

6. Melakukan proses opname secara rutin.

Jumlah persediaan yang sudah usang akan dapat dengan mudah diketahui setelah terjadi proses opname. Jika opname persediaan lebih sering dilakukan, maka informasi tentang bagaimana kondisi persediaanpun akan menjadi lebih up to date. Setidaknya opname persediaan dapat dilakukan setiap satu bulan sekali. Manfaatnya adalah jika memang memungkinkan, maka persediaan tersebut akan dapat ditukarkan kepada penjual.

7. Memproduksi dengan konsep penyimpanan metode FIFO.

Konsep FIFo sebenarnya juga tidak hanya dapat diterapkan pada penilaian persediaan, namun juga dapat digunakan sebagai proses produksi. Jika bagian manufacturing mem-produksi persediaan tidak terlalu memperhatikan tingkat keusangan persediaan maturity level, maka persediaan yang akan diterima terlebih dahulu juga tidak mungkin terpakai terlebih dahulu. Semestinya, dalam hal pengambilan persediaan yang nantinya akan diproses produksi juga harus tetap mempertimbangkan persediaan yang nanti akan digunakan. Degan cara memproses persediaan yang lebih awal diterima, oleh perusahan akan dapat menghindari beban persediaan yang berlebihan.

8. Mengelola perputaran persediaan perusahaan.

Perusahaan akan dapat memberikan diskon, potongan harga bagi para konsumen yang memang berminat membeli barang-banang yang sukar laku, atau akan dihapuskan dalam daftar aset. Penawaran tersebut dapat kita jumpai tanpa sadar, para penjual menempatkan barang-barang yang mendekati masa kadaluarsa pada rak etalase pada bagian depan atau bagian yang lebih mudah untuk dijangkau.

Nah, itulah sedikit penjelasan yang terkait dengan permasalahan pengelolaan persediaan. Dan diharapkan setelah membaca artikel ini, maka para pembaca sekalian akan dapat mengendalikan biaya persediaannya, mengalokasikan kepada kegiatan yang mungkin akan dapat meningkatkan kinerja perusahaan. Pemangkasan biaya persediaan oleh perusahaan juga akan kemungkinan bisa berhasil apabila benar-benar sesuai dengan bagaimana kondisi lingkungan perusahaan. Strategi yang sama juga belum tentu dapat diterapkan kepada perusahaan yang sama pula, masih tergantung dari kondisi-kondisi lain. Bagi para pembaca yang memang membutuhkan bimbingan untuk seputar pengelolaan persediaan, maka silahkan menghubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu Anda.

Scroll to top