Kategori: Serba – Serbi

KEBIJAKAN DAN PROSEDUR PENGENDALIAN MUTU KANTOR JASA AKUNTANSI (KJA)

Apakah Anda tahu tentang apa yang dimaksud dengan kantor jasa akutansi (KJA)? KJA adalah Akuntan profesional yang akan memberikan jasa terhadap publik (professional accountans in public practice), dan memiliki tanggungjawab yang jauh lebih besar dalam bertindak untuk menjaga kepentingan publik (public interest).

Perkembangan dan keberadaan Kantor Jasa Akuntansi (KJA) sudah mulai semakin diperhitungkan. Hal ini sangat wajar, karena arti pentingnya sebuah peraturan untuk persaingan bisnis global yang disadari atau tidak sudah menjadikan perusahaan ada pada titik nadi dari tingkat kedewasaan dan penerapan moral dalam mengembangkan bisnisnya.

Setiap Kantor Jasa Akuntansi (KJA) harus memiliki sistem pengendalian mutu yang sudah diterapkan pada semua jasa Akuntansi, seperti: jasa pembukuan, jasa laporan keuangan, jasa manajemen, jasa perpajakan, jasa prosedur yang sudah disepakati atas informasi keuangan serta jasa sistem teknologi keuangan dan lain sebagainya.

Biasanya, komunikasi akan menjadi lebih baik jika dilakukan secara tertulis, namun tingkat keefektifan dari sistem pengendalian mutu Kantor Jasa Akuntansi (KJA) tidak akan terpengaruh oleh ketiadaan dokumentasi tentang kebijakan dan prosedur dari pengendalian mutu yang sudah ditetapkan oleh KJA. Dokumentasi tentang kebijakan dan prosedur pengendalian mutu dari KJA besar juga akan lebih besar tingkat rutinitasnya apabila dibandingkan dengan dokumentasi dari KJA kecil, begitu pula untuk dokumentasi akan menjadi lebih ekstensif di Kantor Jasa Akuntansi yang memiliki banyak kantor apabila dibandingkan dengan dokumentasi dari Kantor Jasa Akuntansi yang hanya memiliki satu kantor saja.

Setiap sistem pengendalian mutu dari kantor jasa akuntansi memiliki keterbatasan bawaan yang bisa sangat berpengaruh besar terhadap tingkat efektivitasnya.  Seperti perbedaan kinerja dari staff dan juga seputar pemahaman persyaratan profesional, bisa sangat mempengaruhi tingkat kepatuhan tentang kebijakan dan prosedur dari pengendalian mutu KJA. Sistem pengendalian mutu Kantor Jasa Akuntansi harus bisa memberikan keyakinan bahwa bagian dari pelayanan jasa Akuntansi oleh suatu Kantor Jasa Akuntansi yang telah dilaksanakan harus benar-benar sesuai dengan sistem dan prosedur kerja yang sudah ditetapkan sebelumnya.

KJA harus mempertimbangkan setiap unsur-unsur pengendalian mutu yang akan dibahas sejauh mana diterapkan untuk prakteknya. Unsur-unsur pengendalian mutu selalu berhubungan antara satu sama lain. Oleh karena itu, praktek kerja KJA akan sangat mempengaruhi kebijakan pelatihannya. Dalam memenuhi ketentuan yang sudah dimaksudkan, maka KJA harus membuat kebijakan dan juga prosedur terhadap pengendalian mutu tentang:

1. Independensi, yang akan memberikan keyakinan bahwa setiap organisasi profesional harus mempertahankan independensi sebagaimana diatur dalam Aturan Etik Akuntan.
2. Penugasan personel, yang memberikan keyakinan bahwa penugasan akan dilaksanakan oleh staff profesional yang memiliki keahlian secara teknis untuk penugasan pelayanan jasa tersebut.
3. Konsultasi, yang memberikan keyakinan bahwa personel akan memperoleh informasi yang sesuai dengan yang dibutuhkan dari orang yang memiliki tingkat pengetahuan, kompetensi dan pertimbangan yang memadai.
4. Supervisi, yang memberikan keyakinan bahwa pelaksanaan ikatan akan untuk memenuhi standar mutu yang telah ditetapkan oleh Kantor Jasa Akuntansi. Lingkup supervisi dan review yang benar-benar sesuai tentang kondisi tertentu, tergantung dari beberapa faktor, seperti kerumitan masalah, kualifikasi staff dan lingkup konsultasi yang sudah digunakan.
5. Proses Kerja personel, yang memberikan keyakinan bahwa semua staff profesionalnya memiliki karakteristik yang pas, sehingga lebih memungkinkan bagi mereka untuk melakukan pelayanan secara kompeten. Profesional, yang memberikan keyakinan bahwa personel juga memiliki pengetahuan yang cukup memadai. Sehingga mereka akan bisa memenuhi tanggungjawabnya masing-masing.
6. Penerimaan dan kelanjutan dengan klien, yang memberikan keyakinan bahwa pelayanan dan perikatan dari klien akan bisa diterima atau dilanjutkan untuk bisa memaksimalkan hubungan dengan klien yang manajemennya tidak memiliki integritas.

Cakupan & Keterterapan Sistem Pengendalian Mutu (SPM):

• SPM mengatur tanggungjawab KJA atas sistem pengendalian mutu dalam melaksanakan ikatan selain asuransi dan SPM tersebut harus memperhatikan ketentuan dari Kode Etik Akuntan Profesional.
• SPM wajib diterapkan oleh KJA berhubungan dengan jasa yang diberikan, yang mana sifat dan luas SPM tergantung dari faktor seperti: ukuran dan karakteristik dari operasi KJA dan masuk tidaknya KJA dalam jaringan kantor.

Tujuan KJA Dalam Menetapkan & Memelihara Sistem Pengendalian Mutu (SPM):

1. Untuk memberi keyakinan (reasonable assurance).
2. KJA dan personelnya harus mematuhi standar profesi dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
3. Laporan yang disampaikan oleh KJA sesuai dengan keadaan.
4. Ketentuan SPM dirancang agar dapat mencapai tujuan di atas, dan KJA harus mempertimbangkan untuk perlu tidaknya tambahan ketentuan dalam mencapai tujuan tersebut.

Unsur Unsur Sistem Pengendalian Mutu terdiri atas:

1. Tanggung jawab kepemimpinan.
2. Ketentuan etika.
3. Penerimaan dan keberlanjutan hubungan dengan klien dan ikatan.
4. Sumber daya manusia.
5. Pelaksanaan perikatan.
6. Pemantauan.

Pengawasan melekat, yang telah memberikan keyakinan bahwa prosedur yang berhubungan dengan berbagai unsur-unsur pengendalian mutu yang sudah diterapkan dengan efektif. Prosedur pengawasan bisa dirancang dan dilaksanakan secara individu yang bertindak untuk mewakili kepentingan dari Kantor Jasa Akuntansi (KJA) dan jenis-jenis dari prosedur pengawasan yang sudah melekat dan telah digunakan tergantung oleh Kantor Jasa Akutansi masing-masing.

Apabila membutuhkan software HRD, Payroll dan Accounting, silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu Anda!

 

HAL-HAL PENTING YANG HARUS ANDA PERHATIKAN SEBELUM AKAN MEMBUKA KANTOR CABANG BARU

Memiliki kantor cabang sendiri dalam usaha untuk memperluas jangkauan sayap bisnis merupakan impian terbesar bagi setiap pengusaha. Dengan cara memiliki kantor cabang sendiri, maka perusahaan dan produk akan menjadi terdistribusikan dengan baik dan akan semakin banyak dikenal oleh para pelanggannya. Berbagai macam alasan mengapa seorang pengusaha menginginkan untuk memiliki kantor cabang sendiri, dan salah satunya yang paling umum adalah untuk mengembangkan sayap dari bisnisnya agar bisa menjadi semakin kuat dalam menghadapi berbagai tantangan persaingan dunia bisnis yang sudah semakin ketat saat ini.

Namun dalam hal mempersiapkan untuk membuka kantor cabang bisnis, terdapat beberapa hal yang harus Anda perhatikan terlebih dahulu agar tidak sampai mendapatkan masalah dikemudian haru pada saat cabang tersebut sudah di buka dan yang lebih parahnya lagi adalah, semakin berimbas dari tidak optimalnya operasional internal dari kantor cabang bisnis tersebut yang tentunya akan sangat merugikan bisnis pusat milik Anda sendiri.

Bagi Anda yang memiliki bisnis yang masih berkembang dan berencana untuk semakin memperluas jangkauan dari target market Anda dengan jalan membuka cabang bisnis baru pada tempat-tempat yang berbeda-beda, maka berikut ini merupakan beberapa tips yang mungkin saja sangat bermanfaat bagi Anda semua.

Titik kantor Cabang

1. Perhatikan Detail Budget Anda.

Hal pertama yang wajib Anda perhatikan adalah tentang bagaimana kondisi keuangan dari bisnis Anda. Hitunglah dengan sangat cermat tentang seberapa besar jumlah anggaran yang akan Anda habiskan untuk rencana pembangunan cabang baru tersebut. Jangan sampai stock dari keuangan Anda menjadi semakin menipis dan bahkan sampai mengganggu stabilitas keuangan dari perusahaan utama (perusahaan induk), karena terlalu memaksanakan untuk rencana ekspansi dari kantor cabang baru tersebut.

2. Lokasi Representatif.

Unsur selanjutnya yang harus Anda dipertimbangkan dalam pendirian kantor cabang baru adalah berdasarkan letak lokasinya. Apakah letak lokasi dari calon kantor cabang baru tersebut sudah benar-benar strategis dan representatif? Apakah letak dari lokasi kantor cabang baru tersebut memiliki potensi pangsa pasar yang cukup menjanjikan atau tidak? dan seterusnya. Apabila lokasi yang Anda pilih tersebut terlihat sudah cukup potensial, maka rencana untuk pengembangan bisnis tersebut bisa langsung “go action/dilaksanakan”.

3. Sudah Merekrut atau Memiliki Calon Pimpinan Baru untuk Operasional Cabang Baru.

Hal ketiga yang harus Anda pertimbangkan adalah ada atau tidaknya calon pimpinan (manager) handal yang akan memimpin segala kegiatan dari operasional kantor cabang baru tersebut. Membuka kantor cabang baru tidak ada bedanya seperti memulai bisnis dari awal lagi, sehingga diperlukan adanya tim managerial yang benar-benar handal agar mampu dalam mencapai kestabilan dari kantor cabang baru tersebut. Apabila Anda sudah memiliki kandidat terbaik, maka bersiap-siaplah untuk grand openingnya.

4. Memiliki Mekanisme Kerja yang Jelas.

Dalam usaha untuk membuka kantor cabang baru, tentunya membutuhkan adanya kerja ekstra keras. Dan lagi sebelumnya Anda harus menentukan tentang bagaimana sistem pengawasannya, menentukan bagaimana cara Anda untuk mensuplai berbagai kebutuhannya, dan banyak lagi yang lainnya. Perancangan sistem seperti itu akan membuat Anda menjadi lebih terarah dalam hal pengembangan bisnis untuk selanjutnya. Apabila mekanisme yang sudah Anda susun tersebut diprediksi akan bisa berjalan dengan lancar, maka bersiap-siaplah untuk memantapkan rencana tersebut untuk pembukaan kantor cabang baru.

5. Mempertimbangkan Cara untuk Ekspansi.

Untuk membuka kantor cabang baru, terdapat beberapa pilihan yang bisa Anda lakukan, misalnya dengan mencari partner bisnis (investor) yang bersedia untuk untuk pembiayaan pembangunan kantor cabang baru tersebut, atau dengan 100% dibiayai oleh perusahaan induk, atau bisa juga untuk mempertimbangkan dengan mewaralabakan bisnis Anda sebagai salah satu cara termudah dalam memperluas jaringan bisnis Anda.

Membuka kantor cabang baru untuk perkembangan bisnis memang merupakan cara terbaik dan yang paling ampuh dalam memperluas jangkauan target market dari bisnis Anda yang juga akan langsung berimbas terhadap semakin bertambahnya keuntungan yang akan bisa Anda dapatkan dari membuka kantor cabang baru. Namun jangan sampai Anda melupakan tentang beberapa hal diatas yang harus benar-benar Anda perhatikan. Semoga bisa bermanfaat bagi Anda sekalian dan apabila pembaca membutuhkan software accounting secara online untuk pembukaan cabang, silahkan menghubungi 081-8521172 atau 081-252982900. Kami siap membantu.

INGIN MENINGKATKAN PENJUALAN SALESMAN DI PERUSAHAAN ANDA? GUNAKAN SALES FORCE ADMIN

Apa yang dimaksud dengan SFA (Sales Force Admin)? Sales force admin adalah software yang khusus diperuntukan untuk salesman ketika melakukan transaksi di customer. Cara kerja software ini seperti seorang asisten yang pintar dalam  bentuk software yang pengoperasiannya bisa menggunakan gadget sekelas Lenovo dengan harga Rp 1.000.000,-. Dengan mengoperasikan berbagai fitur antara lain penjualan, Penagihan Piutang penjualan, Cek Laporan stok akhir di Gudang, melakukan pelunasan piutang serta GPS yang dapat melacak atau menginfokan titik koordinat dimana salesman berada.

Mari satu persatu kita bahas hal-hal tersebut diatas. Untuk fitur penjualan, salesman dapat melakukan penjualan melalui gadget tersebut dengan hanya menekan tombol yang sudah disediakan. Transaksi sudah bisa menginfokan nama barang, kode barang, jumlah barang, nilai rupiah dan jangka waktu pembayaran. Nama Customer, dan mengambil barang dari gudang yang sudah disediakan. Salesman sangat mudah melakukan transaksi, sebab di sini dilengkapi pula jam transaksi serta lamanya atau durasi dalam melayani pelanggan. Selain itu dengan fitur penjualan, salesman juga bisa melihat riwayat pembelian yang dilakukan oleh customer sebelumnya, dengan begitu salesman dapat melakukan push penjualan  sesuai  jenis produk yang dibutuhkan oleh customer.

Pada saat melakukan penjualan, tidak menutup kemungkinan seorang salesman memiliki tugas untuk melakukan penagian sekaligus. Pada saat melakukan penagihan, informasi out standing piutang penjualan, selain yang secara fisik dibawa oleh Salesman bisa dicocokan dengan yang ada di system. Dengan demikian salesman bisa dengan mudah membuat kebijakan sesuai dengan SOP (Standard operating procedure) penjualan yang diberikan perusahaan. Misalnya mengenai kebijak pemberikan kredit yang mengacu dengan limit, maka salesman bisa menyesuaikan apakah limit kredit sesuai atau belum. Apabila kredit limit yang ditentukan perusahaan berdasarkan jumlah invoice dan Jangka waktu pembayaran misalnya. Jika dicek ternyata invoice yang diperbolehkan maksimal 2, maka ketika customer tidak melakukan pembayaran maka transaksi penjualan yang akan dilakukan tidak bisa dijalankan sebelum customer melakukan pelunasan. Enaknya menggunakan SFA, tidak merepotkan salesman karena informasi piutang penjualan out standing tersaji dalam fitur SFA yang dipakai oleh salesman.

Setelah customer melunasi piutang, maka salesman dapat segera langsung melakukan pelunasan di system melalui fitur penerimaan piutang penjualan. Melalui cara seperti ini waktu yang dihemat sangat banyak, sebab bagian admin di kantor tidak perlu lagi melakukan pelunasan piutang, kecuali kegiatan pencocokan antara yang sudah dilunaskan dengan uang fisik yang dibawah salesman ketika disetorkan di Kasir. Sangat membantu sekali baik salesman maupun administrator sehingga di perusahaan sangat bisa berhemat mengenai waktu melakukan input pelunasan piutang penjualan. Dengan waktu yang sangat hemat berarti jumlah admin yang ada di perusahaan bisa dikurangi.

Ketika melakukan penjualan, tidak menutup kemungkinan harus melihat stok barang yang tersedia di gudang perusahaan, dengan menggunakan SFA salesman akan sangat tertolong sebab tidak harus bertanya lagi di bagian gudang. Informasi stok akhir bisa dilihat di SFA dengan detail. Dengan begitu pekerjaan orang Gudang juga hemat dan salesman tidak perlu tahu lagi stok yang ada di gudang melalui pihak personal di Gudang. Cukup up date di gadget maka  persediaan akhir di gudang sudah bisa dilihat.

Selain manfaat di atas ternyata terdapat manfaat yang sangat luar biasa bagi controller. Misalnya seorang supervisor penjualan perusahaan yang ingin mengetahui posisi anak buah, maka dari GPS yang ada dapat melacak posisi salesman berada.  Ini keunggulan SFA ketika dioperasikan sehingga salesman yang bekerja pada perusahaan benar-benar ke pantau ketika melakukan transaksi penjualan. Oleh sebab itu target call dan efektif call yang diberikan ke salesman dapat diketahui dengan baik. Nah, itu manfaat yang ada di SFA.

Sekarang apa lagi yang mesti dilakukan untuk menaikan omzet perusahaan? Selain skill SDM tentunya perangkat lunak yang sangat canggih dapat membantu kegiatan salesman yang semakin hari dituntut untuk bekerja lebih. Tanpa salesman maka perusahaan akan kesulitan. Oleh sebab itu mulailah merencanakan infrastruktur yang berkaitan dengan salesman mulai dipikirkan. SFA adalah produk andalan kami yang bisa membantu salesman agar produktif dalam melakukan penjualan.

Secara menakjubkan, sampai kantor tidak perlu melakukan ketik ulang semua transaksi yang dilakukan oleh salesman. Tinggal disinkronkan ke back end, back end adalah software pendukung yang akan menerima data dari SFA dan diolah oleh software menjadi laporan keuangan, laporan penjualan, laporan biaya, serta lainnya.

Semoga artikel ini berguna. Apabila pembaca membutuhkan pendampingan dalam penggunaan SFA, software distribusi, software accounting, training salesman dalam meningkatkan penjualan, silahkan hubung groedu@gmail.com atau kontak ke 0818521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu!

Scroll to top