Kategori: Ide Bisnis

BEBERAPA KELEMAHAN PROSES PEMBUKUAN AKUNTANSI MANUAL (TANPA MENGGUNAKAN SOFTWARE AKUNTANSI)

Pengelolaan keuangan dari sebuah bisnis merupakan salah satu langkah yang sangat menentukan kesuksesan sebuah usaha tidak terlepas dari skala dan jenisnya sudah pasti juga tetap membutuhkan yang namanya pengelolaan keuangan usaha. Manajemen keuangan ini merupakan satu hal mutlak yang harus dilakukan oleh setiap pengusaha.

Bisnis yang selama ini telah dijalankan tanpa adanya pengelolaan keuangan yang baik, sudah pasti beresiko terlalu besar untuk mengalami kegagalan usaha. Dan hal ini karena penyebab utamanya adalah karena pengusaha sendiri tidak akan bisa memastikan dengan pasti antara jumlah pemasukan dan pengeluaran yang selama ini telah digunakan dalam segala kegiatan operasional dari usahanya.

Seringkali ditemukan bahwa pemilik usaha banyak yang tidak tahu pasti tentang berapa besar nilai sebenarnya dari seberapa besar persisnya jumlah seluruh omset penjualan yang didapatkannya, dan mereka hanya bisa memperkirakan persisnya saja. Sementara itu ada juga yang memerintahkan karyawannya yang merekap omset penjualan selama setahun lalu yang membutuhkan waktu bisa sampai berhari-hari lamanya.

Untuk proses pengelolaan keuangan yang tidak teratur seperti ini, dimana pengusaha yang sama sekali tidak memiliki data yang lebih akurat terkait dengan umur piutang dari pelanggannya, sehingga banyak diantara beberapa piutang yang sama sekali tidak tertagih. Dan akibat terburuknya adalah aliran cash flow perusahaan akan menjadi semakin terganggu dan bahkan macet total yang menjadikan proses operasional usaha semakin tersendat.

Begitu pula untuk mengetahui jumlah pasti dari stok, tanpa adanya informasi yang lebih akurat dan bisa dengan lebih cepat untuk diakses, maka para karyawan yang terkait harus rela untuk melakukan proses pengecekan yang lebih panjang di gudang. Bahkan juga tidak menutup kemungkinan yang seringkali menyebabkan terjadinya tindak penyimpangan atau berupa penggelapan dari gudang.

Tanpa adanya sistem yang terintegrasi, apabila pihak manajemen sedang membutuhkan adanya informasi tertentu, maka harus terlebih dahulu mengajukan permintaan kepada bagian terkait dan membutuhkan waktu untuk mengerjakan/mengolah laporan/dari informasi tersebut.

Mengelola keuangan usaha yang tidak dilakukan dengan kurang baik bahkan masih menggunakan cara manual sebenarnya juga memiliki beberapa kelemahan, yaitu:

1. Membutuhkan pembiayaan yang jauh lebih besar.

Masih merasa nyaman dengan menerapkan proses pencatatan keuangan secara manual akan semakin menuntut Anda untuk merekrut dan menggaji seorang stasf khusus hanya untuk menyelesaikan pekerjaan pembukuan dari usaha Anda. Belum lagi jika sampai harus terjadi human error, yang mana Anda sendirilah yang harus memperbaiki laporan keuangan tersebut. Semua proses tersebut juga membutuhkan waktu yang sangat panjang dan harus ada tingkat ketelitian yang sangat tinggi.

2. Terbatasnya akses.

Sebagai seorang pengusaha, tentunya Anda harus selalu mengetahui dan memonitor bagaimana perputaran dari arus keuangan dari usaha Anda. Data keuangan usaha merupakan suatu hal yang sangat krusial dan harus benar-benar dijaga kerahasiaannya. Namun jika Anda sedang berada di luar kota untuk kepentingan bisnis, maka Anda tidak bisa dengan leluasa untuk monitor bagaimana keuangan dari usaha Anda dan untuk informasi yang didapatpun juga sangat terbatas.

3. Terlalu rendahnya sistem control dan pengawasan.

Menerapkan proses pencatatan keuangan secara manual akan semakin mempersulit Anda dalam hal control dan pengawasan terhadap arus keuangan usaha. Data keuangan yang seharusnya hanya boleh dipegang oleh satu orang saja memang sangat rentan untuk memicu terjadinya tindakan-tindakan kecurangan yang mungkin saja sama sekali belum Anda sadari sebelumnya. Penyalahgunaan asset-asset usaha, mengubah laporan keuangan untuk keuntungan pribadi adalah beberapa contoh dari tindakan-tindakan kecurangan yang seringkali terjadi.

4. Sangat beresiko besar untuk kehilangan data-data penting perusahaan.

Masih menggunakan sistem pencatatan secara manual beresiko besar untuk kehilangan data-data penting perusahaan. Resiko untuk kehilangan atau terjadinya kerusakan data akibat kecerobohan dari setiap personel memang seringkali terjadi. Kesalahan yang seperti tampak sederhana ini malah justru akan memberikan dampak yang sangat besar bagi kelangsungan hidup perusahaan.

Maka solusi terbaik untuk permasalahan seperti ini adalah dengan menerapkan sistem pencatatan yang serba terkomputerisasi, dengan menggunakan sistem pencatatan keuangan yang sudah serba terkomputerisasi/penggunaan software akuntansi dari awal usaha Anda akan semakin menuntut Anda untuk lebih disiplin dalam proses penginputan data. Dengan menerapkan sistem yang sudah serba terkomputerisasi, maka pihak manajemen akan dapat dengan cepat langsung mengakses berbagai informasi yang diinginkan secara real time. Tentu saja untuk pembatasan akses dan wewenang dari user dalam mengakses informasi sebelumnya harus sudah ditetapkan terlebih dahulu.

Selain dari permasalahan kecepatan dan ketepatan dalam hal penyajian informasi laporan keuangan, manfaat lainnya yang bisa didapatkan dari penggunaan software akuntansi adalah yang terkait dengan efektivitas dan produktivitas perusahaan. Jika sebelumnya Anda harus mencatat berbagai transaksi dengan berulang kali untuk jenis transaksi yang kurang lebih sama, seperti halnya mencetak surat jalan atau berupa faktur pajak, maka dengan adanya bantuan dari penggunaan software akuntansi yang sudah terintegrasi untuk proses penginputan data hanya harus dilakukan sekali saja.

Sistem secara otomatis akan membuat jurnal dan laporan yang terkait dengan transaksi tersebut. Kelebihan lainnya yang tidak kalah pentingnya adalah pihak manajemen akan memiliki banyak sekali waktu untuk mengevaluasi dan meningkatkan performa dari perusahaan. Dengan penggunaan dari software akuntansi, maka segala tugas-tugas yang lebih administratif akan dapat dilakukan dengan lebih terperinci dan cepat. Pihak manajemen hanya perlu untuk memonitor data-data yang sudah selesai diinput oleh para karyawan, sehingga akan dapat semakin meminimalkan untuk terjadinya resiko tindakan-tindakan kecurangan. Keteraturan dan efisiensi proses administrasi sepertri ini akan semakin mendorong lebih meningkatnya tingkat produktivitas.

Menggunakan software akuntansi merupakan satu bentuk investasi untuk jangka panjang bagi sebuah perusahaan. Dengan semakin berkembangnya usaha milik Anda, maka akan menjadi semakin kompleks pula untuk proses pengelolaan keuangan yang harus dilakukan terhadap perusahaan. Terlebih lagi jika perusahaan Anda sudah mulai melibatkan para kreditor dan para investor yang akan smakin menuntut Anda untuk memiliki pencatatan keuangan yang cukup memadai bagi mereka. Kemampuan dalam hal menjual bukanlah satu-satunya penentu utama dari keberhasilan bisnis milik Anda jika tidak diimbangi dengan adanya sistem pengelolaan keuangan yang baik dan benar.

Apabila pembaca sekalian membutuhkan software Accounting, serta software HRD dan Payroll silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu Anda!

TIPS SEDERHANA UNTUK PENCATATAN (PEMBUKUAN) JENIS USAHA JASA SALON

Semakin meningkatnya kesadaran setiap orang, apalagi profesi yang lebih cenderung menuntut seseorang untuk selalu berpenampilan menarik dan sedap dipandang seperti: para marketer, SPG dari sebuah produk dan profesi-profesi lainnya yang lebih menuntut untuk selalu berpenampilan menarik. Karena alasan itulah yang menjadi pendorong utama mengapa mereka harus semakin rajin untuk melakukan perawatan diri, baik dilakukan sendiri di rumah maupun yang mengharuskan mereka untuk pergi ke salon.

Kebiasaan seperti itulah yang terkadang semakin lama semakin mendorong seseorang untuk lebih jeli dan kreatif dalam mengawali jenis usaha dalam bidang jasa salon kecantikan dan salon kesehatan ini, diawali dengan mengandalkan bekal pengalaman sebagai salah satu pelanggan atau sebelumnya pernah mengikuti kursus kecantikan dan perawatan.

Semakin padatnya dunia persaingan bisnis yan sudah semakin bertambah ketat. Para pelaku usaha jasa seperti ini sudah mulai bergerak dengan tidak hanya lebih fokus untuk mengandalkan kepada menentukan strategi pemasaran yang jitu untuk usaha dalam menjaring konsumen saja, namun juga sudah mulai untuk memperhatikan sitem manajemen keuangannya juga.

Biasanya bagi kebanyakan jenis usaha salon yang masih terbilang baru, pemilik usaha hanya lebih memfokuskan kepada kelancaran dari proses pemasarannya saja, sedangkan untuk urusan pembukuannya lebih banyak diserahkan kepada staff accounting/keuangannya saja.

Dan pembukuan yang dilakukan juga hanya masih sebatas pada penjualan dan pembelian saja. Pembukuan secara manual, meskipun sudah dibuat dengan sangat rapi masih belum cukup untuk mengetahui tentang seberapa besar nilai dari keuntungan untuk stiap bulannya, atau berapa banyak dari jumlah stok yang sudah terpakai selama periode satu bulan tersebut.

Jenis usaha jasa salon pada system pencatatan keuangannya memang kurang lebih berbeda dengan jenis usaha penjualan produk barang. Demikian pula apabila Anda ingin menggunakan software akuntansi pada jenis usaha salon Anda, maka diperlukan adanya suatu trik khusus dalam meng-input data-datanya.

Misalnya saja untuk jenis transaksi potong rambut, yang dapat diinput adalah ke dalam menu kas bank (kas masuk/pemasukan). Sedangkan untuk jenis-jenis transaksi yang lebih banyak menggunakan produk seperti pewarnaan rambut, maka jasa pewarnaannya juga akan diinput ke dalam menu kas bank (kas masuk) sedangkan untuk penggunaan produknya akan diinput dalam menu penjualan. Meskipun pada kenyataannya produk pewarna yang telah digunakan masih terdapat sisa, namun sudah diakui sebagai penjualan (sisa pewarna tidak bisa/tidak boleh digunakan oleh customer lain).

Seringkali para pengusaha salon lebih banyak membeli produk perawatan dalam ukuran yang lebih besa, karena harga yang diberikan jauh lebih murah (harga diskon). Tentu saja produk tersebut akan dapat digunakan untuk berulang kali pada banyak konsumen (misalnya saja shampoo atau conditioner). Proses tersebut tidak bisa hanya dibiayakan saja jika pembukuannya dilakukan secara manual. Pembukuan untuk jenis usaha jasa salon secara manual hanya akan mencatat pembelian shampoo/conditioner dan kemudian juga hanya bisa melakukan perkiraan untuk satu botol shampoo saja yang dapat digunakan untuk berapa kali pemakaian. Namun akan menjadi berbeda halnya apabila Anda sudah menggunakan sistem yang sudah serba terkomputerisasi, yang mana untuk penggunaan shampoonya akan dicatat sebagai sebuah process costing, yaitu: dengan cara membiayakan barang yang sudah dikeluarkan dari gudang. Dengan demikian akan didapatkan data dari aliran persediaan barang yang lebih tepat.

Karena itu juga sangat disarankan untuk jenis usaha jasa seperti ini untuk menerapkan sistem yang sudah mulai terkomputerisasi. Dengan cara melakukan sistem akuntansi yang sudah serba terkomputerisasi, maka pemilik usaha jasa ini akan dapat memantau bagaimana aliran kas, mengetahui laba dan berbagai biaya-biaya yang selama ini telah dikeluarkan dalam satu periode dengan lebih cepat dan hasil yang akurat.

Apabila membutuhkan software HRD, Payroll dan Accounting, silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu Anda!

MULAILAH PEMBUKUAN TOKO UNTUK MENYELAMATKAN USAHA DARI RESIKO KEBANGKRUTAN

Secara sepintas, dari para pemikiran orang-orang awam, uang yang tersedia dalam laci toko, maka uang itulah uang yang biasanya dianggap sudah tersedia yang biasa digunakan dengan suka-suka oleh si pemilik tokonya. Namun apabila kita melihat dengan kacamata akuntasi secara seksama, maka sebenarnya dari uang tersebut masih ada yang disebut dengan uang modal barang dagangan, yang apabila kita menggunakannya, maka semua jumlah dari uang tersebut tidak akan dapat menggantikan atau untuk belanja dari barang-barang dagangan baru sebagai pengganti barang-barang penjualan yang sudah laku terjual.

Dan apabila pemakaian dari uang tersebut tidak dikelola dengan lebih teliti (tidak dipisah-pisahkan), yaitu mana uang keuntungan bersih dari hasil penjualan yang akan bisa kita gunakan untuk kebutuhan pribadi, dan mana uang yang selanjutnya akan digunakan kembali sebagai modal untuk pembelian barang-barang penjualan lagi, maka bukankah semakin lama, maka seluruh barang-barang yang ada di toko akan segera habis? dan jika barang dagangan yang sudah habis serta tidak ada lagi uang yang akan bisa digunakan untuk meng-kulak (belanja) barang-barang dagangan baru, cepat atau lambat toko kita tidak akan dapat lagi menjual barang-barang dagangan. Sehingga tidak ada lagi uang yang bisa masuk ke dalam laci uang yang di toko. Bahasa sederhananya adalah: tokonya sudah bangkrut!!

Ini masih berskala kecil, seperti toko-toko kelontong yang dari kampong-kampung/desa bahkan toko-toko kelontong yang ada dikota-kota besarpun bisa bernasib demikian apabila keuangan tokonya tidak serius dikelola dengan lebih teliti. Lalu bagaimana dengan toko yang berskala lebih besar? Dengan jumlah pemasukan yang rata-rata sudah jelas terlihat lebih berlipat-lipat ganda besarnya, dan jumlah dari barang dagangan yang mencapai ribuan jenisnya.

Tentunya begitu terlihat menggiurkan dengan nominal uang yang terlihat sangat banyak dan jauh lebih menggiurkan untuk segera dibelanjakan secepat mungkin digunakan membeli asset-asset penunjang kebutuhan toko, seperti: pembelian mobil pengangkut dagangan, tanah untuk perluasan toko/cabang toko, gudang, dan lain sebagainya oleh si pemilik tokonya. Sementara sebenarnya uang tersebut sebagian besarnya adalah, justru merupakan modal sebenarnya untuk keberlangsungan hidup dari usaha tokonya. Tidak sedikit diantara usaha-usaha toko besar yang dengan cepat mengalami kebangkrutan karena hal-hal sepele seperti ini, karena terlalu kurangnya pengelolaan keuangan secara teliti dan tepat, belum bisa membedakan yang mana uang untuk kebutuhan modal dan yang mana uang hasil dari keuntungan bersihnya.

Pastinya dari seluruh penjelasan diatas Anda sekarang akan bisa membayangkan sendiri bukan, apabila semua uang yang ada di laci toko akan untuk kebutuhan, baik itu adalah kebutuhan pribadi maupun sebagai penunjang sarana dalam usaha untuk memperlancar kebutuhan asset toko?

Salah satu faktor utama dari penunjang keberhasilan usaha adalah dari adanya pembukuan toko yang lebih teliti. Yaitu dengan adanya pencatatan dan pengelolaan keuangan perusahaan yang baik dan benar. Dan hal ini berlaku bagi semua jenis toko, baik itu adalah toko kecil, toko besar, pabrik, distributor, kontraktor, developer, atau apapun  jenis jenis usaha dan berskala usaha kecil/menengah atau yang lebih besar tanpa ada pengecualian satupun.

Bisa jadi Anda sangat pintar dan mungkin bisa dibilang sangat sukses dalam bidang pemasaran, omset selalu bisa tinggi dan akan selalu naik dan naik lagi setiap bulannya,  namun apabila pembukuan dari toko milik Anda tidak diatur dan dikelola dengan teliti, maka hal ini bisa juga terlalu beresiko besar untuk mengalami kebangkrutan toko. Kunci pertama dalam mewujudkan pencatatan toko dengan baik dan lebih teliti dalam hal ini adalah dengan jalan kedisplinan dan ketekunan.

Mulailah dalam mengatur pembukuan toko yang teliti, baik dan benar dari sekarang, tidak ada kata terlambat untuk bisa memulainya. Terlambat itu adalah pada saat barang-barang yang ada di toko sudah benar-benar habis dan Anda sudah tidak mampu lagi untuk berbelanja lagi, karena uangnya sudah tiba-tiba habis sekaligus entah pergi kemana semua karena Andalah yang menggunakannya tanpa pernah memperhitungkannya. Terimakasih dan salam sukses!

Apabila membutuhkan software HRD, Payroll dan Accounting, silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu Anda!

 

TIPS SEDERHANA BAGI SEORANG PENGUSAHA YANG INGIN MEMBUAT LAPORAN KEUANGAN BAGI PERUSAHAANNYA

Menjadi seorang pengusaha sukses adalah impian semua orang, bahkan banyak diantaranya yang melakukan segala macam cara untuk menjadi pengusaha kaya dan sukses, hal sebenarnya bukanlah sesuatu yang tidak mungkin, karena di era yang sudah serba gloalisasi seperti sekarang ini, semakin banyak bermunculan bermacam-macam bentuk bisnis dari yang berjenis model tradisional sampai dengan bisnis yang lebih memanfaatkan perkembangan dunia teknologi yang semakin hari sudah semakin canggih, bahkan sekarang sudah hampir semua produk, baik itu adalah berupa barang atau jasa sudah mulai menggunakan media online sebagai salah satu wadah untuk pemasarannya.

Namun untuk bisa menjadi seorang pengusaha sukses tidaklah cukup hanya dengan bermodalkan kemampuan untuk membuat produk yang bagus dan menarik saja, untuk menjadi seorang pengusaha sukses juga membutuhkan kemampuan untuk mencari cara dalam menjual produk, melayani para calon pelanggan dengan sopan dan ramah atau bukan sekedar tentang cara kita bagaimana dalam memilih bisnis yang cocok saja, akan tetapi sebenarnya bisnis seperti apapun yang ingin kita jalankan sudah pasti akan dapat menjadikan kita sebagai seorang pengusaha yang sukses jika saja bisnis yang ingin kita jalankan dapat dikelola dengan lebih baik dan benar.

Pertanyaan sebenarnya adalah tentang bagaimana cara kita dalam mengelola bisnis yang baik dan benar?

Salah satu cara terbaik bagaimana dalam mengelolah sebuah bisnis adalah tentang bagaimana cara perusahaan dalam mengelola keuangannya, perusahaan harus memiliki cara dalam membuat laporan keuangan untuk mengetahui seputar aktivitas dari aliran dana apa saja yang telah masuk atau keluar dari keuangan perusahaan. Hal ini akan menjadi suatu masalah terbesar bagi Anda jika tidak mampu mengelolanya dengan baik, sehat tidaknya sebuah perusahaan bisa dilihat dari laporan keuanganya dan ini akan menjadi kekuatan terbesar bagi perusahaan dalam menentukan sebuah analisis dan untuk pengambilan keputusan bagi perusahaan. Dalam hal ini, pengusaha juga wajib tahu tentang bagaimana cara terbaik dalam membuat laporan keuangan perusahaan.

Berikut adalah beberapa tips untuk cara membuat laporan keuangan perusahaan Anda:

1. Disiplin dalam hal pencatatan transaksi.

Sangat penting artinya bagi seorang pengusaha untuk mengetahui kemana saja aliran keuangan perusahaan yang telah digunakan, untuk mengetahui hal itu, maka perusahaan dalam hal ini selaku pimpinan juga harus selalu update dalam mendapatkan informasi tersebut secara realtime untuk membantu perusahaan dalam hal menentukan pengambilan keputusan bisnis.

2. Membuat Anggaran Belanja Bagi Perusahaan.

Tidak sedikit diantara perusahaan-perusahaan yang mengabaikan dalam hal membuat anggaran, padahal perencanaan seperti ini sudah sangat membantu perusahaan dalam hal menganalisis perputaran keuangan, sehingga akan dapat menghindari over budget maupun terjadinya kerugian dalam hal menjalankan bisnis. Dengan jalan membuat anggaran, maka perusahaan bisa dengan mudah untuk mengatur arus kas, laba rugi untuk menekan biaya-biaya yang terlalu tinggi.

3. Membuat Alur Pencatatan Transaksi Perusahaan.

Setiap perusahaan apapun jenisnya, biasanya akan memiliki alur pencatatan keuangan yang berbeda-beda, proses pencatatan seperti permintaan barang, penjualan dan juga pembelian, hutang piutang, kas masuk, kas keluar, jurnal transaksi sampai dengan laporan keuangan akan dapat semakin memudahkan bagi perusahaan dalam hal membuat analisis keuangan.

4. Menggunakan Program Keuangan.

Membuat laporan keuangan bisa dikatakan sebagai kegiatan yang gampang-gampang susah, dikatakan gampang apabila pencatatan transaksinya masih sederhana dan tidak terlalu banyak atau periodenya sangat pendek, namun jika pencatatan transaksi yang dilakukan sudah sangat banyak dengan periode yang lebih lama, maka bukan tidak mungkin hal ini akan sangat menyulitkan bagi perusahaan untuk membuat laporan keuangan, hal inilah yang biasanya seringkali menjadi hambatan bagi perusahaan dalam hal menyajikan laporan keuangan sebagai dasar utama dalam hal pengambilan keputusan.

Dalam hal ini biasanya perusahaan akan mencari solusi lain dengan jalan menggunakan program keuangan untuk membantu memudahkan perusahaan dalam membuat laporan keuangan, dengan program keuangan tersebut, maka perusahaan tidak perlu lagi harus menunggu terlalu lama atau terlalu sibuk dalam memikirkan tentang bagaimana cara untuk mengetahui jurnal, hutang piutang yang tak tertagih atau laporan-laporan lain, biasanya perusahaan dalam hal ini si pengguna program keuangan sudah langsung mendapatkan laporan yang diingikan hanya dengan menginput transaksi seperti: penjualan, pembelian dan transaksi-transaksi operasional lainnya.

Beberapa poin diatas merupakan langkah-langkah bagi seorang pengusaha untuk memudahkan dalam hal membuat laporan keuangan, cara tersebut akan terlihat sangat mudah apabila dilakukan dengan lebih konsisten dan disiplin, karena inti dari membuat laporan keuangan adalah melakukan rutinitas pencatatan transaksi dengan tepat waktu (tidak sampai menunda-nunda yang mengakibatkan semakin menumpuknya pekerjaan yang nantinya akan semakin menghambat proses dari laporan keuangan). Pada dasarnya cara untuk membuat laporan keuangan tidaklah terlampau sulit, hanya membutuhkan kemauan bagi seorang pengusaha untuk lebih teliti dalam hal mengelola keuangannya dengan cara melakukan pencatatan transaksi dengan lebih disiplin, pemeriksaaan secara rutin dari laporan, audit dan pertemuan untuk pembahasaan tentang analisis dari laporan keuangan perusahaan itu sendiri.

Apabila membutuhkan software HRD, Payroll dan Accounting, silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu Anda!

 

Scroll to top