Kategori: Manajemen SDM

TIPS TRANFORMASI FAMILY BISNIS KE PERUSAHAAN BERMANAJEMEN MODERN

Transformasi Bisnis Family ke Profesional

Bisnis Family biasanya para pekerjanya adalah para saudara dan sanak Familiy. Perusahaan menjadi besar karena gotong royong dibesarkan oleh pasukan yang kebanyakan family. Namun setelah generasi pembangun bisnis family ini mulai beranjak usia pensiun, perusahaan menjadi kalang kabut apalagi jika tidak disiapkan dengan baik generasi penerusnya. Bahkan kalau sudah disiapkannyapun umumnya terjadi kendala ketika lakukan peralihan ke generasi berikutnya. Isue yang sering terjadi adalah :

  • Para pekerja generasi pertama masih menganut status quo mereka enggan berubah ke cara kerja baru seperti penggunaan tenologi, manajemen modern, dan cara-cara bisnis baru lainnya dengan gaya yang sudah modern.
  • Generasi baru ingin perusahaan menjadi autopilot, dan kendali tidak secara langsung oleh generasi berikutnya tetapi melalui orang-orang profesional, karena generasi berikutnya memiliki life style berbeda. Oleh sebab itu banyak hambatan dan GAP ketika perusahaan family bisnis ini menuju ke generasi berikutnya. Cara kerja lama dijadikan cara kerja baru selalu ditentang. Misalnya gudang yang dahulunya barangnya tidak teratur, ketika oleh generasi kedua dibuat raking. Ditentang sebab dengan raking memunculkan biaya yang tidak sedikit investasinya bahkan milliaran rupiah. Oleh sebab itu kalau generasi berikut tidak tahan mental, akan gagal menjalankan perbaikan gudang supaya rapi, efisien dan efektif.

Apabila generasi lama bekerja secara manual, ketika generasi baru bekerja secara teknologi dengan menggunakan software accounting atau pay roll HRD, generasi lama menentangnya. Atau kendala mereka gaptek sehingga tidak mampu mengoperasikan ketika diminta mengoperasikan kesulitan. Dinamika ini cukup menyulitkan bagi generasi lama sehingga proses transfer ke generasi ke dua jadi kesulitan.

Apa yang harus dilakukan kalau sudah seperti ini? Banyak hal yang harus dilakukan untuk pekerjaan seperti ini. Perusahaan mulai mengindentifikasi Visi dan misi perusahaan bahkan memperbaruinya. Apabila hal ini ditemukan maka generasi lama wajib mengetahui perubahan visi dan misi perusahaan. Dan apabila visi dan misi tetap, perlukah ditunjang dengan manajemen modern. Jika visi dan misinya sangat kuat dan memang memerlukan manajemen modern. Maka langkah-langkah yang harus dilakukan adalah mendesain manajemen menjadi modern. Dengan langkah-langkah:

  1. Memantapkan visi dan misi perusahaan.
  2. Membuat struktur Organisasi perusahaan sesuai dengan struktur organisasi professional, yang antara lain ada manager yang diberikan tanggung jawab terhadap pengelolaan perusahaan.
  3. Membuat job descripsion sesuai dengan manajemen modern yang mulai mengoperasikan software accounting atau software Pay roll HRD sampai lain-lainnya.
  4. Menyusun dokumentasi untuk SOP perusahaan. Mulai dari SOP keuangan, SOP Gudang dan logistic, SOP pembelian, SOP Penjualan, SOP Accounting, SOP SDM, dan lainnya.
  5. Menyusun Peraturan perusahaan yang terakses ke Depnaker.
  6. Membuat Intruksi Kerja sesuai dengan Software yang dipakai.
  7. Menyusun penilaian Karyawan dengan membuat KPI masing-masing personal dan diterjemahkan ke KPI departemen.

Dari apa yang dibuat diharapkan dapat menjadikan perusahaan menjadi manajemen yang autopilot. Transformasi ini amat sulit dilakukan apabila tidak disertai dengan pelatihan-pelatihan yang cukup, mulai pelatihan pembangunan karakter pekerja, service excellence, komunikasi, penjualan, team work, managerial skill, dan lainnya dimana training-training itu mengasah para pekerja untuk menjadi professional.

Pembaruan manajemen tidak lepas dari pembaruan skill, knowledge dan attitude dari para karyawan yang ada di perushaan. Oleh sebab itu mengubah pola kerja dalam organisasi tidaklah mudah perlu asahan-asahan yang sangat berarti.  Organisasi yang berubah tentunya organisasi yang harus dibentuk setahap demi setahap. Oleh sebab itu agar transformasi mulus diperlkukan banyak sentuhan.  Tidak hanya di sisi teknologi tetapi juga karakter dari manusia-manusia yang bekerja.

Semoga artikel ini membantu pembaca, apabila pembaca membutuhkan batuan dalam melakukan transformasi dari manajemen konvensional ke manajemen modern, membutuhkan software accounting dan Pay roll HRD. Silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu!

TIPS JITU MEMILIH LAYANAN SOFTWARE MANAJEMEN BERBASIS CLOUD COMPUTING

Kehadiran sistem layanan software manajemen (seperti accounting, HRM, penjualan, dsb.) yang berbasis cloud computing atau internet telah banyak merubah konsep tentang sistem operasional bisnis bagi perusahaan khususnya di era digital seperti sekarang ini. Salah satu hal yang menjadi daya tarik tersendiri dari jenis layanan yang berbasis cloud adalah tentang proses pengaturan (set-up) dan penyebaran layanan yang lebih cepat dan lebih efisien karena akan sangat memungkinkan bagi perusahaan tanpa harus menambah infrastruktur jaringan, seperti pemasangan batas minimal spesifikasi hardware maupun software tersendiri pada komputer.

Hal ini menjadikan sistem manajemen menjadi jauh lebih fleksibel dan tidak terlalu rumit, karena untuk proses pengaktifannya hanya membutuhkan waktu yang relatif lebih cepat daripada harus dengan menggunakan sistem software tradisional (komputer dekstop) yang membutuhkan adanya pemasangan berupa instalasi terlebih dahulu. Oleh karena itu sistem yang berbasis cloud seperti ini sangat cocok apabila diterapkan untuk perusahaan yang ingin mengaplikasikan teknologi dalam bisnisnya.

Namun sebenarnya untuk memulai sebuah sistem teknologi berbasis layanan cloud seperti ini tidak sesederhana seperti menekan sebuah tombol ‘on’. Penerapan sistem seperti ini perlu dilakukan dengan cara yang tepat dan yang terpenting adalah mampu mendukung proses bisnis yang sudah berjalan selama ini sehingga diharapkan nantinya perusahaan dapat bekerja dengan lebih efisien.

Christopher G. Chelliah yang menjabat sebagai Group Vice President dan Chief Architect for Core Technology and Cloud, Oracle wilayah Asia Pasifik memberikan beberapa tips dan trik tentang apa saja yang harus diperhatikan saat Anda akan memilih layanan berbasis cloud yang lebih tepat.

Chelliah menyarankan tentang apa saja yang terpenting dari penggunaan layanan sistem berbasis cloud baru-baru ini agar dapat langsung beradaptasi dengan mudah dan dapat pula untuk berinteraksi dengan sistem yang lainnya juga yang harus tetap Anda perhatikan agar manfaat dari efisiensi serta fleksibilitas penggunaan system berbasis cloud ini dapat terlaksana sepenuhnya secara optimal.

Berikut ini merupakan beberapa hal penting yang harus Anda perhatikan sebelum akhirnya akan memutuskan untuk menerapkan sistem layanan yang berbasis cloud, antara lain:

1. Pemahaman tentang teknologi terbaru memang membutuhkan waktu, dan seringkali harus membutuhkan adanya mitra cloud dari perusahaan teknologi untuk bisa bekerja bersama-sama agar bisa memastikan bahwa semuanya sudah berfungsi dengan baik dan sudah benar-benar sesuai dengan system yang dimiliki oleh perusahaan yang selama ini sudah berjalan.
2. Pertimbangan utama lainnya pada saat Anda akan memilih mitra bisnis berbasis cloud adalah untuk memastikan bahwa penyedia layanan coud tersebut sudah mendukung berbagai layanan cloud yang berbeda-beda yang selama ini sangat kita butuhkan pada berbagai sisi dari penggunaan system cloud seperti halnya: infrastruktur yang memadai, platform, dan perangkat lunaknya. Karena biasanya dalam proses bisnis, aplikasi tersebut harus bisa untuk saling berinteraksi antara satu dengan yang lainnya.

3. Apabila percobaan dari penerapan teknologi yang berbasis cloud yang sebelumnya sudah pernah dilakukan, namun ternyata gagal dan apabila terjadi perubahan persyaratan atau perubahan strategi, maka perusahaan Anda harus siap untuk melanjutkan proses pembelajaran terhadap beban kerja dengan penggunaan sistem baru dengan berbasis cloud ini. Dan hal ini bukan merupakan proses yang mudah, karena adanya peraturan yang ketat untuk mengatur terjadinya pergerakan dari lokasi data Anda berada.
4. Aspek lain yang harus dipertimbangkan adalah bahwa layanan teknologi yang berbasis cloud umurnya terbilang masih sangat belia dalam siklus hidupnya. Jadi masih terdapat kemungkinan besar bahwa bisa saja akan terjadinya konsolidasi vendor yang cukup signifikan selama beberapa tahun ke depan selagi sektornya sudah matang. Oleh karena itu sangat layak juga untuk dipertimbangkan tentang usia keberlangsungan dari penyedia layanan berbasis cloud yang akan digunakan dan keberlangsungan seputar upgrade produk untuk kedepannya.

Demikian beberapa tips jitu dalam memilih software manajemen yang berbasis cloud, semoga para pelaku bisnis dapat mempertimbangkan dengan baik dalam pemilihan software yang baik sehingga dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas bisnis atau perusahaan. Apabila Anda memiliki pertanyaan dan memerlukan konsultasi lebih lanjut mengenai hal ini maka dapat menghubungi kami di 0818521172, 08185-252-982900 atau melalui email di groedu@gmail.com (Burhan).

BEBERAPA KEUNTUNGAN PEMAKAIAN KEY PERFORMANCE INDICATOR (KPI) DALAM MANAJEMEN AUTOPILOT

Pada umumnya, KPI seringkali dianggap hanya memiliki fungsi utama sebagai alat evaluasi terhadap pengukuran kinerja para karyawan di perusahaan, tanpa melihat sebenarnya fungsi-fungsi lain KPI yang dapat memberikan beberapa keuntungan kepada perusahaan sebagai berikut:

Indikator pencapaian target perusahaan
KPI juga memiliki fungsi utama sebagai alat pengukuran pencapaian target perusahan. Hal ini sering tidak dipahami atau dilupakan oleh para karyawan bahwa sebenarnya KPI masing-masing individu yang dimilikinya merupakan hasil pembagian atau break down yang sejalan dengan target perusahaan yang lebih tinggi dan luas cakupannya. Sehingga dengan demikian, KPI memiliki fungsi sebagai indikator pencapaian target perusahaan.

Membantu tim perusahaan menjadi fokus pada hal yang penting
Oleh karena itu KPI akan membantu tim perusahaan untuk meningkatkan fokus dan perhatian pada hal-hal yang esensial bagi jalannya perusahaan dimana karyawan lebih dapat mengutamakan kegiatan operasional perusahaan yang sesuai dengan parameter kerja di dalam KPI, sehingga nantinya kerja tim perusahaan menjadi lebih efektif dalam mencapai target perusahaan.

Menghemat biaya perusahaan
KPI akan membantu pekerjaan tim perusahaan menjadi lebih fokus dan nantinya akan membantu tim perusahaan untuk lebih berhati-hati dalam mengeluarkan uang untuk kegiatan operasional, dimana biaya-biaya operasional yang berkaitan dengan kegiatan yang tidak fokus pada pencapaian target di dalam KPI dapat diminimalisir.

Penyedia informasi penting bagi manajemen dan pemilik perusahaan
Salah satu fungsi KPI yang penting bagi manajemen dan pemilik perusahaan adalah dapat menghemat waktu dalam melakukan identifikasi pemetaan kondisi perusahaan secara cepat, yaitu dengan melihat pada progres pencapaian KPI yang sedang berlangsung di dalam perusahaan.

Sehingga di dalam rapat-rapat koordinasi dan evaluasi akan berjalan dengan lebih efektif dan efisien, karena dengan laporan KPI maka peserta rapat akan dapat:

Melihat area yang berkinerja baik dan area mana yang memerlukan fokus perhatian manajemen
Melihat karyawan yang telah perform dengan baik, dan siapa yang memerlukan bantuan dan dukungan
Mengambil keputusan strategis dengan lebih baik berdasarkan informasi yang ada di dalam KPI
Pertumbuhan perusahaan yang berkelanjutan
KPI juga berperan dalam proses pembelajaran perusahaan untuk selalu melakukan perbaikan dan peningkatan proses kerja yang ada di dalam perusahaan, antara lain dalam pembuatan produk atau memberikan layanan sehingga kualitas produk dan layanan akan terus menjadi baik dan sesuai dengan permintaan pelanggan.

Selain itu KPI juga dapat berguna untuk mengenali masalah-masalah yang ada di dalam sistem manajemen perusahaan.

Menambah motivasi karyawan
Dengan adanya KPI akan menambah motivasi kerja para karyawan perusahaan karena selain dapat mengukur kinerja karyawan selama periode tertentu maka KPI juga memiliki beberapa peran sebagai berikut:

Menjelaskan tentang aspek penting dari peran fungsi dan jabatan karyawan
Pencapaian kinerja sesuai dengan target akan diberikan penghargaan
Karyawan akan lebih memiliki kepercayaan diri dan lebih menikmati pekerjaan
Membantu karyawan dalam perencanaan dan pengembangan karir
Meyakinkan klien perusahaan
Dengan menggunakan KPI, dapat menunjukkan bahwa perusahaan memiliki level akuntabilitas yang baik dalam melakukan pengukuran kinerjanya sehingga para klien perusahaan menjadi lebih yakin terhadap tim kerja perusahaan dan akan terus melakukan kerja sama yang baik dengan perusahaan. Terlebih apabila perusahaan bersifat PT, maka pemegang saham atau investor akan menjadi lebih mudah dalam melakukan kontrol dan pengawasan terhadap jalannya perusahaan melalui KPI tersebut.

Semoga dengan adanya KPI, maka tim perusahaan dapat berjalan dengan baik untuk mencapai target seperti yang diharapkan oleh manajemen dan pemilik perusahaan. Apabila ada beberapa poin yang belum jelas, atau ingin mengetahui lebih detail dan memerlukan bimbingan dalam melakukan penilaian kerja atau menyusun KPI yang baik silahkan hubungi 0818521172 atau email ke groedu@gmail.com. (Stan)

CARA EFEKTIF MELAKUKAN PENGGAJIAN KARYAWAN DENGAN SOFTWARE PAY ROLL

Tidaklah mudah menggaji karyawan yang jumlahnya lebih dari 50 orang, apalagi jika dalam menggaji menggunakan banyak komponen yang harus dimasukan seperti gaji pokok, tunjangan tetap jabatan, uang makan, premi, asuransi, BPJS, potongan pajak, potongan hutang karyawan, maka sangat sulit dilakukan jika sumber datanya tidak terintegrasi dan tersimpan dengan baik.

Cara penggajian dengan cara manual atau tanpa bantuan software pasti akan sangat melelahkan, meskipun itu dilakukan di akhir bulan. Tetapi jika secara waktu tidak efektif maka melakukan penggajian tanpa system akan membuat bagian HRD menjadi terlunta-lunta.

Software Pay Roll akan sangat membantu dalam penghitungan gaji karyawan, khususnya yang bersifat variable. Dengan diintegrasikan dengan mesin absensi maka perhitungan pembayaran gaji yang berkaitan dengan jumlah masuk kerja akan dapat dilakukan dengan mudah.

Langkah-langkah yang umum sumber datanya adalah dari mesin absensi, kemudian histori dari pinjaman karyawan, kemudian komponen-komponen gaji, dihitung dengan kalkulator atau pakai excel. Tapi sumber data diambil di file terpisah. Dengan software pay roll semua terintegrasi sehingga menghitung gaji bisa dilakukan dengan cepat.

Menghitung gaji secara manual juga ada yang mengatakan sebagai sumber malapetaka. Mengapa demikian? Seperti yang diketahui bahwa gaji sangat sensitive, apabila salah menghitungnya, maka sering memunculkan protes, ini kerugiannya. Tapi apabila gaji lebih yang diberikan tidak muncul protes, tapi merupakan kerugian bagi perusahaan. Oleh sebab itu seperti buah simala kama, sebagai bagian yang menghitung gaji sebaiknya memang perlu berhati-hati. Dengan adanya software pay roll diharapkan akurasinya gaji bisa terjamin dengan baik. Sehingga HRD bisa bernafas legah dan jauh dari tuntutan yang tentu saja melelahkan. Banyak hal yang perlu ditinjau ulang jika penghitungan gaji masih manual.

Groedu Inti Global Inovasi 
City Of Tomorrow Mall, Jl. A Yani No. 288 (Bunderan Waru) Lantai UG, Blok US 23, No. 3 & 5, Surabaya.
Telphon : 0811-3444910 (Only Call)
Handphone : 0818521172 (XL), 081252982900 (Simpati)
Email : groedu@gmail.com
website : www.softwareaccountingsurabaya.com

Scroll to top