Kategori: Finance

TIPS-TIPS TENTANG BAGAIMANA CARANYA DALAM MENGELOLA KAS KECIL (PETTY CASH) PERUSAHAAN

Pada kesempatan kali ini implementor software akuntansi akan memberikan tips tentang pengelolaan kas kecil (Petty Cash). Pertama-tama kita perlu mengetahui definisi sebenarnya dari kas kecil, kas kecil (Petty Cash) merupakan uang tunai yang sudah disediakan oleh perusahaan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif lebih kecil dari pengeluaran uang perusahaan dan menjadi tidak ekonomis jika dibayarkan melalui check atau transfer Bank. Tujuan dari dibentuknya dana dari kas kecil adalah untuk menunjang berbagai kegiatan operasional perusahaan seperti halnya untuk membeli keperluan-keperluan kantor yang besarnya transaksi hanya cukup jika dibayarkan dengan menggunakan uang tunai saja.

Berikut ini merupakan beberapa tips untuk mengelola kas kecil (Petty Cash) dari implementor software akuntansi:

• Penetapan Metode yang Digunakan.

Penetapan dana kas kecil yang dilakukan pada awal pembentukan kas kecil. Dana yang akan dialokasikan harus benar-benar sesuai dengan kebutuhan perusahaan, dan hindari untuk pengalokasian dana yang terlalu besar dari berbagai kebutuhan perusahaan. Sesuaikan dana kas kecil dengan histori dari pengeluaran kas kecil untuk pembayaran-pembayaran dari kegiatan operasional. Kegiatan seperti ini biasanya akan dicatat pada pos beban administrasi dan umum (administrative and general expense). Pengeluaran-pengeluaran yang membutuhkan adanya dana kas kecil biasanya melibatkan pembayaran untuk membeli Alat Tulis Kantor (ATK), materai, air minum, listrik, air, pulsa, dan beberapa beban-beban lain yang memiliki sifat harus segera dilunasi.

Hal yang paling mendasar yang harus dilakukan oleh perusahaan pada saat membentuk kas kecil adalah penentuan metode seperti apa yang nantinya akan digunakan untuk mencatat kas kecil. Perusahaan dapat memilih salah satu diantara dua macam metode pencatatan dari kas kecil.

Pertama dengan menggunakan metode tetap (Imprest Fund System), dan yang kedua adalah dengan menggunakan metode fluktuatif (Fluctuating fund system).

“Perbedaan pada kedua jenis metode tersebut terletak pada pencatatan saat pengisian kembali dana dari kas kecil.”

Jika menggunakan metode fluktuatif, maka jumlah kas kecil akan selalu berubah-ubah (menyesuaikan dengan kebutuhan operasional perusahaan). Metode seperti ini sangat cocok untuk digunakan pada jenis perusahaan yang memilki kegiatan operasional yang juga tidak menentu. Penepatan jumlah kas kecil sebesar sesuai dengan kebutuhan dari perusahaan.

Seperti contoh: Perusahaan telah menetapkan jumlah kas kecilnya adalah sebesar Rp 10.000.000,-, kemudian dari total dana tersebut hanya digunakan sebagian, maka pada saat pengisiannya kembali adalah sebesar uang yang sudah dikeluarkan tersebut.

Misalnya pada tanggal 1 Desember 2014 dana dari kas kecil adalah sebesar Rp 10.000.000,- dan Transaksi yang terjadi pada bulan Desember adalah sebagi berikut:

Dengan cara menggunakan metode Fluktuatif dari transaksi-transaksi seperti diatas akan dicatat dengan cara sebagai berikut:

Pada tanggal 31 Desember 2018 tidak perlu dilakukan pembuatan jurnal penyesuaian lagi karena, kasir sudah membukukan transaksi pada setiap tejadinya transaksi setiap periodenya.

Manfaat dari mengunakan metode Fluktuasi (Fluctuating fund system) adalah:

1. Saldo kas kecil dapat diketahui setiap saat.
2. Apabila dana dari kas kecil tidak cukup, maka administrasi atau petugas dari kas kecil dapat meminta untuk mengambil dananya kembali.
3. Sangat mudah untuk dilakukan pengontrolan terhadap buku kas.
Akan tetapi perusahan harus tetap memperhatikan bahwa dengan cara menggunakan metode seperti ini maka pengeluaran yang akan terjadi tidak akan mudah untuk bisa ditelusuri.

….. Berlanjut

Nah, itulah sedikit tips tentang bagaimana caranya dalam mengelola kas kecil. Apabila pembaca ingin memahami secara lebih mendalam bagaimana cara untuk mengelola kas kecil, membutuhkan konsultasi seputar manajemen perusahaan, dan membutuhkan Software Accounting para pembaca sekalian dapat menghubungi groedu@gmail.com atau kontak  081-8521172 (Owner) atau 081-252-982900 (Office). Kami siap membantu Anda, terimakasih salam sukses dan sampai bertemu lagi pada pembahasan artikel selanjutnya.

 

 

TIPS-TIPS UNTUK TATACARA DALAM PEMERIKSAAN (OPNAME) KAS DAN SALDO KAS PERUSAHAAN

Pada Kesempatan kali ini praktisi software akuntansi akan sedikit menjelaskan artikel tentang bagaimana tata cara dalam memeriksa saldo kas dan juga setara kas. Alasan mengapa saldo kas harus diperiksa akan dijelaskan pada contoh kasus yang terdapat dalam artikel ini. Sebelum melangkah kepada yang lebih jauh dalam pembahasan tentang bagaimana tata cara untuk memeriksa saldo kas perusahaan, maka terlebih dahulu praktisi software akuntansi akan sedikit memberikan gambaran penting bagaimana dalam menyajikan saldo kas dengan lebih akurat.

• Contoh Kasus Pertama.

Pada tanggal 28 April 2018 Colista Dwi Setiawan (Dawan) adalah seorang karyawan dari PT. Jaya Baru Malente mau tidak mau harus rela untuk mendekam dalam penjara selama kurun waktu 24 bulan (kurang lebih2 tahun) setelah pengadilan sepakat untuk memvonis bersalah terdakwa. Keputusan tersebut karena didasarkan pada pasal 374 KUHP tentang penggelapan dalam jabatan. Terdakwa sudah terbukti melakukan penggelapan dana/uang perusahaan sebesar Rp. 800.000.000,-.

Tersangka sudah benar-benar mengakui kesalahannya tersebut terhadap Pengadilan Negeri (PN) Surabaya bahwa cara dia lakukan untuk bisa menggelapkan kekayaan milik perusahaan adalah dengan memberikan alamat beserta nomor telepon fiktif pelanggan kepada perusahaan. Dia sengaja melakukan penipuan tersebut sendirian (tanpa ada satupun orang yang membantunya). Kasus seperti ini sudah mulai sedikit terungkap ketika dilakukannya pemeriksaan keuangan perusahaan. Melalui berbagai konfirmasi yang sudah dilakukan kepada para pelanggan perusahaan, mereka mengaku sudah melunasi semua hutang-hutangnya tersebut dengan menyerahkan sejumlah uang kepada dawan.

• Contoh Kasus Kedua.

Pada tanggal 5 Maret 2018 Rita Nurjanah (RN) yang bertempat tinggal di Jalan Komplek Kenangan RT 08/02, Tanggerang langsung diciduk oleh anggota polisi. Tersangka dilaporkan oleh majikannya ke pada pihak kepolisian karena sudah terbukti menggelapkan uang sebesar Rp. 623.000.000,- . RN terpaksa harus mendekam di penjara disebabkan karena sudah melanggar pasal 374 KUHP dan atau 372 KUHP.

Dengan melihat berbagai bukti-bukti yang ditemukan, seperti satu bedel bukti pengeluaran Bank, satu bendel bukti tanda terima uang atau cek, slip gaji atas nama Rita Nurjana, dan invoice fiktif. Polisi telah menyimpulkan bahwa aksi yang sudah dilakuknnya terbilang sangat lama. Uang yang semestinya harus segera disetorkan kepada perusahan, namuni olehnya malah digunakan untuk kepentingannya sendiri.

Nah, dari beberapa contoh kasus penggelapan kas diatas yang oleh karyawan perusahaan, sekarang apakah Anda sudah menyadari seberapa pentinya melakukan pemeriksaan/opname kas perusahaan bukan? Maka sekarang kita mulai untuk mempelajarai tentang bagaimana tata cara dalam melakukan pemeriksaan atas akun-akun atau pos-pos yang sudah masuk ke dalam kriteria kas dan setara kas perusahaan.

1. Lakukanlah tindakan sidak (Inspeksi mendadak).

Sidak merupakan pemeriksaan yang sengaja dilakukan tanpa adanya pemberitahuan terlebih dahulu kepada pihak atau fungsi-fungsi yang akan diperiksa. Kemudian langsung diperiksa, menghitung pada semua dana yang sudah disimpan oleh kasir pada waktu itu juga dengan disaksikan oleh kasir itu sendir. Lalu tuliskan pada berita acara bahwa semua dana kas yang sudah tersimpan, beserta rinciannya. Misalnya seperti lembaran uang pecahan Rp. 100.000 berjumlah sekian lembar, Rp. 50.000 berjumlah sekian lembar, Rp. 20.000, Rp. 10.000 dan seterusnya. Jangan lupa untuk meminta tanda tangan dari si kasir yang ikut menyaksikannya.

2. Buktikan apakah jumlah dari uang saldo kas kecil benar-benar sesuai dengan catatan pembukuannya. Caranya adalah dengan memeriksa antara nilai kas berdasarkan pada pemeriksaan kas opname dengan nilai yang sudah tercantum pada buku besar.

Cara pertama dan kedua merupakan prosedur pemeriksaan yang memang bertujuan untuk mengetahui tingkat kebenaran dari saldo neraca apakah benar-benar ada dan sudah dimiliki oleh perusahaan atau tidak, serta kesesuaianya dengan catatan pembukuan perusahaan.

jika terdapat adanya selisih, maka segera mintalah penjelasan kepada pihak manajemen dan langsung lakukan jurnal koreksi. Penjelasan harus benar-benar didapatkan secara tertulis, hindari hanya dengan menerima penjelasan secara lisan saja. Mintalah pihak kasir dan pimpinan (manajer) untuk menuliskan alasan secara tertulis dari terjadinya selisih pada manajemen letter tersebut. Tujuan utama untuk mendapatkan penjelasan dari pihak kasir adalah bahwa laporan keuangan sudah sepenuhnya merupakan tanggung jawab dari pihak manajemen perusahaan.

3. Segera siapkan daftar rincian bukti-bukti kasbon, dana yang masih belum dikembalikan/Pending bill.

Prosedur ini juga berfungsi untuk memperoleh waktu pisah berupa batas (cut off). Pisah batas yang digunakan sebagai pemisah dari obyek pemeriksaan antara periode yang sudah diperiksa dengan periode-periode lainnya.

4. Mintalah tanda tangan dari kasir yang bersangkutan, akuntan (khususnya yang berkewajiban pada fungsi kas), dan pimpinan perusahaan diatas tanggal dan jangan pernah melupakan untuk meminta mereka menuliskan nama terangnya masing-masing.

Nah, itulah sedikit tips tentang bagaimana tata cara dalam pemeriksaan/opname kas perusahaan khususnya adalah pada saldo kas. Prosedur yang sudah ditulis diatas mungkin saja akan menjadi berbeda-beda dengan bagaimana kondisi dari setiap masing-masing perusahaan Anda, karena sebuah prosedur pemeriksaan juga masih bergantung kepada bagaimana aliran kerja work flow dan sistem pengendalian internal yang sudah lama berjalan pada setiap masing-masing perusahaan (IRW).

Jika para pembaca ingin memahami dengan lebih mendalam tentang bagaimana tata cara dalam meng opname/pemeriksaan saldo Kas dan membutuhkan konsultasi dalam bidang manajemen keuangan Anda, Anda dapat menghubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu Anda, terimakasih salam sukses dan sampai bertemu lagi pada pembahasan artikel selanjutnya.

PROSEDUR-PROSEDUR TENTANG BAGAIMANA CARANYA DALAM MELAKUKAN OPNAME/PEMERIKSAAN PIUTANG PERUSAHAAN

Pada kesempatan kali ini implementor software akuntansi akan sedikit membahas tentang pemeriksaan piutang atau yang lebih dikenal dengan sebutan Opname Piutang. Sebelum kita membahas tentang bagaimana dalam prosedur pemeriksaan piutang, maka terlebih dahulu kita akan mempelajari tentang beberapa kasus piutang yang tidak tertagih serta apa saja kerugian yang diakibatkan darinya.

1. Kasus Pertama antara PT. Bank Mandiri Tbk dengan PT. Tirta Amarta Bottling.

PT. Bank Mandiri Tbk telah mengakui bahwa besarnya kerugian piutang sebesar Rp 1.47 triliun. Kerugian tersebut disebabkan karena Bank telah memberikan kredit kepada PT. Tirta Amarta Bottling, produsen air minum merek Viro. Corporate stratagy PT. Bank Mandiri Tbk (persero) Rohan Hafas menjelaskan bahwa begitu besarnya kerugian negara yang sudah ditemukan oleh Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) atas kasus kredit macet tersebut yang terdiri dari nilai kredit beserta dengan bunga dan sekaligus dendanya.

Kasus ini sudah sampai dikejaksaan agung. Setelah berbagai pemeriksaan yang dilakukan, maka kejaksaan telah menetapkan setidaknya ada lima orang yang menjadi tersangka. Satu diantaranya adalah direktur Tirta, Amarta Rony Tedy dan empat lainnya dari pihak pegawai Bank Mandiri.

2. Kasus kedua antara PT. Bank Mandiri Tbk dengan PT. Central Steel Indonesia.

Pada bulan Januari tahun 2018 lalu, dilakukan sidang atas kasus tentang penyalahgunaan dana kredit oleh PT. Bank Mandiri (persero) Tbk kepada PT. Cenral Steel Indonesia (CSI). Setelah sidang usai, maka terdakwa dari pihak CSI memberikan keterangan bahwa para pemegang saham juga harus bertanggungjawab atas kasus tersebut. Para pemegang saham juga turut terlibat dalam semua keputusan yang telah diambil oleh terdakwa. Karena para pemegang saham juga ikut menikmati kredit macet dari bank Mandiri tersebut. Faktor utama yang sudah menyebabkan terjadinya kredit macet adalah karena para pemegang saham tidak terlalu peduli dengan bagaimana keadaan perusahaan yang sebenarnya.

Pihak manajemen sendiri sudah memberikan warning keras sebelum manajemen memutuskan sudah terjadi pailit/krisis keuangan. Manajemen memberitahukan kepada para pemegang saham, bahwa perusahaan saat ini sedang mengalami kesulitan dana keuangan. Pihak manajemen sendiri juga pernah meminta agar para pemegang saham bersedia untuk mengembalikan dana kepada perusahaan, namun sama sekali tidak pernah ditanggapi oleh mereka. Seandainya para pemegang saham tersebut bersedia untuk mengembalikan dananya kepada perusahaan, maka mungkin saja pihak manajemen tidak akan menetapkan telah terjadi kebangkrutan, yang sudah diakui oleh terdakwa.

Kebijakan selanjutnya yang dilakukan oleh Bank Mandiri adalah dengan menggunakan dananya untuk membayarkan hutang, membeli saham dan pembagian deviden. Padahal dana yang sudah diberikan oleh pihak Bank untuk Investasi dan modal kerja. Namun dari pihak penuntut umum malah menyatakan bahwa memang terdakwa sudah tidak termasuk lagi ke dalam salah satu sebagai para pemegang saham perusahaan, namun seluruh urusan keuangan masih dilakukan oleh terdakwa, mulai dari seleksi keuangan dan lain sebagainya.

Dari kedua kasus tersebut seperti diatas, maka dapat disimpulkan bahwa terjadinya piutang yang tak tertagih juga tidak bisa terlepaskan dari adanya campur tangan dari pihak internal manajemen perusahaan. Pengendalian secara internal perusahaan juga tidak dijalankan dengan baik, sehingga menyebabkan adanya sedikit celah yang sudah dimanfaatkan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggungjawab dan menyebabkan terjadinya kerugian yang lebih besar bagi perusahan. Selain itu, kekuatan dari para pemegang saham juga masih sangat berpengaruh besar kepada pengambilan keputusan pihak manajemen. Akan tetapi sebesar apapun tekanan dari pihak-pihak pemegang saham jika berpotensi besar untuk menyebabkan kerugian bagi perusahaan tetap tidak boleh dibenarkan. Dan akhirnya kedua terdakwa diancam telah melanggar Pasal 2 Ayat 1, Pasal 3 Juncto Pasal 18 UU Nomor 31 Tahun 1999 tentang Korupsi. Keduanya diancam pidana selama 5 tahun penjara karena telah melakukan penyimpangan dana dari salah satu Bank milik BUMN.

Meskipun kasus yang sudah dicontohkan seperti diatas merupakan kasus yang harus dialami oleh bank, namun untuk kasus diatas dapat kita jadikan sebagai suatu pendekatan permasalahan. Baik itu adalah Bank maupun jenis perusahaan dagang, keduanya masih tetap sama-sama memiliki resiko besar pada piutang tidak tertagihnya.

Setelah mengetahui apa yang menjadi penyebab dari kasus-kasus diatas, maka pihak yang sudah terlibat dan tentu akibatnya adalah sekarang kita akan memasuki bagaimana prosedur dari pemeriksaan piutang tersebut.

1. Siapkan data-data Penjualan yang nantinya akan diperiksa. Misalnya data dalam satu periode (bulanan).
2. Pertama-tama yang harus kita lakukan adalah prosedur untuk menilai tentang kebenaran dari saldo. Pertama-tama harus kita cocokan terlebih dahulu saldo akhir antara data penjualan dengan saldo akhir yang sudah tercantum pada buku  besar, jika terdapat adanya selisih, maka langsung buat jurnal koreksinya.
3. Pisahkan antara data-data penjualan tunai dengan penjualan kredit. Kemudian, Periksalah penjualan yang sudah dilakukan secara kredit, karena kita hanya akan lebih berfokus pada kebenaran dari penyajian saldo piutang atau penjualan kreditnya.
4. Setelah kita benar-benar mengetahui jumlah saldo pasti dari piutang yang nanti akan diperiksa, telusuri ke bukti dasar dengan cara memeriksa setiap penjualan kredit ke faktur-faktur penjualan.
5. Untuk memastikan bahwa kebenaran piutang dengan cara yang lain, dapat dilakukan dengan mengkonfirmasi piutang. Namun lakukan hanya pada jenis piutang dengan nilai yang cukup material atau yang memang dianggap mencurigakan, karena jika memeriksa semuanya, maka tidak akan cukup waktunya. Besarnya nilai dari materialitas ditentukan sebelum proses pemeriksaan atau dapat dirubah pada saat proses pemeriksaan yang tergantung pada bagaimana kebijakan manajemen.
6. Konfirmasi yang dapat dilakukan terdapat tiga macam cara, yaitu:

• konfirmasi positif.

Artinya: pihak debitur akan diminta untuk memberikan pernyataan bahwa saldo yang sudah teracantum pada surat konfirmasi sudah benar.

• Konfirmasi negatif.

Artinya adalah debitur akan diminta untuk memberikan respon hanya jika tidak setuju dengan jumlah saldo yang sudah ditanyakan.

• Konfirmasi kosong.

Artinya adalah pihak debitur akan diminta untuk mengisi jumlah saldo yang sudah terutang atau mengisi informasi lainnya.

7. Setelah nilai besarnya piutang sudah sesuai dengan buku besar, maka selanjutnya lakukan analisis pengendalian internalnya. Caranya adalah dengan menghitung persentase piutang yang terlambat (Account Payable Over due). Artinya adalah piutang tersebut telah melebihi batas tanggal jatuh temponya dan harus sudah dilunasi.
8. Perhatikan nilai besarnya persentase tersebut, perhatikan juga batasan yang dapat ditoleransi. Biasanya tercantuk di dalam Key Performa Index (KPI). Laporkan kepada pihak manajemen jika memang sudah terbukti banyak debitur yang melebihi tanggal jatuh temponya.
9. Bandingkan presentase AR overdue periode berjalan dengan periode lalu. Waspadalah Jika sedang mengalami kenaikan.
10. Identifikasikan pelanggan yang seringkali terlambat dalam membayar piutang, Teruskan informasi tersebut kepada pihak manajemen agar segera dilakukan pengendalian pada proses persetujuannya.
11. Identifikasi nilai dari overdue setiap pelanggan, apakah telah melebihi plafon kredit yang telah ditetapkan. Jika total dari nilai piutang pelanggan tersebut malah melebihi plafon yang telah ditetapkan, maka periksalah bagian aprovalnya dan cari tahulah alasan mengapa disetujuinya penjualan kredit tersebut dan mengapa besarnya piutang yang masih belum terbayarkan (hampir/telah) mencapai batas kredit.
12. Jika nilai overdue pelanggan sudah mencapai/melebihi batas dari plafon kedit, maka segera teruskan informasi tersebut kepada pihak manajemen agar manajemen dapat melakukan tindakan selanjutnya. Seperti menahan pengiriman barang sebelum membayar sebagian piutangnya yang lalu.

Nah, itulah sedikit pembahasan tentang bagaimana prosedur-prosedur dalam melakukan pemeriksaan/opname piutang perusahaan. Terimakasih dan sampai bertemu pada pembahasan artikel yang selanjutnya (IRW).  Apabila pembaca ingin memahami lebih dalam tentang bagaimana prosedur dalam proses opname/pemeriksaan piutang dan membutuhkan konsultasi dalam bidang manajemen piutang para pembaca sekalian dapat menghubungi di: groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu Anda.

Scroll to top