Kategori: Informasi Teknologi

STANDAR FITUR-FITUR DAN BEBERAPA KEUNGGULAN SERTA KEKURANGAN PENGGUNAAN SOFTWARE/PROGRAM GENERAL LEDGER (GL)

Buku Besar atau biasa disebut juga dengan General Ledger merupakan langkah kedua dalam siklus akuntansi setelah pencatatan transaksi kedalam jurnal. Buku Besar yang berisikan hasil dari mutasi-mutasi transaksi hasil postingan dari jurnal ini berfungsi untuk melihat kumpulan-kumpulan mutasi per akun, saldo awal, serta saldo akhir yang nantinya akan digunakan lagi untuk membuat jurnal penyesuaian sampai kepada laporan keuangan.

Secara konvensional, untuk memposting jurnal ke dalam buku besar diperlukan adanya ketelitian dalam proses menghitung satu persatu nilai akun yang masih terdapat dari jurnal dengan menambahkan atau mengurangi nilainya berdasarkan posisinya yan dari debit atau kredit. Jika sudah ditemukan nilai akhirnya, maka barulah nilai saldo akhir yang telah diperoleh tersebut dapat dimasukkan ke dalam akun yang berada di buku besar, begitu pula dengan akun-akun lainnya sehingga nilai aktiva dan pasiva bisa seimbang.

Tentunya saja cara seperti ini cukup rumit dan masih rentan akan terjadinya kesalahan. Dan yang paling umum dan banyak terjadi adalah terjadinya ketidakseimbangan antara posisi aktiva dan pasiva di Buku Besar. Jika sudah terjadi seperti ini, maka langkah selanjutnya dalam membuat laporan keuangan juga masih belum bisa dilakukan. Dengan terjadinya peristiwa seperti ini juga, sudah sepantasnya kita harus mencari perangkat untuk mendukung pencatatan secara otomatis. Perangkat yang dimaksudkan disini adalah berupa software General Ledger (GL).

Software General Ledger merupakan software akuntansi yang digunakan untuk mencatat segala macam jenis transaksi jurnal, buku besar, sampai dengan menghasilkan laporan keuangan seperti Neraca, Laba-Rugi, Arus Kas, dan lain sebagainya secara otomatis. Software General Ledger biasanya dibuat secara lebih sederhana untuk mencatat data-data master (akun, nama, dan lain sebagainya) dan jurnal double entry yaitu berupa posisi debit dan kredit yang langsung berada di form yang sebelumnya sudah disediakan pada setiap menunya masing-masing.

Penerapannya sebenarnya hanya cukup memasukkan akun-akun yang nantinya akan dilibatkan pada jurnal, kemudian isi data-data penunjang lainnya, seperti: nama tujuan, nilai kurs (jika menggunakan mata uang asing), departemen, dan lain sebagainya. Ketika pengguna telah memutuskan untuk merekam transaksi jurnal tersebut, maka sistem secara otomatis sudah memposting jurnal ke dalam buku besar sekaligus langsung menghasilkan laporan keuangan tanpa harus menutup buku akhir bulan terlebih dahulu.

Karena begitu mudah dan simpelnya software General Ledger ini, namun hanya mendukung untuk pencatatan jurnal double entry saja tidak sama seperti software akuntansi yang jauh lebih lengkap untuk proses pencatatan transaksi yang jauh lebih spesifik, software General Ledger ini memang sangat tepat untuk digunakan dalam proses dari alur bisnis yang terbilang masih sederhana tanpa adanya kontrol terhadap persediaan, bahkan untuk proses pencatatan keuangan bagi pembukuan rumah tangga.

Saat ini sudah sangat banyak para penyedia software General Ledger yang membuat hanya berdasarkan keperluan dan kebutuhannya saja, sehingga banyak juga variasi dan jenis dari fasilitas yang dimasukkan.
Ada juga yang sudah menyediakan software seperti ini tanpa ada bayaran apapun alias dengan cuma-cuma.

Secara umum standar dari fitur-fitur dan fasilitas dalam software General Ledger ini adalah meliputi:

1. Data-data untuk master (nama, akun, departemen, dan lain sebagainya).
2. Fitur Jurnal Umum Double Entry (debit-kredit).
3. Mampu menampilkan dan mencetak voucer jurnal (journal voucher).
4. Menyediakan fasilitas Buku Besar (General Leder).
5. Fitur Neraca Saldo.
6. Fitur Neraca.
7. Laporan Laba-Rugi.
8. Fasilitas Ekspor laporan (Biasanya yang paling banyak adalah berupa file JPEG, Excel dan PDF).

Beberapa keuntungan dalam menggunakan bantuan dari software General Ledger (GL), yaitu:

1. Memiliki tampilan yang sangat sederhana, sehingga akan bisa digunakan oleh kebanyakan orang yang sebenarnya hanya mengetahui tentang pembukuan keuangan dasar saja.
2. Penggunanya hanya perlu menginput jurnal umum pada satu tempat dengan cara memasukkan akun-akun yang terkait tanpa harus mengatur ulang akun pentingnya (control account).
3. Laporan keuangan akan langsung dapat dilihat tanpa harus didahului dengan langkah tutup buku akhir bulan/tahun.
4. Ukuran database sangat ringan karena tidak memiliki alur yang lebih kompleks.

Namun software General Ledger ini juga memiliki beberapa keterbatasan, yaitu:

• Tidak mengutamakan tampilan yang user friendly, karena hanya lebih berfokus kepada pencatatan yang lebih sederhana.
• Lebih beresiku untuk terjadinya kesalahan pengguna dalam memasukkan akun-akun (keterbalikan akun) pada jurnal karena salah penginputan akun yang sudah dilakukan dengan bebas oleh si penggunanya.
• Kurang efektif jika diterapkan oleh jenis bidang usaha dengan alur bisnis yang lebih spesifik. Seperti contoh transaksi procurement, transaksi yang lebih banyak melibatkan barang-barang, harta tetap, produksi, dan lain sebagainya.
• Kurang efektif dan efisien apabila diterapkan oleh jenis usaha yang memiliki frekuensi transaksi yang terlalu sering dan rutin, misalnya seperti transaksi yang terjadi secara berulang-ulang (recurring).
• Tidak dapat mengontrol persediaan, hutang-piutang jatuh tempo, dan lain sebagainya.

Dari berbagai keunggulan dan keterbatasan tersebut setidaknya akan bisa dijadikan sebagai salah satu dasar acuan apakah bisnis Anda sudah sangat cukup untuk hanya menggunakan software General Ledger saja, ataukah harus menggunakan lebih daripada itu. Semoga bisa bermanfaat bagi Anda sekalian dan salam sukses.

Apabila pembaca sekalian membutuhkan software Accounting, serta software HRD dan Payroll silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu Anda!

FITUR-FITUR STANDAR YANG HARUS ADA UNTUK PROGRAM PEMBUKUAN KEUANGAN SEKOLAH

Software akuntansi untuk sekolah apakah itu cocok atau tidak bias dilihat dari selengkap apa fitur-fitur yang disediakannya. Karena software akuntasi untuk proses pembukuan keuangan  sekolah standarnya harus mampu dalam mengakomodasi berbagai kebutuhan dari kegiatan operasional sekolah, khususnya yang berhubungan dengan pencatatan keuangan dengan menggunakan system program keuangan sekolah. Dengan adanya berbagai fitur yang terlalu lengkap, bukan berarti bahwa program pencatatan keuangan tersebut dapat cocok untuk diterapkan dengan lebih tepat dan cukup efisien untuk menunjang kelancaran dari aktivitas administrasi sekolah.

Program pembukuan keuangan untuk sekolah merupakan sejenis perangkat lunak yang telah dibuat sedemikian rupa dalam upaya untuk mendukung pencatatan keuangan sekolah seperti halnya untuk mengelola iuran dari murid, inventarisasi harta tetap milik sekolah, belanja kebutuhan sekolah, pencatatan daftar murid-murid sekolah, dan lain sebagainya dengan fitur-fitur yang dapat mengakomodasi apapun keperluan bagi sekolah. Itu semua dapat diterapkan dalam satu aplikasi terpadu. Agar semua pihak dapat mengelola keuangan milik sekolah secara bersama-sama, yang tentunya sangat dibutuhkan adanya bantuan dari teknologi jaringan komputer yang disebut sebagai LAN.

Lalu sebenarnya, seperti apa software yang secara khusus dibutuhkan oleh sekolah? Software untuk sekolah merupakan sebuah software yang cukup mampu dalam memenuhi seluruh yang apapun yang diperlukan oleh sekolah dalam mendukung berbagai kegiatan administrasinya.

Untuk fitur-fitur standard yang seharusnya adalah adalah sebagai berikut:

1. Kemampuan dalam mencatat data-data murid dan pegawai dan guru sekolah.

Pencatatan data-data murid sekolah menjadi hal paling mendasar yang harus ada pada setiap software sekolah. Tanpa adanya kemampuan dari software pembukuan dalam mencatat database para murid sampai kepada perincian dari alamat dan kontak, maka itu berarti akan menjadi salah satu kendala yang terlalu signifikan. Karena itulah, maka pencatatan database seperti nama dan alamat menjadi sangat penting dan harus dimiliki oleh sekolah.

2. Kemampuan dalam mencatat inventaris milik sekolah dan metode penyusutannya.

Dari pihak sekolah sendiri tentunya memiliki banyak sekali inventaris dari meja dan kursi, papan tulis, perangkat pengajaran, pendingin ruangan, sampai dengan bangunan dari sekolah itu sendiri. Agar pihak sekolah dapat mendaftarkan seluruh inventaris atau harta tetapnya tersebut, maka diperlukan adanya ciri-ciri tertentu dari fasilitas pencatatan harta tetap dan metode untuk proses penyusutannya. Software pembukuan keuangan untuk sekolah juga harus dapat mencatat itu semua dan sekaligus mampu dalam menyajikan proses penyusutan untuk setiap bulan dengan langkah-langkah yang lebih mudah dan cepat. Jika sekolah sudah dapat mengelola harta tetap dan penyusutannya, maka pihak sekolahpun akan dapat membuat laporan-laporan mana saja asset yang harus diperbaharui.

3. Kemampuan dalam mencatat transaksi (uang) yang keluar masuk dan juga pengelolaan hutang piutang sekolah.

Pencatatan transaksi ibaratnya seperti jantungnya software pembukuan untuk sekolah. Fitur ini merupakan fitur yang paling esensial bagi sekolah yang mana sekolah juga harus membuat transaksi sehari-harinya seperti kegiatan operasional, penagihan iuran sekolah, dan lain sebagainya. Software pembukuan untuk sekolah juga harus mampu untuk mencatat hutang piutang dan mampu memunculkan notifikasinya dalam bentuk pengingat. Pengingat yang dapat disajikan dalam bentuk tabel, grafik, maupun berupa kalender, sehingga tidak ada sedikitpun transaksi yang sampai terlewatkan untuk segera ditindaklanjuti.

4. Kemampuan program pembukuan sekolah dalam mengelompokkan transaksi-transaksi berdasarkan jenis dan kegiatan sekolah.

Pihak sekolah sendiri tentunya memiliki berbagai kegiatan, baik itu berupa kegiatan belajar mengajar maupun berupa kegiatan-kegiatan lainnya di luar pengajaran seperti ekstrakurikuler, pentas seni, dan acara-acara lainnya. Dengan adanya jenis kegiatan yang sangat beragam seperti ini, maka pihak sekolah juga harus bisa mengklasifikasikan transaksi-transaksi dan laporan keuangan yang berdasarkan berbagai kegiatannya masing-masing, sehingga sekolah akan dapat melihat penerimaan, belanja, dan juga bagaimana posisi keuangan untuk setiap kegiatan atau aktivitasnya masing-masing.

5. Kemampuan mencetak faktur/invoice/tagihan.

Faktur/ invoice menjadi salah satu hal yang sangat perlu ada pada setiap software pembukuan keuangan sekolah, karena hal itu akan menjadi berkas sebagai bukti-bukti transaksi dan penagihan yang nantinya akan digunakan untuk proses audit selanjutnya.

6. Kemampuan menghasilkan laporan keuangan dengan cepat.

Tanpa adanya laporan keuangan, maka transaksi yang pernah tercatat sama sekali tidak akan ada gunanya karena laporan keuangan merupakan komponen terakhir yang sangat diperlukan untuk menilai sejauh mana tingkat dari kesehatan keuangan dan posisi keuangan sekolah, misalnya saja berapa nilai penerimaan sekolah saat ini, berapa jumlah belanja sekolah bulan ini, berapa banyak tagihan dari iuran sekolah kepada murid-murid yang masih menunggak, dan lain sebagainya.

Laporan keuangan selain akan digunakan untuk keperluan internal sekolah, juga masih dapat digunakan untuk pihak eksternal sekolah, seperti yayasan sekolah itu sendiri atau bahkan pihak pemerintah daerah dan negara setempat. Jika software pembukuan sekolah seperti ini mampu menghasilkan laporan keuangan dengan lebih cepat, maka bukan tidak mungkin lagi pengambilan keputusan yang lebih strategispun akan dapat dengan cepat dilakukan.

7. Memiliki fitur khusus yang mampu menghasilkan penelusuran laporan jejak audit.

Hal paling mendasar yang juga tidak kalah pentingnya dari sebuah software pembukuan untuk sekolah adalah kemampuan dari software sekolah tersebut dalam mengidentifikasikan segala tindakan-tindakan perubahan atas berbagai transaksi yang telah tersimpan oleh penggunanya. Dengan demikian, maka pencatat laporan keuangan tidak akan bisa dengan sembarangan menyunting maupun menghapus transaksi, bahkan mencatat transaksi secara fiktif karena semua tindakan tersebut sudah tercatat secara jelas dalam laporan jejak audit. Beberapa ciri-ciri dari fitur di atas merupakan fitur standard yang seharusnya sudah ada dalam software pembukan keuangan sekolah.

Apabila pembaca sekalian membutuhkan software Accounting, serta software HRD dan Payroll silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu Anda!

REALITA KEAMANAN PENGGUNAAN SOFTWARE AKUNTANSI ONLINE DARI KEJAHATAN CYBER CRIME DAN PENCEGAHANNYA

Perkembangan media internet saat ini yang banyak memberikan dampak positif maupun negatif bagi masyarakat. Dampak positif dari berbagai kemajuan teknologi internet tersebut adalah dengan semakin terbuka lebarnya peluang untuk e-commerce, e-banking, dan telah dikembangkannya aplikasi akuntansi berbasis online.

Sistem akuntansi yang sudah mulai berubah dengan berbasis online ini lebih memungkinkan bagi pemilik usaha untuk dapat memantu setiap saat bagaimana kondisi keuangan dari usahanya dengan lebih cepat dan akurat, sehingga keputusan strategi bisnis akan dapat diambil dengan lebih cepat. Kebutuhan akan informasi keuangan yang lebih cepat dan akurat, tanpa harus terhalang oleh kendala waktu dan tempat hanya dapat dilakukan dengan adanya penggunaan sistem aplikasi yang berbasis online/cloud.

Namun yang harus lebih diingat adalah bahwa dunia teknologi internet juga memberikan dampak yang negatif. Media internet semakin membuka adanya peluang untuk terjadinya tindak kejahatan yang lebih bersifat konvensional seperti halnya tindakan pengancaman, pencurian, dan penipuan yang saat ini semakin marak dilakukan secara online. Berbagai bentuk dari dampak negatif tersebut pada akhirnya akan membentuk paradigma bahwa tidak ada sistem online yang cukup aman untuk digunakan.

Dalam dunia maya, permasalahan keamanan merupakan salah satu masalah yang cukup krusial. Tanpa adanya keamanan yang sangat memadai, maka data-data dan sistem yang ada bisa dicuri oleh orang-orang yang tidak bertanggungjawab. Kelemahan yang paling sering ditemukan pada sistem jaringan yang sudah berbasis internet adalah karena adanya salah satu hole (lubang keamanan) dalam sistem yang belum tertutup.

Jika hole tersebut terlalu lama tidak ditutup, maka akan menjadi salah celah akan dimanfaatkan bagi para personel yang tidak bertanggungjawab untuk melakukan tindakan kriminal terhadap perusahaan. Pencurian data dan sistem dari media internet ini biasanya lebih sering disebut dengan cyber crime (tindak kejahatan dunia maya).

Cyber crime hanya bisa dilakukan dengan menggunakan teknologi cyber. Banyak diantara beberapa kasus yang terjadi dimana pelaku dari cyber crime ini sebenarnya adalah salah satu anggota dari personel sebuah perusahaan yang cukup loyal dan mendapatkan kepercayaan penuh dari perusahaannya. Mereka melihat adanya sedikit celah yang terdapat pada sistem komputer dan pada akhirnya mereka mampu melakukan tindakan kriminal seperti ini.

Lalu sekarang, bagaimana dengan tingkat keamanan dari penggunaan software akuntansi yang sudah berbasis cloud? Berikut ini merupakan bebarapa poin yang mungkin masih dapat dilakukan untuk mencegah terjadinya tindakan cyber crime atau pembobolan sistem akuntansi online milik perusahaan:

1. Lokasi server harus lebih dari 1 dengan tempat-tempat penyimpanan yang berbeda-beda sehingga jika terjadi kerusakan, pembobolan, pencurian atau bencana alam, database milik perusahaan tidak hilang atau rusak, karena masih terdapat pada server lainnya.

2. Menggunakan sistem firewall yang sangat sulit untuk bisa ditembus. Meskipun jika dapat ditembus sekalipun, namun masih dapat mempersiapkan perlindungan lainnya, seperti dengan  cara menyimpan data pada server lain yang berbeda.

3. Mensyaratkan pada provider untuk memberikan garansi atas tingkat kestabilan dan kondisi kecepatan dalam mengakses, sehingga tidak sampai terjadi keterlambatan dalam hal pengiriman dan penerimaan data-data penting perusahaan.

Sudah seharusnya perkembangan dunia teknologi dan internet yang sangat cepat namun harus diimbangi dengan hukum yang dapat mengaturnya. Tanpa adanya paying hukum yang mengatur dan ketegasan dari lembaga dalam penegakan hukumnya, maka dapat menganggu proses dari perkembangan teknologi itu sendiri. Semoga bisa bermanfaat bagi Anda sekalian, terimakasih dan salam sukses.
Apabila pembaca sekalian membutuhkan software Accounting, serta software HRD dan Payroll silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu Anda!

Scroll to top