Kategori: Manajemen SDM

PERSIAPAN-PERSIAPAN SEBELUM MEMUTUSKAN UNTUK MENGGUNAKAN SOFTWARE PENGGAJIAN KARYAWAN

Penggunaan software Gaji Karyawan menjadi salah satu solusi terbaik dalam usaha untuk penghematan waktu pada saat akan melakukan proses penghitungan gaji karyawan. Sebagai HR setidaknya, Anda harus paham betul tentang hal-hal apa saja yang harus Anda lakukan sebelum akan memutuskan untuk memilih software penggajian yang cocok bagi perusahaan Anda.

Terdapat beberapa hal penting yang harus Anda lakukan sebelum akhirnya Anda memutuskan untuk memilih software penggajian bagi karyawan perusahaan Anda. beberapa hal tersebut adalah sebagai berikut:

1. Mengumpulkan Berbagai Informasi Penting Seputar Data Karyawan.

Sebelum akhirnya Anda menentukan untuk menggunakan software penggajian, maka Anda harus mengumpulkan beberapa informasi karyawan terlebih dahulu yang berhubungan dengan penggajian karyawan. Sesuai dengan peraturan yang ada di Indonesia, Anda harus mengumpulkan informasi penting tentang data karyawan, seperti: NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak), data keluarga karyawan yang mencakup tanggungan, data BPJS Karyawan, dan juga data kapan karyawan tersebut mulai bekerja pada perusahaan.

2. Tentukan Periode Penggajian Bagi Karyawan Anda.

Sangat penting bagi Anda untuk menentukan kapan waktu periode penggajian karyawan, tentukan juga apakah setiap karyawan digaji setiap bulan atau per minggu, atau seperti apapun keputusan perusahaan. Pada saat Anda sudah menentukan software penggajian karyawan seperti apa yang ingin digunakan, maka Anda juga harus menentukan untuk periode penggajian seperti ini terlebih dahulu. Jangan lupa untuk menyesuaikannya dengan sistem yang sudah berlaku secara umum pada dunia kerja.

3. Menentukan Komponen Apa Saja yang Ikut Dari Penggajian Tersebut.

Setiap perusahaan tentunya memiliki komponen-komponen terhadap sistem penggajiannya. Baik itu adalah dari sisi tunjangan maupun potongan. Anda juga harus menentukan komponen seperti ini dan Anda juga harus menyesuaikannya dengan kebijakan dari pemerintah. Biasanya komponen untuk penggajian yang terdapat pada kebanyakan perusahaan adalah berupa gaji pokok, tunjangan, potongan pajak, potongan BPJS, dan juga potongan pinjaman (jika ada pinjaman).

4. Memahami Apa Saja Kebijakan yang Masih Berlaku Dari Pemerintah.

Di Indonesia sendiri terdapat adanya sebuah kebijakan yang berhubungan dengan sistem penggajian karyawan, contohnya seperti: kewajiban kebijakan BPJS (Badan Penyelenggara Jaminan Sosial) yang terdiri dari kesehatan dan ketenagakerjaan, dan juga berupa pemotongan pajak. Anda juga harus paham tentang hal-hal seperti ini terlebih dahulu.

5. Pastikan Untuk Memilih Software Penggajian Karyawan yang Sesuai Dengan Kebutuhan Perusahaan.

Sebelum Anda memutuskan untuk memilih software penggajian karyawan ini, sebaiknya Anda juga harus memastikan bahwa software untuk penggajian karyawan yang ingin Anda gunakan harus sesuai dengan berbagai kebutuhan perusahaan Anda. Misalnya seperti, Anda membutuhkan adanya fitur integrasi dengan jam kerja dan juga jam lembur karyawan, atau bisa juga dari hal-hal lainnya. Pada saat Anda sudah benar-benar paham betul tentang apa saja kebutuhan Anda seputar penggajian, maka Anda akan dapat memilih software penggajian karyawan yang sesuai bagi perusahaan Anda.

Nah, sebelum akhirnya Anda benar-benar memutuskan untuk memilih software penggajian bagi karyawan yang sesuai dengan kebutuhan ini, maka Anda harus melakukan beberapa hal diatas terlebih dahulu. Menggunakan Software HRD dan Payroll yang berbasis cloud adalah salah satu solusi terbaik bagi Anda dalam memilih software penggajian untuk karyawan. Sistem Penggajian HRD dan Payroll yang sudah berbasis cloud biasanya dapat disesuaikan agar bisa terintegrasi dengan mesin absensi dan juga lembur karyawan, sistem penggajian HRD dan Payroll juga selalu ter uptodate sesuai dengan kebijakan pemerintah yang berlaku karena system ini sudah menggunakan teknologi cloud yang memungkingkan untuk update secara otomatis.

Apabila membutuhkan software HRD, Payroll dan Accounting, silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu Anda!

KEBIJAKAN DAN PROSEDUR PENGENDALIAN MUTU KANTOR JASA AKUNTANSI (KJA)

Apakah Anda tahu tentang apa yang dimaksud dengan kantor jasa akutansi (KJA)? KJA adalah Akuntan profesional yang akan memberikan jasa terhadap publik (professional accountans in public practice), dan memiliki tanggungjawab yang jauh lebih besar dalam bertindak untuk menjaga kepentingan publik (public interest).

Perkembangan dan keberadaan Kantor Jasa Akuntansi (KJA) sudah mulai semakin diperhitungkan. Hal ini sangat wajar, karena arti pentingnya sebuah peraturan untuk persaingan bisnis global yang disadari atau tidak sudah menjadikan perusahaan ada pada titik nadi dari tingkat kedewasaan dan penerapan moral dalam mengembangkan bisnisnya.

Setiap Kantor Jasa Akuntansi (KJA) harus memiliki sistem pengendalian mutu yang sudah diterapkan pada semua jasa Akuntansi, seperti: jasa pembukuan, jasa laporan keuangan, jasa manajemen, jasa perpajakan, jasa prosedur yang sudah disepakati atas informasi keuangan serta jasa sistem teknologi keuangan dan lain sebagainya.

Biasanya, komunikasi akan menjadi lebih baik jika dilakukan secara tertulis, namun tingkat keefektifan dari sistem pengendalian mutu Kantor Jasa Akuntansi (KJA) tidak akan terpengaruh oleh ketiadaan dokumentasi tentang kebijakan dan prosedur dari pengendalian mutu yang sudah ditetapkan oleh KJA. Dokumentasi tentang kebijakan dan prosedur pengendalian mutu dari KJA besar juga akan lebih besar tingkat rutinitasnya apabila dibandingkan dengan dokumentasi dari KJA kecil, begitu pula untuk dokumentasi akan menjadi lebih ekstensif di Kantor Jasa Akuntansi yang memiliki banyak kantor apabila dibandingkan dengan dokumentasi dari Kantor Jasa Akuntansi yang hanya memiliki satu kantor saja.

Setiap sistem pengendalian mutu dari kantor jasa akuntansi memiliki keterbatasan bawaan yang bisa sangat berpengaruh besar terhadap tingkat efektivitasnya. Seperti perbedaan kinerja dari staff dan juga seputar pemahaman persyaratan profesional, bisa sangat mempengaruhi tingkat kepatuhan tentang kebijakan dan prosedur dari pengendalian mutu KJA. Sistem pengendalian mutu Kantor Jasa Akuntansi harus bisa memberikan keyakinan bahwa bagian dari pelayanan jasa Akuntansi oleh suatu Kantor Jasa Akuntansi yang telah dilaksanakan harus benar-benar sesuai dengan sistem dan prosedur kerja yang sudah ditetapkan sebelumnya.

KJA harus mempertimbangkan setiap unsur-unsur pengendalian mutu yang akan dibahas sejauh mana diterapkan untuk prakteknya. Unsur-unsur pengendalian mutu selalu berhubungan antara satu sama lain. Oleh karena itu, praktek kerja KJA akan sangat mempengaruhi kebijakan pelatihannya. Dalam memenuhi ketentuan yang sudah dimaksudkan, maka KJA harus membuat kebijakan dan juga prosedur terhadap pengendalian mutu tentang:

1. Independensi, yang akan memberikan keyakinan bahwa setiap organisasi profesional harus mempertahankan independensi sebagaimana diatur dalam Aturan Etik Akuntan.
2. Penugasan personel, yang memberikan keyakinan bahwa penugasan akan dilaksanakan oleh staff profesional yang memiliki keahlian secara teknis untuk penugasan pelayanan jasa tersebut.
3. Konsultasi, yang memberikan keyakinan bahwa personel akan memperoleh informasi yang sesuai dengan yang dibutuhkan dari orang yang memiliki tingkat pengetahuan, kompetensi dan pertimbangan yang memadai.
4. Supervisi, yang memberikan keyakinan bahwa pelaksanaan ikatan akan untuk memenuhi standar mutu yang telah ditetapkan oleh Kantor Jasa Akuntansi. Lingkup supervisi dan review yang benar-benar sesuai tentang kondisi tertentu, tergantung dari beberapa faktor, seperti kerumitan masalah, kualifikasi staff dan lingkup konsultasi yang sudah digunakan.
5. Proses Kerja personel, yang memberikan keyakinan bahwa semua staff profesionalnya memiliki karakteristik yang pas, sehingga lebih memungkinkan bagi mereka untuk melakukan pelayanan secara kompeten. Profesional, yang memberikan keyakinan bahwa personel juga memiliki pengetahuan yang cukup memadai. Sehingga mereka akan bisa memenuhi tanggungjawabnya masing-masing.
6. Penerimaan dan kelanjutan dengan klien, yang memberikan keyakinan bahwa pelayanan dan perikatan dari klien akan bisa diterima atau dilanjutkan untuk bisa memaksimalkan hubungan dengan klien yang manajemennya tidak memiliki integritas.

Cakupan & Keterterapan Sistem Pengendalian Mutu (SPM):

• SPM mengatur tanggungjawab KJA atas sistem pengendalian mutu dalam melaksanakan ikatan selain asuransi dan SPM tersebut harus memperhatikan ketentuan dari Kode Etik Akuntan Profesional.
• SPM wajib diterapkan oleh KJA berhubungan dengan jasa yang diberikan, yang mana sifat dan luas SPM tergantung dari faktor seperti: ukuran dan karakteristik dari operasi KJA dan masuk tidaknya KJA dalam jaringan kantor.

Tujuan KJA Dalam Menetapkan & Memelihara Sistem Pengendalian Mutu (SPM):

1. Untuk memberi keyakinan (reasonable assurance).
2. KJA dan personelnya harus mematuhi standar profesi dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
3. Laporan yang disampaikan oleh KJA sesuai dengan keadaan.
4. Ketentuan SPM dirancang agar dapat mencapai tujuan di atas, dan KJA harus mempertimbangkan untuk perlu tidaknya tambahan ketentuan dalam mencapai tujuan tersebut.

Unsur Unsur Sistem Pengendalian Mutu terdiri atas:

1. Tanggung jawab kepemimpinan.
2. Ketentuan etika.
3. Penerimaan dan keberlanjutan hubungan dengan klien dan ikatan.
4. Sumber daya manusia.
5. Pelaksanaan perikatan.
6. Pemantauan.

Pengawasan melekat, yang telah memberikan keyakinan bahwa prosedur yang berhubungan dengan berbagai unsur-unsur pengendalian mutu yang sudah diterapkan dengan efektif. Prosedur pengawasan bisa dirancang dan dilaksanakan secara individu yang bertindak untuk mewakili kepentingan dari Kantor Jasa Akuntansi (KJA) dan jenis-jenis dari prosedur pengawasan yang sudah melekat dan telah digunakan tergantung oleh Kantor Jasa Akutansi masing-masing.

Apabila membutuhkan software HRD, Payroll dan Accounting, silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu Anda!

 

TIPS HR: TANDA-TANDA APABILA LINGKUNGAN KERJA SUDAH TIDAK NYAMAN LAGI UNTUK BEKERJA

Dalam hal bekerja, lingkungan kerja merupakan faktor utama sebagai kenyamanan seseorang agar dapat melaksanakan berbagai pekerjaannya dapat menjadi maksimal. Rasa yang tidak nyaman akan menjadikan seorang karyawan merasa terlalu malas untuk bekerja, sehingga semakin lama akan menjadi terlalu kurang produktif.

Tentunya hal seperti ini akan menjadikan karyawan semakin stress untuk bekerja apabila harus dialami oleh para karyawan baru. Terkadang bagi Anda yang sudah mulai masuk di lingkungan kerja perusahaan baru, Anda mungkin saja akan membutuhkan adanya proses adaptasi agar mampu bertahan pada pekerjaan tersebut. Apabila Anda berpikir tentang adaptasi yang telah Anda lakukan sudah maksimal, namun Anda tak kunjung juga bisa untuk menikmati pekerjaan Anda tersebut, maka mungkin saja Anda telah memasuki lingkungan kerja yang salah.

Berikut ini merupakan beberapa tanda-tanda dari lingkungan kerja perusahaan yang bisa dibilang sangat jauh dari kata nyaman bagi karyawan.

1. Lingkungan Kerja yang Terlau Sunyi dan Senyap.

Biasanya, sesibuk apapun pekerjaan yang dilakukan, seorang karyawan pastinya akan menyempatkan diri untuk sekedar mengobrol singkat dengan rekan kerja di sebelahnya. Entah hanya sekedar untuk bertanya seputar pekerjaan atau sekedar untuk bercanda sebentar. Adanya interaksi antar karyawan menunjukkan masih adakehidupan sosial di kantor tersebut dan masih berjalan lancar, dengan catatan karyawan harus tetap memprioritaskan pekerjaannya.

Namun, jika Anda jarang atau bahkan sama sekali tidak pernah melihat karyawan saling mengobrol satu sama lain (meskipun hanya sebentar), maka bisa jadi itu artinya adalah para karyawan merasa tidak nyaman, bahkan hanya untuk sekedar berinteraksi. Semua orang terlalu sibuk dan takut dengan pekerjaannya masing-masing, sehingga suasana kantor menjadi sangat sunyi. Kehidupan sosial yang sudah ‘mati’ seperti itu pastinya akan menjadikan Anda merasa kurang nyaman, bukan?

2. Jam Kerja yang Terlalu Ketat dan Kaku.

Tidak semua perusahaan memiliki jadwal yang fleksibel bagi karyawannya. Ada juga perusahaan yang memiliki aturan sangat ketat terkait dengan jam kerja. Misalnya saja saat karyawan datang terlambat hanya satu menit saja dari jam masuk kerja dan perusahaan sudah menghadiahkannya berupa satu kali pemotongan gaji sebesar 10% dari gajinya tanpa adanya kompromi untuk hal itu, padahal secara pekerjaan ia sangat mampu sesuai dengan deadline dan tanpa adanya sekitpun menurunkan dari kualitasnya. Atau pada saat Anda tidak bisa mendapatkan waktu istirahat yang penuh selama satu jam (hanya sampai 45 menit saja) karena harus bekerja lebih extra bagi perusahan.

Hal-hal seperti itulah yang akan menjadikan karyawan akan merasa kurang nyaman untuk bekerja. Hal itu menunjukkan bahwa perusahaan kurang profesional dalam menjaga tingkat kesejahteraan dari para karyawannya. Padahal seharusnya perusahaan mampu menilai tingkat performa dari karyawan secara menyeluruh, bukan hanya dari sudut pandang terlalu ketatnya system kerja saja.

3. Penyampaian Feedback dari Atasan Kurang Tepat.

Penyampaian feedback yang diberikan oleh atasan memang sangat penting untuk perbaikan dari si karyawan. Namun, dalam penyampaian feedback inipun juga harus tetap memperhatikan nilai-nilai kesopanan. Akan tetapi untuk hal seperti ini, tidak semua atasan mampu menyampaikannya dengan benar. Jika Anda melihat atasan telah memberikan feedback pada karyawan dengan cara-cara yang tidak wajar seperti dengan membentak, menghina, atau dengan mencaci maki di hadapan karyawan lain agar karyawan tersebut merasa kapok, maka hal ini bukanlah kantor yang baik untuk tempat bekerja bagi Anda. Membuka aib atau kelemahan karyawan di hadapan karyawan lain bukanlah cara yang cerdas untuk membangun semangat karyawan, malah hal itu akan semakin menjatuhkan mental karyawan. Bisa juga hal itu akan membuatnya menjadi semakin membenci atasan. Lingkungan kerja perusahaan yang seperti ini akan sangat menghambat Anda untuk bisa berkembang.

4. Saling Berteriak Satu Sama Lain.

Selain akan menunjukkan bahwa Anda memiliki kemampuan manajemen emosi yang begitu rendah, berteriak juga tidak mampu menyelesaikan masalah. Mungkin saja di beberapa perusahaan, atasan dan bawahan yang sudah terbiasa saling berteriak merupakan hal wajar-wajar saja. Walaupun karyawan di sana sudah terbiasa dan baik-baik saja saat melihat ini, namun sebenarnya kebiasaan untuk berteriak hanya akan membangun sisi kepribadian yang kurang baik. Nah, untuk faktor berteriak ini biasanya disebabkan oleh adanya konflik tertentu. Konflik kiga dapat diminimalisir dengan jalan penggunaan software HR yang praktis dan efisien dalam menyelesaikan segala pekerajaan-pekerjaan yang berhubungan dengan bidang HR.

Apabila tanda-tanda seperti di atas seringkali Anda alami di lingkungan tempat kerja, maka sebaiknya Anda tidak boleh membuang-buang waktu lebih lama lagi disana. Daripada hal tersebut malah menjadikan Anda semakin depresi dan tidak produktif lagi, maka lebih baik segera mencari lingkungan kerja perusahaan baru yang bisa membuat Anda merasa nyaman disana. Semoga bisa bermanfaat dan salam sukses selalu.

Apabila membutuhkan software HRD, Payroll dan Accounting, silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu Anda!

BAGAIMANA PROSEDUR TERBAIK DALAM MENGELOLA SISTEM PENGGAJIAN KARYAWAN ANDA

Selamat! Adalah sebuah ucapan yang pantas jika Anda sudah berhasil merekrut anggota tim baru untuk membantu Anda dalam mengembangkan bisnis. Perjalanan baru saja akan dimulai. Selain harus memastikan bahwa setiap anggota tim yang sudah melakukan tugas-tugasnya dengan baik dan benar, maka Anda juga sangat diwajibkan untuk memenuhi hak-hak mereka, yaitu untuk memberikan gaji bagi mereka setiap bulannya.

Permasalahan seputar proses penggajian karyawan memang tidaklah sesimpel seperti hanya sekedar mentransferkan uang kepada rekening masing-masing karyawan saja. Dibutuhkan adanya suatu metode penggajian bagi karyawan tertentu agar proses tersebut dapat berjalan dengan lancar dan tidak menjadikan Anda semakin bertambah stres.

Karena hal itulah maka berikut ini adalah beberapa hal yang mungkin bisa Anda lakukan dalam menerapkan prosedur seputar penggajian karyawan.

1. Pelajari Setiap Deadline dari Tanggal-tanggal Penting.

Sama halnya seperti berbagai macam jenis tugas dan tanggungjawab yang harus dilakukan, penggajian karyawan juga memiliki deadline nya sendiri. Dengan cara menentukan tanggal deadline penggajian, maka Anda akan bisa menyusun berbagai perencanaan untuk melakukan persiapan. Rachel Parkin, seorang Creative Director dari perusahaan Balagan Group, menyatakan bahwa: “melakukan penggajian karyawan tidak boleh dihadapi dengan menunjukkan rasa stres yang berlebihan apabila Anda sudah tahu apa yang harus dilakukan sejak dari awal.”

Maka dari itu, sejak dari awal, tentukanlah waktu yang tepat kapan Anda harus membayarkan gaji terhadap para karyawan. Biasanya, perusahaan akan melakukannya setiap sebulan sekali, entah saat itu adalah pada masa awal maupun akhir bulan. Namun, tidak akan menutup kemungkinan juga apabila Anda ingin melakukannya setiap dua minggu sekali. Apapun keputusan Anda, pastikanlah bahwa Anda sebelumnya sudah mengomunikasikannya kepada seluruh karyawan dan juga harus mematuhi deadline yang telah ditentukan sebelumnya. Sebaiknya Anda harus memilih waktu penggajian yang sesuai dengan siklus pemasukan dan pengeluaran perusahaan.

2. Buatlah Sistem yang secara Khusus untuk Menghitung Gaji Karyawan.

Idealnya adalah gaji dari perusahaan akan dihitung berdasarkan struktur organisasi yang masih berlaku. Anda bisa memberikan gaji per bulan, berdasarkan tugas yang berhasil diselesaikan, atau menambahkan bonus, dan lain sebagainya. Namun, bagaimanapun saat Anda menghitung gaji karyawan, Anda dianjurkan untuk menerapkan sistem khusus yang dapat memudahkan Anda dalam melakukan penghitungan tersebut. Jika Anda tetap melakukan penghitungan gaji setiap karyawan secara manual, maka hal itu hanya akan menjadikan Anda semakin pusing dan tentu saja sangat membuang-buang waktu Anda.

3. Berinvestasi dengan Menggunakan Software HR.

Jadi, apa yang harus Anda lakukan dalam menciptakan metode penggajian karyawan dengan sistem yang lebih tepat? Jawaban terbaiknya adalah dengan menggunakan software khusus HR, yang mampu dalam melakukan otomatisasi terhadap berbagai proses penggajian secara lebih mudah dan praktis. Bahkan, sebaiknya (jika ada) Anda tidak hanya sekedar berinvestasi untuk software yang mampu dalam hal system penggajian saja, namun juga harus mampu dalam membantu Anda untuk melakukan tugas-tugas lainnya yang berhubungan dengan HR, seperti input data-data absensi, pengelolaan hak cuti karyawan, penghitungan pajak penghasilan, berbagai jenis tunjangan dan berbagai potongan-potongan seputar penggajian, hanya dengan melakukan satu klik, Anda bisa langsung mengirimkan slip gaji kepada masing-masing karyawan dan pelaporan PPh 21 online kepada pihak kantor pajak sampai dengan data-data karyawan kontrak dan lain sebagainya.

4. Siapkan Perencanaan Cadangan Secara Finansial.

Lebih dari sekadar hak karyawan, ingatlah bahwa gaji juga dapat menjadi sebuah bentuk apresiasi dari perusahaan terhadap para karyawan. Karena hal itu, sebagai pemilik bisnis, Anda juga harus memastikan bahwa finansial perusahaan harus selalu berada dalam kondisi yang bagus untuk memberikan gaji kepada para karyawan setiap bulannya. Tepat waktulah dalam mengirimkan invoice kepada para klien dan segera kejar klien yang sudah telat dalam melakukan pembayaran. Jangan sampai arus kas dari perusahaan Anda terganggu dan menjadikan proses untuk penggajian Anda sampai berjalan tidak lancar. Apabila Anda tidak menggaji setiap karyawan atau melakukannya setelah deadline yang telah disepakati bersama, maka bisnis Anda bisa saja berada dalam masalah besar.

Software HR sebenarnya tidak hanya mampu dalam hal mempermudah metode penggajian karyawan saja, akan tetapi juga semakin memperlancar keseluruhan dari fungsi-fungsi HR. Dengan berbagai fungsi HR yang sudah serba terotomatisasi melalui software HR, maka Anda pun akan memiliki lebih banyak waktu agar bisa fokus kepada hal-hal lain dalam usaha untuk mengembangkan bisnis Anda.

Apabila membutuhkan software HRD, Payroll dan Accounting, silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu Anda!

 

Scroll to top