Kategori: Software HRD & Pay Roll

MANFAAT PROSES SCREENING (PENYARINGAN) YANG DILAKUKAN TIM HRD KEPADA PARA CALON-CALON KARYAWAN BARU BAGI PERUSAHAAN

Proses untuk perekrutan karyawan baru merupakan tugas utama bagi seorang HR perusahaan. Dan pekerjaan itu bukanlah sebuah pekerjaan yang mudah untuk dilakukan, karena harus berdasarkan berbagai macam pertimbangan terhadap beberapa hal, seperti halnya skill dan kepribadian si karyawan tersebut.

Selain itu, terdapat hal-hal lainnya yang juga sangat penting untuk diperhatikan ketika melakukan screening (penyaringan) para calon karyawan baru, seperti halnya bagaimana latar belakang riwayat kriminal atau reputasi mereka di perusahaan sebelumnya. Merekrut karyawan yang kurang tepat tidak hanya akan dapat semakin menurunkan produktivitas dari perusahaan, namun juga dapat menyebabkan terjadinya kerugian lainnya bagi perkembangan perusahaan.

Berikut ini merupakan beberapa hal penting mengapa proses screening (penyaringan) para calon-calon karyawan baru sangat penting untuk dilakukan:

1. Alasan Mengapa Begitu Pentingnya Proses Screening Calon-Calon Karyawan Baru.

Terdapat sebuah frase yang telah menyatakan bahwa kejahatan sebenarnya tidak hanya terjadi karena adanya niat dari si pelakunya saja, namun juga karena terdapatnya kesempatan. Oleh karena itu, pada saat akan merekrut karyawan, Anda sebagai seorang HRD sebaiknya juga tidak hanya melihat dari sisi berbagai prestasi pekerjaannya saja atau dari mana sebelumnya mereka bekerja sebelumnya, namun sebaiknya tanyakan juga mengapa mereka bisa berhenti dari perusahaan lamanya.

Apakah karena mereka diberhentikan karena adanya sangsi tertentu atau karena murni dari keinginannya sendiri. Dari sinilah, maka Anda akan bisa mengetahui tentang bagaimana kondisi dari si calon karyawan. Karyawan yang sudah pernah melakukan tindak kejahatan dari tempat kerja sebelumnya, tidak akan menutup kemungkinan bahwa ia juga bisa mengulanginya kembali ketika sudah benar-benar dterima di perusahaan Anda.

Tindak kejahatan yang dilakukan sebenarnya juga bisa sangat beragam. Misalnya, menggelapkan uang kas perusahaan, sehingga hal ini bisa semakin merugikan keuangan perusahaan. Tidak hanya terbatas pada bidang criminal saja, namun reputasi yang buruk juga bisa saja terjadi pada pekerjaannya. Orang yang masih kurang cekatan dalam hal bekerja atau juga merasa ceroboh masih tetap bisa memberikan kerugian yang besar kepada perusahaan. Tidak hanya dari segi financial saja, namun juga mempengaruhi reputasi perusahaan. Apabila perusahaan Anda sudah berskala besar, pastinya reputasi adalah hal yang sangat dijunjung tinggi, Kerugian-kerugian yang terjadi karena hal-hal semacam itu masih bisa diminimalisir sedini mungkin dengan jalan memperketat proses screening para calon karyawan baru.

2. Metode Dalam Proses Screening (Penyaringan) Karyawan Baru.

Biasanya, perusahaan akan melihat terlebih dahulu bagaimana riwayat dari si karyawan melalui CV yang telah dikirimkannya. Namun, hal ini saja sebenarnya masih tidak cukup. Pada CV, info yang tertera adalah berupa info umum seputar riwayat pendidikan dan pengalaman bekerja,  namun tidak terhadap bagaimana reputasi buruknya atau dari hal-hal lainnya yang menjadikan tim HRD akan bisa melihat tentang bagaimana kepribadian sebenarnya dari si calon karyawan baru tersebut. Untuk itulah, maka Anda sangat perlu untuk memverifikasi tentang data-data yang telah dikirimkan oleh si calon karyawan baru tersebut.

Proses verifikasi yang dilakukan sebenarnya masih bisa dilakukan dengan dua macam cara, yaitu dengan bertemu langsung dari si calon karyawan atau dengan berbicara secara langsung melalui telepon. Selain itu, Anda juga akan bisa memanfaatkan media sosial untuk melihat bagaimana keseharian dari si kandidat. Tidak sedikit dari orang yang ingin membagikan aktivitasnya sehari-harinya melalui media sosial. Jika Anda beruntung maka akan menemukan bagaimana keseharian dan apa yang dilakukan oleh si calon karyawan baru Anda di sana, Anda akan bisa dengan mudah melihat seputar apa saja yang telah di-post olehnya, tentang apa yang disukainya, serta apa saja yang telah dibagikannya. Dengan begitu, setidaknya Anda akan bisa mendapat sedikit gambaran tentang seperti apa dan bagaimana aktivitas keseharian dari para calon karyawan baru perusahaan Anda.

3. Kapan Screening (Penyaringan) Karyawan Baru Harus Dilakukan?

Sreening atau proses penyaringan para calon karyawan tidak hanya bisa dilakukan pada saat akan merekrut karyawan baru saja, namun hal ini juga jangan sampai ketinggalan pada saat perusahaan akan mempromosikan karyawan untuk segera naik jabatan. Tim HR juga harus memastikan bahwa karyawan tersebut memang tidak memilki reputasi yang buruk terkait dengan permasalahan pekerjaan yang nanti akan menjadi tanggungjawabnya, sehingga akan berisiko besar untuk menyebabkan terjadinya kerugian pada perusahaan. Hal ini sangat diperlukan untuk menghindari terjadinya kemungkinan-kemungkinan terburuk yang akan terjadi setelah karyawan tersebut diresmikan untuk menduduki suatu jabatan diperusahaan, karena juga tidak menutup kemungkinan bahwa perpindahan jabatan juga dapat memicu seseorang untuk melakukan hal-hal yang selama ini masih belum pernah diperlihatkan olehnya kepada orang lain.

Melakukan screening atau proses penyaringan para calon karyawan baru bukanlah pekerjaan yang mudah, apalagi jika karyawan dengan kemampuan skill yang diminta oleh perusahaan jumlahnya sangat banyak sekali, sehingga Anda juga harus melakukan proses screening satu per satu. Namun hal itu juga masih tetap diperlukan untuk kebaikan dari perusahaan itu sendiri. Apabila pembaca sekalian membutuhkan software HRD dan Payroll, serta software Accounting silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu Anda!

BEBERAPA KEMAMPUAN KHUSUS YANG AKAN MENGANTARKAN TIM HRD MENJADI LEBIH PROFESIONAL

Sampai saat ini, selalu saja terdapat adanya anggapan bahwa peran dari seorang HR hanyalah bertanggungjawab atas gaji bulanan karyawan, rekrutmen karyawan baru, asuransi, pajak, dan hal-hal lainnya yang berhubungan langsung dengan berbagai fasilitas karyawan. Pada kenyataannya anggapan tersebut memang tidak sepenuhnya salah. Namun, peran dan tanggungjawab dari tim HR sebenarnya jauh lebih luas lagi dari beberapa yang disebutkan tersebut.

Sebagai backbone utama dari perusahaan, tim HR yang profesional adalah salah satu pihak yang menjadi perantara utama antara karyawan dan jajaran direksi, bahkan dengan stake holders sekalipun. Namun pada sisi lainnya, tim HR juga diharapkan untuk mampu dalam upaya untuk mendukung hak-hak karyawan, sekaligus untuk memastikan bahwa seluruh divisi dan operasional pada perusahaan dapat berjalan dengan baik sesuai dengan standar yang masih berlaku.

Karenanya, agar bisa menjadi tim HR yang benar-benar profesional, diperlukan adanya beberapa kemampuan khusus, seperti:

1. Mengeksplor Seluruh Divisi Agar Bisa Menjadi Adviser yang Lebih Baik Bagi Mereka.

Tim HR yang bersikap profesional dan baik tidak akan menghabiskan seluruh waktunya hanya untuk berada dibalik meja kerja sekedar untuk menunggu datangnya laporan atau komplain dari para karyawan. Sebaliknya, seorang HR yang profesional justru malah diharapkan untuk lebih pro aktif dalam melakukan monitor dan pengawasan terhadap berbagai isu-isu yang seringkali harus dihadapi oleh manajer, concern yang seringkali dialami karyawan, dan berbagai tantangan dalam mengembangkan bisnis. Dengan begitu, mereka akan dapat meluruskan berbagai perspektif dalam usaha untuk menghubungkan seluruh fungsi dari operasional perusahaan dengan lebih baik.

2. Masih Tetap Berada Pada Jalur yang Ter organisir.

Hanya dari penjelasan singkat di atas, maka Anda akan menjadi semakin tahu bahwa tim HR yang profesional harus bertanggungjawab juga terhadap banyak hal. Karenanya, sebagai tips HRD, Anda sangat dianjurkan untuk tetap terorganisasi untuk menangani berbagai tanggungjawab tersebut. Salah satu cara terbaik yang mungkin akan bisa Anda lakukan adalah dengan jalan menggunakan software khusus HR.

Software HR sangat memungkinkan bagi tim HR untuk mencatat data-data terkait dengan administrasi karyawan secara lebih efisien, mulai dari: absensi, slip gaji, penghitungan pajak pph, dan lain sebagainya. Seluruh data tersebut akan tersimpan dalam server cloud sehingga sangat terjamin tingkat keamanannya dan Anda pun masih tetap bisa untuk mengaksesnya kapan dan dimanapun Anda inginkan. Hal inilah yang nantinya akan menghemat banyak sekali waktu Anda sehingga akan bisa sisa waktu lainnya untuk lebih fokus terhadap hal-hal penting lainnya.

3. Selalu Uptodate terhadap Tren Terbaru Bagi Karyawan.

Bisnis merupakan dunia industri yang begitu dinamis, di mana akan selalu ada saja berbagai perubahan yang terjadi. Sebagai tim HR yang profesional, maka Anda juga harus selalu update terhadap setiap perubahan tersebut, karena hal inilah yang akan sangat berpengaruh besar kepada nasib karyawan. Apabila terdapat tren terbaru yang dirasa masih mampu untuk meningkatkan kualitas dari kinerja karyawan pada perusahaan, maka Anda jangan pernah merasa takut untuk mencobanya. Tentunya hal itu tidak boleh bertentangan dari kebijakan perusahaan, bukan.

Dengan terus melakukan update terhadap tren-tren bisnis terbaru, maka Anda akan selalu dipandang sebagai seorang HR yang lebih fleksibel dan memiliki mindset terbuka. Karyawan pun tidak akan merasa terlalu segan untuk datang kepada Anda apabila mereka memiliki masalah atau ide yang ingin disampaikan.

4. Meluangkan Sedikit Waktu (Minimal) 2 Jam per Minggu untuk Melakukan Hal-Hal Berikut:

Sesibuk apapun Anda beraktivitas sebagai seorang HR yang profesional, jangan melupakan untuk tetap memperhatikan peningkatan karir. Untuk itulah, sebagai tips HRD, Anda sangat dianjurkan untuk meluangkan waktu minimal2 jam per minggu untuk melakukan hal-hal berikut demi pengembangan karir Anda:

• Memeriksa resume dan memastikan agar tetap selalu uptodate.
• Memeriksa akun LinkedIn dan meminta endorsement dari pihak-pihak yang dirasa dapat membantu dalam upaya untuk mengoptimalkan profil Anda.
• Melakukan networking disaat makan siang atau makan malam dengan orang-orang yang berpotensi besar untuk dapat memberikan Anda profit bagi profesi di kemudian hari.

5. Memberikan Penjelasan Sesering dan Sebaik Mungkin.

Diantara banyak kasus, seorang HR profesional harus selalu berhadapan dengan berbagai situasi dan kondisi yang sifatnya lebih cenderung “samar”. Misalnya saja, saat terjadi konflik antar karyawan terjadi, maka Anda bisa saja mengalami kesulitan untuk menentukan apakah masalah tersebut merupakan diskriminasi atau pelecehan. Karena adanya grey area seperti ini, sangat penting bagi Anda untuk mengetahui kapan saat yang tepat harus mengambil keputusan sendiri dan juga kapan harus meminta bantuan dari pihak manajer maupun direksi. Anda harus tetap belajar untuk bernegosiasi dalam upaya untuk menetralkan berbagai konflik agar kedua belah pihak merasa sama-sama puas dengan keputusan yang nanti akan diambil.

Menjadi tim HR profesional memang lebih dari sekadar hanya untuk mencatat absensi karyawan dan menghitung gaji mereka. Dibutuhkan adanya sederet kemampuan khusus agar seorang dapat menjadi HR profesional dan mampu untuk membawa perusahaan agar bisa terus berkembang. Semoga beberapa tips HRD professional di atas bisa bermanfaat bagi Anda sekalian, terimakasih dan selamat mencoba.

Apabila membutuhkan software HRD, Payroll dan Accounting, silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu Anda!

PENTINGNYA MELAKUKAN RE BRANDING (PERUBAHAN IMAGE) TERHADAP DIVISI HR INTERNAL PERUSAHAAN

Perubahan image, biasanya dilakukan terhadap brand dari suatu produk. Namun, bagaimana apabila branding sengaja diterapkan untuk divisi internal perusahaan? Meskipun mungkin saja terdengar belum terlalu umum, namun nyatanya setiap komponen dalam internal perusahaan seperti karyawan sampai untuk kepemilikan perusahaan secara global juga memiliki citra diri. Lalu, kira-kira seberapa penting re branding bagi divisi HR? Maka inilah penjelasannya.

1. Mengapa Divisi HR Perlu Dilakukan Re branding?

Re branding sebenarnya tidak hanya tentang sekedar untuk mengubah image saja, namun juga untuk membawa diri agar dapat menjadi lebih baik lagi dari sebelumnya. Pada divisi HR, hal ini bisa dilakukan dengan cara mengadaptasikan teknologi seperti software HR agar image dari divisi HRD bisa berubah menjadi semakin modern. Pada sisi lainnya, penggunaan teknologi tersebut juga tidak hanya sekadar untuk pencitraan saja, namun agar divisi HR dapat bekerja secara lebih efektif dan menghemat banyak waktu. Dengan cara itu, maka Anda dan tim HR akan bisa untuk lebih fokus kepada hal-hal penting lainnya.

Tidak hanya itu, pada saat akan melakukan branding, Anda dan seluruh anggota tim secara otomatis akan berkumpul untuk berdiskusi dalam menyusun standard baru. Hal ini malah semakin memungkinkan bagi divisi HR untuk mengevaluasi kembali apa saja fokus kerja mereka agar dapat menjadi lebih baik lagi.

Jadi, pada dasarnya, branding berfungsi sama bagi setiap individu atau bagi divisi di internal perusahaan karena secara alami akan sangat mempengaruhi kinerja orang yang bekerja di dalamnya. Re branding sangat membantu agar orang-orang dapat menjadi lebih kreatif dan rajin.

2. Rebranding Memiliki Kekuatan Secara Psikologis.

Proses re branding tidak hanya tentang menciptakan visi dan misi saja, namun juga tentang bagaimana seorang harus berperilaku. Pada poin ini, re branding bisa sangat berguna bagi divisi HR karena akan membantu dalam memperkuat hal yang sudah ada sebelumnya. Kenyataannya, sebuah brand akan jauh menjadi lebih besar apabila dibandingkan dengan visi dan misi mereka. Branding merupakan implementasi atau wujud nyata dari visi dan misi yang sudah ada.

Melalui nilai dari brand yang baru dan secara konsisten diterapkan sepanjang waktu, maka seluruh budaya yang berada pada divisi tersebut sebelumnya akan bisa berubah menjadi sebuah identitas yang baru dan menjadi lebih baik. Hal ini tentunya juga akan sangat berdampak baik terhadap anggota divisi. Identitas yang baru artinya adalah berupa titik start yang baru pula. Anda dan tim akan bisa menganggap bahwa re branding sebagai sebuah fresh start dalam upaya untuk meningkatkan kualitas dan kemampuan diri demi kemajuan perusahaan.

3. Rebranding Bagi Lingkungan Kerja Agar Semakin Lebih Kondusif.

Seperti yang sudah disebutkan pada poin-poin sebelumnya, re branding dapat menjadi sebuah fresh start. Idealnya adalah, awal yang baru akan semakin memicu orang untuk menjadi semakin lebih baik dari sebelumnya.

Dengan semangat diri yang terus terpacu agar menjadi lebih baik, hal ini tentu saja akan berdampak positif terhadap produktivitas kinerja. Dan hasilnya, lingkungan kerja pada internal perusahaanpun juga akan bisa menjadi lebih kondusif. Dalam upaya untuk mendukung proses rebranding seperti ini, maka Anda bisa melakukan program yang seru bagi para karyawan seperti outing, program pertemanan bagi para karyawan baru, fun night, dan lain sebagainya. Tidak hanya sebatas pada lingkungan kerja untuk menjadi lebih kondusif saja, namun juga untuk menjalin hubungan antar sesama anggota divisi HR pun juga akan semakin erat.

Proses rebranding memang membutuhkan waktu dan beberapa resources lain untuk mendukungnya. Namun, waktu dan tenaga yang akan Anda curahkan juga tetap akan terbayar, karena re branding bisa menjadi teknik terbaik dalam upaya untuk menegaskan kembali posisi dari sebuah departemen, yang mana hal ini akan sangat mempengaruhi dalam hal pengambilan keputusan perusahaan.

Nah, itulah penjelasan singkat seputar pentingnya re branding bagi divisi HR. Apakah Anda sudah merasa tertarik untuk mencobanya? Maka segera buktikan sendiri.

Apabila membutuhkan software HRD, Payroll dan Accounting, silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu Anda!

 

PERSIAPAN-PERSIAPAN SEBELUM MEMUTUSKAN UNTUK MENGGUNAKAN SOFTWARE PENGGAJIAN KARYAWAN

Penggunaan software Gaji Karyawan menjadi salah satu solusi terbaik dalam usaha untuk penghematan waktu pada saat akan melakukan proses penghitungan gaji karyawan. Sebagai HR setidaknya, Anda harus paham betul tentang hal-hal apa saja yang harus Anda lakukan sebelum akan memutuskan untuk memilih software penggajian yang cocok bagi perusahaan Anda.

Terdapat beberapa hal penting yang harus Anda lakukan sebelum akhirnya Anda memutuskan untuk memilih software penggajian bagi karyawan perusahaan Anda. beberapa hal tersebut adalah sebagai berikut:

1. Mengumpulkan Berbagai Informasi Penting Seputar Data Karyawan.

Sebelum akhirnya Anda menentukan untuk menggunakan software penggajian, maka Anda harus mengumpulkan beberapa informasi karyawan terlebih dahulu yang berhubungan dengan penggajian karyawan. Sesuai dengan peraturan yang ada di Indonesia, Anda harus mengumpulkan informasi penting tentang data karyawan, seperti: NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak), data keluarga karyawan yang mencakup tanggungan, data BPJS Karyawan, dan juga data kapan karyawan tersebut mulai bekerja pada perusahaan.

2. Tentukan Periode Penggajian Bagi Karyawan Anda.

Sangat penting bagi Anda untuk menentukan kapan waktu periode penggajian karyawan, tentukan juga apakah setiap karyawan digaji setiap bulan atau per minggu, atau seperti apapun keputusan perusahaan. Pada saat Anda sudah menentukan software penggajian karyawan seperti apa yang ingin digunakan, maka Anda juga harus menentukan untuk periode penggajian seperti ini terlebih dahulu. Jangan lupa untuk menyesuaikannya dengan sistem yang sudah berlaku secara umum pada dunia kerja.

3. Menentukan Komponen Apa Saja yang Ikut Dari Penggajian Tersebut.

Setiap perusahaan tentunya memiliki komponen-komponen terhadap sistem penggajiannya. Baik itu adalah dari sisi tunjangan maupun potongan. Anda juga harus menentukan komponen seperti ini dan Anda juga harus menyesuaikannya dengan kebijakan dari pemerintah. Biasanya komponen untuk penggajian yang terdapat pada kebanyakan perusahaan adalah berupa gaji pokok, tunjangan, potongan pajak, potongan BPJS, dan juga potongan pinjaman (jika ada pinjaman).

4. Memahami Apa Saja Kebijakan yang Masih Berlaku Dari Pemerintah.

Di Indonesia sendiri terdapat adanya sebuah kebijakan yang berhubungan dengan sistem penggajian karyawan, contohnya seperti: kewajiban kebijakan BPJS (Badan Penyelenggara Jaminan Sosial) yang terdiri dari kesehatan dan ketenagakerjaan, dan juga berupa pemotongan pajak. Anda juga harus paham tentang hal-hal seperti ini terlebih dahulu.

5. Pastikan Untuk Memilih Software Penggajian Karyawan yang Sesuai Dengan Kebutuhan Perusahaan.

Sebelum Anda memutuskan untuk memilih software penggajian karyawan ini, sebaiknya Anda juga harus memastikan bahwa software untuk penggajian karyawan yang ingin Anda gunakan harus sesuai dengan berbagai kebutuhan perusahaan Anda. Misalnya seperti, Anda membutuhkan adanya fitur integrasi dengan jam kerja dan juga jam lembur karyawan, atau bisa juga dari hal-hal lainnya. Pada saat Anda sudah benar-benar paham betul tentang apa saja kebutuhan Anda seputar penggajian, maka Anda akan dapat memilih software penggajian karyawan yang sesuai bagi perusahaan Anda.

Nah, sebelum akhirnya Anda benar-benar memutuskan untuk memilih software penggajian bagi karyawan yang sesuai dengan kebutuhan ini, maka Anda harus melakukan beberapa hal diatas terlebih dahulu. Menggunakan Software HRD dan Payroll yang berbasis cloud adalah salah satu solusi terbaik bagi Anda dalam memilih software penggajian untuk karyawan. Sistem Penggajian HRD dan Payroll yang sudah berbasis cloud biasanya dapat disesuaikan agar bisa terintegrasi dengan mesin absensi dan juga lembur karyawan, sistem penggajian HRD dan Payroll juga selalu ter uptodate sesuai dengan kebijakan pemerintah yang berlaku karena system ini sudah menggunakan teknologi cloud yang memungkingkan untuk update secara otomatis.

Apabila membutuhkan software HRD, Payroll dan Accounting, silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu Anda!

Scroll to top