Kategori: Software accounting

CARA EFEKTIF IMPLEMENTASI SOFTWARE ACCOUNTING

“Bagaimana mengintegrasikan SOP dengan Intruksi kerja Software accounting”

Selama ini kegagalan dalam implementasi software sering terjadi. Pemilik usaha sudah berinventasi puluhan, bahkan ratusan juta, tetapi software tidak bisa dipakai secara maksimal. Seperti yang diketahui kinerja pembuat software sangat terlepas dengan system manajemen yang ada di perusahaan. Secara teknis software hanyalah tools yang digunakan dalam operasional accounting. Sedangkan operasional layanan, sales dan marketing, Distribusi barang, HRD dan lainnya tidak terintegrasi. Inilah penyebab awal kegagalan suatu software accounting yang tidak diintegrasikan dengan SOP manajemen.

Sedangkan dalam membuat SOP menajemen, tanpa tools juga tidak efektif. Oleh sebab itu sebaiknya mengintegrasikan antara informasi teknologi dengan system manajemen. Lalu bagaimana membuat system manajemen? Untuk membuatnya, cek terlebih dahulu proses bisnis yang ada di perusahaan. Mulai pembelian, penjualan, inventory, Kas dan Bank dan jurnal harian yang digunakan. Setelah semuanya diketahui, maka susun SOP sebagai dasar landasan manajemen dan diintegrasikan dengan Software.

Buatlah intruksi kerja yang menarik dari Job des dan SOP yang dibuat menjadi intruksi kerja yang ada di software. Dengan demikian jika kita memiliki dokumen kinerja software maka siapapun yang menggantikan akan lebih mudah. Integrasi antara SOP, Job des, dan intruksi kerja software sangat penting dengan manfaat :

Apabila mentraning inputer/user baru maka dengan hand books yang dibuat pekerja/user bisa langsung lakukan input data.

SOP yang dibuat sangat mendukung kinerja Software, sehingga tidak memunculkan error, dan kinerja user sangat terpandu oleh SOP yang sudah dibuat.

Memudahkan trainer software memahami fungsi setiap jabatan yang ada didalam perusahaan sehingga hak akses juga dengan mudah diterapkan. Sebab tidak setiap fungsi jabatan memiliki akses yang sama ke semua fitur yang ada dalam software. Kecuali supervisor/ sang otorisasi.

Khusus untuk software jadi dan bukan custom dengan adanya integrasi SOP dengan intruksi kerja software maka akan memudahkan pengguna/user untuk lakukan pekerjaannya.

Oleh karena SOP dibuat terintegrasi maka kemungkinan yang terjadi kinerja perusahaan akan terbangun dengan standard operasi yang sudah baku.

Itulah alasan mengapa perlu mengintegrasikan information teknologi dengan system manajemen. Informasi teknologi diwakili oleh software accounting, sedangkan system manajemen diwakili oleh SOP. Secara lengkap system manajemen akan memuat Struktur organisasi, job description, Job specification, Flow chart, Intruksi kerja operasional, intruksi kerja software. Semoga artikel ini memiliki manfaat bagi pemilik usaha, pebisnis, owner usaha. Apabila membutuhkan pendampingan dalam mengintegrasikan antara informasi teknologi dengan system manajemen agar implementasi software berhasil, silahkan hubungi 0818521172 atau 081-252982900. Kami siap membantu.

BAGAIMANA MEMPERSIAPKAN SYSTEM FRANCHISE RITEL MODERN ANDA?

Soft oppening Stone Mart Surabaya

Ritel modern(Minimarket/Supermarket/toko modern) bisa saja kita Franchise-kan dengan baik. Seperti yang diketahui dalam penyebaran produk agar dikenali konsumen secara luas adalah memperbanyak saluran pemasaran. Gerai adalah salah satu saluran pemasaran yang bisa dipakai dalam menyebarkan produk kita hingga diterima konsumen yang membelinya. Seperti kasat mata yang sekarang ini terlihat adalah Alfamart dan Indomart yang Franchisenya bertebaran kemana-mana? Ingin seperti itu ritel modern anda? Tentunya bisa.

Ada beberapa persiapan yang perlu dilakukan sebelum melakukan Franchise dengan baik. Persiapan itu bisa bentuknya system informasi, manajemen, SDM dan legalitas. Mari kita urutkan persiapan satu persatunya.

  1. Sistem informasi adalah sangat penting dalam mempersiapkan ritel modern yang sedang kita akan Franchise-kan. Sistem informasi ini bisa meliputi software akuntansi, POS (Point of Sales), Software HRD & Pay Roll, Mesin absensi. Ini yang biasa dipakai dalam system informasi manajemen. Kegunaan dan manfaatnya adalah untuk mengetahui informasi penjualan, laporan keuangan, kedisiplinan karyawan, penggajian karyawan. Hal sangat vital jika kita memiliki partner kerja sama di seluruh Indonesia tetapi system informasi ini tidak dimiliki oleh seorang pemilik bisnis ritel yang di-franchis-kan.
  2. Siapkan system manajemen yang dibutuhkan untuk Ritel modern yang akan disfranchise-kan seperti mulai struktur organisasi, job description, SOP yang dibutuhkan, aturan perusahaan, KPI dan lainnya yang merupakan perangkat dari system manajemen. Sistem manajemen ini sangat terkait erat dengan system informasi yang digunakan. Apabila dikerjakan terpisah dan tidak sesuai dengan alur system manajemen dan software, maka system manajemen ini tidak bisa jalan dengan semestinya. Mintalah nasihat atau pembimbingan pada konsultan system manajemen yang sudah bekerja dan set up system manajemen yang mengacu pada system Informasi di bidang ritel.
  3. Rekrutmen SDM yang mumpuni dan bisa mengoperasikan secara kesuluruhan  dari ritel modern yang dibangun. SDM ini sangat penting untuk keberlangsungan sebuah ritel modern yang akan dikembangkan sebagai perusahaan yang berorientasi usaha waralaba. Nah, tentunya perlu recruitment yang cukup baik. Panduan dalam rekrut dan SOP HRD sangat penting dalam hal ini untuk memandu agar bisa mendapatkan SDM yang cukup baik dalam pengelolaan ritel modern yang akan di-waralabakan. 
  4. Terakhir adalah legalitas, sebaiknya kita memikirkan legalitas sebelum me-launching ritel modern yang kita miliki. Legalitas ini terdiri antara lain Perjanjian kerja sama waralaba, dan perjanjian kerja sama dengan karyawan, perjanjian kerja sama dengan tenant, serta lainnya yang secara legalitas bisa dibuat sedemikian rupa dengan bantuan ahli hukum, yang mengurus legalitas. Selain legalitas kerja sama, legalitas untuk badan usaha itu sendiri mesti diurus dengan tuntas. Jadi ini sangat penting sebelum melebarkan sayap ke seluruh Indonesia.
  5. Langkah berikut adalah melakukan pemasaran wara laba kita dengan mendirikan divisi marketing untuk hal ini, agar target pembukaan gerai dalam setiap tahun bisa tercapai targetnya. Lengkapilah orang-orang marketing dengan prosedur kerja sama dengan investor yang jelas. Dokumentasikan semua visual mengenai gerai yang ada untuk membantu agar investor bisa mempertimbangkan join atau tidak dan perkiraan profit setiap bulan dan tahun juga penting hal ini diinformasikan, serta pengembalian modal usaha dalam jangka 3 tahun, 5 tahun atau 10 tahun. Jika semua ini clear maka kemungkinan perusahaan yang sedang kita franchise-kan banyak diminati oleh investor.

Silahkan mencoba lagkah-langkah diatas. Apabila membutuhkan bimbingan dalam set up manajemen, system informasi teknologi, prerekrutan SDM dan legalitas hubungi 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu. Atau via email ke groedu@gmail.com Terima

PERAN PENTING SOFTWARE ACCOUNTING BERBASIS CLOUD UNTUK PENGELOLAAN PIUTANG PELANGGAN

Diantara sekian banyaknya pelanggan yang telat untuk membayar menjadi salah satu permasalahan yang seringkali dirasakan oleh para pebisnis. Karena mungkin sudah terlalu sering terjadi, banyak diantara para pebisnis yang akhirnya lebih cenderung untuk mengabaikannya saja. Padahal, permasalahan seperti ini sebenarnya sifatnya sangat riskan apabila seringkali terjadi, terutama sekali akan berdampak sangat besar kepada kelancaran dari cash flow bisnis Anda. Dan untuk saat ini kabar baiknya, teknologi informasi terbaru sudah semakin memungkinkan bagi Anda untuk meminimalisir jumlah pelanggan yang telat untuk membayar. Lalu yang menjadi pertanyaan adalah bagaimana bisa?

Perkembangan dunia teknologi untuk saat ini sudah semaki berkembang pesat dan semakin lebih memungkinkan untuk dapat membantu para pebisnis dalam meminimalisir dari jumlah banyaknya pelanggan yang telat untuk bayar invoice.

Permasalahan Dari Pelanggan yang Telat Membayar Menyebabkan Bisnis Semakin Tersendat

Menurut hasil dari sebuah penelitian yang telah dilakukan oleh Bank Amerika Serikat, setidaknya masih ada sekitar 82% dari bisnis kecil yang gagal karena seringkali terjadi permasalahan cash flow. Dan tidak hanya itu, penelitian yang sudah dilakukan oleh FundBox, sebuah platform online dalam bidang keuangan, menyatakan bahwa setengah dari perusahaan bisnis kecil banyak yang mengalami kerugian dan kegagalan yang disebabkan oleh seringnya keterlambatan pembayaran.

Bahkan ternyata di Afrika Selatan sendiri, setengah diantara perusahaan-perusahaan dari bisnis kecil mengaku bahwa tantangan terberat mereka adalah berasal dari seringnya terjadi keterlambatan pembayaran. Karena itu tidak heran jika permasalahan seperti ini juga sangat berdampak kepada saldo, hubungan, serta reputasi dari bank. Permasalahan dari keterlambatan pembayaran tentunya bukan berarti permasalahan yang tidak dapat diselesaikan. Terlebih lagi, dengan hadirnya teknologi dari software accounting yang terus berkembang sampai saat ini.

Teknologi yang telah banyak mengubah hampir disemua aspek dalam hidup ini, termasuk juga dalam hal bisnis. Banyak diantara aspek bisnis yang menjadi lebih mudah untuk dilakukan karena bantuan dari teknologi program accounting terutama yang sudah berbasis cloud, mulai dari kemudahan dalam hal berkomunikasi, layanan pelanggan, sampai kepada kemudahan dalam hal tagihan atau invoicing. Keberadaan teknologi dapat membuat proses pembayaran semakin mudah, baik itu adalah bagi pemilik bisnis kecil dan juga pelanggan itu sendiri.

Peran Penting dari Teknologi Dalam Meminimalisirkan Jumlah Pelanggan yang Telat Membayar

Menurut penelitian yang dilakukan oleh Xero dan World Wide Worx, pemilik bisnis kecil di Afrika selatan telah menyadari betul tentang arti penting yang telah dibawa oleh perkembangan dunia teknologi dalam bisnisnya. Setengah dari mereka, lebih tepatnya sekitar 55%, mempercayakan pengelolaan bisnis mereka kepada perangkat lunak cerdas (software accounting) dan yang sudah berbasis aplikasi cloud yang semakin memudahkan perjalanan bisnis milik mereka, termasuk juga didalamnya untuk mengurangi tingginya pelanggan yang telat membayar. Dengan bantuan teknologi, proses pembayaran atau hal lain yang akan terjadi dalam transaksi dapat semakin cepat dan mampu disederhanakan.

Lalu, kira-kira bagaimana peran pentingnya dalam mengurangi keterlambatan pembayaran dari para pelanggan?

Sebagai contohnya adalah program keuangan untuk pengendalian pembayaran invoice yang berbasis cloud akan semakin memudahkan bagi seseorang dalam menginformasikan, menandatangani, dan menyetujui pembayaran dari mana saja di seluruh dunia ini selama masih terkoneksi dengan internet yang stabil. Anda juga akan dapat mengirimkan invoice sesegera mungkin setelah selesai dibuat, dapat mengetahui pada saat tagihan tersebut sudah dibuka dan dilihat oleh orang yang telah dituju, serta mengirimkan pengingat secara otomatis atau reminder notices tentang tagihan-tagihan yang sudah hampir memasuki masa jatuh tempo dan harus segera untuk dibayar. Beberapa peralatan accounting bahkan juga sudah melibatkan sebuah tombol ‘pay now’ di dalam invoice tersebut. Fitur seperti ini tentunya akan sangat membantu bagi para pelanggan Anda untuk membayar tagihannya sesegera mungkin setelah menerima invoice dari Anda.

Teknologi seperti ini juga dapat semakin memudahkan Anda dalam proses otorisasi yang sebelumnya banyak sekali menyita waktu dan seringkali membuat Anda semakin frustrasi. Ditambah lagi dengan permasalahan klasik yang sering terjadi pada beberapa perusahaan besar, seperti permasalahan tangan ‘kanan/kiri’. Sebagai contohny adalah, tim finansial sudah sangat siap untuk melakukan persetujuan sebuah transaksi, namun mereka membutuhkan tanda tangan dari salah satu anggota paling senior untuk menandatanganinya. Pada posisi seperti itulah keberadaan teknologi memiliki peran yang begitu penting, Documen Sign dan peralatan lain saat ini sudah semakin memudahkan orang lain dalam memberikan tanda tangan secara digital melalui sebuah smartphone, tablet, maupun perangkat lunak lainnya.

Tentu saja hal-hal seperti di atas hanyalah sebuah contoh kecil dari pentingnya peran teknologi perangkat lunak (software) keuangan yang semakin membantu dalam dunia bisnis saat ini. Setiap harinya, teknologi semakin maju dan berkembang dengan pesat. Dalam beberapa tahun, solusi tentang permasalahan keterlambatan pembayaran hanyalah sebuah konsep yang sudah usang. Namun, kenyataanya permasalahan seperti ini sudah banyak sekali menyebabkan permasalahan bagi bisnis. Dan kabar baiknya, keberadaan teknologi keuangan yang tepat ternyata sudah sangat membantu banyak dalam penyelesaian permasalahan tersebut. Semoga bisa bermanfaat dan salam sukses. Apabila membutuhkan software accounting untuk perusahaan anda, silahkan kontak 0818521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu!

PERSIAPAN MENDIRIKAN MINIMARKET, SUPERMARKET ATAU TOKO MODERN

Ketika kita hendak membuka usaha minimarket/supermarket/toko, persiapan apa yang mesti dilakukan? Sering kali pemilik bisnis yang paling diingat adalah bangunan atau lokasi usaha, modal dan SDM. Tetapi hal-hal yang lebih detail seringkali dilupakan. Karena hal detail dilupakan maka seringkali kegagalan bukan pada saat operasional tetapi justru diawal buka usaha, usaha gagal lebih dahulu karena persiapan yang kurang matang atau tidak tahu apa yang harus dilakukan dalam menyiapkan suatu usaha.

Pernah suatu waktu terjadi perusahaan bangkrut karena ketika buka usaha tidak tepat atau karena kurang persiapan yang matang. Nah, agar tidak mengalami kerugian akibat kurang persiapan dalam usaha sebaiknya ikuti langkah-langkah di bawah ini.

Sebelum minimarket/supermarket/toko yang kita buka dioperasinalkan sebaiknya cek terlebih dahulu kesiapan Sumber daya manusia yang akan menjalankan usaha. Oleh sebab itu pangkal awal agar mendapatkan SDM yang cukup baik,  maka yang harus disiapkan adalah system manajemen terlebih dahulu. Apa yang dimaksud dengan system manajemen? Sistem manajemen adalah landasan awal suatu usaha akan dioperasionalkan. Silahkan membuat struktur organisasi sehingga kita mengetahui SDM apa saja yang dibutuhkan dalam mengoprasikan usaha. Selain itu spesifikasi SDM seperti apa harus ditentukan agar tidak jauh dari harapan SDM yang direkrut. Lalu apa saja pekerjaan dan job mereka.

Berikutnya adalah Standard operasional usaha seperti apa? Hal ini tentu saja tidak bisa dihindari sebab standard operasional adalah bagian penting agar operasional usaha benar-benar memiliki aturan main yang jelas. Dalam standard operasional dibutuhkan aliran dokumen yang digunakan dalam beroperasi.

Serta agar pekerjaan menjadi sistematis, maka dibutuhkan software POS dan accounting yang mendukung laporan keuangan perusahaan. Bagian ini sering dilupakan. Sering pemilik usaha hanya menggunakan POS saja sehingga tidak memiliki laporan keuangan, dan tidak mengetahui bahwa usaha yang dibangun ternyata tidak profit. Ini penting disiapkan, serta pilihlah software accounting yang sesuai agar perusahaan berjalan dengan baik.

Sebelum ini semua disiapkan, tentunya perlu pula menyiapkan lay out toko agar toko bisa memiliki atsmosfir yang cukup baik. Mulai penataan produk, suasana toko yang dilengkapi dengan music dan jinggle. Keramah tamahan para SDM yang ada di toko dan seragam yang digunakan. Nampaknya ini belum cukup, masih ada lagi yang berkaitan dengan strategi penjualan yaitu program-program penjualan dan lainnya. Kalau mau diurutkan dan disingkat sebelum membuka usaha siapkan terlebih dahulu :

  1. Struktur Organisasi, Job des dan job spec, SOP, Intruksi kerja dan tata tertib.
  2. Software POS yang terintegrasi dengan software accounting.
  3. SDM sesuai spesifikasi.
  4. Infrastruktur yang antara lain : lay out , suasana toko, program penjualan toko.
  5. Web site usaha untuk mendukung penjualan.

Poin-poin di atas hal paling mendasar yang perlu disiapkan. Untuk yang lain lebih detail tentunya akan diketahui setelah usaha berjalan dan memerlukan trial dan error. Lalu jika tidak ingin trial dan error yang kadang menghabiskan biaya, sebaiknya hubungi konsultan ritel yang expert dibidang ini yang mengetahui detail dari persiapan pembukaan minimarket/supermarket/toko. Melalui konsultan yang berpengalaman, persiapan set up usaha akan dilakukan dengan baik. Semoga artikel ini bermanfaat. Apabila bapak/ibu membutuhkan pembimbingan dalam pembukaan minimarket/supermarket/toko sebaiknya hubungi kami di 081-8521172 atau 081-252-982900. Email ke groedu@gmail.com kami siap membantu. (Frans M. Royan)

 

 

Scroll to top