Kategori: Manajemen

SUMBER DATA KPI  DARI SOFTWARE ACCOUNTING DAN DISAJIKAN  OLEH SOFTWARE PAY ROLL & HRD

 

KPI (Key Performance Indicator) adalah bagian dari talent management atau MSDM yaitu bagaimana mengukur kinerja karyawan melalui indicator utama. Indicator yang dipilih ini sangat dibutuhkan dalam melakukan penilaian karyawan. Misalnya untuk karyawan di bagian penjualan indicator utamanya adalah Sales, sedangkan untuk bagian lain seperti accounting, admin penjualan, Buyer/Purchaser, HRD, bagian operasional, tentunya memiliki KPI yang berbeda-beda. Namun demikian tujuan pembuatan KPI adalah agar perusahaan dapat menilai karyawan secara objectif. Sangat power full jika KPI ini diambil data dari software yang digunakan  oleh perusahaan seperti software accounting. Dari software accounting dapat ditarik angka terkait rugi/laba, biaya-biaya, serta laporan penjualan, atau pembelian barang ke supplier. Data dari software accounting sangat power full bisa dipakai untuk menjadi sumber data penilaian karyawan.

Mau mengetahui mekanismenya? Ada 2 cara menilai KPI personal dalam perusahaan. Pertama, dengan cara kuantitatif dan kedua kualitatif. Dengan metode kuantitatif sumber data dapat diperoleh angka-angka software. Sebagai contoh seorang manager yang diserahi memimpin kantor cabang, tentunya ia dinilai kantor cabang yang dipimpinnya itu profit atau tidak. Jika profit menjadi indicator untuk KPI maka target perusahaan untuk kantor cabang berapa profit minimalnya? Jika sudah ada kebijakan dan aturan main dalam menentukan profit standard kantor cabang maka KPI dari seorang kepala cabang bisa dinilai dari angka yang ditarik dari software acconting yang digunakan oleh perusahaan. Begitu pula dengan bagian penjualan, target vs realisasi angka mencapai berapa, dari software accounting melaporkan sales A mencapai 70%, sales B mencapai 85%, sales C mencapai 99% begitu seterusnya. Dari software accounting dapat merinci setiap salesman tagetnya sudah masuk berapa. Oleh karena pakai metode kuantitatif maka KPI dihitung dengan angka-angka yang bisa disajikan dr software accounting.

Berikutnya apabila indicator utama berasal dari non software, dengan metode kualitatif, maka setiap indicator diangkakan sehingga ketika dipilih sudah diketahui bobot dari indicator yang dipasang secara kualitatif. Contoh yang dari non software bisa jadi nilai-nilai budaya yang diangkakan, atau dibuat skala. Nah, software Pay Roll dan HRD yang sudah dilengkapi template KPI maka KPI juga bisa dibaca laporannya dari software Pay Roll dan HRD. Dua metode kuantitatif dan kualitatif diatas menyesuaikan sumber datanya.

Pada saat ini memang perusahaan segera up grade untuk kondisi-kondisi tertentu yang ada di perusahaan dengan menginvestasikan perangkat teknologi selain untuk kelancaran bekerja sebenarnya KPI ini membantu perusahaan agar penilaian terhadap karyawan tidak berat sebelah atau tidak tepat. Oleh sebab itu diperlukan cara yang objectif mungkin dalam menilai kinerja karyawan.  Nah, pada saat ini KPI bisa dibuat dengan tenlogogi yang simple dan bisa diakses menggunakan internet.

Semoga artikel diatas membantu pembaca yang sedang melakukan pembenahan di internal khususnya mengenai KPI, dan apabila pembaca membutuhkan bimbingan dan pendampingan dalam penyusunan KPI, implementasi software accounting dan software pay roll & HRD , silahkan hubungi  081-8521172 atau 081-252-98290. Tim kami siap membantu!

 

 

 

 

 

INGIN MELAKUKAN ANALISA PENJUALAN MITRA DISTRIBUTOR ANDA YANG ADA DI INDONESIA DENGAN MUDAH? GUNAKAN FIRMUS SECONDARY SALES DASHBOARD

Produsen seringkali mengalami kesulitan untuk melihat penjualan riil dari distributor mitra kerja samanya yang ada di Indonesia. Kesulitan itu memicu kegamangan produsen dalam melakukan berbagai aktivitas yang terkait dengan program promosi maupun kebijakan-kebijakan yang terkait dengan strategi sales dan marketing, sehingga kondisi ini membuat saling menunggu. Sementara Principal/produsen menunggu data dari distributor agar bisa dianalisa, sedangkan Distributor resah karena principal tidak ada action, sementara itu pasar sedang diserang oleh competitor. Apa mau dikata kalau kejadiannya seperti ini? Dan celakanya kerja sama keduanya seringkali memunculkan miskomunikasi yang tidak perlu, bahkan saling mencurigai satu sama lainnya.

Untuk mengatasi hal ini Principal besar seperti Unilever, Orang tua/OT, Mayora, serta principal lainnya telah menggunakan software yang canggih yang diletakan di distributor agar bisa mengetahui segala aktivitas yang ada di distributor khususnya untuk mengetahui : kondisi pasar, banyaknya register outlet, program promosi yang sedang berjalan, informasi persediaan, sampai dengan hal detail lainnya yang menyangkut penjualan. Principal dengan mudah menarik data dari computer distributor secara on line, dan hal ini membuat principal sangat mudah berkomunikasi dan melakukan berbagai aksi setelah laporan yang ditarik dianalisa dan membutuhkan tindakan nyata. Oleh sebab itu Principal yang sudah memiliki perangkat lunak ini dengan mudah mengeksploitasi pasar mengalahkan pesaing-pesaing mereka yang masih manual. Ingin seperti ini? Tunggu dulu kita mungkin akan pikir-pikir dengan nilai investasi yang dikeluarkan oleh para Principal itu yang nilainya milliaran rupiah bahkan puluhan miliaran anggaran yang mereka keluarkan. Memang hal ini juga pengaruh ke Distributor, karena distributor juga pada akhirnya memikul anggaran yang dibagi oleh Principal agar sama-sama memiliki system informasi teknologi yang terintegrasi. Ini memang hal yang luar biasa.

 

Tapi bagaimana dengan Principal yang tidak sekelas dengan mereka? Tidak bisa berbuat apa-apa selain menjadi penonton dan produk semakin tergerus secara pasar. Sedikit-demi sedikit secara pasti principal kecil berguguran, meskipun masih ada yang bertahan tetapi dengan nafas yang terengah-engah di tengah persaingan yang begitu sengit. Upaya apa yang bisa dilakukan? Jika lawan menggunakan teknologi, kita tidak bisa beramain grilya tetapi juga ikut dengan bermain teknologi sebab dengan teknologi, data yang didapat sangat akurat. Berbeda dengan cara konvensional akurasi data selalu dipertanyakan, apalagi sering terdengar pameo Distributor sering membodohi Principalnya. Mengapa tidak diajarkan dengan win-win solusion? Bagaimana caranya? Dibawah ini akan diulas secondary sales dashboard yang murah meriah dengan menggunakan cloud. Principal menengah kebawah dapat menghemat biaya tenaga IT, Server yang dipakai, hardware yang dipakai, sales admin penginput data, penghindaran double software,  serta investasi yang mahal seperti yang digunakan oleh Principal besar. Cukup dengan sewa maka Principal kelas menengah mendapat manfaat yang sama seperti yang di dapat principal besar seperti :

  1. Mengetahui kondisi pasar melalui software yang digunakan.
  2. Dapat melakukan tindakan cepat dalam mengendalikan pasar.
  3. Melakukan program promosi yang sesuai dan tepat.
  4. Melakukan kunjungan ke Distributor sesuai dengan kendala dan laporan yang didapat sehingga menghemat biaya maintenance Distributor lewat representative yang dimiliki Principal.

Principal juga akan terhindar dari penolakan-penolakan yang sering dilakukan distributor sehingga memungkinkan gagalnya meletakan software di kantor distributor yang selama ini sudah kerja  sama. Selain itu apa yang dilakukan Principal dengan investasinya dianggap :

“Suatu investasi yang sangat mahal, mulai deploy system ke distributor, maintainance system (hardware dan software), retraining karena ada pergantian personil distributor, helpdesk support yang harus siaga.”

Sedangkan solusi win-win bisa didapat dari Investasi yang sangat murah meriah dengan kinerja 7 poin di bawah ini, melalui FIRMUS Secondary Sales Dashboard, distributor cukup mengirimkan faktur penjualan, data akan diolah oleh FIRMUS Dashboard, yang menghasilkan informasi:

  1. Kinerja penjualan secara Nasional, Regional, Area
  2. Kinerja produk secara Nasional, Regional, Area
  3. Kinerja channel secar Nasional, Regional, Area
  4. Kinerja outlet
  5. Kinerja salesman
  6. Productivity distributor

Semoga dengan pengetahuan baru ini, para principal, Sales Manager, Marketing Manager dan admission Principal dapat kebantu dalam mengoperasikan aktivitas penjualan principal dalam menghadapi persaingan yang semakin sengit saat ini. Apabila pembaca membutuhkan pendampingan dalam set up Management Principal, membutuhkah software Distribusi, dan Dash board Distribusi, silahkan kontak groedu@gmail.com atau hubungi 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu dalam memberikan solusi di Principal anda! (Frans M. Royan, SE,MM)

 

KELEBIHAN DAN KEKURANGAN APLIKASI SOFTWARE MANAJEMEN BERBASIS CLOUD SYSTEM

Beberapa tahun belakangan ini, semakin banyak aplikasi software penunjang manajemen (accounting, payroll, POS, dsb) yang dapat diakses dengan menggunakan system cloud, dimana seringkali menimbulkan banyak pertanyaan bagi para pelaku bisnis apa perbedaan dan kelebihannya dengan software biasa yang menggunakan server jaringan di internal perusahaan.

Komputerisasi awan atau cloud computing system (CCS) merupakan gabungan dari pemanfaatan teknologi komputer (komputerisasi) dan pengembangan yang berbasis Internet (awan). Awan (cloud) sendiri adalah sejenis metafora dari suatu sistem penyimpanan infrastruktur pada internet, yang seringkali digambarkan pada diagram jaringan komputer dengan bentuk awan (cloud).

Berdasarkan sebuah makalah yang diterbitkan IEEE (2008), Internet Computing (Cloud Computing) adalah suatu data di mana informasi secara permanen akan tersimpan pada server di dalam jaringan internet dan hanya tersimpan secara sementara pada komputer pengguna (client), termasuk di dalamnya adalah komputer desktop, tablet, notebook, dan lain sebagainya. Dimana pengguna / user client tetap akan dapat mengakses, memindahkan, mengubah, memodifikasi, dan menghapus data dan informasi yang tersimpan di dalam sistem internet (cloud) tersebut.

Berdasarkan deskripsi di atas, maka beberapa keunggulan atau keuntungan yang akan didapatkan dalam penggunaan software manajemen berbasis system cloud bagi para pelaku bisnis, antara lain:

1. Meminimalkan biaya investasi untuk infrastruktur jaringan dan komputer yang harus dikeluarkan oleh para pelaku bisnis, sehingga beban perusahaan bisa lebih terfokus kepada sisi fungsionalitas software saja.
2. Meningkatkan produktivitas kerja bagi tim manajemen perusahaan, terutama dari segi kontrol dan pengawasan kinerja perusahaan, karena dapat dilakukan dimanapun dan kapanpun, apalagi bila menggunakan aplikasi berbasis web yang tanpa harus melakukan instalasi program di komputer terlebih dahulu.
3. Aplikasi software dapat terintegrasi dengan berbagai software lainnya, sehingga Anda tidak harus menggunakan dua sistem tunggal untuk bisa saling berinteraksi antara satu program dengan program lainnya, misalkan pada aplikasi penggajian yang berbasiskan web.
4. Berhubungan dengan semakin maraknya isu lisensi (hak cipta program) seperti software-software yang masih berbasis desktop sebelumnya, maka software berbasis web (cloud system) tidak membutuhkan adanya lisensi pada saat akan menggunakan, karena lisensinya sudah menjadi tanggung jawab dari penyedia aplikasi web.
5. Dapat diakses melalui banyak media, seperti komputer desktop / laptop dan tidak membutuhkan spesifikasi komputer yang terlalu tinggi untuk bisa menggunakan aplikasi berbasis web ini, bahkan pada penyedia aplikasi software tertentu sebagian besar proses hanya dilakukan melalui web server.
6. Mudah dijalankan pada sistem operasi apapun seperti Linux, Windows, dsb. asalkan kita memiliki aplikasi browser dan akses internet yang stabil.

Oleh karena itu pada aplikasi software akuntansi online sebagai salah satu inovasi berbasis cloud system akan memberikan manfaat-manfaat sebagai berikut:

• Para pengguna dapat menyimpan data secara terpusat pada satu server cloud dan juga tidak perlu repot lagi menyediakan infrastruktur seperti data center, media penyimpanan (storage) dan sebagainya karena semuanya telah tersedia secara virtual.
• Setiap perusahaan yang menggunakan software berbasis cloud dapat menjalankan bisnisnya dengan biaya yang tidak terlalu besar setiap bulannya (sewa bulanan), seperti sistem accounting, penjualan, penggajian, dan banyak lagi yang lainya.
• Teknologi berbasis Cloud menawarkan tingkat fleksibilitas yang tinggi dengan berbagai kemudahan untuk mengakses data, kapan saja, dan dimana saja kita berada dengan catatan bahwa pengguna (user) harus terkoneksi dengan internet.
• Pengguna juga akan dapat dengan mudah meningkatkan atau mengurangi kapasitas penyimpanan data tanpa harus membeli peralatan tambahan seperti hardisk eksternal.
• Penyedia server cloud juga pada umumnya juga memiliki standar pengamanan jaringan yang baik dan internasional sehingga mengurangi resiko peretasan skala menengah.

Akan tetapi pada aplikasi berbasis sistem cloud juga memiliki beberapa kekurangan antara lain:

1. Privacy, yang berarti bahwa akan selalu adanya resiko terdapat data user yang akan bisa diakses oleh orang lain karena layanan hosting yang lebih sering dilakukan secara bersama-sama.
2. Compliance, yang lebih mengacu kepada resiko seperti adanya penyimpangan level dari provider terhadap regulasi yang sudah diterapkan oleh user.
3. Service level, yang artinya adalah kemungkinan service performance yang bisa dibilang masih kurang konsisten dari pihak provider, dimana inkonsistensi dapat terlihat pada perlindungan dan pemulihan data.
4. Kepemilikan data (ownership) yang lebih mengacu kepada resiko untuk terjadinya kehilangan kepemilikan data, begitu data sudah mulai tersimpan pada cloud.
5. Mobilitas data (mobility), yang lebih mengacu pada kemungkinan adanya share data antara cloud service dan cara dalam memperoleh kembali data apabila suatu saat user sudah mulai melakukan proses terminasi terhadap layanan cloud.
6. Dibutuhkan adanya koneksi intranet dan internet yang handal dan harus stabil, hal ini bertujuan agar pada saat aplikasi dijalankan maka akan bisa berjalan dengan baik dan lancar.
7. Dibutuhkan adanya sistem keamanan yang terbaik, alasan utamanya adalah karena aplikasi hanya dijalankan secara terpusat, sehingga apabila server di pusat suatu saat sedang mengalami down time, maka sistem aplikasi sudah tidak bisa lagi berjalan.

Selain itu ada beberapa pertimbangan lainnya yang dapat menjadi resiko dari penggunaan system cloud antara lain:

• Ketidakpastian pada penegakan kebijakan keamanan kepada pihak provider.
• Ketidakpastian terhadap kendali akses istimewa terhadap web provider.
• Ketidakpastian pemulihan data (recovery) yang tersimpan pada server.
• Kedekatan pada sesama data pelanggan, antara satu pelanggan dengan pelanggan lain sehingga memungkinkan terjadinya data tertukar.
• Ketidakpastian kemampuan untuk bisa mengaudit operator program.
• Ketidakpastian untuk keberlanjutan keberadaan provider di masa mendatang.
• Ketidakpastian kepatuhan dari provider layanan cloud terhadap peraturan yang berlaku di wilayah/negara masing-masing.

Demikian beberapa hal seputar kelebihan dan kekurangan dari aplikasi software yang berbasis cloud, semoga para pelaku bisnis dapat mempertimbangkan dengan baik dalam pemilihan aplikasi yang terbaik untuk operasional perusahaan masing-masing. Apabila Anda memiliki pertanyaan dan memerlukan konsultasi lebih lanjut mengenai hal ini maka dapat menghubungi kami di 0818521172 atau 081-252-982900 atau melalui email di groedu@gmail.com (Burhan).

CARA EFEKTIF MENGEMBANGKAN PASAR PRODUK AGAR OMZET MENINGKAT

Dalam pertarungan pemasaran produk membuat perusahaan yang belum siap akan menjadi ciut dengan sengitnya persaingan di masa kini. Meskipun sebenarnya kebutuhan untuk memaksimalkan pemasaran produk sangat dibutuhkan. Oleh sebab itu apa solusi yang bisa dilakukan? Jika ternyata pemasaran produk sudah mentok. Beberapa alternative dalam mengembangkan pemasaran produk adalah :

  1. Menemukan customer Baru.
  2. Memperluas cakupan wilayah pemasaran.
  3. Meningkatkan produksi produk.

Pada poin ke 1 seringkali tidak diperhatikan oleh tenaga pemasaran, karena beranggapan mencari customer baru penuh resiko. Misalnya jika penjualan kredit, selain menjadi piutang bad debt yang paling parah, penagihan molor terus menerus. Memang susah jika tidak tau rahasianya bagaimana mengembangkan pasar baru dengan mendapatkan customer baru setiap saat. Jika masih memikirkan cara pengelolaan piutang dagang ( Account receivable) maka sangatlah sayang, sebab saat ini sudah ada software accounting yang menyajikan fitur mengenai umur piutang pelanggan, sehingga over due piutang pelanggan bisa dijaga. Artinya semua piutang pelanggan yang mendekati jatuh tempo bisa langsung ditagihkan. Dengan software accounting pengelolaan piutang bisa lebih mudah, sebab di fitur itu terdapat out standing piutang dagang sehingga piutang dagang mudah dipantau di sisi umur. Jadi jangan kuatir dengan pengelolaan piutang pelanggan.

Kedua cakupan wilayah penjualan seringkali juga diabaikan dalam mengembangkan pemasaran sebab perusahaan sangat kekurangan mitra kerja sama. Atau takut melakukan kerja sama karena takut tidak bisa mengontrol para mitra kerja sama seperti agen/distributor/toko. Oleh sebab itu perusahaan cenderung hanya bertahan di wilayah penjualan yang terbatas, padahal dalam mengembangkan penjualan diperlukan wilayah pemasaran yang semakin luas. Pembuatan saluran pemasaran sangat penting disaat ini apalagi jika diketahui wilayah Indonesia sangat luas. Oleh sebab itu apabila pemilik usaha ragu-ragu dapat diyakinkan bahwa sekarang ini pihak mitra bisa dikontrol dengan baik mulai target penjualan, piutang dagangnya, sampai produk dijual kemana saja bisa dipantau lewat software distribusi cloud yang cukup canggih. Perusahaan tidak perlu investasi cukup tinggi  tinggal sewa saja maka pengontrolan kinerja mitra bisa dilakukan dengan baik.

Ketiga meningkatkan produksi produk adalah kewajiban produsen. Jika poin 1 dan 2 cukup berhasil maka produksi produk di perusahaan mesti ditingkatkan. Jika tidak ditingkatkan maka langkah poin 1 dan 2 percuma saja dilakukan. Namun poin 3 ini sering membuat beban pemilik bisnis karena tidak gampang manaikan produksi sebab selain sulitnya sumber daya manusia, juga sember daya lainnya. Sekarang ini ada software manufacturing yang bisa membantu dalam proses produksi, mulai bahan baku  sampai barang jadi dengan mudah bisa dipantau. Oleh sebab itu apabila poin 3 ini bisa terlaksana akan sangat menunjang kegiatan yang dilakukan di poin 1 dan 2.

Semoga artikel ini bermanfaat, apabila perusahaan membutuhkan tools dan informasi teknologi terkait pemasaran, silahkan klik di sini. Kami siap membantu.

Scroll to top