Kategori: Informasi Teknologi

PENTINGNYA MENERAPKAN DAN MENGAPLIKASIKAN SOFTWARE AKUNTANSI BAGI OPTIMASI PENGELOLAAN KEUANGAN PEBISNIS ONLINE

Untuk saat ini, bisnis toko online sudah sangat menjamur pada pasar online. Masyarakat dari berbagai kalangan mulai banyak yang senang membuka usaha toko online. Semakin menjamurnya perkembangan toko online didukung dengan semakin berkembangnya berbagai inovasi baru dalam bidang teknologi dan informasi. Mungkin dulu seorang pemilik toko hanya sekedar menunggu para pembeli untuk datang ke tokonya, namun sekarang si pemilik toko bisa secara langsung menjual barang dagangannya secara langsung kepada para pemebeli potensial melalui media internet, social media dan berbagai aplikasi chatting online lainnya.

Meskipun demikian dalam dunia usaha, seorang akan selalu dituntut untuk mampu bekerja dengan sangat teliti. Dan salah satu faktor yang sangat penting untuk dikerjakan dengan penuh ketelitian dalam dunia bisnis adalah tentang masalah keuangan. Tidak bisa disangkal lagi, bahwa segala kegiatan perekonomian tentunya memang dimaksudkan untuk dapat memperoleh keuntungan, begitu pula dengan tujuan utama dari keberadaan bisnis online ini. Untuk memperoleh keuntungan tersebut, seorang pebisnis harus memiliki ketelitian dalam hal mengelola keuangan bisnisnya. Apabila sampai terjadi kesalahan dalam penghitungan keuangan usaha maka akan bisa berakibat devisit pada keuangan yang tentu saja akan berdampak sangat buruk bagi kelangsungan dari bisnis online mereka.

Karena hal itu, sekarang dengan semakin berkembangnya teknologi, penghitungan sektor keuangan sudah sangat terbantu dengan adanya aplikasi akuntansi yang menjadikan segala pekerjaan menjadi semakin lebih mudah namun juga dengan tingkat ketelitian yang sudah terjamin pula keunggulannya.

Bagi Anda para pengusaha yang masih merasa ragu untuk menggunakan aplikasi akuntansi online, berikut ini adalah beberapa alasan penting mengapa Anda harus menggunakan dan harus mengaplikasikan software akuntansi untuk kelangsungan bisnis online Anda dimasa mendatang.

1. Tidak Semua Penggunaan Aplikasi Akuntansi Rumit, Banyak yang Sudah User Friendly dan Mudah Untuk Digunakan.

Aplikasi akuntansi sudah mengalami transformasi sedemikian rupa agar bisa dengan mudah digunakan oleh banyak pengguna. Dengan menggunakan aplikasi akuntansi, seorang pebisnis online hanya tinggal menginput data transaksinya saja. Setelah itu, laporan keuangan usahanya akan langsung terupdate dalam hitungan detik. Apabila penggunanya tidak memiliki latar belakang dasar akuntansi yang cukup memadai untuk menggunakan aplikasi akuntansinya, seorang pengembang aplikasi akuntansi biasanya akan sedikit memberikan pelatihan tentang bagaimana tata cara penggunaan aplikasinya.

2. Sangat Membantu Dalam Mengelola Keuangan Usaha Anda.

Dengan menggunakan aplikasi akuntansi, seorang pemilik bisnis online akan dapat dengan mudah untuk memantau dan mengontrol bagaimana perputaran arus keuangan usaha. Hal ini dikarenakan adanya fitur laporan arus kas yang selalu ada dan sudah termasuk includ didalam aplikasi akuntansi.

3. Meningkatkan Produktivitas Bisnis.

Dengan perkembangan dan berbagai inovasi terhadap aplikasi akuntansi, Anda akan dapat semakin meningkatkan produktifitas bisnis online Anda karena Anda tidak lagi harus dipusingkan dengan berbagai permasalahan pencatatan keuangan. Anda bisa lebih fokus kepada inti bisnis Anda dalam menjual barang dagangan secara online.

4. Cukup Membantu Dalam Menentukan Keputusan Yang Lebih Tepat.

Aplikasi akuntansi memiliki fitur utama yaitu untuk penyusunan dan pembuatan laporan keuangan, laporan penjualan, laporan arus kas dan laporan-laporan penting lainnya. Laporan-laporan tersebut adalah laporan keuangan yang begitu vital bagi seorang pebisnis online yang nantinya akan dijadikan sebagai dasar utama dalam pengambilan keputusan untuk usahanya sendiri. Dengan adanya fitur utama untuk penyusunan dan pembuatan laporan keuangan tersebut, tentunya menggunakan aplikasi akuntansi akan semakin mempermudah bagi para pebisnis untuk menentukan keputusan apa yang paling tepat untuk diambil demi keberlangsungan kegiatan bisnis seorang pengusaha.
Semoga artikel di atas bermanfaat. Apabila pembaca membutuhkan integrasi manajemen system dengan informasi teknologi. Menggunakan software accounting, Pay Roll & HRD dan software manufacturing, silahkan hubungi 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu dan membimbing!

HAL-HAL YANG HARUS DIPERHATIKAN DALAM STRATEGI PENERAPAN GOOD MANUFACTURING PRACTICES (GMP) PADA INDUSTRI MANUFACTURING

Dalam artikel sebelumnya sudah pernah dibahas tentang apa itu pengertian dari Good Manufacturing Practices (GMP) atau biasa disebut dengan Cara Produksi yang Baik (CPB) dan kali ini masih tetap akan membahas tentang seputar GMP, namun lebih berhubungan tentang hal-hal apa saja yang harus diperhatikan dalam penerapan strategi GMP (Good Manufacturing Practices) pada perindustrian manufaktur.

Penerapan GMP yang harus dilakukan oleh perusahaan pada sektor industri manufaktur bukanlah suatu perkara yang mudah untuk dilakukan, pada saat sebuah industri manufaktur merencanakan untuk menerapkan strategi GMP, perusahaan setidaknya harus benar-benar memperhatikan beberapa hal berikut ini:

1. Membangun sebuah komitmen.

Siapa saja yang harus membangun komitmen ini? Beberapa diantaranya adalah: pemilik perusahaan itu sendiri, manajemen internal perusahaan, karyawan yang bekerja pada perusahaan tersebut. Usaha untuk membangun komitmen merupakan hal yang paling penting untuk dilakukan, karena dalam usaha untuk menerapkan strategi GMP memang dibutuhkan adanya berbagai elemen sumber daya, terutamanya adalah dari sisi financial yang juga cukup besar.

Di tambah lagi dengan adanya komitmen dari para karyawan yang bekerja pada perusaaan tersebut untuk bersedia dengan suka rela untuk melaksanakan standar GMP secara aktif dan efektif, karena bisa jadi di perlukan adanya berbagai perombakan dan perubahan tentang pola pikir, dan kebiasaan dari setiap karyawan.

2. Memilih standar referensi dalam hal penerapan strategi GMP secara lebih tepat.

3. Menetapkan indikator-indikator tentang keefektifan dalam hal penerapan strategi GMP, dan melakukan evaluasi kinerja untuk penerapan GMP.

4. Membentuk tim yang benar-benar solid, dengan penanggungjawab utama dari tim tersebut adalah salah satu personel yang sudah terlatih dan memiliki jiwa kepemimpinan serta motivasi yang cukup kuat.

5. Secara terus-menerus berusaha untuk melakukan awareness (kesadaran) baik itu untuk level manajer, supervisor sampai setingkat karyawan.

Sanitasi merupakan serangkaian proses yang akan dilaksanakan untuk menjaga kebersihan dan sebagai salah satu hal terpenting yang harus dimiliki oleh industri manufaktur pangan dalam usahanya untuk menerapkan good manufacturing practice (GMP).

Tujuan penerapan sanitasi yang bersih pada industri manufaktur pangan adalah sebagai salah satu cara yang dilakukan untuk menghilangkan kontaminan (pencemaran zat-zat berbahaya) dari makanan dan dari mesin pengolahan makanan serta untuk mencegah kontaminan agar tidak kembali. Dengan menerapkan sanitasi kebersihan pada industri manufaktur pangan maka akan diperoleh manfaat yang baik bagi para produsen dan juga konsumen.

Manfaat bagi para konsumen adalah agar mereka terhindar dari penyakit akibat dari keracunan makanan, sementara bagi para produsen adalah untuk meningkatkan mutu dan umur dari daya simpan produk serta untuk mengurangi resiko terjadinya komplain dari para pelanggan/konsumen yang terkena dampak buruk dari produk yang dihasilkan dari GMP.

Dalam hal proses sanitasi, diperlukan adanya sebuah prosedur standar yang berhubungan dengan seluruh area dalam memproduksi sebuah produk pangan, dimulai dari kebijakan perusahaan, tahapan dalam kegiatan sanitasi, petugas yang bertugas untuk melakukan sanitasi, cara pemantauan sampai dengan cara untuk pendokumentasian.

Prosedur standar yang akan digunakan adalah prosedur operasi standar untuk proses sanitasi/sanitation standart operating procedure (SSOP). SSOP umumnya terdiri dari 8 aspek utama yang harus diperhatikan dan wajib diterapkan (langkah – langkah) oleh perusahaan yang ingin menerapkan GMP, beberapa aspek dari SSOP tersebut adalah sebagai berikut:

1. Keamanan air (Air bersih).
2. Kebersihan permukaan yang kontak secara langsung dengan makanan.
3. Pencegahan kontaminasi (pencemaran) silang.
4. Kebersihan para pekerja.
5. Pencegahan/perlindungan dari adulterasi.
6. Pelabelan dan penyimpanan yang tepat.
7. Pengendalian dan pemeliharaan kesehatan para karyawan.
8. Pemberantasan hama.

Setelah prosedur diatas sudah dijalankan, sebenarnya tak cukup. Perusahaan memerlukan tools dalam bentuk software manufacturing untuk mengontrol proses yang ada dalam perusahaan. Oleh sebab itu bagi perusahaan yang sudah menjalankan GMP, rasanya belum cukup belum jika belum menggunakan software Manufacturing. Silahkan untuk keterangan lebih lanjut ke software manufacturing. (*)

MENCARI SOFTWARE POS YANG TERINTEGRASI DENGAN SOFTWARE ACCOUNTING

Masih banyak yang belum paham dengan cara kerja software POS dan software accounting. Rata-rata mereka mengira software ini sama saja. Software POS sebenarnya software untuk bagian depan suatu usaha. Misalnya ritel modern, toko, restoran dan kegiatan bisnis yang sifatnya penjualan tunai dan produk disediakan di satu gudang saja. Satu gudang itu bisa barang yang ada di display toko saja. Atau barang yang letaknya ketika sebuah bisnis beroperasi. Software POS memiliki manfaat :

  1. Mencetak invoice penjualan tunai.
  2. Pencatatan stok di lokasi usaha, sebab transaksi penjualan baru bisa dilakukan apabila ada stok di lokasi usaha.
  3. Pembelian ke supplier.
  4. Penerimaan barang di lokasi usaha.
  5. Tersambung dengan barcode scanner.

 

Software POS tidak memiliki Fitur accounting sebab tugasnya adalah untuk penjualan saja baik di toko/gerai atau lokasi usaha. Cara kerja software POS bisa berdiri sendiri. Tetapi ada juga POS yang sudah terintegrasi dengan software accounting. Oleh sebab itu sebaiknya kita mulai memahami penggunaan POS ini. Apabila kita hanya membutuhkan fitur penjualan dan inventory maka penggunaan software POS sudah cukup. Tetapi kalau kita membutuhkan laporan keuangan, maka sebaiknya memakai software POS yang terintegrasi dengan software accounting.

Bagaimana kita memulai mencari software accounting yang terintegrasi dengan software POS? marilah coba kita menganalisa proses bisnis yang ada di perusahaan. Apabila di perusahaan ada proses bisnis selain penjualan dan inventory, seperti proses bisnis dibawah ini:

  1. Di perusahaan penyimpanan barang di banyak Gudang.
  2. Perusahaan membutuhkan laporan keuangan : Neraca, Rugi laba, Arus kas, Jurnal, dan lainnya.
  3. Di perusahaan terdapat transaksi yang sifatnya kredit.
  4. Di perusahaan memiliki salesman yang keliling.
  5. Di perusahaan terdapat aktivitas pengiriman barang ke customer.
  6. Di perusahaan terdapat penggunaan Kas kecil dan kas besar.
  7. Di perusahaan terdapat aktivitas pemberian insentif kepada sales force.
  8. Di perusahaan terdapat banyak toko atau kantor cabang.
  9. Di perusahaan terdapat perhitungan pajak : PPN, PPH 21, PPH 23, PPH 25.
  10. Dan lainnnya.

Maka sebaiknya carilah software POS yang terintegrasi dengan software accounting. Dengan menggunakan software accounting, perusahaan bisa selain beraktivitas penjualan tunai di toko/gerai. Juga bisa beraktivitas penjualan kredit melalui sales force. Selain itu perusahaan juga akan memperoleh laporan keuangan yang dibutuhkan.

Nah, saat ini banyak perusahaan melakukan penjualan software POS yang terpisah dengan software accounting. Sering software POS tidak nyambung dengan software accounting merek lain, sehingga kalau terpaksa memakai kedua-duanya, sering kali harus ada proses input ulang. Contohnya kalau kita memiliki gerai/toko, software POS bisa untuk penjualan tunai saja. Laporan penjualan tunai kemudian diinput ulang di software accounting supaya perusahaan bisa mendapatkan laporan keuangan. Sejauh ini, hal ini memang bisa dilakukan, tetapi apabila kita bisa mendapatkan software accounting yang dilengkapi dengan software POS, maka aktivitas in put ulang dengan sendirinya tidak perlu lagi, sebab software POS sudah terintegrasi dengan software accounting. Dalam hal ini data tersinkronkan secara otomatis.

Semoga artikel ini bermanfaat, apabila pembaca membutuhkan layanan pendampingan dalam implementasi software accounting dan pembuatan SOP keuangan. Silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak ke 0818521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu.

CARA EFEKTIF MENINGKATKAN PENJUALAN DENGAN PERANGKAT SFA (SALES FORCE ADMIN)

Seperti yang diketahui bahwa seorang sales force dalam sehari bisa mengunjungi 20 sampai dengan 25 outlet, baik toko tradisional di pasar atau di pinggir jalan. Aktivitas ini tentunya tidak akan efektif apabila admin penjualan di kantor baru bisa bekerja jika sales datang ke kantor membawa orderan manual. Atau kalaupun bisa mengirim terlebih dahulu orderan melalui WA atau BBM atau sms. Tetapi masih juga hal ini belum bisa memangkas aktivitas input data di computer. Apabila pola lama seperti ini masih digunakan maka jumlah Admin bagian input data pasti akan banyak memakan anggaran. Kenapa tidak dipikirkan hal yang lebih praktis dan cepat? Kendala seringkali di anggaran pembelian perangkat. Iya itu dahulu ketika PDA masih berharga 7-14 jutaan. Sekarang ini alat ini sudah bisa digantikan dengan gadget atau HP dengan harga 500 ribuan. Tinggal install, dan nyambung langsung ke server milik perusahaan atau pakai server sewa yang sekarang trend  disebut dengan cloud.

Sekarang ini semuanya bisa lebih mudah apabila mau. Dengan SFA ( Sales Force Admin)  Tim penjualan bisa bekerja lebih efektif dibanding sebelumnya. Apa saja yang bisa dilakukan oleh seorang salesman jika menggunakan perangkat SFA ini?

Salesman bisa langsung membuat transaksi penjualannya baik tunai atau kredit. Tunai biasanya yang barang langsung kirim, dengan armada yaitu kanvas. Sedangkan yang TO ( Taking order) bisa mentransaksikan penjualan kredit. Secara rinci yang bisa dilakukan dengan SFA adalah:

  1. Salesman bisa melakukan pelunasan penagihan sesuai dengan nomer invoice di system.
  2. Salesman bisa melihat stok yang ada di gudang secara real time sehingga bisa langsung mentransaksikan order dari customer.
  3. SFA dapat merekam aktivitas sales force mulai jam kunjungan awal sampai selesai, serta titik koordinat posisi sales force tersebut sebab tools dilengkapi dengan GPS.
  4. Salesman bisa melihat riwayat pembelian customer sebelumnya sehingga memudahkan lakukan negosiasi dengan Customer.

Setelah poin diatas selesai dilakukan, pulang kantor langsung up load data ke server. Maka admin sales tinggal mencetak invoice barang-barang yang dipesan oleh customer. Mudahlah pekerjaan admin sales maupun salesman dalam melakukan transaksi penjualan. Dengan begitu banyak hal yang bisa dihemat.

  1. Waktu salesman lebih efektif sehingga memiliki waktu untuk mengontrol persediaan di toko.
  2. Jumlah admin sales bisa dipangkas dan hemat anggaran biaya gaji karyawan.
  3. Proses penjualan akan lebih efektif dan waktu yang relative singkat.

Jadi sebaiknya tidak ragu-ragu lagi menggunakan perangkat yang dilekati oleh SFA dalam pendistribusian produk perusahaan.

Groedu Inti Global Inovasi 
City Of Tomorrow Mall, Jl. A Yani No. 288 (Bunderan Waru) Lantai UG, Blok US 23, No. 3 & 5, Surabaya.
Telphon : 0811-3444910 (Only Call)
Handphone : 0818521172 (XL), 081252982900 (Simpati)
Email : groedu@gmail.com
website : www.softwareaccountingsurabaya.com

 

Scroll to top