Kategori: Manajemen

MENCARI SOFTWARE POS YANG TERINTEGRASI DENGAN SOFTWARE ACCOUNTING

Masih banyak yang belum paham dengan cara kerja software POS dan software accounting. Rata-rata mereka mengira software ini sama saja. Software POS sebenarnya software untuk bagian depan suatu usaha. Misalnya ritel modern, toko, restoran dan kegiatan bisnis yang sifatnya penjualan tunai dan produk disediakan di satu gudang saja. Satu gudang itu bisa barang yang ada di display toko saja. Atau barang yang letaknya ketika sebuah bisnis beroperasi. Software POS memiliki manfaat :

  1. Mencetak invoice penjualan tunai.
  2. Pencatatan stok di lokasi usaha, sebab transaksi penjualan baru bisa dilakukan apabila ada stok di lokasi usaha.
  3. Pembelian ke supplier.
  4. Penerimaan barang di lokasi usaha.
  5. Tersambung dengan barcode scanner.

 

Software POS tidak memiliki Fitur accounting sebab tugasnya adalah untuk penjualan saja baik di toko/gerai atau lokasi usaha. Cara kerja software POS bisa berdiri sendiri. Tetapi ada juga POS yang sudah terintegrasi dengan software accounting. Oleh sebab itu sebaiknya kita mulai memahami penggunaan POS ini. Apabila kita hanya membutuhkan fitur penjualan dan inventory maka penggunaan software POS sudah cukup. Tetapi kalau kita membutuhkan laporan keuangan, maka sebaiknya memakai software POS yang terintegrasi dengan software accounting.

Bagaimana kita memulai mencari software accounting yang terintegrasi dengan software POS? marilah coba kita menganalisa proses bisnis yang ada di perusahaan. Apabila di perusahaan ada proses bisnis selain penjualan dan inventory, seperti proses bisnis dibawah ini:

  1. Di perusahaan penyimpanan barang di banyak Gudang.
  2. Perusahaan membutuhkan laporan keuangan : Neraca, Rugi laba, Arus kas, Jurnal, dan lainnya.
  3. Di perusahaan terdapat transaksi yang sifatnya kredit.
  4. Di perusahaan memiliki salesman yang keliling.
  5. Di perusahaan terdapat aktivitas pengiriman barang ke customer.
  6. Di perusahaan terdapat penggunaan Kas kecil dan kas besar.
  7. Di perusahaan terdapat aktivitas pemberian insentif kepada sales force.
  8. Di perusahaan terdapat banyak toko atau kantor cabang.
  9. Di perusahaan terdapat perhitungan pajak : PPN, PPH 21, PPH 23, PPH 25.
  10. Dan lainnnya.

Maka sebaiknya carilah software POS yang terintegrasi dengan software accounting. Dengan menggunakan software accounting, perusahaan bisa selain beraktivitas penjualan tunai di toko/gerai. Juga bisa beraktivitas penjualan kredit melalui sales force. Selain itu perusahaan juga akan memperoleh laporan keuangan yang dibutuhkan.

Nah, saat ini banyak perusahaan melakukan penjualan software POS yang terpisah dengan software accounting. Sering software POS tidak nyambung dengan software accounting merek lain, sehingga kalau terpaksa memakai kedua-duanya, sering kali harus ada proses input ulang. Contohnya kalau kita memiliki gerai/toko, software POS bisa untuk penjualan tunai saja. Laporan penjualan tunai kemudian diinput ulang di software accounting supaya perusahaan bisa mendapatkan laporan keuangan. Sejauh ini, hal ini memang bisa dilakukan, tetapi apabila kita bisa mendapatkan software accounting yang dilengkapi dengan software POS, maka aktivitas in put ulang dengan sendirinya tidak perlu lagi, sebab software POS sudah terintegrasi dengan software accounting. Dalam hal ini data tersinkronkan secara otomatis.

Semoga artikel ini bermanfaat, apabila pembaca membutuhkan layanan pendampingan dalam implementasi software accounting dan pembuatan SOP keuangan. Silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak ke 0818521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu.

KELOLA DENGAN BAIK PROGRAM PROMOSI PRINCIPAL AGAR TIDAK MENGALAMI KERUGIAN

Bagi perusahaan distributor yang bekerja sama dengan principal tentunya sangat beruntung yang principalnya selalu memberikan program-program promosi yang berkesinambungan. Apabila program promosi tidak mengucur, tentunya tidak menguntungkan bagi distributor karena susah menjual produk milik principal. Namun demikian jangan merasa senang terlebih dahulu, sebab dengan adanya berbagai program promosi dari principal, sering distributor merasa kesulitan dalam melakukan klaim. Bukan karena tidak dibayar oleh principal, tetapi admin distributor sedang kewalahan dalam menghitung anggaran program promosi yang sudah diedarkan ke customer. Sedangkan anggaran tersebut selalu keluar dari kantong pemilik distributor. Nah, untuk mengatasi hal ini tentunya dibutuhkan software yang bisa membantu dalam proses klaim mulai perhitungan sampai dengan realisasi pelaksanaan program promosi.

Contoh program promosi yang dilakukan principal, misalnya beli 1 dapat 1, atau beli 2 dapat produk 1 lainnya. Atau setiap pembelian tertentu memperoleh diskon. Pernak-pernik program promosi sangat banyak dan seringkali membuat pusing distributor. Kendala ini tentunya mesti harus diatasi. Oleh sebab itu menggunakan software distribusi yang dilengkapi dengan fitur-fitur berkaitan dengan klaim dan program promosi akan sangat membantu distributor dengan manfaat :

  1. Anggaran untuk cash flow perusahaan dapat diatur dengan baik sehingga tidak tersedot oleh pembiayaan program promosi yang sedang dilakukan karena proses klaim dilakukan dengan cepat.
  2. Dengan adanya software distribusi distributor bisa menganalisa sisa stok produk dengan baik sebab perhitungan akan terintegrasi dengan inventory di gudang.
  3. Dengan adanya software distribusi, membantu principal dalam menganalisa efektifitas sebuah program promosi. Jika tidak efektif program promosi bisa dihentikan.

Mengunakan software distribusi yang dilengkapi dengan fitur laporan keuangan akan menjadikan perusahaan lebih sehat dan hasil laporan bisa digunakan sebagai kebijakan strategi bisnis. Jadi jangan ragu lagi dalam menggunakan software Distribusi.

Groedu Inti Global Inovasi 
City Of Tomorrow Mall, Jl. A Yani No. 288 (Bunderan Waru) Lantai UG, Blok US 23, No. 3 & 5, Surabaya.
Telphon : 081-5941-7699 (Only Call)
Handphone : 0818521172 (XL), 081252982900 (Simpati)
Email : groedu@gmail.com
website : www.softwareaccountingsurabaya.com

CARA EFEKTIF MENINGKATKAN PENJUALAN DENGAN PERANGKAT SFA (SALES FORCE ADMIN)

Seperti yang diketahui bahwa seorang sales force dalam sehari bisa mengunjungi 20 sampai dengan 25 outlet, baik toko tradisional di pasar atau di pinggir jalan. Aktivitas ini tentunya tidak akan efektif apabila admin penjualan di kantor baru bisa bekerja jika sales datang ke kantor membawa orderan manual. Atau kalaupun bisa mengirim terlebih dahulu orderan melalui WA atau BBM atau sms. Tetapi masih juga hal ini belum bisa memangkas aktivitas input data di computer. Apabila pola lama seperti ini masih digunakan maka jumlah Admin bagian input data pasti akan banyak memakan anggaran. Kenapa tidak dipikirkan hal yang lebih praktis dan cepat? Kendala seringkali di anggaran pembelian perangkat. Iya itu dahulu ketika PDA masih berharga 7-14 jutaan. Sekarang ini alat ini sudah bisa digantikan dengan gadget atau HP dengan harga 500 ribuan. Tinggal install, dan nyambung langsung ke server milik perusahaan atau pakai server sewa yang sekarang trend  disebut dengan cloud.

Sekarang ini semuanya bisa lebih mudah apabila mau. Dengan SFA ( Sales Force Admin)  Tim penjualan bisa bekerja lebih efektif dibanding sebelumnya. Apa saja yang bisa dilakukan oleh seorang salesman jika menggunakan perangkat SFA ini?

Salesman bisa langsung membuat transaksi penjualannya baik tunai atau kredit. Tunai biasanya yang barang langsung kirim, dengan armada yaitu kanvas. Sedangkan yang TO ( Taking order) bisa mentransaksikan penjualan kredit. Secara rinci yang bisa dilakukan dengan SFA adalah:

  1. Salesman bisa melakukan pelunasan penagihan sesuai dengan nomer invoice di system.
  2. Salesman bisa melihat stok yang ada di gudang secara real time sehingga bisa langsung mentransaksikan order dari customer.
  3. SFA dapat merekam aktivitas sales force mulai jam kunjungan awal sampai selesai, serta titik koordinat posisi sales force tersebut sebab tools dilengkapi dengan GPS.
  4. Salesman bisa melihat riwayat pembelian customer sebelumnya sehingga memudahkan lakukan negosiasi dengan Customer.

Setelah poin diatas selesai dilakukan, pulang kantor langsung up load data ke server. Maka admin sales tinggal mencetak invoice barang-barang yang dipesan oleh customer. Mudahlah pekerjaan admin sales maupun salesman dalam melakukan transaksi penjualan. Dengan begitu banyak hal yang bisa dihemat.

  1. Waktu salesman lebih efektif sehingga memiliki waktu untuk mengontrol persediaan di toko.
  2. Jumlah admin sales bisa dipangkas dan hemat anggaran biaya gaji karyawan.
  3. Proses penjualan akan lebih efektif dan waktu yang relative singkat.

Jadi sebaiknya tidak ragu-ragu lagi menggunakan perangkat yang dilekati oleh SFA dalam pendistribusian produk perusahaan.

Groedu Inti Global Inovasi 
City Of Tomorrow Mall, Jl. A Yani No. 288 (Bunderan Waru) Lantai UG, Blok US 23, No. 3 & 5, Surabaya.
Telphon : 081-5941-7699 (Only Call)
Handphone : 0818521172 (XL), 081252982900 (Simpati)
Email : groedu@gmail.com
website : www.softwareaccountingsurabaya.com

 

CARA EFEKTIF MEMBENAHI MANAJEMEN DISTRIBUTOR

Seperti yang pernah diulas di artikel sebelumnya bahwa keuntungan distributor tidaklah seperti produsen, untuk FMCG (Fast Moving Consumer Good) mulai 6% sampai dengan 12% brutto, nett profit rata-rata 2-3%. Sedangkan untuk produk kosmetik bisa 35% bruto, dan produk Herbal bisa 50% bruto. Serta net profit rata-rata 5%. Produk-produk lain beragam, profit brutonya dan secara prinsip distributor tidak menikmati keuntungan yang fantastis. Oleh sebab itu diperlukan manajemen kedistributoran yang sangat rapi, dan apabila tidak rapi umumnya perusahaan distributor akan kedodoran. Dengan kata lain merugi bahkan sampai bangkrut.

Sedangkan cara efektif untuk membenahi manajemen Distributor yang bisa dilakukan adalah dengan cek ulang produk dan marginnya. Serapan pasar yang ada pada saat itu, memiliki margin besar tetapi pasar tidak menyerap produk itu sama saja bohong. Kalau sudah oke dengan pasar, maka persyaratan lain dapat ditinjau meliputi : jangka waktu kredit, cara alokasi barang apakah menggunakan cara terencana sesuai PO yang diajukan distributor atau bersifat alokasi. Kalau bersifat alokasi distributor harus pertimbangkan, karena produsen/principal tidak perduli di gudang distributor masih ada stok atau tidak, umumnya principal akan menggelontor saja barangnya dari gudang principal ke gudang distributor. Program-program promosi yang diadakan principal, serta subsidi pengadaan sales people (Salesman, SPG dan Merchandiser), lalu hubungan antara principal dengan distributor melalui wakil-wakil principal itu bagaimana, semua bisa dipertimbangkan dengan baik.

Setelah checking kondisi principal, checking juga manajemen internal, mulai bagian pemasaran, logistik, administrasi keungan dan delivery. Apabila bagian ini sudah cukup oke maka distributor bisa berjalan dengan baik. Tapi ingat masih banyak hal yang bisa dilakukan dan evaluasi, misalnya hal-hal yang berkaitan dengan penjualan. Masalah kredit limit, masalah piutang penjualan, masalah return, semuanya mesti dievaluasi lagi. Apabila tidak sesuai standard dan banyak mengandung ketidaksesuaian, maka perlu dicek ulang manajemen distributor dari hulu ke hilir. Jangan percaya begitu saja laporan-laporan lisan dari anak buah di distributor. Laporan keuangan yang terolah sistematis dari software accounting bisa menjadi data akurat yang dapat digunakan untuk melakukan analisa. Oleh sebab itu apabila di distributor belum ada perangkat lunak itu, sebaiknya segera investasikan sebagian dana perusahaan untuk membeli perangkat lunak ini. Jangan biarkan laporan keuangan disusun dan direkayasa dan tidak original. Inilah penyebab perusahaan bangkrut.

Lihatlah apakah distributor yang sedang kita jalankan secara operasional sudah berjalan dengan baik. Banyak distributor yang kelihatan sibuk, tetapi banyak sekali barang hilang di gudang, banyak sekali kesalahan pencatatan yang terjadi di Gudang, selisih barang digudang berulangkali dan tidak bisa diatasi, keuangan di bank dan laporan tidak sesuai, dan kondisi ini tidak bisa dibiarkan begitu saja. Hal ini perlu penanganan yang serius. Lalu celakanya semua persoalan selalu kembali kepada bos sebagai pemilik. Sedangkan manajemen autopilot tidak bisa berjalan dengan baik. Semuanya menjadi kacau.

Untuk itu perhatikan poin-poin penting yang bisa diterapkan dalam membenahi manajemen di perusahaan distributor adalah :

Cek struktur organisasi supaya perusahaan tidak kelebihan dan kekurangan orang. Desain ulang struktur organisasi dengan benar sesuai kaidah dan kelompok dalam suatu struktur organisasi, atau sesuai dengan divisinya.
Cek apakah job des masing-masing karyawan sesuai fungsinya sudah benar dan tidak over lapping.
Cek apakah Distributor sudah menentukan alur /flow kerja setiap bagian sehingga terintegrasi.
Cek apakah sudah memiliki SOP yang cukup rapi dan bisa dijalankan. Caranya setiap kali rolling atau ganti orang baru, orang yang melakukan di fungsi jabatan tersebut tidak merasa kesulitan. Itu tanda SOP yang sudah jalan.
Cek apakah distributor sudah menerapkan reward & punishment? Jika sudah bagaimana cara menilai karyawan. Terakhir ada trend penggunaan KPI, dan KPI cukup handal dalam mengukur kinerja karyawan.
Cek apakah software yang digunakan saat ini sudah memenuhi standard baik akutansi maupun kebutuhan distribusi.
Apabila poin-poin tersebut di atas sudah ada maka Distributor tinggal meluruskan jalannya. Apabila sudah ada dan sulit menerapkannya, maka distributor membutuhkan konsultan ahli di bidang manajemen distribusi agar semua yang sudah dibuat dan lakukan untuk direview. Konsultan akan memberikan masukan dan bahkan aturan main tambahan yang tentu saja mungkin belum pernah kepikir oleh Distributor pada saat ini. Apabila poin tersebut diatas tidak ada sama sekali, Distributor belumlah terlambat, silahkan hubungi 0818521172 atau email ke groedu@gmail.com untuk meminta nasihat atau bantuan. Silahkan mencoba!

Scroll to top