Kategori: Manajemen

BERBAGAI MANFAAT PENTING DARI PENGGUNAAN SOFTWARE KASIR (POS) PADA BIDANG USAHA RITEL

Diantara kebanyakan toko-toko dari bisnis, sepertii toko baju, toko aksesories, toko bahan-bahan bangunan dan toko retail-retailpun banyak yang menggunakan mesin kasir biasa untuk bertransaksi dengan para pelanggan. Dengan jalan menggunakan mesin kasir biasa, laporan transaksi dan keuangan masih ditulis tangan (manual). Untuk ukuran toko yang tidak terlalu ramai, memang hal ini tidak terlalu menjadi masalah apabila harus bertransaksi dan mencatatnya secara manual. Namun akan menjadi lain ceritanya apabila Anda memiliki toko yang ritel besar yang terus berkembang, dengan jumlah pengunjung dan transaksi yang begitu banyak dan sudah sangat tidak memungkinkan lagi untuk dilayani secara manual, maka mungkin sudah saatnya bagi Anda untuk segera beralih menggunakan teknologi sistem kasir yang sudah serba terkomputerisasi atau lebih dikenal dengan program kasir.

Program POS atau yang biasa disebut dengan (Point Of Sales) merupakan nama lain dari Program Kasir, namun ada juga yang sering menyebutnya dengan Program Perdagangan (program ritel modern), Software Akuntansi, Software POS, software Penjualan dan lain sebagainya. Software kasir dalam jenis usaha retail memegang peranan yang begitu penting, karena software inilah yang telah memberikan banyak sekali berbagai kemudahan dan keuntungan bagi jenis usaha ritel modern tersebut.

Lalu, apa sajakan manfaat pentingnya dari penggunaan software kasir (POS) ini bagi jenis usaha ritel modern? Maka berikut ini merupakan beberapa manfaatnya:

1. Semakin memudahkan dalam mendata barang-barang untuk dagangan.

Apabila berjualan secara manual, untuk mengetahui berapa besar jumlah stok yang tersedia saat ini, maka Anda harus melihat secara langsung di lokasi dan untuk mengetahui produk-produk apa saja yang paling banyak laku, maka Anda juga harus mengingat-ingat kembali penjualan beberapa hari yang lalu. Apabila kondisi badan Anda masih fit dan jumlah barang yang tidak terlalu banyak, maka mungkin saja hal itu masih bisa Anda lakukan. Namun jika barang sudah mulai bertambah banyak dan badan Anda juga sudah semakin lelah dalam mengurus berbagai hal tentang distribusi barang, maka hal itu menjadi lebih sulit untuk Anda lakukan sendiri. Dengan bantuan dari Program Kasir, untuk melihat stok Anda tidak perlu lagi harus melihat di rak, cukup hanya dengan membuka Laporan Persedian Barang, maka secara otomatis Anda akan tahu barang-barang apa saja yang masih ada dan barang-barang apa saja yang sudah habis.

2. Transaksi penjualan dapat dilakukan dengan lebih cepat.

Sekarang ini sudah banyak sekali software penjualan yang mampu dalam mengaplikasikan penggunaan scan barcode, jadi akan semakin menjadikan transaksi penjualan Anda lebih praktis. Kasir hanya tinggal memindai barcode yang sudah berada pada kemasan produk dan data transaksi akan segera keluar dengan instan pada software yang berada di komputer kasir. Jadi sebanyak apapun pelanggan ingin membeli produk yang Anda jual, maka tidak akan mempengaruhi kecepatan dari pelayanan toko milik Anda.

3. Kemudahan dalam hal menentukan order pembelian.

Proses pembelian/purchasing merupakan proses untuk pencarian sumber barang penjualan untuk membantu kegiatan produksi dan persediaan toko tersebut. Dalam proses pembelian biasanya diperlukan adanya form pembelian (purchase order) sebagai sebuah bukti otentik untuk digunakan sebagai dokumen pembelian . Software penjualan/akuntansi biasanya telah meyediakan fungsi ini untuk mengatur format purchase order agar semakin memudahkan laporan pembelian.

4. Dapat menampilkan neraca keuangan secara lebih cepat.

Setiap tutup toko, untuk mengetahui pendapatan per hari ini, apabila Anda masih menggunakan cara manual, maka Anda harus menjumlah nota rangkap yang sudah Anda buat untuk transaksi dari pagi sampai menjelang sore hari. Dan hal ini tidak akan bisa Anda lakukan hanya dalam waktu 5 menit saja, setidaknya Anda membutuhkan waktu sekitar 15 sampai 30 menitan untuk menjumlah nota dan mengcros cek dengan uang yang sudah Anda dapatkan. Dengan menggunakan program kasir, maka laporan transaksi dalam satu hari akan langsung terbuat secara otomatis dan sudah dapat Anda lihat dengan lebih cepat. Anda hanya tinggal mengcros cek dengan uang yang berada di laci. Karena software penjualan saat ini sudah mampu dalam mengolah laporan posisi keuangan dari transaksi- transaksi yang sudah Anda input sebelumnya.

5. Dapat menampilkan kondisi persediaan dengan lebih akurat.

Mengetahui bagaimana kondisi persediaan sangat penting untuk dilakukan, dalam menghitung fisik persediaan dari suatu produk dalam stock. Selain untuk mengetahui keabsahan dari laporan dalam suatu pembukuan, maka stock opname juga dapat membantu toko/perusahaan untuk melakukan fungsi dari sistem pengendalian internal (SPI) dengan baik. Beberapa fungsi dari sistem pengendalian internal adalah untuk membandingkan antara persediaan dari bulan ke bulan, untuk mendapatkan HPP (Harga Pokok Penjualan) pada laporan keuangan, dan untuk mengetahui kebenaran dari laporan keuangan/pembukuan, apakah data nya sudah cocok atau apakah terdapat kecurangan, dan lain sebagainya.

Begitu banyaknya manfaat penting dari penggunaan software kasir POS terhadap jenis usaha ritel yang sudah Anda jalankan, sehingga Anda sebaiknya harus menggunakannya apabila saat ini toko Anda sedang ramai dan banyak pembeli.

Apabila membutuhkan software accounting, silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu!

 

SEBAGAI SEORANG PEBISNIS, MENURUT ANDA HARUSKAH PROSES STOCK OPNAME DILAKUKAN?

Transaksi barang yang biasanya banyak dilakukan oleh jenis usaha yang berbentuk retail perdagangan adalah hal yang sangat wajib dan harus dilakukan, salah satunya adalah melakukan Stock Opname. Stock Opname merupakan sebuah proses yang dilakukan secara berkala untuk menghitung stock fisik dari barang dagangan dan persediaan yang sebagai asset dan sebenarnya masih dimiliki oleh sebuah bisnis, dan hasilnya akan dibandingkan dengan jumlah berdasarkan catatan persediaan, namun masih tetap berpatokan dari stock fisik daripada pencatatan persediaan.

Pada hakikatnya Stock opname merupakan bagian terpenting dalam menghitung stock secara riil dari persediaan yang berada pada pencatatan system dengan stok fisiknya, oleh karena itu system persediaan harus dilakukan dalam hal pelaporan transaksi keuangan agar tidak sampai terjadi sesuatu yang tidak diinginkan, seperti halnya persediaan yang diambil tanpa izin (mencuri stock) dan persediaan yang sudah rusak atau hilang. Alasan seperti itulah yang mengharuskan selalu adanya proses stock opname secara berkala yang dilakukan secara (mingguan/bulanan).

Proses dari stock opname harus dilakukan dengan alasan bahwa kegiatan dalam perharinya bukan hanya sekedar untuk mencatat transaksi, akan tetapi untuk mencegah apa saja yang diperkirakan bisa terjadi, misalnya pencurian produk, hal itu bisa diketahui dengan jalan melakukan stock opname. Untuk pencegahan yang lainnya misalkan adanya kerusakan pada produk yang akan dijual, itu bisa diketahui dengan jalan melakukan stock opname, agar barang-barang persediaan yang rusak bisa dibuang dan pencatatan persediaannya bisa menjadi lebih riil serta penghitungan biaya kerugian atas kerusakan barang tersebut bisa dirinci dengan sangat jelas. Selain hal itu juga stock opname juga harus dilakukan untuk menghitung berapa banyak persediaan yang sudah mulai kadaluarsa, dengan begitu perusahaan bisa memperhitungkan barang-barang yang tidak layak untuk dijual kembali dan barang-barang mana saja yang masih layak dan bisa dijual dengan aman.

Dengan demikian, fungsi utama dari stock opname harus dilakukan untuk memfilter dan mencegah segala macam kerugian yang akan dihasilkan akibat dari masa kadaluarsa barang-barang persediaan. Kemudian persediaan yang masih belum digunakan atau yang telah digunakan secara rupiah masih memiliki nilai persediaannya, maka fungsi utama dari stock opname inilah yang nantinya akan menjadikan barang-barang tersebut akan dipilih berdasarkan barang-barang yang baik lalu dipilih lagi barang tersebut yang kemudian dijual hanya yang terbaik saja demi menciptakan kualitas barang-barang yang terbaik agar semakin tercapainya kepuasan dari para pelanggan.

Stock opname juga harus dilakukan atas dasar alasan ingin membandingkan antara laporan keuangan tahun yang lalu dengan laporan keuangan pada tahun ini, agar para pengambil kebijakan bisa mengetahui laba rugi dari barang yang telah dihitung secara seksama dan para pengambil keputusan akan bisa merencanakan kebijakan-kebijakan atau strategi operasional yang akan bisa segera dijalankan pada masa yang akan datang.

Dasar untuk dilakukannya stock opname juga akan bisa mengakurasi data-data persediaan yang berada dilaporan kartu stock dan surat-surat jalan yang keluar dengan barang yang riil dari gudang, dengan begitu pihak atasan akan bisa mengetahui tentang apa saja yang harus dilakukan oleh para staffnya, apakah telah terjadi kekeliruan atau telah terjadinya sebuah ketimpangan yang tidak sesuai antara jumlah stok dengan beredarnya surat keluar barang.

Metode Penghitungan Stock Opname

Dalam metode penghitungan stock opname juga lebih dikenal dengan metode penghitungan system  periodik dan metode penghitungan system persediaan secara perpetual.

1. Metode Penghitungan System Periodik.

Metode penghitungan secara periodik dihitung berdasarkan persediaan yang keluar atau masuk hanya dengan menghitung biaya atau pendapatannya saja yang keluar, tanpa menghitung hpp dari barang tersebut, sehingga perusahaan tersebut harus menghitung pada setiap akhir bulan dam penyesuaian yang terjadi untuk biaya hpp pada persediaan yang keluar pada barang tersebut agar bisa terhitung laba rugi yang akan muncul.

2. Metode Penghitungan Perpetual.

Metode penghitungan persediaan secara perpetual, yaitu menghitung barang persediaan yang keluar dengan jalan menghitung hpp dan persediaannya langsung secara riil pada saat itu juga. Maka pada setiap akhir tahun tidak perlu menghitung kembali berapa hpp atau persediaan yang keluar atau yang sudah masuk.

Untuk metode penghitungan system persediaan yang akan digunakan sebagai salah satu upaya untuk semakin memudahkan para pelaku transaksi keuangan dalam menentukan stock opname yang lebih efektif dan efisien.

Manfaat dari Pelaksanaan Stock Opname

Dengan dilakukannya stock opname secara rutin, maka kita akan bisa mendapatkan beberapa manfaat berikut ini:

1. Mampu membandingkan antara nilai persediaan tahun ini dengan tahun sebelumnya sebelumnya, apakah mengalami kenaikan ataukah malah justru semakin menurun, sehingga akan kita bisa mengetahui perkembangan dari usaha. cara seperti ini juga termasuk cara dalam menilai perkembangan usaha secara sederhana karena hanya untuk menilai dari perkembangan asset tanpa perduli seberapa besarnya hutang yang akan muncul dari perkembangan aset tersebut.
2. untuk mengetahui sebearapa banyak dari jumlah persediaan sehingga kita akan bisa “Tau diri” semisal apabila kita ingin mengajukan pinjaman ke pihak Bank.
3. Untuk mencari HPP (Harga Pokok Penjualan) pada pembuatan laporan keuangan secara physical (fisik).
4. Dan yang paling penting adalah untuk mencocokkan data dan untuk menghitung apakah ada barang kita yang hilang/rusak/tercuri. Dengan catatan kita sudah memiliki system komputerisasi yang baik.

Dari beberapa alasan atas dasar dilakukannya stock opname yang telah dibahas diatas, maka dapat diambil kesimpulan bahwa stock opname harus selalu dilakukan untuk menghitung persediaannya secara riil dengan surat jalan yang  ada serta untuk penghitungan laporan keuangan yang benar secara penghitungan persediaan dan untuk membandingkannya dengan laporan keuangan dari tahun sebelumnya, agar para pengambil keputusan masih bisa merencanakan dan membuat strategi yang akan dijalankan pada masa yang akan datang. Semoga artikel ini bisa bermanfaat bagi Anda sekalian.

Apabila membutuhkan software accounting, silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu!

BENARKAH BISNIS ONLINE MASIH TETAP MEMBUTUHKAN PENCATATAN AKUNTANSI MENGGUNAKAN SOFTWARE AKUNTANSI ONLINE?

Dalam hal mengelola keuangan yang baik, memang sangat mutlak diperlukan dalam internal bisnis tanpa terkecuali apapun bisnisnya, baik itu adalah berupa bisnis online atau offline. Pada saat ini memang sudah banyak sekali ditemukan berbagai pelaku bisnis online, mengingat untuk bisnis jenis ini memang dapat dilakukan dengan sangat mudah. Hanya dengan modal koneksi internet yang stabil dan gadget seperti halnya laptop, tablet, atau berupa smartphone seseorang sudah dapat membuka bisnis onlinenya sendiri.

Tidak ubahnya seperti bisnis offline, bisnis online juga tetap menawarkan berbagai macam jenis barang-barang yang dijual, seperti: baju, sepatu, alat rumah tangga, dan lain sebagainya yang dijual dengan media internet. Dan inilah yang biasa disebut dengan online retailer. Namun ada juga yang lebih sering disebut dengan reseller dropship, yaitu orang-orang yang menjual produk milik orang lain atau sebagai pihak ketiga. biasanya reseller tidak membutuhkan adanya stok barang dan hanya lebih berfokus kepada kegiatan pemasaran dan penjualan saja. Penggadaan barang dan pengiriman biasanya akan dilakukan oleh pemilik barang yang mengatasnamakan reseller itu sendiri.

Keuntungan yang akan didapatkan dari reseller ini adalah berasal dari selisih harga yang sudah ditentukan oleh si pemilik barang dengan harga yang telah diberikan oleh reseller terhadap para konsumen. Meskipun dalam hal menjalankan bisnis online seperti ini nampak begitu sederhana, namun dalam hal mengelola keuangan usaha tidak boleh sembarangan.

Apabila usaha Anda masih berskala sangat kecil atau bersifat menengah, maka Anda masih dapat membuat pembukuan dengan begitu sederhana yang hanya berbasis kas saja, dimana Anda hanya sekedar mencatat terjadinya penjualan saat kas sudah diterima. Adapun langkah-langkah yang harus Anda lakukan adalah:

1. Membuka rekening untuk kebutuhan bisnis.

Biasanya transaksi online yang dilakukan melalui transfer oleh bank. Untuk itulah sangat penting artinya untuk membuka rekening bagi kebutuhan bisnis yang mana rekening seperti ini harus terpisah dengan rekening milik pribadi. Dengan memiliki rekening secara terpisah, maka Anda akan dapat dengan mudah untuk memonitor aliran cash flow dari bisnis milik Anda dengan sangat mudah. Pilihlah bank yang banyak digunakan oleh para konsmen atau para supplier agar transaksi Anda dapat berjalan dengan begitu mudah.

2. Melakukan pencatatan yang bersifat harian.

Melakukan pencatatan pada saat terjadinya pembayaran dari para konsumen ke dalam buku besar yang berisi tentang berbagai jenis transaksi, seperti: uang masuk, uang keluar, dan saldo. Dengan melakukan pencatatan secara harian, maka Anda sudah dapat mengetahui dengan pasti tentang bagaimana posisi keuangan Anda dan akan digunakan untuk apa.

3. Membuat laporan laba rugi bisnis.

Membuat laporan laba rugi untuk setiap bulan akan sangat membantu Anda dalam mengetahui apakah bisnis Anda sudah menguntungkan atau tidak. Dari keuntungan yang sudah terkumpul tersebut, maka Anda akan dapat menggunakannya untuk bisa mengembangkan bisnis milik Anda.

Bagi Anda yang masih terlalu awam dalam hal pembukuan, setidaknya Anda dapat membuat jurnal dengan bantuan dari software akuntansi yang sudah berbasis cloud yang nantinya akan sangat membantu Anda dalam membuat laporan keuangan dengan lebih mudah. Dengan menerapkan sistem pembukuan keuangan yang sudah terkomputerisasi ini maka Anda dapat dengan mudah mencatat berbagai transaksi secara real time dan secara otomatis sudah menempatkan transaksi tersebut kedalam kategori yang memang sudah ditentukan sebelumnya dan laporan keuanganpun akan secara otomatis dapat terbentuk. Sistem akuntansi yang sudah berbasis cloud accounting ini akan sangat membantu Anda yang terlalu sibuk dan harus selalu mobile, dalam monitoring berbagai transaksi atau cash flow Anda kapan dan dimanapun Anda berada.

Melakukan pencatatan pembukuan secara teratur akan sangat banyak membantu Anda dalam mengelola keuangan dari usaha. Dan hal inilah yang nantinya akan mampu menghindarkan Anda dari penggunaan keuangan yang terlalu boros dan tidak jelas pemakaiannya. Selain itu penerapan dari software akuntansi dengan metode online sudah menjadi pilihan yang begitu tepat. Penggunaan software akuntansi yang sudah berbasis cloud akan menjadikan system pengaturan keuangan dari bisnis Anda semakin lebih baik.

Apabila membutuhkan software accounting, silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu!

 

SUMBER DATA KPI  DARI SOFTWARE ACCOUNTING DAN DISAJIKAN  OLEH SOFTWARE PAY ROLL & HRD

 

KPI (Key Performance Indicator) adalah bagian dari talent management atau MSDM yaitu bagaimana mengukur kinerja karyawan melalui indicator utama. Indicator yang dipilih ini sangat dibutuhkan dalam melakukan penilaian karyawan. Misalnya untuk karyawan di bagian penjualan indicator utamanya adalah Sales, sedangkan untuk bagian lain seperti accounting, admin penjualan, Buyer/Purchaser, HRD, bagian operasional, tentunya memiliki KPI yang berbeda-beda. Namun demikian tujuan pembuatan KPI adalah agar perusahaan dapat menilai karyawan secara objectif. Sangat power full jika KPI ini diambil data dari software yang digunakan  oleh perusahaan seperti software accounting. Dari software accounting dapat ditarik angka terkait rugi/laba, biaya-biaya, serta laporan penjualan, atau pembelian barang ke supplier. Data dari software accounting sangat power full bisa dipakai untuk menjadi sumber data penilaian karyawan.

Mau mengetahui mekanismenya? Ada 2 cara menilai KPI personal dalam perusahaan. Pertama, dengan cara kuantitatif dan kedua kualitatif. Dengan metode kuantitatif sumber data dapat diperoleh angka-angka software. Sebagai contoh seorang manager yang diserahi memimpin kantor cabang, tentunya ia dinilai kantor cabang yang dipimpinnya itu profit atau tidak. Jika profit menjadi indicator untuk KPI maka target perusahaan untuk kantor cabang berapa profit minimalnya? Jika sudah ada kebijakan dan aturan main dalam menentukan profit standard kantor cabang maka KPI dari seorang kepala cabang bisa dinilai dari angka yang ditarik dari software acconting yang digunakan oleh perusahaan. Begitu pula dengan bagian penjualan, target vs realisasi angka mencapai berapa, dari software accounting melaporkan sales A mencapai 70%, sales B mencapai 85%, sales C mencapai 99% begitu seterusnya. Dari software accounting dapat merinci setiap salesman tagetnya sudah masuk berapa. Oleh karena pakai metode kuantitatif maka KPI dihitung dengan angka-angka yang bisa disajikan dr software accounting.

Berikutnya apabila indicator utama berasal dari non software, dengan metode kualitatif, maka setiap indicator diangkakan sehingga ketika dipilih sudah diketahui bobot dari indicator yang dipasang secara kualitatif. Contoh yang dari non software bisa jadi nilai-nilai budaya yang diangkakan, atau dibuat skala. Nah, software Pay Roll dan HRD yang sudah dilengkapi template KPI maka KPI juga bisa dibaca laporannya dari software Pay Roll dan HRD. Dua metode kuantitatif dan kualitatif diatas menyesuaikan sumber datanya.

Pada saat ini memang perusahaan segera up grade untuk kondisi-kondisi tertentu yang ada di perusahaan dengan menginvestasikan perangkat teknologi selain untuk kelancaran bekerja sebenarnya KPI ini membantu perusahaan agar penilaian terhadap karyawan tidak berat sebelah atau tidak tepat. Oleh sebab itu diperlukan cara yang objectif mungkin dalam menilai kinerja karyawan.  Nah, pada saat ini KPI bisa dibuat dengan tenlogogi yang simple dan bisa diakses menggunakan internet.

Semoga artikel diatas membantu pembaca yang sedang melakukan pembenahan di internal khususnya mengenai KPI, dan apabila pembaca membutuhkan bimbingan dan pendampingan dalam penyusunan KPI, implementasi software accounting dan software pay roll & HRD , silahkan hubungi  081-8521172 atau 081-252-98290. Tim kami siap membantu!

 

 

 

 

 

Scroll to top