Kategori: Software accounting

TIPS-TIPS TENTANG BAGAIMANA CARANYA DALAM MENGELOLA KAS KECIL (PETTY CASH) PERUSAHAAN

Pada kesempatan kali ini implementor software akuntansi akan memberikan tips tentang pengelolaan kas kecil (Petty Cash). Pertama-tama kita perlu mengetahui definisi sebenarnya dari kas kecil, kas kecil (Petty Cash) merupakan uang tunai yang sudah disediakan oleh perusahaan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif lebih kecil dari pengeluaran uang perusahaan dan menjadi tidak ekonomis jika dibayarkan melalui check atau transfer Bank. Tujuan dari dibentuknya dana dari kas kecil adalah untuk menunjang berbagai kegiatan operasional perusahaan seperti halnya untuk membeli keperluan-keperluan kantor yang besarnya transaksi hanya cukup jika dibayarkan dengan menggunakan uang tunai saja.

Berikut ini merupakan beberapa tips untuk mengelola kas kecil (Petty Cash) dari implementor software akuntansi:

• Penetapan Metode yang Digunakan.

Penetapan dana kas kecil yang dilakukan pada awal pembentukan kas kecil. Dana yang akan dialokasikan harus benar-benar sesuai dengan kebutuhan perusahaan, dan hindari untuk pengalokasian dana yang terlalu besar dari berbagai kebutuhan perusahaan. Sesuaikan dana kas kecil dengan histori dari pengeluaran kas kecil untuk pembayaran-pembayaran dari kegiatan operasional. Kegiatan seperti ini biasanya akan dicatat pada pos beban administrasi dan umum (administrative and general expense). Pengeluaran-pengeluaran yang membutuhkan adanya dana kas kecil biasanya melibatkan pembayaran untuk membeli Alat Tulis Kantor (ATK), materai, air minum, listrik, air, pulsa, dan beberapa beban-beban lain yang memiliki sifat harus segera dilunasi.

Hal yang paling mendasar yang harus dilakukan oleh perusahaan pada saat membentuk kas kecil adalah penentuan metode seperti apa yang nantinya akan digunakan untuk mencatat kas kecil. Perusahaan dapat memilih salah satu diantara dua macam metode pencatatan dari kas kecil.

Pertama dengan menggunakan metode tetap (Imprest Fund System), dan yang kedua adalah dengan menggunakan metode fluktuatif (Fluctuating fund system).

“Perbedaan pada kedua jenis metode tersebut terletak pada pencatatan saat pengisian kembali dana dari kas kecil.”

Jika menggunakan metode fluktuatif, maka jumlah kas kecil akan selalu berubah-ubah (menyesuaikan dengan kebutuhan operasional perusahaan). Metode seperti ini sangat cocok untuk digunakan pada jenis perusahaan yang memilki kegiatan operasional yang juga tidak menentu. Penepatan jumlah kas kecil sebesar sesuai dengan kebutuhan dari perusahaan.

Seperti contoh: Perusahaan telah menetapkan jumlah kas kecilnya adalah sebesar Rp 10.000.000,-, kemudian dari total dana tersebut hanya digunakan sebagian, maka pada saat pengisiannya kembali adalah sebesar uang yang sudah dikeluarkan tersebut.

Misalnya pada tanggal 1 Desember 2014 dana dari kas kecil adalah sebesar Rp 10.000.000,- dan Transaksi yang terjadi pada bulan Desember adalah sebagi berikut:

Dengan cara menggunakan metode Fluktuatif dari transaksi-transaksi seperti diatas akan dicatat dengan cara sebagai berikut:

Pada tanggal 31 Desember 2018 tidak perlu dilakukan pembuatan jurnal penyesuaian lagi karena, kasir sudah membukukan transaksi pada setiap tejadinya transaksi setiap periodenya.

Manfaat dari mengunakan metode Fluktuasi (Fluctuating fund system) adalah:

1. Saldo kas kecil dapat diketahui setiap saat.
2. Apabila dana dari kas kecil tidak cukup, maka administrasi atau petugas dari kas kecil dapat meminta untuk mengambil dananya kembali.
3. Sangat mudah untuk dilakukan pengontrolan terhadap buku kas.
Akan tetapi perusahan harus tetap memperhatikan bahwa dengan cara menggunakan metode seperti ini maka pengeluaran yang akan terjadi tidak akan mudah untuk bisa ditelusuri.

….. Berlanjut

Nah, itulah sedikit tips tentang bagaimana caranya dalam mengelola kas kecil. Apabila pembaca ingin memahami secara lebih mendalam bagaimana cara untuk mengelola kas kecil, membutuhkan konsultasi seputar manajemen perusahaan, dan membutuhkan Software Accounting para pembaca sekalian dapat menghubungi groedu@gmail.com atau kontak  081-8521172 (Owner) atau 081-252-982900 (Office). Kami siap membantu Anda, terimakasih salam sukses dan sampai bertemu lagi pada pembahasan artikel selanjutnya.

 

 

STANDAR FITUR-FITUR DAN BEBERAPA KEUNGGULAN SERTA KEKURANGAN PENGGUNAAN SOFTWARE/PROGRAM GENERAL LEDGER (GL)

Buku Besar atau biasa disebut juga dengan General Ledger merupakan langkah kedua dalam siklus akuntansi setelah pencatatan transaksi kedalam jurnal. Buku Besar yang berisikan hasil dari mutasi-mutasi transaksi hasil postingan dari jurnal ini berfungsi untuk melihat kumpulan-kumpulan mutasi per akun, saldo awal, serta saldo akhir yang nantinya akan digunakan lagi untuk membuat jurnal penyesuaian sampai kepada laporan keuangan.

Secara konvensional, untuk memposting jurnal ke dalam buku besar diperlukan adanya ketelitian dalam proses menghitung satu persatu nilai akun yang masih terdapat dari jurnal dengan menambahkan atau mengurangi nilainya berdasarkan posisinya yan dari debit atau kredit. Jika sudah ditemukan nilai akhirnya, maka barulah nilai saldo akhir yang telah diperoleh tersebut dapat dimasukkan ke dalam akun yang berada di buku besar, begitu pula dengan akun-akun lainnya sehingga nilai aktiva dan pasiva bisa seimbang.

Tentunya saja cara seperti ini cukup rumit dan masih rentan akan terjadinya kesalahan. Dan yang paling umum dan banyak terjadi adalah terjadinya ketidakseimbangan antara posisi aktiva dan pasiva di Buku Besar. Jika sudah terjadi seperti ini, maka langkah selanjutnya dalam membuat laporan keuangan juga masih belum bisa dilakukan. Dengan terjadinya peristiwa seperti ini juga, sudah sepantasnya kita harus mencari perangkat untuk mendukung pencatatan secara otomatis. Perangkat yang dimaksudkan disini adalah berupa software General Ledger (GL).

Software General Ledger merupakan software akuntansi yang digunakan untuk mencatat segala macam jenis transaksi jurnal, buku besar, sampai dengan menghasilkan laporan keuangan seperti Neraca, Laba-Rugi, Arus Kas, dan lain sebagainya secara otomatis. Software General Ledger biasanya dibuat secara lebih sederhana untuk mencatat data-data master (akun, nama, dan lain sebagainya) dan jurnal double entry yaitu berupa posisi debit dan kredit yang langsung berada di form yang sebelumnya sudah disediakan pada setiap menunya masing-masing.

Penerapannya sebenarnya hanya cukup memasukkan akun-akun yang nantinya akan dilibatkan pada jurnal, kemudian isi data-data penunjang lainnya, seperti: nama tujuan, nilai kurs (jika menggunakan mata uang asing), departemen, dan lain sebagainya. Ketika pengguna telah memutuskan untuk merekam transaksi jurnal tersebut, maka sistem secara otomatis sudah memposting jurnal ke dalam buku besar sekaligus langsung menghasilkan laporan keuangan tanpa harus menutup buku akhir bulan terlebih dahulu.

Karena begitu mudah dan simpelnya software General Ledger ini, namun hanya mendukung untuk pencatatan jurnal double entry saja tidak sama seperti software akuntansi yang jauh lebih lengkap untuk proses pencatatan transaksi yang jauh lebih spesifik, software General Ledger ini memang sangat tepat untuk digunakan dalam proses dari alur bisnis yang terbilang masih sederhana tanpa adanya kontrol terhadap persediaan, bahkan untuk proses pencatatan keuangan bagi pembukuan rumah tangga.

Saat ini sudah sangat banyak para penyedia software General Ledger yang membuat hanya berdasarkan keperluan dan kebutuhannya saja, sehingga banyak juga variasi dan jenis dari fasilitas yang dimasukkan.
Ada juga yang sudah menyediakan software seperti ini tanpa ada bayaran apapun alias dengan cuma-cuma.

Secara umum standar dari fitur-fitur dan fasilitas dalam software General Ledger ini adalah meliputi:

1. Data-data untuk master (nama, akun, departemen, dan lain sebagainya).
2. Fitur Jurnal Umum Double Entry (debit-kredit).
3. Mampu menampilkan dan mencetak voucer jurnal (journal voucher).
4. Menyediakan fasilitas Buku Besar (General Leder).
5. Fitur Neraca Saldo.
6. Fitur Neraca.
7. Laporan Laba-Rugi.
8. Fasilitas Ekspor laporan (Biasanya yang paling banyak adalah berupa file JPEG, Excel dan PDF).

Beberapa keuntungan dalam menggunakan bantuan dari software General Ledger (GL), yaitu:

1. Memiliki tampilan yang sangat sederhana, sehingga akan bisa digunakan oleh kebanyakan orang yang sebenarnya hanya mengetahui tentang pembukuan keuangan dasar saja.
2. Penggunanya hanya perlu menginput jurnal umum pada satu tempat dengan cara memasukkan akun-akun yang terkait tanpa harus mengatur ulang akun pentingnya (control account).
3. Laporan keuangan akan langsung dapat dilihat tanpa harus didahului dengan langkah tutup buku akhir bulan/tahun.
4. Ukuran database sangat ringan karena tidak memiliki alur yang lebih kompleks.

Namun software General Ledger ini juga memiliki beberapa keterbatasan, yaitu:

• Tidak mengutamakan tampilan yang user friendly, karena hanya lebih berfokus kepada pencatatan yang lebih sederhana.
• Lebih beresiku untuk terjadinya kesalahan pengguna dalam memasukkan akun-akun (keterbalikan akun) pada jurnal karena salah penginputan akun yang sudah dilakukan dengan bebas oleh si penggunanya.
• Kurang efektif jika diterapkan oleh jenis bidang usaha dengan alur bisnis yang lebih spesifik. Seperti contoh transaksi procurement, transaksi yang lebih banyak melibatkan barang-barang, harta tetap, produksi, dan lain sebagainya.
• Kurang efektif dan efisien apabila diterapkan oleh jenis usaha yang memiliki frekuensi transaksi yang terlalu sering dan rutin, misalnya seperti transaksi yang terjadi secara berulang-ulang (recurring).
• Tidak dapat mengontrol persediaan, hutang-piutang jatuh tempo, dan lain sebagainya.

Dari berbagai keunggulan dan keterbatasan tersebut setidaknya akan bisa dijadikan sebagai salah satu dasar acuan apakah bisnis Anda sudah sangat cukup untuk hanya menggunakan software General Ledger saja, ataukah harus menggunakan lebih daripada itu. Semoga bisa bermanfaat bagi Anda sekalian dan salam sukses.

Apabila pembaca sekalian membutuhkan software Accounting, serta software HRD dan Payroll silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu Anda!

REALITA KEAMANAN PENGGUNAAN SOFTWARE AKUNTANSI ONLINE DARI KEJAHATAN CYBER CRIME DAN PENCEGAHANNYA

Perkembangan media internet saat ini yang banyak memberikan dampak positif maupun negatif bagi masyarakat. Dampak positif dari berbagai kemajuan teknologi internet tersebut adalah dengan semakin terbuka lebarnya peluang untuk e-commerce, e-banking, dan telah dikembangkannya aplikasi akuntansi berbasis online.

Sistem akuntansi yang sudah mulai berubah dengan berbasis online ini lebih memungkinkan bagi pemilik usaha untuk dapat memantu setiap saat bagaimana kondisi keuangan dari usahanya dengan lebih cepat dan akurat, sehingga keputusan strategi bisnis akan dapat diambil dengan lebih cepat. Kebutuhan akan informasi keuangan yang lebih cepat dan akurat, tanpa harus terhalang oleh kendala waktu dan tempat hanya dapat dilakukan dengan adanya penggunaan sistem aplikasi yang berbasis online/cloud.

Namun yang harus lebih diingat adalah bahwa dunia teknologi internet juga memberikan dampak yang negatif. Media internet semakin membuka adanya peluang untuk terjadinya tindak kejahatan yang lebih bersifat konvensional seperti halnya tindakan pengancaman, pencurian, dan penipuan yang saat ini semakin marak dilakukan secara online. Berbagai bentuk dari dampak negatif tersebut pada akhirnya akan membentuk paradigma bahwa tidak ada sistem online yang cukup aman untuk digunakan.

Dalam dunia maya, permasalahan keamanan merupakan salah satu masalah yang cukup krusial. Tanpa adanya keamanan yang sangat memadai, maka data-data dan sistem yang ada bisa dicuri oleh orang-orang yang tidak bertanggungjawab. Kelemahan yang paling sering ditemukan pada sistem jaringan yang sudah berbasis internet adalah karena adanya salah satu hole (lubang keamanan) dalam sistem yang belum tertutup.

Jika hole tersebut terlalu lama tidak ditutup, maka akan menjadi salah celah akan dimanfaatkan bagi para personel yang tidak bertanggungjawab untuk melakukan tindakan kriminal terhadap perusahaan. Pencurian data dan sistem dari media internet ini biasanya lebih sering disebut dengan cyber crime (tindak kejahatan dunia maya).

Cyber crime hanya bisa dilakukan dengan menggunakan teknologi cyber. Banyak diantara beberapa kasus yang terjadi dimana pelaku dari cyber crime ini sebenarnya adalah salah satu anggota dari personel sebuah perusahaan yang cukup loyal dan mendapatkan kepercayaan penuh dari perusahaannya. Mereka melihat adanya sedikit celah yang terdapat pada sistem komputer dan pada akhirnya mereka mampu melakukan tindakan kriminal seperti ini.

Lalu sekarang, bagaimana dengan tingkat keamanan dari penggunaan software akuntansi yang sudah berbasis cloud? Berikut ini merupakan bebarapa poin yang mungkin masih dapat dilakukan untuk mencegah terjadinya tindakan cyber crime atau pembobolan sistem akuntansi online milik perusahaan:

1. Lokasi server harus lebih dari 1 dengan tempat-tempat penyimpanan yang berbeda-beda sehingga jika terjadi kerusakan, pembobolan, pencurian atau bencana alam, database milik perusahaan tidak hilang atau rusak, karena masih terdapat pada server lainnya.

2. Menggunakan sistem firewall yang sangat sulit untuk bisa ditembus. Meskipun jika dapat ditembus sekalipun, namun masih dapat mempersiapkan perlindungan lainnya, seperti dengan  cara menyimpan data pada server lain yang berbeda.

3. Mensyaratkan pada provider untuk memberikan garansi atas tingkat kestabilan dan kondisi kecepatan dalam mengakses, sehingga tidak sampai terjadi keterlambatan dalam hal pengiriman dan penerimaan data-data penting perusahaan.

Sudah seharusnya perkembangan dunia teknologi dan internet yang sangat cepat namun harus diimbangi dengan hukum yang dapat mengaturnya. Tanpa adanya paying hukum yang mengatur dan ketegasan dari lembaga dalam penegakan hukumnya, maka dapat menganggu proses dari perkembangan teknologi itu sendiri. Semoga bisa bermanfaat bagi Anda sekalian, terimakasih dan salam sukses.
Apabila pembaca sekalian membutuhkan software Accounting, serta software HRD dan Payroll silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu Anda!

MENJAGA INFORMASI PENTING LAPORAN KEUANGAN DENGAN FITUR OTORITAS PASWORD SOFTWARE ACCOUNTING

Pada era zaman serba teknologi untuk saat ini teknologi informasi malah menjadi komoditi yang lebih penting. Bisa dikatakan juga bahwa informasi yang terpenting merupakan asset yang paling berharga bagi perusahaan. Kemampuan dalam hal mengakses dan menyediakan berbagai kebutuhan informasi dengan lebih cepat dan akurat yang menjadi satu kebutuhan dari berbagai pihak seperti jenis organisasi, perusahaan, lembaga pendidikan, pemerintahan maupun secara individu.

Salah satu informasi yang dianggap begitu penting adalah yang terkait hubungannya dengan keuangan organisasi perusahaan. Karena begitu pentingnya nilai informasi yang terdapat dalam sebuah laporan keuangan yang menyebabkan informasi ini hanya bisa diakses oleh para personel tertentu.

Hal seperti ini harus dilakukan untuk menghindarkan terjadinya resiko jatuhnya informasi penting kepada pihak yang tidak bertanggungjawab, sehingga malah dapat menyebabkan terjadinya kerugian. Seringkali bahwa organisasi perusahaan harus berhadapan langsung dengan berbagai macam ancaman keamanan informasi seperti halnya terjadinya pencurian data-data penting perusahaan, percobaan hacking, dan lain sebagainya. Karena itulah maka sistem keamanan informasi yang akan diterapkan harus benar-benar terjamin keamanannya.

Keamanan dari sebuah informasi tentunya hanya dapat tercapai dengan jalan menerapkan berbagai upaya yang juga harus didukung dengan berbagai kebijakan dan prosedur manajemen yang baik. Hal ini dimaksudkan karena semua pihak yang terlibat, baik secara langsung maupun tidak langsung dalam hal penyediaan, pemyimpanan, pemanfaatan, dan penyebaran informasi tidak ingin informasi tersebut sampai disalah gunakan.

Salah satu cara yang paling sering dilakukan dalam hal pengamanan informasi adalah dengan cara memberikan batasan hak akses informasi melalui mekanisme “access control” yang lebih dikenal dengan istilah “password”. Masing-masing personel yang terkait dan berkewajiban dalam pembuatan atau pengolahan laporan keuangan hendaknya harus diberikan batasan untuk melakukan hak akses yang sesuai dengan tugasnya serta memiliki passwordnya tersendiri.

Dengan adanya otoritas password dan berupa batasan hak akses tersebut, maka dapat lebih meminimalkan terjadinya resiko kecurangan dalam hal pembuatan laporan keuangan, penyalahgunaan laporan, pembajakan, sehingga laporan yang akan dihasilkan sampai menjadi tidak valid yang dapat semakin menurunkan kredibilitas perusahaan. Karena itulah maka setiap personel yang terkait dengan urusan laporan keuangan harus terlebih dahulu memahami kebijakan password yang dimilikinya dan mengetahui seperti apa password yang cukup baik, mudah diingat dan kuat, karena password yang digunakan adalah untuk mengamankan informasi keuangan milik perusahaan.

Penggunaan password dapat dikatakan lebih efektif jika:

• Terdiri atas 7-10 karakter yang telah digabungkan dengan angka, simbol atau huruf besar/kecil.
• Tidak memiliki makna sehingga bisa mngkin akan bisa ditebak.
• Hindari penggunaan urutan abjad atau angka, misal: abcdefg, 123456.
• Mengganti kode password secara berkala.
• Hindari penggunaan username sebagai login.
• Buatlah password yang cukup mudah untuk Anda ingat namun sangat sulit untuk bisa ditebak.

Kesadaran akan begitu pentingnya menjaga informasi harus selalu ditanamkan dalam diri setiap personil dan tidak hanya untuk kalangan manajemen dan direksi saja. Setiap personel yang sudah terlibat dalam berbagai aktivitas perusahaan juga harus bertanggungjawab terhadap keamanan dari berbagai informasi yang sudah dimilikinya.
Apabila pembaca sekalian membutuhkan software Accounting, serta software HRD dan Payroll silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu Anda!

Scroll to top