Kategori: Manajemen

MANFAATKAN SOFTWARE AKUNTANSI AGAR PERUSAHAAN TIDAK KALAH BERSAING DALAM MEA (MASYARAKAT EKONOMI ASEAN)

Pada akhir tahun 2015 yang lalu, telah dicanangkan untuk Masyarakat Ekonomi Asean yang bertujuan untuk membentuk pasar tunggal diwilayah kawasan Asia Tenggara. Hal ini dilakukan bertujuan untuk meningkatkan daya saing Asean sehingga akan dapat menyaingi Negara Cina dan India dalam hal menarik banyaknya investor asing agar bersedia untuk menanamkan modalnya. Pembentukan pasar tunggal ini akan semakin membuka akses bagi para pengusaha untuk menjual barang-barang dan jasnya dengan lebih mudah kepada Negara-negara lainnya di seluruh Asia Tenggara, sehingga akan menjadikan persaingan yang semakin ketat.

Tentunya para pelaku usaha yang berada di Indonesia juga harus mempersiapkan diri sebaik mungkin dalam menghadapi berbagai peluang dan tantangan baru di era MEA. Pengusaha juga harus dapat menentukan tentang bagaimana strategi selanjutnya dalam menghadapi berbagai persaingan dari para pihak-pihak luar dengan memberikan pelayanan yang terbaik, kualitas produk yang bagus, dan harga yang lebih kompetitif. Namun demikian, masih banyak sekali ditemukan para pelaku usaha yang masih tetap menjalankan usahanya secara konvensional. Mereka hanya sekedar berupaya untuk menghadapi gempuran-gempuran pasar lokal dan masih belum sampai mempersiapkan diri pada tahapan untuk menghadapi persaingan dengan pasar-pasar luar negeri. Karena merasa bisnisnya masih bersakala kecil dan hanya bisa bermain di pasar lokal saja, kebanyakan dari para pelaku usaha ini telah mengabaikan betapa pentingnya laporan keuangan usaha mereka.

Pada era MEA ini para pelaku usaha seolah wajib memiliki kreativitas dan inovasi dalam hal menjalankan usahanya, sehingga operasional dari usaha akan dapat tercermin dalam laporan keuangan usahanya. Pembuatan laporan keuangan akan dapat dilakukan secara manual ataupun dengan menggunakan Microsoft Excel untuk merangkum bagaimana alur operasional dari usahanya. Namun kedua cara tersebut tetap membutuhkan waktu yang sedikit lebih lama untuk input transaksi sampai dengan terbitnya laporan keuangan. Dan karena hal inilah yang seringkali menyebabkan informasi keuangan yang didapat oleh perusahaan tidak ter up to date dengan baik, sehingga owner tidak dapat mengambil keputusan dengan lebih cepat.

Hal tersebut diatas apabila dibiarkan terlalu lama akan semakin menghambat laju pertumbuhan dari usaha Anda. Dan solusi terbaiknya untuk mengatasi hal ini adalah dengan jalan menggunakan software akuntansi. Perangkat lunak inilah yang nantinya akan banyak membantu para pelaku usaha untuk dapat mencatat bagaimana laju arus keuangan dari usaha dan untuk menghasilkan laporan keuangan dengan lebih cepat. Selain hal itu, terdapat juga beberapa alasan lain mengapa pengusaha juga harus harus bisa menggunakan software akuntansi, diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Dengan menggunakan software akuntansi, maka kondisi keuangan akan dapat terus terpantau selama pencatatan dilakukan dengan tetap selalu konsisten. Mengetahui bagaimana kondisi keuangan terbaru akan sangat membantu bagi owner agar dapat segera membuat perencanaan atau langkah-langkah yang lebih strategis.

2. Software akuntansi sebagai alat utama dalam mengendalikan dan mengelola pengeluaran. Anda dapat melakukan perbandingan pengeluaran pada setiap periodenya.

3. Sebagai pemilik usaha, Anda juga harus mampu untuk menyajikan laporan keuangan bagi pihak yang berkepentingan, seperti investor, perbankan, atau terhadap pihak pemerintahan.

Pemilihan Software Akuntansi juga merupakan salah satu hal yang tidak kalah pentingnya bagi seorang pengusaha, karena apabila salah dalam menggunakan software akuntansi tentunya akan sangat berdampak sangat besar terhadap hasil dari laporan keuangan yang akan dihasilkan.

Dengan menggunakan software akuntansi yang lebih tepat, maka tentunya perusahan akan sangat terbantu dan semakin mengurangi beban kerja yang harus dilakukan dalam membuat laporan keuangan. Sehingga sumber daya dan tenaga yang ada dapat dimanfaatkan se efektif mungkin untuk mengerjakan hal-hal lainnya dalam meningkatkan kinerja dan untuk semakin mengembangkan perusahaan.

Apabila membutuhkan software accounting, silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu Anda!

RUANG LINGKUP YANG HARUS ANDA PERHATIKAN SEBELUM AKAN MENGGUNAKAN SOFTWARE MANAJEMEN PROYEK

Dalam bisnis proyek terdapat adanya istilah manajemen proyek yang bisa diartikan sebagai penerapan keahlian, ilmu pengetahuan, dan juga ketrampilan, yang secara teknis telah memggunakan resource yang lebih terbatas hanya untuk menghasilkan sasaran yang telah ditetapkan. Dalam manajemen proyek dibutuhkan adanya pengelolaan yang benar-benar terarah agar tujuan akhir dari sebuah proyek masih dapat terpenuhi. Ruang lingkup dari manajemen proyek meliputi:

1. Mutu.
2. Biaya.
3. Waktu.
4. Keselamatan kerja.
5. Kesehatan.
6. Lingkungan.
7. Sumberdaya.
8. Resiko.
9. Sistem informasi.

Pada dasarnya terdapat tiga hal penting yang harus diperhatikan dalam penerapan manajemen proyek, yaitu:

1.    Perencanaan.

Perencanaan biasanya dilakukan dengan cara memberikan sasaran dan tujuan proyek berikut juga administrasi dan program untuk diterapkan. Perencanaan ini dilakukan dengan adanya studi kelayakan, rekayasa nilai, dan perencanaan dalam lingkup manajemen proyek.

2.    Penjadwalan.

Setelah dibuat perencanaan, maka tahap selanjutnya adalah berupa penjadwalan. Penjadwalan yang berisikan tentang rencana serta kemajuan proyek, termasuk juga didalamnya tentang biaya-biaya untuk peralatan, tenaga kerja, material dan ketepatan waktu dalam hal penyelesaian proyek.

3.    Pengendalian dan manajemen proyek.

Pengendalian yang dilakukan adalah untuk memperkecil atau meminimalkan berbagai kemungkinan-kemungkinan terjadinya resiko terhadap penyimpangan yang mungkin saja bisa terjadi. Seluruh aktivitas yang telah dikerjakan selama proses terjadinya pengendalian adalah untuk melakukan pemeriksaan, pengawasan, dan juga untuk koreksi ulang.

Manajemen proyek yang baik hendaknya harus dapat mengelola tentang berbagai macam asset-asset, dan sumber daya manusia, waktu serta kualitas pekerjaan proyek sehingga akan dapat menghasilkan proyek yang lebih berkualitas dengan waktu sesuai dengan yang sudah direncanakan sebelumnya. Selain itu pengendalian biaya juga harus lebih diperhatikan lagi dengan lebih teliti agar dapat menghasilkan keuntungan yang semakin optimal. Didukung dengan adanya mutu bangunan yang baik akan menjadikan kunci dari kesuksesan sebuah manajemen proyek.

Penggunaan software accounting untuk manajemen proyek akan semakin memudahkan proses dari manajemen proyek itu sendiri. Perangkat lunak atau software accounting yang banyak digunakan untuk mendukung bidang ini biasanya adalah dari software akuntansi yang berbasis cloud. Software Zahir accounting akan dapat mendukung berbagai macam kegiatan seputar manajemen proyek dengan berbagai macam fitur yang dimiliki dalam software accounting seperti mengelola persediaan barang, proyek, data departeman, perakitan, multi fase proyek, perakitan, kas dan bank, serta rekonsiliasi bank. Software accounting juga akan semakin mempermudah Anda dalam mengelola berbagai pembayaran piutang dan hutang serta untuk menyajikan laporan tentang umur piutang, membuat surat tagihan untuk mengingatkan piutang mana yang sudah hampir masuk jatuh tempo dan harus segera dibayarkan oleh pelanggan. Dengan adanya fasilitas tersebut, maka akan semakin memperkecil resiko adanya piutang yang tak tertagih.

Mengelola manajemen proyek dengan lebih mendetail memang membutuhkan waktu yang lebih panjang, terlebih lagi apabila proyek yang sedang dikerjakan adalah proyek besar. Dengan mengaplikasikan software akuntansi pada bagian manajemen proyek, maka Anda akan dapat menghemat banyak sekali waktu dan tenaga serta untuk perhitungan biaya yang dapat dilakukan dengan lebih mudah.

Apabila membutuhkan software accounting, silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu!

MANAKAH YANG TEPAT UNTUK AKUNTANSI BISNIS UKM? MANUAL RUMUS EXCEL VS SOFTWARE ACCOUNTING ONLINE

Bervariasinya bentuk-bentuk dan jenis-jenis perusahaan di Indonesia, seperti yang berbentuk usaha dagang, bisnis jasa dan bahkan untuk kategori industry manufakturing. Untuk setiap levelnya memang terdapat yang masih berupa perusahaan global yang saham-sahamnya dimiliki secara bersama-sama, terdapat juga yang masih berupa usaha kecil menengah, dan ada juga yang terbilang masih start up dalam memulai perusahaannya serta masih banyak lagi berupa level-level perusahaan lainnya.

Khusus untuk ingkat level dari Bisnis UKM biasanya dianggap sebagai sebuah bisnis yang begitu potensial atas kontribusi yang sangat besar terhadap menghasilkan produk atau penyerapan-penyerapan tenaga kerjanya. Karena potensi dari bisnis yang sangat menjanjikan inilah, maka para pelaku dari bisnis tersebut selalu berupaya semaksimal mungkin untuk mencari formulasi, kemudahan, efektivitas dan tingkat efisiensi agar dapat membantu dalam hal kelancaran bisnis mereka dan diharapkan agar semakin memaksimalkan keuntungan dari usahanya. Salah satu langkah tersebut, dalam upaya untuk semakin memudahkan mereka dalam hal melakukan pencatatan transaksi seringkali menjadi bagian terpenting, yaitu melalui penggunaan software akuntansi. Pembukuan secara manual mungkin saja dianggap sudah tidak lagi efesien dalam hal menghadapi tantangan berat dari bisnis yang terus mengalir dengan sangat cepat.

Membahas tentang penggunaan pencatatan akuntansi manual dengan excel, banyak sekali kemudahan dan kesulitan yang harus dihadapi. Dimulai dengan pembuatan rumus-rumus perhitungan pada setiap sheet dari excelnya, membuat formula tabel berupa bentuk-bentuk transksi atau laporan keuangannya dan banyak lagi yang lainnya. Dengan alasan tersebut, maka banyak diantara para staff administrasi keuangan harus membuat formula yang terlampau rumit dan berupa penempatan yang terbaik untuk setiap bentuk laporan keuangan sebelum akhirnya mereka akan menghitung tentang transaksi dan prosesnya sampai benar-benar dapat menjadi laporan keuangan.

Bagi para staff yang sudah terbiasa membuat formula dari sejak mereka menuntut ilmu dibangku kuliah, mungkin bisa semakin lebih memudahkan mereka dalam mengerjakan seluruh pencatatan transaksi dan laporan keuangannya tersebut, namun pengecualian bagi para staff keuangan yang masih belum terlalu memahami, bahkan masih merasa kebingungan dalam pembuatan formula excel untuk laporan keuangan, mereka akan semakin pusing dan begitu kesulitan dalam hal mencatat seluruh transaksi agar bisa diproses menjadi laporan keuangan.

Adapun proses yang dibutuhkan oleh seorang staff keuangan dalam mencatat seluruh transaksi keuangan yang dimulai dari proses menjurnal transaksi dari seluruh invoice milik perusahaan, selanjutnya akan dirubah menjadi buku besar, kemudian baru diproses kembali menjadi laporan keuangan yang berupa neraca dan laporan laba rugi perusahaan. Oleh karena itulah berapa banyak waktu yang harus digunakan oleh para staff keuangan untuk mencatat seluruh transaksi keuangan sampai terbentuknya laporan keuangan. Maka pada saat para petinggi perusahaan ingin mengetahui tentang laporan kartu stok, maka laporan penjualan atau pembelian, laporan laba rugi, laporan neraca saldo dan juga laporan-laporan lainnya, mungkin saja tidak bisa saat itu juga bisa tersajikan berupa laporan keuangan yang benar-benar realtime seperti halnya yang bisa dilakukan oleh software akuntansi yang sudah berbasis cloud, karena pada saat itu juga para petinggi ingin bisa segera mengambil keputusan bagi perencanaan perusahaan untuk kedepannya. Bagaimana hal ini akan bisa dihadapi oleh pihak perusahaan, sedangkan para staff keuangan saja masih menggunakan teknologi secara manual menyusun laporan keuangan dengan mengandalkan kemampuan formula dari excel.

Untuk jenis bidang usaha UKM memang bisa dikatakan sebagai jenis skala usaha yang masih terbilang start up memang masih terlalu banyak yang harus direncanakan agar mampu bertahan dan memperlancar berjalannya perusahaan tersebut karena masih butuh adanya laporan-laporan yang dibutuhkan untuk strategi perencanaan yang akan dilakukan oleh perusahaan, mulai dari strategi manajemen stok, apabila usahanya dalam bidang ritel, perlu adanya manajemen hutang-piutang agar arus kas perusahaan tetap lancar dan seimbang, perlu adanya laporan penjualan dan pembelian agar bisa mengontrol pendapatan yang masuk dan biaya yang telah dikeluarkan, perlu adanya laporan kas masuk dan kas keluar yang mampu mengontrol pemasukan dan pengeluaran harian kantor, perlu adanya laporan laba rugi yang valid agar bisa memutuskan perencanaan selanjutnya oleh perusahaan, perlu adanya laporan neraca yang mampu dalam mengontrol posisi harta dengan kewajiban serta modalnya agar strategi perusahan yang telah direncanakan untuk kedepan bisa semakin maksimal, perlu adanya laporan analisa bisnis yang akan mengontrol posisi keuangan dengan dan masih banyak membutuhkan laporan-laporan lainnya. Oleh karena itulah bidang usaha UKM sangat membutuhkan proses laporan keuangan yang cepat dan tepat demi tercapainya keputusan yang terbaik bagi perusahaan untuk kedepannya.

Perkembangan dunia teknologi saat ini memang sangat pesat, termasuk juga teknologi dalam bidang komputerisasi akuntansi. Banyak sekali software – software akuntansi untuk skala UKM yang cukup memadai dan sudah mampu dalam mengakomodir segala kebutuhan-kebutuhan laporan keuangan perusahaan. Software akuntansi UKM yang user friendly sudah bisa mengakomodir segala kebutuhan perusahaan, beberapa diantaranya juga sudah dilengkapi dengan fitur-fitur laporan hutang-piutang yang sudah bisa bisa mengontrol tanggal jatuh tempo dan pembayaran hutang-piutang agar kas perusahaan dapat berjalan dengan lancar, selanjutnya juga dilengkapi dengan fitur-fitur produk yang akan bisa mengontrol barang dengan kartu stoknya, kemudian sudah lengkap dengan adanya laporan keuangan yang banyak dibutuhkan oleh para pebisnis perusahaan dalam mengambil keputusan secara lebih cepat untuk perencanaan dan strategi perusahaan untuk kedepannya.

Selain itu dalam hal penginputan transaksi yang lebih simple bisa diinput oleh orang yang bukan termasuk lulusan akuntansi, sehingga pemilik perusahaan hanya cukup merekrut SDM dari tenaga SMK yang biasanya sudah memiliki dasar akuntansi, maka invoice perusahaanpun akan dapat tercatat dengan baik dan hanya membutuhkan waktu yang relatif lebih cepat untuk mengajarkan training oleh para trainer software yang professional.

Itulah beberapa kelebihan apabila menggunakan software akuntansi UKM apaila dibandingkan dengan manual excel, sehingga para pebisnis UKM akan bisa langsung mengambil keputusan dengan lebih cepat dan tepat. Dengan demikian pembuatan laporan keuangan dengan cara manual (Excel) dan software akuntansi, maka jauh lebih cepat dengan menggunakan software akuntansi, karena para pebisnis UKM akan bisa mengambil keputusan kapanpun dan dimanapun mereka inginkan dengan software akuntansi online yang berbasis cloud.

Apabila membutuhkan software accounting, silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu!

BERBAGAI MANFAAT PENTING DARI PENGGUNAAN SOFTWARE KASIR (POS) PADA BIDANG USAHA RITEL

Diantara kebanyakan toko-toko dari bisnis, sepertii toko baju, toko aksesories, toko bahan-bahan bangunan dan toko retail-retailpun banyak yang menggunakan mesin kasir biasa untuk bertransaksi dengan para pelanggan. Dengan jalan menggunakan mesin kasir biasa, laporan transaksi dan keuangan masih ditulis tangan (manual). Untuk ukuran toko yang tidak terlalu ramai, memang hal ini tidak terlalu menjadi masalah apabila harus bertransaksi dan mencatatnya secara manual. Namun akan menjadi lain ceritanya apabila Anda memiliki toko yang ritel besar yang terus berkembang, dengan jumlah pengunjung dan transaksi yang begitu banyak dan sudah sangat tidak memungkinkan lagi untuk dilayani secara manual, maka mungkin sudah saatnya bagi Anda untuk segera beralih menggunakan teknologi sistem kasir yang sudah serba terkomputerisasi atau lebih dikenal dengan program kasir.

Program POS atau yang biasa disebut dengan (Point Of Sales) merupakan nama lain dari Program Kasir, namun ada juga yang sering menyebutnya dengan Program Perdagangan (program ritel modern), Software Akuntansi, Software POS, software Penjualan dan lain sebagainya. Software kasir dalam jenis usaha retail memegang peranan yang begitu penting, karena software inilah yang telah memberikan banyak sekali berbagai kemudahan dan keuntungan bagi jenis usaha ritel modern tersebut.

Lalu, apa sajakan manfaat pentingnya dari penggunaan software kasir (POS) ini bagi jenis usaha ritel modern? Maka berikut ini merupakan beberapa manfaatnya:

1. Semakin memudahkan dalam mendata barang-barang untuk dagangan.

Apabila berjualan secara manual, untuk mengetahui berapa besar jumlah stok yang tersedia saat ini, maka Anda harus melihat secara langsung di lokasi dan untuk mengetahui produk-produk apa saja yang paling banyak laku, maka Anda juga harus mengingat-ingat kembali penjualan beberapa hari yang lalu. Apabila kondisi badan Anda masih fit dan jumlah barang yang tidak terlalu banyak, maka mungkin saja hal itu masih bisa Anda lakukan. Namun jika barang sudah mulai bertambah banyak dan badan Anda juga sudah semakin lelah dalam mengurus berbagai hal tentang distribusi barang, maka hal itu menjadi lebih sulit untuk Anda lakukan sendiri. Dengan bantuan dari Program Kasir, untuk melihat stok Anda tidak perlu lagi harus melihat di rak, cukup hanya dengan membuka Laporan Persedian Barang, maka secara otomatis Anda akan tahu barang-barang apa saja yang masih ada dan barang-barang apa saja yang sudah habis.

2. Transaksi penjualan dapat dilakukan dengan lebih cepat.

Sekarang ini sudah banyak sekali software penjualan yang mampu dalam mengaplikasikan penggunaan scan barcode, jadi akan semakin menjadikan transaksi penjualan Anda lebih praktis. Kasir hanya tinggal memindai barcode yang sudah berada pada kemasan produk dan data transaksi akan segera keluar dengan instan pada software yang berada di komputer kasir. Jadi sebanyak apapun pelanggan ingin membeli produk yang Anda jual, maka tidak akan mempengaruhi kecepatan dari pelayanan toko milik Anda.

3. Kemudahan dalam hal menentukan order pembelian.

Proses pembelian/purchasing merupakan proses untuk pencarian sumber barang penjualan untuk membantu kegiatan produksi dan persediaan toko tersebut. Dalam proses pembelian biasanya diperlukan adanya form pembelian (purchase order) sebagai sebuah bukti otentik untuk digunakan sebagai dokumen pembelian . Software penjualan/akuntansi biasanya telah meyediakan fungsi ini untuk mengatur format purchase order agar semakin memudahkan laporan pembelian.

4. Dapat menampilkan neraca keuangan secara lebih cepat.

Setiap tutup toko, untuk mengetahui pendapatan per hari ini, apabila Anda masih menggunakan cara manual, maka Anda harus menjumlah nota rangkap yang sudah Anda buat untuk transaksi dari pagi sampai menjelang sore hari. Dan hal ini tidak akan bisa Anda lakukan hanya dalam waktu 5 menit saja, setidaknya Anda membutuhkan waktu sekitar 15 sampai 30 menitan untuk menjumlah nota dan mengcros cek dengan uang yang sudah Anda dapatkan. Dengan menggunakan program kasir, maka laporan transaksi dalam satu hari akan langsung terbuat secara otomatis dan sudah dapat Anda lihat dengan lebih cepat. Anda hanya tinggal mengcros cek dengan uang yang berada di laci. Karena software penjualan saat ini sudah mampu dalam mengolah laporan posisi keuangan dari transaksi- transaksi yang sudah Anda input sebelumnya.

5. Dapat menampilkan kondisi persediaan dengan lebih akurat.

Mengetahui bagaimana kondisi persediaan sangat penting untuk dilakukan, dalam menghitung fisik persediaan dari suatu produk dalam stock. Selain untuk mengetahui keabsahan dari laporan dalam suatu pembukuan, maka stock opname juga dapat membantu toko/perusahaan untuk melakukan fungsi dari sistem pengendalian internal (SPI) dengan baik. Beberapa fungsi dari sistem pengendalian internal adalah untuk membandingkan antara persediaan dari bulan ke bulan, untuk mendapatkan HPP (Harga Pokok Penjualan) pada laporan keuangan, dan untuk mengetahui kebenaran dari laporan keuangan/pembukuan, apakah data nya sudah cocok atau apakah terdapat kecurangan, dan lain sebagainya.

Begitu banyaknya manfaat penting dari penggunaan software kasir POS terhadap jenis usaha ritel yang sudah Anda jalankan, sehingga Anda sebaiknya harus menggunakannya apabila saat ini toko Anda sedang ramai dan banyak pembeli.

Apabila membutuhkan software accounting, silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu!

 

Scroll to top