Kategori: Finance

ANGGARAN INDUK UNTUK PEMBIAYAAN OPERASIONAL PERUSAHAAN

Anggaran induk merupakan salah satu bagian dari laporan keuangan hasil dari proyeksi perusahaan. Anggaran induk ini sendiri merupakan satu kesatuan dari anggaran departemen serta banyak disusun untuk mencapai laba. Anggaran induk ini terbagi menjadi dua macam anggaran, yaitu anggaran operaional dan anggaran juga Keuangan:

Pertama–tama kita akan memulai pembahasan dari anggaran Operasional. Anggaran operasional sendiri adalah anggaran yang hanya lebih berfokus kepada proyeksi laporan yang berdasarkan dari berbagai aktivitas operasional, aktivitas yang mendatangkan penghasilan. Komponen pembetuk anggaran operasional sangat kuat kaitannya dengan laporan laba-rugi proyeksi. Beberapa kegiatan yang juga termasuk ke dalam anggaran operasional adalah berupa anggaran penjualan, anggaran Produksi, anggaran bahan baku langsung, anggaran Tenaga Kerja Langsung, anggaran biaya Overhead Pabrik, Angara Persediaan, dan juga Anggaran biaya Non-Produksi.

1. Anggaran penjualan.

Anggaran penjualan adalah hasil dari proyeksi laporan yang terkait dengan jumlah unit barang yang nantinya akan dijual pada periode mendatang. Anggaran penjualan secara umum berisikan tentang berbagai informasi barang-barang yang nantinya akan terjual meliputi jenis-jenis barang, jumlah yang nanti akan terjual, dan juga harga barang.

Pada kondisi tertentu, anggaran penjualan yang dibuat dengan menyesuaikan keadaan dari target konsumen tempat barang tersebut akan dijual. Tentunya informasi yang nanti akan disajikan juga akan terbagi per wilayah, akan tetapi masih dalam batas satu kesatuan angaran.

2. Anggaran untuk proses produksi.

Anggaran produksi merupakan proyeksi dari jumlah unit produksi yang nanti akan dihasilkan pada periode mendatang. Dasar perencanaan produksi ini dibuat dengan cara tetap mempertimbangkan history penjualan. Rencana produksi dari setiap masing-masing barang yang dibuat atas dasar penjualan dari setiap masing-masing barang dengan cara lebih mempertimbangkan setiap prinsip-prinsip konservatisme. Anggaran yang baik tidak akan merencanakan nilai diluar batas kemampuan, secara berlebihan, dan juga terlalu agresif.

3. Anggaran untuk bahan baku.

Anggaran bahan baku yang dibuat untuk menghitung berapa jumlah kebutuhan bahan baku yang nantinya akan digunakan pada periode-periode mendatang. Anggaran untuk bahan baku yang dibuat berdasarkan pada jumlah aktualisasi penggunaan bahan baku untuk proses produksi. Selain berdasarkan pada jumlah unit yang dibutuhkan untuk proses produksi di masa depan, anggaran bahan baku juga dapat dibuat berdasarkan alokasi dana. Jumlah pengeluaran untuk pembelian bahan baku.

4. Anggaran tenaga kerja langsung.

Anggaran biaya tenaga kerja langsung yang berkaitan dengan anggaran produksi. Biaya produksi yang terdiri dari biaya tenaga kerja langsung, biaya bahan baku langsung, dan biaya overhead pabrik. Anggaran seperti ini menilai sampai seberapa besarnya biaya tenaga kerja langsung yang nanti akan dikeluarkan oleh perusahaan dimasa mendatang.

Anggaran biaya juga dapat digunakan sebagai salah satu alat untuk pengendalian internal. Agar pengeluaran untuk tenaga kerja langsung dapat dikelola dengan lebih tepat oleh perusahan dan sebaiknya memuat anggaran biaya tenaga kerja setiap tahunnya. Informasi yang termasuk ke dalam anggaran tenaga kerja langsung yang terkait dengan jumlah tenaga kerja seperti yang dibutuhkan, jumalah tenaga kerja yang nanti akan di rekrut dan terkait dengan pertambahan atau pengurangan komposisi biaya tenaga kerja langsungnya.

5. Anggaran Biaya Overhead Pabrik (BOP).

Anggaran Biaya Overhead Pabrik yang berisikan tentang berbagai informasi-informasi tentang biaya tidak langsung. Biaya yang secara tidak langsung akan menentukan nilai barang per unitnya. Oleh karena tidak terkait secara langsung, maka dalam pembentukannnya akan menjadi lebih rumit karena membutuhkan informasi yang lebih banyak dari divisi lainya.

Penetapan biaya overhead yang berdasarkan kepada biaya overhead aktual yang nantinya akan dibebankan. Pembebanan anggaran Biaya Overhead Pabrik rencananya akan dialokasikan kepada semua produk yang nanti akan diproduksi.

6. Anggaran persediaan.

Merupakan proyeksi dari laporan yang berisikan tentang seberapa banyak persedian yang nanti akan dibutuhkan untuk periode mendatang. Penetapan anggaran ini juga lebih mempertimbangkan titik minimum dari persediaan (Safety Stock).

Nah itulah sedikit penjelasan tentang anggaran induk dari keuangan perusahaan. Terima kasih telah berkunjung ke website kami. Apabila para pembaca membutuhkan konsultasi manajemen, membutuhkan pembenahan Standar Operational Procedure (SOP) dan membutuhkan Accounting Software para pembaca sekalian dapat menghubungi groedu@gmail.com atau kontak  081-252-982900 / 081-8521172. Kami siap membantu Anda. Sampai bertemu lagi pada pembahasan artikel yang selanjutnya.

STRATEGI TENTANG BAGAIMANA AGAR DAPAT MENGURANGI BIAYA PADA DEPARTEMEN AKUNTANSI (ACCOUNTING DEPARTMENT) (3)

Pada artikel sebelumnya yang berjudul tentang “STRATEGI TENTANG BAGAIMANA AGAR DAPAT MENGURANGI BIAYA PADA DEPARTEMEN AKUNTANSI (ACCOUNTING DEPARTMENT) (2)” sudah pernah diuraikan tentang apa saja strategi-strategi dalam upaya untuk menekan anggaran keuangan perusahaan. Tujuan utamanya adalah untuk mengurangi atau menekan biaya perusahaan pada departemen accounting untuk meningkatkan profit dan memperbaiki kesehatan keuangan perusahaan. Dan pada kesempatan kali ini adalah kelanjutan dari beberapa strategi-strategi tersebut, yaitu:

1. Hindari pengungkapan kata-kata yang sama sekali tidak perlu.

Agar laporan keuangan Anda dapat dipahami oleh para penggunanya baik yang internal maupun yang dari eksternal, laporan keuangan juga perlu untuk disertai dengan penjelasan. Penjelasan yang dapat dibuat dengan bermacam-macam, ada yang bersifat kualitatif maupun yang bersifat kuantitatif. Agar proses penutupan laporan keuangan yang dapat lebih cepat, penambahan informasi dan penjelasan serta tentang rinciannya yang diharapkan akan dapat diminimilisasai. Tidak perlu dilakukan penambahan apabila tidak begitu urgent.

Pembatasan aktifitas tersebut di atas disebabkan karena terlalu sering dijumpainya staff accounting yang lebih cenderung memberikan informasi tambahan pada setiap waktu penutupan laporan. Tambahan informasi pada database/laporan pendukung Pelaporan Neraca, Laba rugi, Perubahan ekuitas, dan juga Arus kas. Memberikan informasi tambahan pada database pembentuk laporan keuangan agar menjadi lebih detail.

Yang perlu untuk dilakukan oleh manajemen adalah menghilangkan informasi-informasi yang sama sekali tidak terlalu dibutuhkan dan membuat rencana untuk mengerjakan di lain waktu. Ketika tidak tertekan oleh adanya waktu deadline penutupan laporan keuangan, atau pada saat awal bulan setelah laporan keuangan sudah diselesaikan.  Staff akunting akan dapat menerima maupun mengirim data spreadsheet dengan lebih cepat, ukuran data juga tidak boleh terlalu besar. Kecepatan transfer yang berbanding terbalik dengan ukuran data. Semakin besar ukuran data, maka semakin berkurang pula kecepatan dalam hal penerimaan data.

2. Menghindari untuk memodifikasi bentuk dari Jurnal Umum.

Terkadang seorang akuntan akan berusaha memberikan perincian atas sebuah akun, dengan cara membagi akun-akun utama untuk menjadi beberapa akun terkecil. Tujuannya adalah untuk memberikan gambaran yang jauh lebih luas atas akun tersebut. Meningkatkan detail informasi. Hal seperti ini akan menjadi pekerjaan tambahan dan tentunya, sebab memang jumlah akunnya menjadi lebih bervariasi akan tetapi jumlah nominal akun juga tetap tidak berubah.

Transaksi-transaksi yang lebih bervariasi akan menyebabkan banyak akun-akun perkiraan lain apabila disajikan dengan lebih detail. Berdasarkan evaluasi transaksi yang bermacam-macam seringkali terjadi pada beban penggunaan atau kelompok beban umum dan beban administrasinya.

3. Menggunakan footnote Laporan Keuangan dengan seadanya.

Footnote dari laporan keuangan adalah berupa informasi tambahan yang berfungsi untuk menjelaskan tentang bagaimana laporan keuangan tersebut akan disajikan, dan penjelasan kebijakan apa saja yang nantinya akan dilakukan oleh pihak manajemen untuk membentuk laporan keuangan. Informasi tambahan seperti ini bagi perusahaan akan menjadi sangat penting untuk menghindari terjadinya kesalahpahaman oleh para pengguna dari laporan keuangan.

Sifat footnote sendiri juga dapat dibedakan menjadi dua, yaitu informasi yang jarang sekali dirubah dan informasi yang lebih banyak menghubungkan dengan laporan keuangan. Agar proses penutupan laporan keuangan dapat dilakukan dengan lebih cepat, maka staff accounting perlu juga untuk memertahankan terlebih dahulu informasi yang selama ini telah disediakan oleh footnote yang jarang sekali untuk dirubah. Sajikan informasi tersebut di awal pelaporan. Selain itu juga pada footnote yang seringkali dilakukan perubahan sesuai dengan kondisi bagaimana laporan keungan tersebut disajikan perlu juga untuk diberikan perlakuan khusus. Memberikan tanda pada spreadsheet, baik berupa perbedaan warna, maupun pebedaan jenis huruf, sehingga apabila waktu penutupan laporan sudah tiba, maka akuntan akan menjadi lebih mudah untuk merubahnya.

4. Review untuk proses bisnis.

Saat menjelang penutupan laporan, maka dapat diperhatikan staff-staff accounting sedang bersikeras untuk menyelesaikan tugas-tugasnya agar dapat tepat waktu. Banyak aliran dokumen yang mengalami kemacetan, tidak terdistribusi dengan lancar. (Beberapa) staff malah lebih cenderung ingin menyelesaikan pekerjaanya dengan lebih cepat daripada staff accounting lainnya.

Saran bagi pihak manajemen evaluasi aliran kerja (work flow) departemen akunting dan departemen lainnya selain accounting. Nilai kecepatan aliran dokumen dan aktifitas yang selama ini sudah dikerjakan oleh staff-staff. Perhatikan bagaimana aktifitas-aktifitas yang tampak terhenti lama. Kemudian perbaiki secara keseluruhan semua fungsi-fungsi yang berkaitan. Hindari hanya lebih berfokus kepada satu fungsi saja, dengan cara mengorbankan fungsi-fungsi lainnya. Hal ini bertujuan untuk menciptakan keseimbangan kerja sama tim yang baik.

5. Hal-hal paling umum yang perlu untuk lebih diperhatikan.

Setelah dijelaskan tentang beberapa strategi yang masih dapat digunakan untuk mengurangi biaya, kini disajikan pula beberapa hal yang perlu untuk diketahui agar proses efisiensi biaya dapat berjalan dengan lebih efektif, yaitu:

• Penutupan laporan keuangan yang merupakan tanggungjawab departemen accounting, akan tetapi manajemen tingkat tertingi harus tetap melakukan evaluasi atas terjadinya error dan memberikan apresiasi atas ketepatan waktu pelaporan. Secara keseluruhan hanya pimpinan tertinggi yang mampu melakukan pemantauan proses bisnis. Mereview kemudian memberikan masukan diharapkan akan dapat semakin meningkatkan kinerja dari tim accounting.
• Penjelasan pada laporan keuangan terutamanya pada pos hutang (account payable) terkadang jarang sekali diperbaiki. Penjelasan dan pengungkapan hanya nampak lebih sederhana. Kewajiban-kewajiban yang dimiiliki juga tidak diungkapkan sepenuhnya. Hal ini malah terbukti, Berdasarkan pada hasil evaluasi dari tim manajemen hanya memerintahkan para staff yang bertanggungjawab atas hutang ketika perusahaan sudah melakukan investasi secara besar-besaran pada teknologi. Akan tetapi sebagian kelompok malah meragukannya dan menganggapnya hanya sebagai alasan yang memang sengaja untuk dibuat-buat.
• Terlalu seringnya terdengar bahwa untuk meningkatkan sebuah kinerja membutuhkan biaya yang jauh lebih besar. sehingga akan meragukan cara yang lebih sederhana yang mampu membuat peningkatan kinerja hanya dengan biaya tetap bahkan dengan biaya yang lebih kecil. Peningkatan kinerja perusahaan tanpa adanya biaya dalam sudut pandang biaya akan ditulis pada artikel lainnya, pada artikel ini hanya akan lebih berfokus kepada fungsi akuntansinya saja.

Pembutan Form dokumen berfungsi untuk mencatat transaksi, sehingga setiap fungsi perlu menyiapkan dokumen sebagai dasar utama dari pencatatan. Bagaimana jika tidak perlu menyediakan dokumen?. Bisa saja, misalnya informasi faktur yang dikirimkan oleh suplier hanya akan diterima melalui internet atau mengatur agar alur penggunaan kertas ditekan, aliran dokumen beralih dari fisik ke elektronik dengan memanfaatkan jaringan komputer, dokumen akan tampil sebagai gambar pada dekstop komputer.

• Proses penutupan laporan keuangan yang dituntut agar diterima dengan tepat waktu. Maka ketepatan waktu pelaporan keuangan yang digunakan untuk mengukur kinerja (performance) tim accounting. Setiap peningkatan kinerja akan membuat perusahaan tampak lebih kuat, dan membuat anggota tim menjadi lebih percaya diri.
• Spreadsheet pada excell yang digunakan oleh sebagian besar staff accounting untuk menyajikan laporan keuangan. Proses penutupan laporan keuangan biasanya memerlukan waktu 5 hari kerja, dilakukan pada waktu akhir bulan atau akhir periode. Agar dapat membantu dalam mempercepat proses penutupan laporan keuangan, akuntan bisa menggunakan aplikasi lain dalam proses pembentukan laporan keuangannya.

Nah, itulah sedikit penjelasan yang terkait dengan pengelolaan Beban departemen Accounting. Diharapkan setelah membaca artikel ini, maka para pembaca sekalian akan dapat mengendalikan biaya tersebut, dan akan mampu mengalokasikannya pada kegiatan lainnya yang dapat meningkatkan kinerja perusahaan. Bagi para pembaca sekalian yang membutuhkan bimbingan seputar pengelolaan biaya Accounting, maka silahkan menghubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu Anda.

STRATEGI TENTANG BAGAIMANA AGAR DAPAT MENGURANGI BIAYA PADA DEPARTEMEN AKUNTANSI (ACCOUNTING DEPARTMENT) (2)

Pada artikel sebelumnya yang berjudul tentang “STRATEGI TENTANG BAGAIMANA AGAR DAPAT MENGURANGI BIAYA PADA DEPARTEMEN AKUNTANSI (ACCOUNTING DEPARTMENT)” sudah pernah diuraikan tentang apa saja strategi-strategi dalam upaya untuk menekan anggaran keuangan perusahaan. Tujuan utamanya adalah untuk mengurangi atau menekan biaya perusahaan pada departemen accounting untuk meningkatkan profit dan memperbaiki kesehatan keuangan perusahaan. Kali ini adalah kelanjutan dari beberapa strategi-strategi tersebut.

1. Mengatur ulang rutinitas.

Begitu banyaknya pekerjaan kantor seperti melakukan administrasi faktur bagi para konsumen, memproses uang kas, dan berbagai macam pekerjaan-pekerjaan rutin (clerical) lainnya yang lebih bersifat rutin dan juga tidak bisa ditunda selama proses penutupan laporan keuangan. Untuk lebih mempercepat proses penutupan laporan keuangan, departemen akuntansi dapat sedikit menunda terlebih dahulu berbagai aktifitas tersebut pada masa awal bulan. Sebab dari terlalu tingginya jam terbang dari para staff accounting yang dapat dimanfaatkan untuk mengindentifikasikan waktu yang dibutuhkan untuk dapat menyelesaikan tugas klerikal tersebut. Tugas-tugas yang dapat dieliminasi dan juga ditunda pekerjaannya pada masa awal bulan adalah untuk membuat laporan penjualan, dan penerimaan kas selama penutupan laporan, atau untuk mempercepat penyelesaian tugas yang memang sedang dikerjakan, seperti menyampaikan atau menagih tagihan dari para konsumen.

2. Mengatur berbagai pencatatan yang terus berulang-ulang.

Melakukan pengaturan pada program akuntansi agar lebih mampu dalam memproyeksikan transaksi-transaksi yang sudah terjadi secara berulang-ulang. Mengatur automisasi dalam hal pengalokasian beban. Hal ini juga dapat menghindari terjadinya penggunaan waktu untuk mencatat transaksi-transaki yang terus menerus secara berulang-ulang seperti mengalokasikan berbagai beban yang tentunya juga tetap membutuhkan adanya tingkat keakuratan yang lebih tinggi.

3. Mempercepat Penyelesaian.

Menggunakan informasi terhadap biaya-biaya yeng selama ini terjadi pada bulan lalu sebagai dasar utama dalam hal pembuatan keputusan, misalnya tentang mencatat biaya yang dibayar dimuka, dan juga beban telepon pada setiap masing-masing departemen. Setelah selesai dilakukan maka dapat dilanjutkan dengan cara melakukan penyesuaian pada siklus yang selanjutnya.

4. Mengeliminasi waktu tunggu Rekening Koran perusahaan.

Setiap bulan perusahan biasanya akan melakukan rekonsiliasi saldo bank, tujuan dari dilakukannya rekonsiliasi bank adalah untuk mengetahui berapa besarnya nilai kas menurut catatan Bank, kemudian membandingkannya untuk digunakan sebagai dasar pencatatan jurnal penyesuaian. Alasan dilakukannya rekonsiliasi Bank adalah karena adanya transaksi-transaki yang sudah pernah dicatat oleh bank akan tetapi masih belum tercatat oleh perusahaan, atau telah dicatat oleh perusahaan namun masih belum oleh pihak bank.

Rata-rata waktu yang akan digunakan untuk menunggu laporan rekening koran dari Bank adalah sekitar 5 hari kerja. Jadi jika dengan mengeliminasi pekerjaan rekonsiliasi saldo bank pada masa awal bulan perusahaan maka dapat terhindar dari membuang-buang waktu karena menungu laporan dari pihak Bank.

5. Menghindari adanya penerimaan dokumen yang selalu kacau.

Sebagian besar perusahaan akan meneruskan dokumen permintaan pembelian tanpa didukung dengan nomor bukti transaksi. Dengan sistem yang kacau seperti ini, maka bagian accounting dapat membandingkan semua penerimaan persediaan dari order pembelian pada sistem komputer, sama halnya seperti ketika menerima faktur dari suplier yang pada akhirnya dapat dibandingkan dengan dokumen permintaan pembelian. Bagian akuntansi juga dapat dengan cepat mengumpulkan semua daftar penerimaan barang yang sama sekali tidak disertai dengan faktur. Manfaatnya bagi akuntan mereka adalah dapat menanguhkan pencatatan atas transaksi yang sama sekali tidak didukung oleh faktur.

6. Melakukan tindakan eliminasi transaksi-transaksi akrual yang jumlahnya terlalu kecil.

Bagian akuntansi yang juga mungkin memiliki berbagai macam jenis akun yang dapat ditangguhkan pencatatannya. Nilai akrual yang telah dicatat dapat mempengaruhi ketepatan penyajian laba dalam lapora keuangan. Berdasarkan pada review, analisa, dan juga proses approval, untuk menghasilkan laporan keuangan, maka nilai deviasi atau penyimpangan dari nilai yang sesungguhnya adalah sekitar 2% baik yang lebih tinggi maupun yang lebih rendah. Perbedaan tersebut tidak akan bisa menyebabkan pengaruh yang terlalu kuat pada keputusan manajerial perusahaan.

Agar proses closing dapat dilakukan dengan lebih cepat, maka seorang akuntan tidak perlu harus bersusah payah untuk memperhatikan nilai akrual yang tidak material. Mengabaikan transaksi-transaksi tersebut jika dinilai bagi perusahaan tidak terlalu berpengaruh besar pada hasil pengambilan keputusan manajemen perusahaan.

7. Mengurangi tingkat pemeriksaan.

Perusahaan yang berskala lebih besar biasanya akan melakukan pemeriksaan untuk memverifikasi berbagai perubahan dari nilai assetnya. Pengukuran atas berbagai efektifitas perusahaan juga masih dapat dilakukan dengan cara membandingkan setiap item, pos, transaksi yang sebelumya telah tercatat dengan besarnya anggaran. Pemeriksaan yang dilakukan dengan rutin akan dapat menemukan dan memperbaiki berbagai kesalahan saji yang disebabkan oleh kelalaian (error) maupun karena kecurangan (fraud). Semakin dalam tingkat pemeriksaan (dimungkinkan) akan semakin banyak yang ditemukan, akan tetapi konsekuensinya pada seberapa lama waktu yang dikorbankan untuk mendapatkan temuan tersebut. Manajemen perlu untuk membandingkan antara (Cost and benefit) biaya dan manfaatnya.

Saran bagi pihak manajemen agar tidak terlalu membuang-buang waktu untuk mengeksplorasi lebih jauh lagi, maka cukup dengan menentukan batasan tentang seberapa besar ruang lingkup pemeriksaan. Batasan tersebut juga dapat ditentukan dengan nilai sampel atau jumlah sampel yang akan diperiksa. Biasanya masukan yang nanti akan diberikan oleh pihak internal seringkali tidak ditindak lanjuti dengan lebih cepat, area-area yang menjadi sasaran dari perbaikan menjadi terabaikan. Memeriksa kembali area yang perlu dilakukan perbaikan dapat dilakuan pertama kali oleh pemeriksa internal.

Nah, itulah sedikit penjelasan yag terkait dengan permasalahan pengelolaan Beban departemen Accounting. Diharapkan setelah membaca artikel ini para pembaca sekalian akan dapat mengendalikan biayanya tersebut, dan mampu mengalokasikannya kepada kegiatan lain yang dapat meningkatkan kinerja perusahaan. Bagi pembaca yang membutuhkan bimbingan seputar pengelolaan biaya Accounting silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu Anda.

STRATEGI TENTANG BAGAIMANA AGAR DAPAT MENGURANGI BIAYA PADA DEPARTEMEN AKUNTANSI (ACCOUNTING DEPARTMENT)

Berbagai perubahan-perubahan paling ekstrem yang terjadi pada bidang akuntansi perusahaan dinilai oleh sebagian praktisi akuntansi sebagai tindakan yang sangat tidak bermoral. Memberikan staff lebih banyak beban-beban pekerjaan diluar kapasitasnya, untuk mengejar target keuntungan. Bagi seorang pimpinan bagian accounting hal tersebut akan sangat berpotensi besar untuk menjadi bibit-bibit permasalahan dimasa mendatang dan hal ini akan menjadi beban psikologis tersendiri bagi seorang staff. Sebenarnya pihak manajemen masih bisa mendapatkan target keuntungan tanpa harus mengorbankan beban psikologis terlalu berat kepada para staffnya, berikut ini praktisi software akuntansi akan membagikan beberapa strateginya.

1. Mempersingkat prosedur-prosedur yang dilakukan.

Pekerjaan harian yang sama sekali tidak terlalu sukar untuk ditugaskan kepada seorang bawahan dengan cara mendelegasikan lebih terperinci. Dan tampaknya perlu untuk memberikan sedikit pemahaman yang cukup terhadap para staff tersebut, agar terjadinya resiko kesalahan yang sudah dilakukan olehnya dapat lebih dikendalikan.

2. Merubah prosedur-prosedur closing.

Memberikan delegasi secara penuh kepada para staff bawahannya, sehingga proses closing akan dapat dilakukan secara rutin. Meskipun terdengar sangat sukar untuk diterima, namun juga harus diakui bahwa seorang manajer tidak akan dapat bekerja seorang sendiri.

3. Keputusan yang dibuat oleh kepala bagian keuangan juga tidak selamanya mampu sejalan dengan pemikiran kepala bagian departemen lainnya. Beberapa strategi yang dapat dilakukan untuk menghindari terjadinya masalah dengan departemen lain.

4. Menyesuaikan proses dan prosedur closing dengan departemen lainnya.

Misalnya dengan cara lebih mempersingkat, dan menselaraskan aliran dokumen yang berasal dari dan akan dikirimkan kepada departemen lain. Cara seperti ini berfungsi juga untuk tetap memberikan perhatian dan kepedulian kepada departemen lain.

5. Menciptakan prosedur baru.

Mambuat prosedur baru yang dapat lebih meningkatkan kualitas dari buku besar (Accounting ledgers). Harapannya adalah pertanggungjawaban atas data-data dapat lebih dioptimalkan oleh penyedia sumber-sumber data. Tujuan utama dari penggunaan cara seperti ini adalah untuk membiarkan para staff melakukan lebih banyak analisa. Namun untuk jenis perusahan yang memiliki skala transaksi cukup besar seperti manufaktur akan menjadi lebih lambat dalam menerapkannya.

Perlu diinformasikan bahwa untuk memangkas beban departemen/bagian akuntansi tidak bisa hanya dilakukan dengan cara menerapkan kebijakan saja. Komunikasi antar setiap masing-masing departemem masih tetap diperlukan.

Bagaimana jika perusahaan sedang bertumbuh? apakah tetap perlu untuk merampingkan staff-staffnya? Jika dalam penilaian perusahaan seorang staff cukup mampu dalam menghandle berbagai beban pekerjaan sekaligus, maka kebijakan seperti ini akan dapat dilakukan. Hal yang akan terlihat sangat jelas besarnya adalah alokasi beban para karyawan tetap, sedangkan untuk pengetahuan dari para staff terhadap operasional bisnis menjadi semakin meningkat.

Memang untuk jenis perusahaan-perusahaan yang sedang melakukan proses restrukturisasi keuangan, mengeliminasi sejumlah posisi dan memberikan beban kerja tambahan yang terlalu berat kepada para staff juga belum tentu akan memberikan pengaruh yang lebih positif terhadap perkembangan skill dari staff tersebut. Dan hal yang kemungkinan akan terjadi adalah terjadinya beban psikis yang terlalu berat.

Setelah proses closing terjadi, di awal bulan biasanya seorang staf accounting akan mulai merasa lega karena laporan bulanannya sudah selesai. Akan tetapi kebanyakan kasus yang terjadi adalah, mereka menyelesaikannya juga membutuhkan waktu yang sedikit lebih banyak, sehingga membutuhkan waktu/jam tambahan untuk lembur. Dan agar bisa lebih mempercepat terjadinya proses closing, maka sebaiknya pihak manajemen harus merubah budaya tersebut. Merubah agar seorang staff akuntan masih tetap push di awal bulan sampai menjelang akhir bulan tidak perlu lagi harus melakukan kerja lembur.

Transaksi-transaksi yang dapat lebih di percepat pencatatannya adalah beurupa beban bunga yang sudah ditangguhkan, gaji yang masih harus dibayarkan, biaya liburan, alokasi biaya sewa, menghitung alokasi beban depresiasi, mengumpulkan komisi, dan juga melakukan rekonsiliasi beban yang dibayar dimuka.

Pada saat menjelang akhir waktu periode, hal yang sangat perlu untuk di-push pencatatan transaksinya adalah membuat histori tentang adanya keterlambatan pembayaran kepada para supplier. Biasanya nilai tagihan dari para suplier dengan rentan nilai yang tetap. Gunakanlah informasi tersebut sebagai suatu dasar dalam mencatat beban yang akan ditangguhkan. Selain itu seorang staff akuntan juga dapat mem push dalam menagih apapun yang bisa ditagih pada masa awal closing, menetapkan jumlah tagihan pada awal bulan.

Metode di atas akan memberikan kesan bahwa dalam bidang akuntansi proses closing laporan keuangan juga harus menjadi prioritas paling utama. Selain akuntan juga perlu untuk tetap memprioritaskan closing, akuntan juga harus menyesuaikan pemilihan waktu untuk mengerjakan hal-hal lainnya.

Perubahan yang seringkali dilakukan oleh pimpinan departen adalah hanya lebih terfokus kepada perbaikan ketepatan berbagai informasi yang sudah dihasilkan oleh internal departemen, sehingga sama sekali tidak ada pengaruhnya terhadap departemen lainnya. Secara keseluruhan startegi seperti ini akan berdampak lebih kecil. Pertambahan kecepatan untuk closing juga lebih kecil.

Agar kepala pimpinan akuntan bisa mendapatkan kecepatan closing yang lebih, maka tampaknya perlu untuk bekerjasama dengan departemen non accounting. Hal ini akan menjadi tantangan terberat. Dan terdapat beberapa informasi yang lebih sukar untuk dilakukan penutupan, sehingga membutuhkan adanya persetujuan dari para senior. Misalnya data-data pendukung yang masih belum bisa didapatkan, atau masih dalam masa pengerjaan oleh departemen lainnya.

Manager accounting yang bertanggungjawab penuh pada proses penutupan akan tetetapi dia juga tidak dapat bekerja secara sendirian, tetap juga membutuhkan bantuan dari staff-staff lain yang berada dibawahnya. Agar proses closing dari laporan keuangan tersebut dapat berjalan dengan lancar, maka berikut ini adalah beberapa tips yang dapat digunakan untuk lebih mempersingkat proses closing bulanan, yaitu:

• Membuat scedul kerja.

Jumlah pekerjaan yang sudah dilakukan menjelang proses closing dapat disebabkan oleh pekerjaan yang dilakukan pada masa awal periode. Misalnya, para staff acconting yang perlu untuk lebih mendahulukan penutupan pos-pos hutang terlebih dahulu sebelum akan menutup asset tetap. Alasannya adalah dengan lebih memprioritaskan pencatatan yang terkait dengan kewajiban hutang, maka perusahaan tidak akan dikenakan denda atas adanya keterlambatan pembayaran. Setelah transaksi hutang sudah selesai, maka staff akuntan akan dapat melanjutkan untuk menyelesaikan akun-akun asset tetap. Agar pekerjaan tersebut dapat diselesaikan dengan lebih teratur, pembuatan buku pedoman untuk penutupan laporan juga masih dapat dilakukan.

• Menentukan kewajiban sejak dari awal.

Setiap dokumen setidaknya perlu untuk diberikan tanda atas berbagai kejelasan tentang siapa saja yang nantinya akan bertanggungjawab. Sebelum proses closing tersebut mulai dilakukan, perlu sejenak untuk dilakukan meeting kecil atas siapa saja yang nantinya akan bertangungjawab atas suatu pekerjaan dan dilakukan dengan tepat waktu. Kejelasan atas sebuah pekerjan akan menciptakan keteraturan kerja dan semakin terbentuknya komitmen diawal akan menciptakan semangat kerja dan lebih meningkatkan kerja sama diantara sesame tim.

Nah, itulah sedikit penjelasan yang terkait dengan permasalahan pengelolaan Beban dari departemen Accounting. Diharapkan setelah membaca artikel ini, maka para pembaca sekalian akan dapat mengendalikan biaya tersebut, dan mampu mengalokasikannya pada kegiatan lain yang dapat meningkatkan kinerja perusahaan. Bagi parap pembaca sekalian yang membutuhkan bimbingan seputar pengelolaan SDM silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu Anda.

Scroll to top