Kategori: Software accounting

PERBANDINGAN PENGGUNAAN SISTEM DAN CARA KERJA DARI SOFTWARE ACCOUNTING BERBASIS ONLINE DAN TRADISIONAL (OFFLINE DEKSTOP)

Perkembangan aplikasi atau software yang berbasis online, untuk saat ini sudah mulai menjadi sebuah tren yang begitu booming dan sudah mulai banyak digunakan oleh berbagai perusahaan, khususnya yang memiliki budged besar dengan tingkat kompleksitas yang begitu tinggi serta membutuhkan adanya pengawasan serba extra dengan jalan mobile (online) seperti halnya perindustrian manufaktur, perusahaan ekspor-impor, jasa shipping (jasa ekspedisi) baik itu adalah berupa transportasi darat dan laut dan lain sebagainya.

Berbagai macam bidang di dalam sebuah perusahaan mulai menerapkan sistem yang berbasis cloud service dalam menjalankan memperlancar segala kegiatan usahanya seperti: internal manajemen, HRD, keuangan (finance/accounting) dan lain sebagainya. Khusus untuk bidang keuangan dan akuntansi, software akuntansi online (berbasis cloud) sendiri bukanlah sebagai barang baru. Software akuntansi online memang sengaja dipilih karena memiliki banyak sekali keunggulan-keunggulan jika dibandingkan dengan software akuntansi tradisional (dekstop).

Lalu yang menjadi tanda tanya adalah, seperti apa dan bagaimana alur proses dari penggunaan software akuntansi berbasis online ini? Berikut ini adalah beberapa penjelesannya secara umum.

• Cara Kerja dari Software Akuntansi Online (Berbasis Cloud).

Software akuntansi online dari sisi pengoperasian untuk siklus transaksi pada dasarnya hampir seperti software akuntansi tradisional (dekstop) pada umumnya. Perbedaannya adalah, software akuntansi online menggunakan remote server hosting. Cara kerjanya juga lebih sederhana, pengguna hanya perlu memasukan data kedalam server (awan) atau cloud, dan data tersebut akan segera terproses dan akan ditampilkan kembali kepada pengguna. Semua prosesnya hanya dapat dilakukan secara online saja.

Sifat dari penggunaan software akuntansi berbasis online (cloud) sangat ringan dan masih dapat digunakan pada berbagai macam jenis gadget kapan saja dan dimana saja mereka inginkan. Pengguna juga tidak perlu lagi dipusingkan dengan jalan memasang software secara permanen hanya dari dalam satu laptop dan gadget. Dengan menggunakan software akuntansi berbasis online, pengguna sudah bisa mengontrol kinerja dan laporan keuangan dari beberapa departemen atau beberapa kantor cabang. Dengan cara menggunakan software akuntansi berbasis online, maka pengguna juga akan dapat memasukan data dan mengetahui laporan keuangan secara real time dari berbagai departemen dan kantor cabang kapan dan dimana saja selama terdapat internet.

• Perbedaan Antara Software akuntansi online (Cloud) dengan Software Akuntansi Tradisional (Dekstop).

Terdapat beberapa perbedaan yang sangat mendasar antara software akuntansi online dengan software akuntansi desktop atau tradisional.

1. Software akuntansi online termasuk lebih fleksibel. Dengan menggunakan software akuntansi seperti ini, data akuntansi akan dapat diakses kapan dan dimana saja, dengan syarat jika terdapat koneksi internet yang stabil. Sedangkan untuk software akuntansi offline, Anda hanya dapat menginput data dari komputer yang sudah terpasang software tersebut saja, namun (tidak semua) dari software tradisional seperti itu, beberapa diantaranya masih dapat input dengan cara online, akan tetapi dengan syarat jika sudah terpasang software desktop tersebut dan terdapat fasilitas sinkronisasi data via online.
2. Software akuntansi berbasis online memiliki keunggulan untuk dapat melakukan update dan pelaporan data akuntansi secara real time sesaat setelah data dimasukan.
3. Manfaatnya bagi perusahaan adalah jika dengan menggunakan software akuntansi berbasis online, maka akan mengurangi biaya upgrade software setiap kali versi terbaru dari software sudah resmi dirilis. Perusahaan hanya cukup berlangganan secara hosting dan membayar sekali saja setiap periode tertentu (bulanan/tahunan). Biaya ini sudah termasuk dengan maintenance, update dan juga upgrade dari fitur-fitur terbaru.

• Bagaimana Jaminan Keamanan Data Ketika Menggunakan Software akuntansi online?

Software akuntansi online memberikan jaminan sistem keamanan yang terbaik, bahkan jauh lebih baik daripada sistem keamanan yang dimiliki oleh software akuntansi tradisional (dekstop). Menggunakan software akuntansi tradisional memiliki resiko untuk kehilangan atau kerusakan data apabila device atau computer/laptop yang terpasang software tersebut rusak/hilang. Kemungkinan data juga bisa saja tercuri apabila komputer milik Anda telah dicuri atau dibajak oleh orang lain. Namun, akan lain ceritanya jika menggunakan software akuntansi yang sudah berbasis online. Data Anda akan tetap aman karena sudah tersimpan di dalam sistem server cloud. Akses untuk dapat masuk ke dalam sistem cloud juga terkunci dengan password yang sudah diset oleh penggunanya. Dengan demikian data akan tetap lebih aman pada server cloud.

Bagaimana jika software akuntansi tersebut berusaha untuk dibobol? Keamanan server dari software akuntansi berbasis online sudah didukung dengan sistem keamanan yang selalu terupdate setiap harinya. Perusahaan penyedia software akuntansi ini juga sama sekali tidak mengetahui tentang data apa yang telah Anda masukan. Data Anda juga akan selalu di-back-up secara otomatis untuk memastikan keamanan dan keselamatan dari data jika suatu saat terjadi hal-hal yang tidak diinginkan.

• Kesimpulannya adalah:

Software akuntansi berbasis online adalah sebuah terobosan terbaru dalam dunia akuntansi. Software ini memiliki keunggulan yang jauh yang lebih baik jika dibandingkan dengan software akuntansi tradisional (dekstop). Selain lebih ringan dan cukup mudah untuk digunakan, software akuntansi ini juga tidak membutuhkan biaya yang terlalu banyak. Sebuah perusahaan biasanya hanya akan berlangganan dalam kurun waktu tertentu saja dengan biaya tertentu (biaya berlangganan). Biaya tersebut juga sudah termasuk didalamnya update dan upgrade dari hosting penyedia software tersebut.
Apabila pembaca membutuhkan software accounting, baik on line maupun off line silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-252-982900 atau 081-8521172. Tim Konsultan kami siap membantu!

MENURUT ANDA SOFTWARE AKUNTANSI MANAKAH YANG LEBIH EFEKTIF? ONLINE, OFFLINE ATAU CUSTOM?

Banyak sekali manfaat yang akan didapatkan oleh perusahaan dari penggunaan software akuntansi untuk operasional bisnis. Salah satunya adalah untuk menghitung efisiensi dan membuat laporan keuangan perusahaan dengan lebih cepat dan mudah. Seperti halnya yang kita ketahui bersama, bahwa aktifitas keuangan yang harus dilakukan oleh seorang akuntan di perusahaan sangat banyak sekali, diantaranya adalah harus membuat laporan keuangan setiap periode akhir bulan maupun tahunan, belum lagi jika harus membuat laporan neraca, buku besar, jurnal yang semuanya juga membutuhkan waktu yang tidak sebentar karena jika terjadi satu kesalahan saja, maka laporan-laporan yang lainnya juga akan ikut menjadi salah dan tentunya sangat menguras energy serta pikiran dari seorang akuntan.

Karena kemunculan dari software akuntansi inilah satu-satunya yang mampu meringankan beratnya beban pekerjaan dari seorang akuntan dalam membuat laporan keuangan bisnis, dan pastinya yang nantinya akan menjadikan proses bisnis menjadi lebih mudah lancar. Semuanya adalah berkat bantuan dari penggunaan perangkat yang namanya software akuntansi ini.

Untuk saat ini terdapat tiga macam jenis software akuntansi yang banyak digunakan oleh berbagai bidang usaha yaitu:

1. Software Akuntansi Offline (Dekstop).
2. Software Akuntansi Online/Cloud (Web Based).
3. Software Akuntansi Custom (Customize).

Meskipun diantara ketiganya memang memiliki fungsi yang sama, yaitu digunakan sebagai alat untuk pembukuan dan perhitungan operasional keuangan perusahaan. Namun diantara ketiga software tersebut memiliki beberepa perbedaan yang cukup signifikan. Perbedaan-perbedaan seperti inilah yang sering menyebabkan berbagai pertanyaan diantara para pebisnis dan akuntan, karena merekalah yang menjadi sasaran utama dari penggunaan ketiga software tersebut.

Yang seringkali menjadikan perdebatan diantara sesama pengguna software akuntansi adalah: Software akuntansi jenis apa yang dari sisi penggunaannya lebih efektif dan efisien untuk bisnis mereka? Apakah yang Offline, Online atau Custom?

Penjelasan keefektifan dari masing-masing ketiga software akuntansi tersebut adalah sebagai berikut:

1. Software Akuntansi Offline (Dekstop).

Software akuntansi offline merupakan software akuntansi yang harus terpasang pada computer melalui proses instalasi terlebih dahulu. Kelebihan utama dari software jenis ini adalah memiliki performa yang lebih baik apabila berjalan dengan beberapa spesifikasi/speck hardware dari komputer yang akan dipasang. Kelebihan lainnya dari software jenis ini adalah tidak membutuhkan adanya koneksi internet sehingga masih dapat dibuka dari luar jaringan yang ada, masih tetap dapat input data meskipun tidak koneksi internet, karena data berada dalam internal drive hardisk.

Sedangkan kelemahannya adalah, software jenis ini tidak dapat diakses dari jarak yang jauh, meskipun bisa sebelumnya harus melalui beberapa prosedur proses pensettingan perangkat dengan koneksi internet yang begitu rumit dan itu masih belum jaminan bahwa proses mengakses dari jarak yang jauh tidak mengalami kendala dan problem transfer data, apabila ada keperluan untuk pengawasan atau pengambilan database laporan keuangan dari program juga masih harus melalui proses pengiriman via email atau dengan copy paste melalui drive flashdisk.

Kemudian, software jenis ini juga tidak dapat disebarkan karena biasanya dari pihak vendor sendiri sudah melakukan lock (penguncian) melalui nomor seri yang berbeda-beda antara satu program dengan program lainnya untuk setiap komputer yang berbeda-beda. Meskipun demikian, software jenis ini juga sangat efektif untuk keperlan pebisnis maupun akuntan yang jarang sekali untuk melakukan perjalanan dinas keluar kantor (stanby dikantor). Dengan berbagai spesifikasi komputer yang sesuai, software jenis ini juga akan dapat berjalan dengan baik tanpa adanya kendala yang berarti.

2. Software Akuntansi Online/Cloud (Web Based).

Software akuntansi jenis online (web based) merupakan software akuntansi jenis terbaru yang banyak berkembang saat ini. Kelebihan dari software jenis online ini adalah dapat dengan mudah diakses dari mana saja dan kapan saja dengan hanya mengandalkan browser tanpa harus instalasi software pada komputer atau gadget yang sedang digunakan. Kemudian, software jenis ini juga dapat di akses dengan sangat ringan dan tidak membutuhkan adanya spesifikasi hardware minimal pada komputer atau gadget yang digunakan.

Namun software jenis ini sangat bergantung kepada kestabilan dari koneksi internet. Jika tidak, maka software ini sama sekali tidak dapat diakses. Software akuntansi online sangat cocok untuk digunakan oleh para pebisnis dan akuntan yang dinamis dan seringkali berpergian.

3. Software Akuntansi Custom (Customize).

Software akuntansi jenis custom (customize) adalah sejenis software akuntansi yang pembuatannya hanya berdasarkan pesanan (customize) keinginan dari perusahaan yang ingin menerapkan teknologi pada proses bisnisnya kepada vendor IT melalui beberapa prosedur dan perjanjian tertentu antara si perusahaan dengan vendor IT tersebut, software jenis ini kebanyakan adalah masih berbasis desktop, namun tidak menutup kemungkinan juga bisa berupa online (web based) jika memang pihak vendor sudah menyediakan web server secara khusus bagi perusahaan tersebut (bukan terhadap banyak perusahaan).

Kelebihan dari software jenis ini adalah dapat disesuaikan dengan system operasional dan proses bisnis dari perusahaan yang ingin mengaplikasikan software tersebut, tidak semua perusahaan bisa mendapatkan software seperti ini karena kebanyakan peminatnya adalah hanya dari kalangan perusahaan-perusahaan besar dengan proses bisnis yang terbilang sangat rumit serta dengan anggaran/budged yang begitu besar. Kelebihan lain dari software jenis ini adalah alur dan system operasinya bisa sama persis dengan apa yang diharapkan oleh perusahaan pemesan.

Sedangkan untuk kekurangan dari software jenis custom ini adalah biasanya tidak memiliki layanan purna jual seperti kebanyakan software-software akuntansi yang berbasis dekstop maupun akuntansi online lainnya, karena kebanyakan dari vendor IT yang menyediakan layanan software akuntansi secara custom hanya menerima DP (uang muka) awal sebagai tanda jadi untuk pembuatan program custom, selanjutnya setelah program jadi baru terdapat pelunasan dari pihak perusahaan kepada pihak vendor untuk pembuat program custom. Sangat jarang sekali program seperti ini memiliki layanan purna jual secara gratis dari pihak vendor, kecuali memang sebelum pembuatan program seperti ini sudah terdapat perjanjian terlebih dahulu antara perusahaan dengan pihak vendor penyedia program custom untuk layanan purna jualnya.

Selain itu kelemahan lainnya adalah dalam hal proses pembuatan software akuntansi jenis custom seperti ini juga adalah membutuhkan waktu yang sangat lama, bisa sampai berbulan-bulan bahkan bertahun-tahun waktu yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk menunggu kesiapan dari pembuatan software jenis custom ini. Bisa Anda bayangkan sendiri kira-kira waktu selama itu bagaimana terbengkalainya dan sekian lama terabaikannya proses operasional bisnis hanya untuk menunggu selesainya software akuntansi custom tersebut dan sudah siap untuk digunakan pada proses bisnis.

Kesimpulan:

Dari beberapa penjelasan di atas tentang keunggulan dan kelemahan dari setiap masing-masing jenis software, kita tidak dapat mengukur secara pasti software akuntansi jenis manakah yang lebih efektif untuk digunakan. Semuanya tergantung pada kebutuhan masing-masing pebisnis dan akuntannya. Namun satu hal yang pasti, pilihlah software akuntansi yang sesuai dengan kebutuhkan dari bisnis Anda bukan hanya sekedar karena ingin mengikuti tren yang sedang berkembang saat ini.
Anda membutuhkan software accounting, SOP keuangan dan implementasi software agar berjalan dengan baik, silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak 0818521172 atau 081-252-982900. Tim konsultan kami siap membantu! (Frans M. Royan, SE,MM)

MEMPERTIMBANGKAN CLOUD ACCOUNTING SOFTWARE SEBAGAI ALAT PENGAWASAN DAN CONTROL KEUANGAN MILIK PERUSAHAAN

Dalam internal perusahaan kegiatan pengawasan dan control terhadap segala kegiatan keuangan perusahaan Anda merupakan hal terpenting yang harus selalu Anda lakukan, tidak hanya agar roda perjalanan bisnis Anda bisa tetap berjalan, namun juga agar bisnis Anda bisa tumbuh dan mampu untuk menghasilkan untung yang lebih besar. Oleh karena itu, setidaknya Anda membutuhkan adanya sebuah alat bantu yang sangat efektif berupa program accounting yang dapat membantu Anda untuk selalu (keep on eye/melanjutkan pengamatan) terhadap segala kegiatan akuntansi perusahaan Anda.

Kegiatan akuntansi seharusnya tidak menjadi pekerjaan yang terlalu berat. Terdapat banyak sekali solusi yang tersedia untuk berbagai macam ukuran, jenis dan kebutuhan dari bisnis Anda. Dan salah satu alat terbaik yang mungkin dapat membantu bisnis Anda dalam permasalahan pengawasan keuangan adalah cloud accounting software. Namun sebelum Anda memutuskan untuk menggunakan cloud accounting software, alangkah lebih baiknya jika Anda untuk mempertimbangkan hal-hal berikut sebelum memutuskan untuk menggunakannya:

1. Dinamis Mobile or (atau) Non-Mobile.

Yang pertamakali dan sangat perlu untuk Anda pertimbangkan pada saat akan menggunakan cloud accounting software adalah apakah Anda sudah termasuk sebagai seorang pebisnis yang dinamis dan serba mobile atau tidak. Jika memang bisnis yang Anda jalankan adalah termasuk bisnis yang dinamis dan serba mobile, maka cloud accounting software memang menjadi pilihan terbaik bagi bisnis Anda.

Cloud accounting software menawarkan banyak sekali kemudahan, dan beberapa diantaranya adalah dapat diakses kapan saja dan dimana saja selama terdapat jaringan koneksi internet yang stabil. Meskipun demikian, cloud accounting software juga dapat menjadi sebagai pilihan alternatif bagi pebisnis yang tidak terlalu sering mobile dalam menjalankan roda perjalanan bisnisnya. Hal ini dikarenakan, cloud accounting software adalah software yang sangat ringan untuk segala jenis perangkat computer maupun gadged dan tidak membutuhkan adanya infrastruktur fasilitas IT (hardware) yang terlalu tinggi serta kompleks.

2. Mampu Terintegrasi dengan Program atau Aplikasi Lainnya.

Memilih software accounting harusnya memiliki sistem yang support atau dapat terintegrasi langsung dengan software atau aplikasi lain yang sejenis seperti aplikasi: e-Faktur dari Dirjen Pajak. Oleh karena itu, sebelum Anda akan memutuskan untuk menggunakan cloud accounting software, maka pastikan apakah software tersebut sudah dapat terintegrasi dengan aplikasi e-Faktur. Hal inilah yang dimaksudkan agar Anda tidak perlu bekerja dua kali dalam hal proses input data-data yang sudah saling berhubungan dari software-software tersebut. Apabila setiap software dapat saling terintegrasi dengan baik, maka Anda hanya tinggal mengekspor atau mengimpor data dari salah satunya saja.

3. Cukup Mudah dan Tentunya Terjamin Keamanannya Saat Digunakan.

Desain merupakan hal yang paling penting untuk saat ini. Namun desain yang terlalu bagus sekalipun belum tentu baik. Begitu pula pada saat Anda memilih cloud accounting software. Pada saat Anda memilih cloud accounting software, pilihlah desain interface software yang menurut Anda cukup mudah untuk digunakan. Perhatikan juga apakah desain tersebut dapat memberatkan proses kinerja dari perangkat atau gadget Anda. Selain hal itu, pilihlah software akuntansi berbasis cloud yang memiliki sistem keamanan yang minimal cukup baik. Pada saat Anda akan memutuskan untuk menggunakan cloud accounting software, itu berarti juga bahwa Anda sudah setuju untuk menggunakan jasa dari pihak ketiga dalam menyimpan data-data penting keuangan Anda. Oleh karena itu, pilihlah provider yang memiliki integritas baik dan juga sistem keamanan yang terbaik dalam penerapan programnya.

4. Memiliki Fitur yang Anda Butuhkan dan Keunggulan Produk.

Hal terpenting lain yang harus Anda dipertimbangkan pada saat akan memilih cloud accounting software adalah apakah fitur-fitur yang telah ditawarkan oleh providernya sudah sangat sesuai dengan kebutuhan dari bisnis Anda. Untuk saat ini begitu banyak jenis-jenis dari cloud accounting software, mulai dari yang bersifat home budget manager atau yang memang secara khusus untuk kategori perusahaan. Pada dasarnya hampir semua provider akan menawarkan fitur yang tetap sama, namun untuk keunggulan dari produklah yang nantinya akan membedakan dari semuanya.

5. Memiliki Layanan Support dan Training yang Profesional.

Cloud accounting software memang didesain dengan sedemikian rupa agar dapat dengan mudah untuk digunakan oleh semua pihak, baik itu adalah yang masih belum memahami akuntansi secara sempurna maupun untuk seorang akuntan profesional sekalipun. Meskipun demikian, Anda masih tetap membutuhkan adanya layanan support dan training manakala Anda sedang mengalami kendala pada saat menggunakan software tersebut. Pilihlah provider yang dapat memberikan layanan bantuan selama 24jam dan cukup mudah untuk dihubungi dengan profesional.

6. Kesimpulanny adalah:

Cloud accounting software merupakan salah satu tools terbaik yang dapat semakin mempermudah Anda dalam mengontrol keuangan perusahaan. Untuk saat ini sangat banyak sekali software akuntansi yang sudah berbasis cloud yang menawarkan jasanya dari internet, namun yang perlu untuk Anda pertimbangkan adalah beberapa hal diatas sebelum akan memutuskan untuk benar-benar memilih dan menggunakan cloud software accounting.

Semoga artikel diatas bermanfaat bagi pembaca. Apabila pembaca membutuhkan software accounting, SOP Finance & accounting, serta pendampingan pembuatan SOP terintegrasi dengan software accounting dan implementasi software accounting silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Tim kami siap membantu!

REKONSILIASI BANK UNTUK SIASATI TERJADINYA PERBEDAAN SALDO KAS DI BANK VS CATATAN MILIK PERUSAHAAN

Kebanyakan perusahaan, khususnya untuk yang sudah Go Publik dan berskala besar biasanya akan menyimpan atau menempatkan uang kasnya di bank, dan sebisa mungkin hanya kas kecil (petty cash) saja yang hanya boleh berada di perusahaan. Hal ini dilakukan tidak lain adalah bertujuan sebagai salah satu bentuk upaya untuk pengendalian perusahaan terhadap kas yang dimilikinya.

Membuka akun di bank untuk membantu terjadinya proses transaksi keuangan serta alat jual-beli yang akan dilakukan oleh perusahaan. Namun dengan jalan membuka akun pada bank, bukan berarti seluruh transaksi dan pencatatan keuangan perusahaan secara otomatis akan tercatat dengan baik oleh bank dan akan sesuai dengan catatan keuangan yang telah dimiliki oleh perusahaan itu sendiri. Biasanya akan sedikit terjadi perbedaan dan biasanya juga akan terdapat sedikit selisih dengan jumlah kas yang sudah tercatat di bank dan dari pembukuan transaksi pada perusahaan.

Hal ini dikarenakan adanya biaya-biaya secara administrasi serta terdapat pembagian bunga dari pihak bank yang sudah luput dari pencatatan akuntan perusahaan. Oleh karena itu diperlukan adanya metode pencatatan kas yang dapat menyesuaikan antara saldo pada kas yang berada di bank dan juga saldo kas pada buku akun milik perusahaan.

Rekonsiliasi Bank merupakan sebuah prosedur untuk pengendalian terhadap kas yang berada pada bank dengan cara membandingkannya dengan catatan kas dari perusahaan secara periodik. Bank akan mengirimkan laporan berupa kas statement yang berisi tentang semua transaksi untuk penyetoran selama priode tertentu. Rekonsiliasi bank harus dilakukan untuk menunjukkan dan menjelaskan apabila suatu saat terjadi adanya selisih atau perbedaan antara catatan kas menurut bank dan versi dari perusahaan.

Apabila perbedaan yang dihasilkan dari transaksi yang masih belum tercatat pada bank, maka catatan dari perusahaanlah yang akan dianggap benar. Namun sebaliknya, apabila perbedaan tersebut terdeteksi dari kesalahan dalam pencatatan perusahaan dan catatan dari bank, maka diperlukan adanya sebuah penyesuaian. Lalu sekarang bagaimana caranya untuk melakukan rekonsiliasi bank? Anda bisa mengikuti beberapa langkah-langkah berikut ini.

1. Membandingkan antara saldo kas pada buku akun perusahaan dengan rekening Koran yang berasal dari bank.

Setiap bulannya perusahaan pasti akan mendapatkan rekening koran dari bank yang berisi tentang daftar-daftar transaksi dan saldo kas dari dana milik perusahaan yang tersimpan pada bank. Dari rekening koran tersebutlah perusahaan akan dapat melakukan perbandingan dengan jumlah kas yang berada pada rekening koran dan yang berada pada buku akun perusahaan. Nominal diantara kedua catatan tersebut biasanya pasti akan sedikit berbeda atau bisa juga terdapat selisih.

Dan hal ini adalah dikarenakan adanya kesalahan pencatatan, baik yang telah dilakukan oleh pihak bank maupun dari pihak perusahaan, terdapat adanya pengeluaran atau pemasukan yang masih belum diketahui, sehingga dari pihak bankpun tidak akan melakukan pencatatan terhadap adanya pengeluaran atau pemasukan tersebut seperti: Deposite in transit atau Outstanding cek serta beberapa dari pengeluaran maupun dari pemasukan yang telah dilakukan oleh pihak bank dan belum sempat diketahui oleh perusahaan seperti halnya biaya administrasi bank, pendapatan bunga atau jasa giro atau bank sudah menolak untuk pencairan cek perusahaan seperti: cek kosong atau karena adanya alasan-alasan lain sehingga cek akan dikembalikan oleh pihak bank.

2. Lakukan pencatatan transaksi yang dilakukan oleh bank terlebih dahulu.

Transaksi yang telah dilakukan oleh bank merupakan transaksi yang bersifat otomatis dan sangat mudah untuk dilacak dengan berdasarkan pada rekening koran tersebut. Transaksi yang bersifat otomatis tersebut biasanya adalah berupa biaya administrasi bank dan pendapatan bunga dari rekening pada bank. Catatlah transaksi-transaksi tersebut ke dalam buku akun kas perusahaan Anda. Jika sudah, maka lanjut kepada langkah berikutnya.

3. Melakukan penelusuran terhadap jejak transaksi yang masih dalam perjalanan.

Seperti yang telah dijelaskan pada langkah pertama, terjadinya perbedaan antara saldo kas dan bank dengan buku akun kas perusahaan disebabkan karena adanya transaksi yang masih beredar seperti Deposit in Transit dan Outstanding Cek. Deposit in Transit merupakan cek pembayaran pelanggan yang sudah dicatat pada buku akun kas, namun masih belum disetorkan kepada bank atau memang sudah disetorkan kepada bank, namun masih belum dikliringkan oleh bank karena bank sudah melakukan tutup buku.

Sedangkan Outstanding Cek adalah cek kas keluar yang sudah tercatat di dalam buku akun kas namun masih belum dicairkan oleh pemegang cek tersebut. Biasanya dua transaksi seperti inilah yang sering menjadikan selisih antara saldo pada kas di bank dengan buku akun kas perusahaan yang masih terlihat besar. Oleh karena itu, perlu dilakukan adanya penelusuran terhadap berbagai transaksi ini dengan cara melihat daftar tanggal transaksi yang sudah dicatat, kemudian dilanjutkan dengan cara menghubungi pihak-pihak yang berhubungan dengan transaksi tersebut.

4. Membuat lembar kerja untuk rekonsiliasi bank dan menghitung selisihnya.

Setelah menemukan transaksi-transaksi yang masih beredar. Selanjutnya Anda harus membuat lembar kerja untuk rekonsiliasi bank untuk menghitung secara keseluruhan dari transaksi yang telah tercatat dan untuk menemukan berapa banyak dari selisih yang sebenarnya antara saldo yang masih ada pada rekening dibank dengan saldo yang sudah tercatat pada buku akun kas. Apabila dari lembar kerja tersebut tidak terdapat selisih, sudah pasti benar antara saldo kas pada rekening di bank dengan saldo yang sudah tercatat pada buku akun kas, maka pekerjaan untuk rekonsiliasi bank Anda benar-benar sudah tuntas. Namun jika masih terdapat adanya selisih diantara kedua saldo tersebut, maka lanjutkan untuk langkah berikutnya.

5. Melakukan penelusuran jejak dan pengecekan ulang.

Apabila masih saja terdapat adanya perbedaan diantara kedua saldo kas pada bank dan buku akun kas pada perusahaan setelah membuat lembar kerja untuk rekonsiliasi kas, maka terdapat dua kemungkinan bahwa hal tersebut bisa saja terjadi yaitu: karena adanya kesalahan dalam hal pencatatan, baik yang telah dilakukan oleh pihak bank atau oleh akuntan (data entry) dari perusahaan. Jika nilai selisihnya masih kurang dari satu juta, maka kemungkinan besar jika terdapat kelalaian atau kesalahan dalam memasukan angka pada saat pencatatan yang sudah dilakukan oleh akuntan perusahaan.

Namun jika nilai selisihnya menjadi lebih dari satu juta, maka kemungkinan besar bahwa pada pencatatan transaksi ada yang masih belum diinput atau terdapat pencatatan transaksi yang terjadi dua kali atau bisa juga karena terdapat adanya pembatalan transaksi dan masih belum dilakukan pencatatan jurnal pembalik. Oleh karena itu, Anda harus segera melakukan penelusuran dan pengecekan ulang sampai bertemu dengan saldo yang sama antara rekening pada bank dan buku akun kas milik perusahaan.
Rekonsiliasi secara manual akurasinya masih patut dipertanyakan, namun jika perusahaan sudah menggunakan system, baik yang software accounting, maupun software lainnya maka akurasi dari rekonsiliasi akan lebih pas dan tepat. Oleh sebab itu apabila perusahaan ibu/bapak pembaca apabila belum menggunakan accounting system information maka sebaiknya mulai mengkaji ulang kebutuhan akan software accounting.
Semoga artikel di atas memberikan gambaran dan solusi terbaik dari aktivitas rekonsiliasi. Apabila bapak ibu membutuhkan informasi mengenai software accounting dan implementasi software accounting atau pembuatan SOP Finance dan accounting, silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Tim Konsultan kami siap membantu. (Frans M. Royan, SE,MM)

Scroll to top