Kategori: Software accounting

9 PENGGUNA YANG MEMBUTUHKAN INFORMASI DARI LAPORAN KEUANGAN PERUSAHAAN

Pada Kesempatan kali ini praktisi software akuntansi akan  sedikit berbagi Informasi tentang beberapa Pengguna Informasi dan Laporan Keuangan. Berikut dibawah ini adalah penjelasannya.

Laporan keuangan merupakan satu alat pertangung jawaban manajemen yang terdiri dari Laporan Posisi Keuangan, Laporan Kinerja Keuangan, Laporan Arus kas, Laporan Perubahan Ekuitas, dan Catatan atas laporan keuangan. Informasi tersebut akan disajikan dengan tujuan untuk menunjukan bagaimana kondisi keuangan perusahaan. Berikut dibawah ini adalah beberapa pihak yang menjadi tujuan dari pelaporan informasi keuangan baik ekternal maupun internal, yaitu :

Pengguna Internal, secara umum adalah orang-orang yang berada didalam organisai perusahaan dan terlibat langsung dalam proses penyajian laporan keuangan maupun kegiatan operasional perusahaan. Para pengguna Internal yang terdiri dari Pemilik, Manajemen, dan Karyawan.

1. Pemilik perusahaan.

Pemilik yang telah mendirikan perusahaan, membangun, dan mengembangkan perusahaan tentunya berhak untuk mengetahui sejauh mana perkembangan dan kondisi keuangan perusahaan selain dari informasi besarnya keuntungan yang sudah diperoleh.

Pemilik akan mengawasi pengembalian nilai investasi, kemudian membandingkan kinerja periode lalu dengan periode yan sedang berjalan. Informasi tersebut akan menjadi sangat berguna untuk menetapkan strategi dan kebijakan selanjutnya. Selain sebagai alat analisa, evaluasi, dan menetapkan strategi ekspansi juga sangat bermanfaat untuk mengetahui seberapa besar deviden yang akan didapatkannya dari alokasi laba.

Pemilik juga harus terlibat dalam pembentukan nilai Goodwill melalui sebuah komitmen, Visi dan misi perusahaan. Tujuan dan arah perkembangan perusahan yang tergambar lebih jelas dari pemikiran pendirinya. Meskipun sebuah pekerjaan dapat di delegasikan, akan tetapi karakter kepemimpinan dan arah perkembangan perusahaan juga tidak mungkin selamanya sama.

2. Manajemen perusahaan.

Bagi pihak manajemen, laporan keungan akan dapat digunakan sebagai satu alat evaluasi dan penentuan kebijakana untuk selanjutnya. Evaluasi dapat dilakukan dengan cara membandingkan antara laporan kinerja keuangan aktual dengan proyeksi dari laporan keuangan. Meskipun sebenarnya juga tidak semua perusahaan akan menyiapkan anggaran dalam semua hal, akan tetapi anggaran tersebut juga dapat berfungsi sebagai pengendali terhadap kas agar pengeluaran menjadi lebih efektif dan efisien.

Hal yang paling menarik bagi pihak manajemen atas informasi laporan keuangan adalah dari seberapa besar kompensasi bonus yang nantinya akan diterima dari kinerja yang sebelumnya telah dilakukan. Kompensasi yan nanti akan diterima biasanya akan ditentukan pada masa awal periode dan untuk beberapa periode kedepannya.

Manajemen akan dapat melakukan negosiasi kenaikan upah, bonus tergantung dari kinerja yang sebelumnya telah dilakukan. Ukuran dari kinerja perusahaan tidak selamanya akan dapat digunakan sebagai ukuran dalam menentukan tingkat keberhasilan dari negosiasi kenaikan kompensasi.

3. Karyawan.

Pembagian bonus sebenarnya juga tergantung pada seberapa besar keuntungan dari laba yang sudah didapatkan. Bonus yang akan diberikan harus relevan dengan berbagai pencapaian proyeksi laporan keuangan. Sehingga, Mendapatkan bonus merupakan motivasi terbesar bagi seorang karyawan untuk melakukan kinerja dengan lebih baik.

Permintaan dari kenaikan bonus, tunjangan atau upah juga masih tergantung pada bagaimana posisi keuangan dan strategi perusahaan. Perusahaan bisa memberikan bonus atau peningkatan lainnya jika memang tujuan perusahaan dapat tercapai dengan melakukan pendekatan seperti demikian.

Pengguna Eksternal secara umum adalah mereka yang merupakan pengguna dari laporan keuangan yang tidak terlibat dalam proses pembentukan laporan keuangan. Mereka adalah :

4. Kreditor dan lembaga keuangan.

Kreditor bisa berupa pihak yang menjual barang secara kredit, Bank yang memberikan pinjaman dana kepada perusahan, atau pemberi pinjaman uang. Kepentingan mereka terhadap laporan keuangan perusahan adalah ingin menilai kesehatan dari laporan keuangan, apakah calon debitur akan mampu mengembalikan dana pinjaman beserta bunganya dengan tepat pada waktunya.

Laporan keuangan yang menjadi Fokus evaluasi para kreditor adalah laporan posisi keuangan dan laporan kinerja keuangan. Pada laporan posisi keuangan kreditor akan dapat menilai bagaimana kelayakan dari besarnya jumlah dana yang nanti akan dipinjam, sementara pada laporan dari laba rugi penilaiannnya akan lebih berfokus kepada analisa kelancaran dari calon debitur yang akan melunasi hutang beseta bunganya.

5. Para Investor.

Sebelum akan menanamkan modalnya, para investor akan mengevaluasi perusahaan terlebih dahulu. Tidak  mungkin bagi mereka untuk masuk ke perusahaan kemudian melakukan pemeriksaan. Tindakan yang paling rasional adalah dengan cara mengevaluasi bagaimana kinerja perusahaan dari laporan keuangan yang sudah mereka sajikan sebelumnya.

Tujuan dari investor untuk menggunakan laporan keuangan perusahaan sebelum melakukan investasi adalah karena mereka ingin mengetahui seberapa besar resiko dan keuntungan yang sudah melekat pada perusahaan. Penilaian terhadap resiko akan dapat diperoleh dari proses analisa yang terkait dengan berbagai ancaman dan prospek pasar untuk ke depannya, sementara untuk penilaian keuntungan yang diperoleh dari mengetahui berapa besarnya laba termasuk juga historinya.

6. Pihak Pemerintah.

Bagi pemerintah, laba perusahana akan dapat digunakan sebagai satu dasar penetapan anggaran belanja pemerintah. Perlu diingat bahwa salah satu sumber pemasukan bagi pemerintah untuk menetapkan anggaran adalah dari pajak. Pajak yang telah disetorkan kepada pemerintah akan menjadi pemasukan bagi mereka dan kemudian akan dikembelikan lagi melalui pembangunan sarana dan prasarana publik.

7. Konsumen.

Kepentingan konsumen terhadap laporan keuangan yang terkait akan selalu berhubungan dengan kewajiban untuk jangka panjang yang dimiliki oleh perusahaan terhadap konsumen. Misalnya apakah garansi yang telah diberikan oleh perusahaan masih dapat diklaim oleh konsumen di kemudian hari, atau perusahan telah kehilangan kemampuan untuk menjaga keberlangsungannya (Going concern).

8. Peneliti.

Setiap konsumen akan selalu berharap untuk bisa mendapatkan adanya peningkatan kinerja dari sebuah produk tanpa ada peningkatan biaya. Maka hal seperti ini akan menjadi obyek bagi para peneliti, mereka dapat mencari formula baru tentang bagaimana caranya untuk mencapai kepuasan dari para konsumen dan adanya peningkatan profitabilitas perusahaan secara bersamaan

9. Regulator.

Kepentingan dari agen regulator terhadap laporan keuangan perusahaan adalah ingin memastikan bahwa laporan keuangan yang sudah dihasilkan dan telah disajikan oleh perusahaan telah benar-benar sesuai dengan peraturan yang sebelumnya telah ditetapkan. Agen regulatory biasanya lebih bersifat independen, yaitu hanya bersikap dan bertindak sesuai dengan peraturan yang masih berlaku.

Nah itulah sedikit penjelasan yang terkait dengan pengguna laporan keuangan. Terima kasih telah berkunjung ke website kami. Apabila para pembaca sekalian membutuhkan konsultasi seputar manajemen, membutuhkan pembenahan Standar Operational Procedure (SOP) dan membutuhkan Accounting Software para pembaca sekalian dapat menghubungi groedu@gmail.com atau kontak  081-252-982900 / 081-8521172. Kami siap membantu Anda. Sampai bertemu pada pembahasan artikel selanjutnya.

TIPS-TIPS TENTANG BAGAIMANA CARANYA DALAM MENGELOLA KAS KECIL (PETTY CASH) PERUSAHAAN

Pada kesempatan kali ini implementor software akuntansi akan memberikan tips tentang pengelolaan kas kecil (Petty Cash). Pertama-tama kita perlu mengetahui definisi sebenarnya dari kas kecil, kas kecil (Petty Cash) merupakan uang tunai yang sudah disediakan oleh perusahaan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif lebih kecil dari pengeluaran uang perusahaan dan menjadi tidak ekonomis jika dibayarkan melalui check atau transfer Bank. Tujuan dari dibentuknya dana dari kas kecil adalah untuk menunjang berbagai kegiatan operasional perusahaan seperti halnya untuk membeli keperluan-keperluan kantor yang besarnya transaksi hanya cukup jika dibayarkan dengan menggunakan uang tunai saja.

Berikut ini merupakan beberapa tips untuk mengelola kas kecil (Petty Cash) dari implementor software akuntansi:

• Penetapan Metode yang Digunakan.

Penetapan dana kas kecil yang dilakukan pada awal pembentukan kas kecil. Dana yang akan dialokasikan harus benar-benar sesuai dengan kebutuhan perusahaan, dan hindari untuk pengalokasian dana yang terlalu besar dari berbagai kebutuhan perusahaan. Sesuaikan dana kas kecil dengan histori dari pengeluaran kas kecil untuk pembayaran-pembayaran dari kegiatan operasional. Kegiatan seperti ini biasanya akan dicatat pada pos beban administrasi dan umum (administrative and general expense). Pengeluaran-pengeluaran yang membutuhkan adanya dana kas kecil biasanya melibatkan pembayaran untuk membeli Alat Tulis Kantor (ATK), materai, air minum, listrik, air, pulsa, dan beberapa beban-beban lain yang memiliki sifat harus segera dilunasi.

Hal yang paling mendasar yang harus dilakukan oleh perusahaan pada saat membentuk kas kecil adalah penentuan metode seperti apa yang nantinya akan digunakan untuk mencatat kas kecil. Perusahaan dapat memilih salah satu diantara dua macam metode pencatatan dari kas kecil.

Pertama dengan menggunakan metode tetap (Imprest Fund System), dan yang kedua adalah dengan menggunakan metode fluktuatif (Fluctuating fund system).

“Perbedaan pada kedua jenis metode tersebut terletak pada pencatatan saat pengisian kembali dana dari kas kecil.”

Jika menggunakan metode fluktuatif, maka jumlah kas kecil akan selalu berubah-ubah (menyesuaikan dengan kebutuhan operasional perusahaan). Metode seperti ini sangat cocok untuk digunakan pada jenis perusahaan yang memilki kegiatan operasional yang juga tidak menentu. Penepatan jumlah kas kecil sebesar sesuai dengan kebutuhan dari perusahaan.

Seperti contoh: Perusahaan telah menetapkan jumlah kas kecilnya adalah sebesar Rp 10.000.000,-, kemudian dari total dana tersebut hanya digunakan sebagian, maka pada saat pengisiannya kembali adalah sebesar uang yang sudah dikeluarkan tersebut.

Misalnya pada tanggal 1 Desember 2014 dana dari kas kecil adalah sebesar Rp 10.000.000,- dan Transaksi yang terjadi pada bulan Desember adalah sebagi berikut:

Dengan cara menggunakan metode Fluktuatif dari transaksi-transaksi seperti diatas akan dicatat dengan cara sebagai berikut:

Pada tanggal 31 Desember 2018 tidak perlu dilakukan pembuatan jurnal penyesuaian lagi karena, kasir sudah membukukan transaksi pada setiap tejadinya transaksi setiap periodenya.

Manfaat dari mengunakan metode Fluktuasi (Fluctuating fund system) adalah:

1. Saldo kas kecil dapat diketahui setiap saat.
2. Apabila dana dari kas kecil tidak cukup, maka administrasi atau petugas dari kas kecil dapat meminta untuk mengambil dananya kembali.
3. Sangat mudah untuk dilakukan pengontrolan terhadap buku kas.
Akan tetapi perusahan harus tetap memperhatikan bahwa dengan cara menggunakan metode seperti ini maka pengeluaran yang akan terjadi tidak akan mudah untuk bisa ditelusuri.

….. Berlanjut

Nah, itulah sedikit tips tentang bagaimana caranya dalam mengelola kas kecil. Apabila pembaca ingin memahami secara lebih mendalam bagaimana cara untuk mengelola kas kecil, membutuhkan konsultasi seputar manajemen perusahaan, dan membutuhkan Software Accounting para pembaca sekalian dapat menghubungi groedu@gmail.com atau kontak  081-8521172 (Owner) atau 081-252-982900 (Office). Kami siap membantu Anda, terimakasih salam sukses dan sampai bertemu lagi pada pembahasan artikel selanjutnya.

 

 

STANDAR FITUR-FITUR DAN BEBERAPA KEUNGGULAN SERTA KEKURANGAN PENGGUNAAN SOFTWARE/PROGRAM GENERAL LEDGER (GL)

Buku Besar atau biasa disebut juga dengan General Ledger merupakan langkah kedua dalam siklus akuntansi setelah pencatatan transaksi kedalam jurnal. Buku Besar yang berisikan hasil dari mutasi-mutasi transaksi hasil postingan dari jurnal ini berfungsi untuk melihat kumpulan-kumpulan mutasi per akun, saldo awal, serta saldo akhir yang nantinya akan digunakan lagi untuk membuat jurnal penyesuaian sampai kepada laporan keuangan.

Secara konvensional, untuk memposting jurnal ke dalam buku besar diperlukan adanya ketelitian dalam proses menghitung satu persatu nilai akun yang masih terdapat dari jurnal dengan menambahkan atau mengurangi nilainya berdasarkan posisinya yan dari debit atau kredit. Jika sudah ditemukan nilai akhirnya, maka barulah nilai saldo akhir yang telah diperoleh tersebut dapat dimasukkan ke dalam akun yang berada di buku besar, begitu pula dengan akun-akun lainnya sehingga nilai aktiva dan pasiva bisa seimbang.

Tentunya saja cara seperti ini cukup rumit dan masih rentan akan terjadinya kesalahan. Dan yang paling umum dan banyak terjadi adalah terjadinya ketidakseimbangan antara posisi aktiva dan pasiva di Buku Besar. Jika sudah terjadi seperti ini, maka langkah selanjutnya dalam membuat laporan keuangan juga masih belum bisa dilakukan. Dengan terjadinya peristiwa seperti ini juga, sudah sepantasnya kita harus mencari perangkat untuk mendukung pencatatan secara otomatis. Perangkat yang dimaksudkan disini adalah berupa software General Ledger (GL).

Software General Ledger merupakan software akuntansi yang digunakan untuk mencatat segala macam jenis transaksi jurnal, buku besar, sampai dengan menghasilkan laporan keuangan seperti Neraca, Laba-Rugi, Arus Kas, dan lain sebagainya secara otomatis. Software General Ledger biasanya dibuat secara lebih sederhana untuk mencatat data-data master (akun, nama, dan lain sebagainya) dan jurnal double entry yaitu berupa posisi debit dan kredit yang langsung berada di form yang sebelumnya sudah disediakan pada setiap menunya masing-masing.

Penerapannya sebenarnya hanya cukup memasukkan akun-akun yang nantinya akan dilibatkan pada jurnal, kemudian isi data-data penunjang lainnya, seperti: nama tujuan, nilai kurs (jika menggunakan mata uang asing), departemen, dan lain sebagainya. Ketika pengguna telah memutuskan untuk merekam transaksi jurnal tersebut, maka sistem secara otomatis sudah memposting jurnal ke dalam buku besar sekaligus langsung menghasilkan laporan keuangan tanpa harus menutup buku akhir bulan terlebih dahulu.

Karena begitu mudah dan simpelnya software General Ledger ini, namun hanya mendukung untuk pencatatan jurnal double entry saja tidak sama seperti software akuntansi yang jauh lebih lengkap untuk proses pencatatan transaksi yang jauh lebih spesifik, software General Ledger ini memang sangat tepat untuk digunakan dalam proses dari alur bisnis yang terbilang masih sederhana tanpa adanya kontrol terhadap persediaan, bahkan untuk proses pencatatan keuangan bagi pembukuan rumah tangga.

Saat ini sudah sangat banyak para penyedia software General Ledger yang membuat hanya berdasarkan keperluan dan kebutuhannya saja, sehingga banyak juga variasi dan jenis dari fasilitas yang dimasukkan.
Ada juga yang sudah menyediakan software seperti ini tanpa ada bayaran apapun alias dengan cuma-cuma.

Secara umum standar dari fitur-fitur dan fasilitas dalam software General Ledger ini adalah meliputi:

1. Data-data untuk master (nama, akun, departemen, dan lain sebagainya).
2. Fitur Jurnal Umum Double Entry (debit-kredit).
3. Mampu menampilkan dan mencetak voucer jurnal (journal voucher).
4. Menyediakan fasilitas Buku Besar (General Leder).
5. Fitur Neraca Saldo.
6. Fitur Neraca.
7. Laporan Laba-Rugi.
8. Fasilitas Ekspor laporan (Biasanya yang paling banyak adalah berupa file JPEG, Excel dan PDF).

Beberapa keuntungan dalam menggunakan bantuan dari software General Ledger (GL), yaitu:

1. Memiliki tampilan yang sangat sederhana, sehingga akan bisa digunakan oleh kebanyakan orang yang sebenarnya hanya mengetahui tentang pembukuan keuangan dasar saja.
2. Penggunanya hanya perlu menginput jurnal umum pada satu tempat dengan cara memasukkan akun-akun yang terkait tanpa harus mengatur ulang akun pentingnya (control account).
3. Laporan keuangan akan langsung dapat dilihat tanpa harus didahului dengan langkah tutup buku akhir bulan/tahun.
4. Ukuran database sangat ringan karena tidak memiliki alur yang lebih kompleks.

Namun software General Ledger ini juga memiliki beberapa keterbatasan, yaitu:

• Tidak mengutamakan tampilan yang user friendly, karena hanya lebih berfokus kepada pencatatan yang lebih sederhana.
• Lebih beresiku untuk terjadinya kesalahan pengguna dalam memasukkan akun-akun (keterbalikan akun) pada jurnal karena salah penginputan akun yang sudah dilakukan dengan bebas oleh si penggunanya.
• Kurang efektif jika diterapkan oleh jenis bidang usaha dengan alur bisnis yang lebih spesifik. Seperti contoh transaksi procurement, transaksi yang lebih banyak melibatkan barang-barang, harta tetap, produksi, dan lain sebagainya.
• Kurang efektif dan efisien apabila diterapkan oleh jenis usaha yang memiliki frekuensi transaksi yang terlalu sering dan rutin, misalnya seperti transaksi yang terjadi secara berulang-ulang (recurring).
• Tidak dapat mengontrol persediaan, hutang-piutang jatuh tempo, dan lain sebagainya.

Dari berbagai keunggulan dan keterbatasan tersebut setidaknya akan bisa dijadikan sebagai salah satu dasar acuan apakah bisnis Anda sudah sangat cukup untuk hanya menggunakan software General Ledger saja, ataukah harus menggunakan lebih daripada itu. Semoga bisa bermanfaat bagi Anda sekalian dan salam sukses.

Apabila pembaca sekalian membutuhkan software Accounting, serta software HRD dan Payroll silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu Anda!

REALITA KEAMANAN PENGGUNAAN SOFTWARE AKUNTANSI ONLINE DARI KEJAHATAN CYBER CRIME DAN PENCEGAHANNYA

Perkembangan media internet saat ini yang banyak memberikan dampak positif maupun negatif bagi masyarakat. Dampak positif dari berbagai kemajuan teknologi internet tersebut adalah dengan semakin terbuka lebarnya peluang untuk e-commerce, e-banking, dan telah dikembangkannya aplikasi akuntansi berbasis online.

Sistem akuntansi yang sudah mulai berubah dengan berbasis online ini lebih memungkinkan bagi pemilik usaha untuk dapat memantu setiap saat bagaimana kondisi keuangan dari usahanya dengan lebih cepat dan akurat, sehingga keputusan strategi bisnis akan dapat diambil dengan lebih cepat. Kebutuhan akan informasi keuangan yang lebih cepat dan akurat, tanpa harus terhalang oleh kendala waktu dan tempat hanya dapat dilakukan dengan adanya penggunaan sistem aplikasi yang berbasis online/cloud.

Namun yang harus lebih diingat adalah bahwa dunia teknologi internet juga memberikan dampak yang negatif. Media internet semakin membuka adanya peluang untuk terjadinya tindak kejahatan yang lebih bersifat konvensional seperti halnya tindakan pengancaman, pencurian, dan penipuan yang saat ini semakin marak dilakukan secara online. Berbagai bentuk dari dampak negatif tersebut pada akhirnya akan membentuk paradigma bahwa tidak ada sistem online yang cukup aman untuk digunakan.

Dalam dunia maya, permasalahan keamanan merupakan salah satu masalah yang cukup krusial. Tanpa adanya keamanan yang sangat memadai, maka data-data dan sistem yang ada bisa dicuri oleh orang-orang yang tidak bertanggungjawab. Kelemahan yang paling sering ditemukan pada sistem jaringan yang sudah berbasis internet adalah karena adanya salah satu hole (lubang keamanan) dalam sistem yang belum tertutup.

Jika hole tersebut terlalu lama tidak ditutup, maka akan menjadi salah celah akan dimanfaatkan bagi para personel yang tidak bertanggungjawab untuk melakukan tindakan kriminal terhadap perusahaan. Pencurian data dan sistem dari media internet ini biasanya lebih sering disebut dengan cyber crime (tindak kejahatan dunia maya).

Cyber crime hanya bisa dilakukan dengan menggunakan teknologi cyber. Banyak diantara beberapa kasus yang terjadi dimana pelaku dari cyber crime ini sebenarnya adalah salah satu anggota dari personel sebuah perusahaan yang cukup loyal dan mendapatkan kepercayaan penuh dari perusahaannya. Mereka melihat adanya sedikit celah yang terdapat pada sistem komputer dan pada akhirnya mereka mampu melakukan tindakan kriminal seperti ini.

Lalu sekarang, bagaimana dengan tingkat keamanan dari penggunaan software akuntansi yang sudah berbasis cloud? Berikut ini merupakan bebarapa poin yang mungkin masih dapat dilakukan untuk mencegah terjadinya tindakan cyber crime atau pembobolan sistem akuntansi online milik perusahaan:

1. Lokasi server harus lebih dari 1 dengan tempat-tempat penyimpanan yang berbeda-beda sehingga jika terjadi kerusakan, pembobolan, pencurian atau bencana alam, database milik perusahaan tidak hilang atau rusak, karena masih terdapat pada server lainnya.

2. Menggunakan sistem firewall yang sangat sulit untuk bisa ditembus. Meskipun jika dapat ditembus sekalipun, namun masih dapat mempersiapkan perlindungan lainnya, seperti dengan  cara menyimpan data pada server lain yang berbeda.

3. Mensyaratkan pada provider untuk memberikan garansi atas tingkat kestabilan dan kondisi kecepatan dalam mengakses, sehingga tidak sampai terjadi keterlambatan dalam hal pengiriman dan penerimaan data-data penting perusahaan.

Sudah seharusnya perkembangan dunia teknologi dan internet yang sangat cepat namun harus diimbangi dengan hukum yang dapat mengaturnya. Tanpa adanya paying hukum yang mengatur dan ketegasan dari lembaga dalam penegakan hukumnya, maka dapat menganggu proses dari perkembangan teknologi itu sendiri. Semoga bisa bermanfaat bagi Anda sekalian, terimakasih dan salam sukses.
Apabila pembaca sekalian membutuhkan software Accounting, serta software HRD dan Payroll silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu Anda!

Scroll to top