Kategori: Finance

SEBAGAI SEORANG PEBISNIS, MENURUT ANDA HARUSKAH PROSES STOCK OPNAME DILAKUKAN?

Transaksi barang yang biasanya banyak dilakukan oleh jenis usaha yang berbentuk retail perdagangan adalah hal yang sangat wajib dan harus dilakukan, salah satunya adalah melakukan Stock Opname. Stock Opname merupakan sebuah proses yang dilakukan secara berkala untuk menghitung stock fisik dari barang dagangan dan persediaan yang sebagai asset dan sebenarnya masih dimiliki oleh sebuah bisnis, dan hasilnya akan dibandingkan dengan jumlah berdasarkan catatan persediaan, namun masih tetap berpatokan dari stock fisik daripada pencatatan persediaan.

Pada hakikatnya Stock opname merupakan bagian terpenting dalam menghitung stock secara riil dari persediaan yang berada pada pencatatan system dengan stok fisiknya, oleh karena itu system persediaan harus dilakukan dalam hal pelaporan transaksi keuangan agar tidak sampai terjadi sesuatu yang tidak diinginkan, seperti halnya persediaan yang diambil tanpa izin (mencuri stock) dan persediaan yang sudah rusak atau hilang. Alasan seperti itulah yang mengharuskan selalu adanya proses stock opname secara berkala yang dilakukan secara (mingguan/bulanan).

Proses dari stock opname harus dilakukan dengan alasan bahwa kegiatan dalam perharinya bukan hanya sekedar untuk mencatat transaksi, akan tetapi untuk mencegah apa saja yang diperkirakan bisa terjadi, misalnya pencurian produk, hal itu bisa diketahui dengan jalan melakukan stock opname. Untuk pencegahan yang lainnya misalkan adanya kerusakan pada produk yang akan dijual, itu bisa diketahui dengan jalan melakukan stock opname, agar barang-barang persediaan yang rusak bisa dibuang dan pencatatan persediaannya bisa menjadi lebih riil serta penghitungan biaya kerugian atas kerusakan barang tersebut bisa dirinci dengan sangat jelas. Selain hal itu juga stock opname juga harus dilakukan untuk menghitung berapa banyak persediaan yang sudah mulai kadaluarsa, dengan begitu perusahaan bisa memperhitungkan barang-barang yang tidak layak untuk dijual kembali dan barang-barang mana saja yang masih layak dan bisa dijual dengan aman.

Dengan demikian, fungsi utama dari stock opname harus dilakukan untuk memfilter dan mencegah segala macam kerugian yang akan dihasilkan akibat dari masa kadaluarsa barang-barang persediaan. Kemudian persediaan yang masih belum digunakan atau yang telah digunakan secara rupiah masih memiliki nilai persediaannya, maka fungsi utama dari stock opname inilah yang nantinya akan menjadikan barang-barang tersebut akan dipilih berdasarkan barang-barang yang baik lalu dipilih lagi barang tersebut yang kemudian dijual hanya yang terbaik saja demi menciptakan kualitas barang-barang yang terbaik agar semakin tercapainya kepuasan dari para pelanggan.

Stock opname juga harus dilakukan atas dasar alasan ingin membandingkan antara laporan keuangan tahun yang lalu dengan laporan keuangan pada tahun ini, agar para pengambil kebijakan bisa mengetahui laba rugi dari barang yang telah dihitung secara seksama dan para pengambil keputusan akan bisa merencanakan kebijakan-kebijakan atau strategi operasional yang akan bisa segera dijalankan pada masa yang akan datang.

Dasar untuk dilakukannya stock opname juga akan bisa mengakurasi data-data persediaan yang berada dilaporan kartu stock dan surat-surat jalan yang keluar dengan barang yang riil dari gudang, dengan begitu pihak atasan akan bisa mengetahui tentang apa saja yang harus dilakukan oleh para staffnya, apakah telah terjadi kekeliruan atau telah terjadinya sebuah ketimpangan yang tidak sesuai antara jumlah stok dengan beredarnya surat keluar barang.

Metode Penghitungan Stock Opname

Dalam metode penghitungan stock opname juga lebih dikenal dengan metode penghitungan system  periodik dan metode penghitungan system persediaan secara perpetual.

1. Metode Penghitungan System Periodik.

Metode penghitungan secara periodik dihitung berdasarkan persediaan yang keluar atau masuk hanya dengan menghitung biaya atau pendapatannya saja yang keluar, tanpa menghitung hpp dari barang tersebut, sehingga perusahaan tersebut harus menghitung pada setiap akhir bulan dam penyesuaian yang terjadi untuk biaya hpp pada persediaan yang keluar pada barang tersebut agar bisa terhitung laba rugi yang akan muncul.

2. Metode Penghitungan Perpetual.

Metode penghitungan persediaan secara perpetual, yaitu menghitung barang persediaan yang keluar dengan jalan menghitung hpp dan persediaannya langsung secara riil pada saat itu juga. Maka pada setiap akhir tahun tidak perlu menghitung kembali berapa hpp atau persediaan yang keluar atau yang sudah masuk.

Untuk metode penghitungan system persediaan yang akan digunakan sebagai salah satu upaya untuk semakin memudahkan para pelaku transaksi keuangan dalam menentukan stock opname yang lebih efektif dan efisien.

Manfaat dari Pelaksanaan Stock Opname

Dengan dilakukannya stock opname secara rutin, maka kita akan bisa mendapatkan beberapa manfaat berikut ini:

1. Mampu membandingkan antara nilai persediaan tahun ini dengan tahun sebelumnya sebelumnya, apakah mengalami kenaikan ataukah malah justru semakin menurun, sehingga akan kita bisa mengetahui perkembangan dari usaha. cara seperti ini juga termasuk cara dalam menilai perkembangan usaha secara sederhana karena hanya untuk menilai dari perkembangan asset tanpa perduli seberapa besarnya hutang yang akan muncul dari perkembangan aset tersebut.
2. untuk mengetahui sebearapa banyak dari jumlah persediaan sehingga kita akan bisa “Tau diri” semisal apabila kita ingin mengajukan pinjaman ke pihak Bank.
3. Untuk mencari HPP (Harga Pokok Penjualan) pada pembuatan laporan keuangan secara physical (fisik).
4. Dan yang paling penting adalah untuk mencocokkan data dan untuk menghitung apakah ada barang kita yang hilang/rusak/tercuri. Dengan catatan kita sudah memiliki system komputerisasi yang baik.

Dari beberapa alasan atas dasar dilakukannya stock opname yang telah dibahas diatas, maka dapat diambil kesimpulan bahwa stock opname harus selalu dilakukan untuk menghitung persediaannya secara riil dengan surat jalan yang  ada serta untuk penghitungan laporan keuangan yang benar secara penghitungan persediaan dan untuk membandingkannya dengan laporan keuangan dari tahun sebelumnya, agar para pengambil keputusan masih bisa merencanakan dan membuat strategi yang akan dijalankan pada masa yang akan datang. Semoga artikel ini bisa bermanfaat bagi Anda sekalian.

Apabila membutuhkan software accounting, silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu!

BENARKAH BISNIS ONLINE MASIH TETAP MEMBUTUHKAN PENCATATAN AKUNTANSI MENGGUNAKAN SOFTWARE AKUNTANSI ONLINE?

Dalam hal mengelola keuangan yang baik, memang sangat mutlak diperlukan dalam internal bisnis tanpa terkecuali apapun bisnisnya, baik itu adalah berupa bisnis online atau offline. Pada saat ini memang sudah banyak sekali ditemukan berbagai pelaku bisnis online, mengingat untuk bisnis jenis ini memang dapat dilakukan dengan sangat mudah. Hanya dengan modal koneksi internet yang stabil dan gadget seperti halnya laptop, tablet, atau berupa smartphone seseorang sudah dapat membuka bisnis onlinenya sendiri.

Tidak ubahnya seperti bisnis offline, bisnis online juga tetap menawarkan berbagai macam jenis barang-barang yang dijual, seperti: baju, sepatu, alat rumah tangga, dan lain sebagainya yang dijual dengan media internet. Dan inilah yang biasa disebut dengan online retailer. Namun ada juga yang lebih sering disebut dengan reseller dropship, yaitu orang-orang yang menjual produk milik orang lain atau sebagai pihak ketiga. biasanya reseller tidak membutuhkan adanya stok barang dan hanya lebih berfokus kepada kegiatan pemasaran dan penjualan saja. Penggadaan barang dan pengiriman biasanya akan dilakukan oleh pemilik barang yang mengatasnamakan reseller itu sendiri.

Keuntungan yang akan didapatkan dari reseller ini adalah berasal dari selisih harga yang sudah ditentukan oleh si pemilik barang dengan harga yang telah diberikan oleh reseller terhadap para konsumen. Meskipun dalam hal menjalankan bisnis online seperti ini nampak begitu sederhana, namun dalam hal mengelola keuangan usaha tidak boleh sembarangan.

Apabila usaha Anda masih berskala sangat kecil atau bersifat menengah, maka Anda masih dapat membuat pembukuan dengan begitu sederhana yang hanya berbasis kas saja, dimana Anda hanya sekedar mencatat terjadinya penjualan saat kas sudah diterima. Adapun langkah-langkah yang harus Anda lakukan adalah:

1. Membuka rekening untuk kebutuhan bisnis.

Biasanya transaksi online yang dilakukan melalui transfer oleh bank. Untuk itulah sangat penting artinya untuk membuka rekening bagi kebutuhan bisnis yang mana rekening seperti ini harus terpisah dengan rekening milik pribadi. Dengan memiliki rekening secara terpisah, maka Anda akan dapat dengan mudah untuk memonitor aliran cash flow dari bisnis milik Anda dengan sangat mudah. Pilihlah bank yang banyak digunakan oleh para konsmen atau para supplier agar transaksi Anda dapat berjalan dengan begitu mudah.

2. Melakukan pencatatan yang bersifat harian.

Melakukan pencatatan pada saat terjadinya pembayaran dari para konsumen ke dalam buku besar yang berisi tentang berbagai jenis transaksi, seperti: uang masuk, uang keluar, dan saldo. Dengan melakukan pencatatan secara harian, maka Anda sudah dapat mengetahui dengan pasti tentang bagaimana posisi keuangan Anda dan akan digunakan untuk apa.

3. Membuat laporan laba rugi bisnis.

Membuat laporan laba rugi untuk setiap bulan akan sangat membantu Anda dalam mengetahui apakah bisnis Anda sudah menguntungkan atau tidak. Dari keuntungan yang sudah terkumpul tersebut, maka Anda akan dapat menggunakannya untuk bisa mengembangkan bisnis milik Anda.

Bagi Anda yang masih terlalu awam dalam hal pembukuan, setidaknya Anda dapat membuat jurnal dengan bantuan dari software akuntansi yang sudah berbasis cloud yang nantinya akan sangat membantu Anda dalam membuat laporan keuangan dengan lebih mudah. Dengan menerapkan sistem pembukuan keuangan yang sudah terkomputerisasi ini maka Anda dapat dengan mudah mencatat berbagai transaksi secara real time dan secara otomatis sudah menempatkan transaksi tersebut kedalam kategori yang memang sudah ditentukan sebelumnya dan laporan keuanganpun akan secara otomatis dapat terbentuk. Sistem akuntansi yang sudah berbasis cloud accounting ini akan sangat membantu Anda yang terlalu sibuk dan harus selalu mobile, dalam monitoring berbagai transaksi atau cash flow Anda kapan dan dimanapun Anda berada.

Melakukan pencatatan pembukuan secara teratur akan sangat banyak membantu Anda dalam mengelola keuangan dari usaha. Dan hal inilah yang nantinya akan mampu menghindarkan Anda dari penggunaan keuangan yang terlalu boros dan tidak jelas pemakaiannya. Selain itu penerapan dari software akuntansi dengan metode online sudah menjadi pilihan yang begitu tepat. Penggunaan software akuntansi yang sudah berbasis cloud akan menjadikan system pengaturan keuangan dari bisnis Anda semakin lebih baik.

Apabila membutuhkan software accounting, silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu!

 

BAGAIMANA CARA MENGINTEGRASIKAN SOP KEUANGAN DENGAN SOFTWARE ACCOUNTING?

Kebocoran yang paling sering terjadi adalah di bagian keuangan yang disebabkan administrasi keuangan tidak tertata rapi. Bukan karena personal bagian keuangan yang tidak dipercaya, tetapi prosedur yang tidak diatur dengan rapi menyebabkan keuangan perusahaan banyak hilang dengan modus operandi, diambil oleh salesman/collector, dikorupsi oleh admin dan hilang karena kecurangan lainnya. Ini semua terjadi karena system yang tidak mendukung. Oleh karena system tidak mendukung membuat seorang pegawai yang tadinya baik dan jujur,  bisa menjadi tidak jujur gara-gara tergiur oleh keadaan dimana untuk mencuri uang sangat gampang.

Pentingkah membuat SOP keuangan terintegrasi dengan software accounting? Amatlah penting bagi perusahaan demi keselamatan uang perusahaan yang merupakan modal dan asset untuk perputaran bisnis. Sebelum mengetahui bagaimana integrasikan SOP keuangan dengan software, baiklah kita pelajari prosedur keuangan satu-satu di bawah ini.

  1. Prosedur mengeluarkan uang dari Kas.
  2. Prosedur mencatat uang yang keluar dari Kas.
  3. Prosedur menerima setoran dari pelanggan.
  4. Prosedur mencatat setoran dari pelanggan.

Amati poin pertama, apakah di perusahaan kita sudah dibuatkan semacam prosedur mengeluarkan kas? Apabila belum ada maka sebaiknya kita buat. Cara membuat adalah dengan memberikan aturan main, setiap kali kas dikeluarkan harus ada tanda tangan pimpinan/supervisor. Setelah itu pengeluaran kas juga harus mengacu pada anggaran/budget yang ditetapkan oleh perusahaan. Apabila tidak sesuai dengan anggaran, kasir/Finance tidak boleh mengeluarkan uang dari patty kas.

Lalu bagaimana dengan pencatatan pengeluaran kas? Apakah sudah ada prosedurnya? Jika belum ada maka buat prosedur sedemikian rupa dengan langkah-langkah sebagai berikut. Setiap kas keluar harus dicatat manual. Lalu diinput di software accounting sesuai dengan akun yang disediakan di software accounting. Setelah diipunt, pimpinan wajib mengecek nilai kas yang dikeluarkan sesuai dengan BKK ( Bukti kas keluar) dan yang diinput di akun. Dengan selalu mengontrol kas keluar maka pengendalikan kas keluar bisa dilakukan dengan baik.

Amati poin ketiga jika di perusahaan belum ada prosedur  penerimaan kas atau penerimaan setoran dari pelanggan, maka sebaiknya segera buat prosedur dengan cara setiap menerima uang masuk dari pelanggan, collector/salesman wajib menuliskan sejumlah setoran di DPP (Daftar penagihan piutang). Atas dasar DPP ini seorang kasir/Finance bisa menerima sejumlah setoran dengan mencocokan nomer invoice dan jumlah yang terterah di invoice. Setelah diterima DPP harus ditanda tangani oleh penerima uang , Giro/cek, dan diteruskan ke bagian lain. Petugas yang bagian melunaskan di system.

Nah, buat prosedur yang terintegrasi dengan software accounting. Setiap akan melunaskan, yang melakukan in put data wajib melihat di DPP dan kemudian melunaskan sesuai nomer invoice di di system. Setelah dilunaskan di system, pimpinan/supervisor wajib melakukan cek dengan mencocokan antara DPP dengan yang sudah di-input yang sudah dilakukan di system.

Dengan melakukan langkah-langkah di atas maka kecurangan, kebocoran dan penyelewangan keuangan di perusahaan dapat dikurangi bahkan ditekan sedemikian rupa. Tetapi jangan lupa semua ini sebaiknya dilakukan dengan bantuan software accounting. Apabila dilakukan semuanya secara manual tanpa bantuan software, maka sulit kita membuat prosedur keuangan yang cukup baik. Selama ini kendala utama yang sering terjadi, masih banyak perusahaan yang masih manual dan belum menggunakan system yang baik. Semoga artikel ini bermanfaat bagi pembaca. Apabila pembaca membutuhkan bantuan pembuatan SOP keuangan yang terintegrasi dengan software accounting silahkan hubungi 0818521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu. (Frans M. Royan)

Scroll to top