Kategori: Software HRD & Pay Roll

CARA-CARA TERBAIK UNTUK RETENSI (USAHA MEMPERTAHANKAN) KARYAWAN BAGI PERUSAHAAN ANDA

Seperti apa cara untuk meretensi karyawan yang paling jitu bagi perusahaan? Resign-nya salah satu karyawan terbaik milik perusahaan merupakan mimpi terburuk bagi para pelaku bisnis. Tidak hanya harus segera mencari penggantinya saja, namun Anda juga harus mempertimbangkan tentang dampaknya terhadap karyawan-karyawan lain. Jangan sampai hal itu juga malah memancing mereka untuk juga ikut-ikutan resign. Itulah mengapa setiap perusahaan sebaiknya wajib memikirkan tentang retensi karyawan. Pada dasarnya, hal itu memang lebih mengacu kepada bagaimana cara yang harus dilakukan oleh perusahaan untuk mempertahankan para karyawannya. Apa saja cara-cara tersebut?

Berikut Adalah Beberapa Cara Dalam Proses Retensi Karyawan Yang Mungkin Dapat Anda Lakukan Pada Perusahaan Milik Anda

Sangat penting artinya bagi seorang HR untuk mengetahui bagaimana caranya untuk meretensi karyawan terbaik pada Perusahaannya.

1. Anda Jangan Hanya Bertindak Sebagai Seorang Motivator Saja.

Sebagai bentuk penghargaan karena loyalitas dari karyawan yang telah lama bekerja dan mampu bekerja sesuai dengan target dari perusahaan, maka Andapun jangan lantas merasa tenang-tenang saja, bisa jadi mereka malah merasa tidak dihargai oleh perusahaan Anda dan malah akan merencanakan untuk resign. Karenanya cegah hal itu jangan sampai terjadi dengan memberinya berbagai macam penghargaan yang berupa bonus, kendaraan dinas, cuti, dan banyak lagi hal-hal lain yang bermanfaat bagi karyawan Anda. Meskipun terkesan banyak, namun hal itu sebenarnya hanya setengah dari keseluruhan upaya dalam mempertahankan karyawan Anda. Tanpa Anda sadari, jangan sampai Anda membuat kesalahan yang fatal terhadap karyawan. Mayoritas pemimpin perusahaan biasanya terlalu fokus untuk memotivasi karyawan mereka agar bekerja dengan lebih giat lagi, yang sayangnya tidak diikuti dengan upaya maksimal dalam mengetahui penyebab utama mengapa karyawannya seringkali menemukan kesulitan-kesulitan dalam melakukan segala sesuatunya. Ini adalah cara retensi karyawan pertama yang harus Anda lakukan.

2. Memberikan Pelatihan Untuk “Meninggalkan Perusahaan”.

Melihat judulnya saja, mungkin Andan akan bertanya-tanya, “Bagaimana bisa retensi karyawan akan semakin meningkat jika harus dilatih untuk “meninggalkan perusahaan?” Anda bisa mencontoh strategi yang dilakukan oleh My Maid Service. Sebagai sebuah “hadiah” karena para karyawan baru bersedia untuk terikat kontrak kerja selama dua tahun, My Maid Service telah memberikan training dan berusaha untuk mendaftarkan karyawan dari kelas-kelas community college yang sesuai dengan minat serta passion mereka masing-masing. My Maid Service juga akan memberikan mereka tugas yang berdasarkan dari kedua hal tersebut. Misalnya saja, apabila seorang karyawan memiliki passion dalam marketing, maka My Maid Service akan menawarkan tugas untuk menciptakan kampanye tertentu. Hasilnya, tingkat turnover perusahaan malah menjadi 0% dari yang semula adalah 300%! Cara retensi karyawan yang benar-benar luar biasa bukan?

3. Memanfaatkan Distraksi dari Internet Jika Memang Diperlukan.

Sebagai seorang atasan, tentunya Anda tidak ingin karyawan harus menghabiskan banyak waktu hanya untuk mengerjakan hal-hal yang tidak berhubungan dengan kepentingan perusahaan, akan tetapi tidakkah Anda ingin agar mereka menggunakan sebagian besar dari waktu pribadinya untuk meningkatkan bisnis mereka? Beberapa dari karyawan suatu divisi mungkin akan lebih suka untuk bekerja dari rumah selama satu hingga dua hari agar bisa lebih fokus tanpa adanya celah distraksi. Coba biarkan saja hal itu terjadi. Terlebih lagi, sekarang sudah ada berbagai macam jenis perangkat online yang semakin memudahkan proses kerja meskipun karyawan tidak saling bertatap muka secara. Tentu saja kuncinya hanya terletak pada kepercayaan, baik itu adalah terhadap karyawan, tim, proses kerja, sampai dengan brand yang telah Anda bangun.

4. Meningkatkan Akses dalam Perusahaan.

Akses yang ternyata memiliki peranan terpenting sebagai salah satu cara untuk meretensi karyawan pada perusahaan. Setiap perusahaan pastinya memiliki hirarkinya sendiri untuk menentukan struktur organisasi. Pada satu sisi, hal ini memang dapat memenuhi berbagi kebutuhan-kebutuhan tertentu dari perusahaan. Namun, di sisi lainnya, biasanya justru akan bisa menyebabkan terjadinya gap di antara para karyawan level junior dan para eksekutifnya. Agar hal tersebut tidak sampai terjadi, maka tingkat transparansi dan akses memadai tentunya sangat dibutuhkan demi semakin terciptanya kepercayaan dan loyalitas dari mereka.

Misalnya, Anda bisa sejenak meluangkan waktu khusus untuk mengadakan sesi mentoring antara karyawan dari level junior dan para eksekutifnya. Sebagai contoh lain, perusahaan SoundCloud telah membiarkan para karyawannya untuk mengikuti rapat level eksekutif, namun sebagai gantinya, mereka harus menulis postingan blog tentang hasil dari rapat untuk kemudian dibagikan kepada para tim internal perusahaan.

5. Memancing Rasa Penasaran Para Karyawan

Pada saat dilanda rasa penasaran, maka Anda pastinya akan melakukan berbagai macam cara untuk memuaskannya, bukan? Begitu pula dengan karyawan Anda. Ciptakanlah sebuah atmosfer di mana para karyawan akan merasa terpancing untuk mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang menjadikan mereka ingin belajar dan terus berkembang. Tentu pastikan pula Anda juga sudah menyiapkan jawaban-jawaban yang dapat menjawab pertanyaan dan memuaskan rasa ingin tahu mereka. Namun, jangan hanya menceritakan tentang kesuksesan saja. Tunjukkan juga bahwa Andapun pernah melakukan kesalahan, namun justru malah karena kesalahan tersebut lah, maka Anda mampu dalam mengambil pelajaran yang membawa Anda bisa sampai ke posisi seperti sekarang.

Semoga cara-cara di atas akan dapat membantu Anda untuk meningkatkan retensi karyawan terbaik di perusahaan Anda. Ingatlah bahwa karyawan merupakan asset paling berharga yang pernah dimiliki oleh perusahaan. Tanpa adanya ide dan kerja keras yang mereka berikan, maka nasib perusahaan akan bisa terombang-ambing. Agar bisa lebih focus untuk melakukannya, maka gunakanlah software HR dan payroll agar segala pekerjaan administrasi yang berhubungan langsung dengan HR bisa serba terotomatisasi.

Apabila membutuhkan software HRD, Payroll dan Accounting, silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu Anda!

ALASAN-ALASAN BAGI KARYAWAN UNTUK MENGAJUKAN RESIGN HARUS MENJADI PERHATIAN KHUSUS BAGI HRD PERUSAHAAN

Karyawan yang mengajukan resign dari perusahaan, sebenarnya apa saja alasannya? Manajer HRD yang baik tentunya pasti tahu betul bagaimana besarnya biaya dan berbagai macam resiko yang harus ditanggung oleh perusahaan hanya untuk sekedar merekrut kandidat karyawan baru. Oleh karena itu mereka akan melakukan berbagai macam cara hanya untuk mempertahankan karyawan yang sudah ada dan mencoba untuk mengembangkannya, terutamanya bagi karyawan yang memiliki kontribusi terbesar bagi perusahaan. Namun fakta yang sebenarnya terjadi tidak demikian, semua karyawan yang masih dapat dipertahankan tidak peduli seberapa baik mereka diperlakukan oleh perusahaan.

Berikut ini merupakan beberapa alasan mengapa karyawan sangat ingin mengajukan permohonan resign resign ( mengundurkan diri) dari perusahaan yang harus dipahami oleh setiap manajer HRD perusahaan:

1. Karyawan yang Merasa Kurang Dihargai Oleh Perusahaan.

Alasan pertama bagi karyawan yang berkeinginan untuk mengajukan resign dari perusahaan adalah karena mereka merasa kurang bahkan mungkin sama sekali tidak dihargai oleh perusahaan. Merasa dihargai merupakan prioritas terpenting pertama bagi seorang karyawan sebelum uang gaji, dan ini bukan berarti seorang manajer HRD harus memberikan pujian untuk sikap loyalitas yang tinggi bagi perusahaan atau pada saat mereka telah menyelesaikan tugas-tugasnya dengan tepat waktu. Mereka hanya butuh diingatkan dari waktu ke waktu bahwa kontribusi mereka memang sangat bernilai besar bagi perusahaan. Mengabaikan mereka terlalu lama, itu sama halnya dengan menyuruh mereka untuk mencari penghargaan dan prestasi kerja dari tempat lain (perusahaan baru).

2. Perubahan Dalam Lingkup Manajemen.

Perusahaan yang kurang peduli tentang dampak dari perubahan kebijakan, akan kehilangan banyak sekali tenaga yang berharga. Meluangkan sedikit waktu untuk sekedar berdiskusi dengan orang-orang yang paling terkena dampak dari perubahan kebijakan tersebut adalah hal terpenting untuk dilakukan dalam memastikan proses transisi perusahaan masih tetap berada pada jalur yang benar. Dan hal inilah yang sering menjadi alasan penting lainnya bagi karyawan untuk mengajukan permohonan resign dari perusahaan.

3. Kurangnya Waktu Untuk Istirahat.

Alasan karyawan resign selanjutnya adalah karena sempitnya waktu untuk beristirahat bagi mereka. Dalam usaha untuk meningkatkan keuntungan perusahaan dengan menekan biaya seminimal mungkin, beberapa pengusaha seringkali memaksa karyawannya untuk bekerja beberapa jam lebih lama untuk mengerjakan berbagai tugas tambahan. Cara seperti ini mungkin saja akan berhasil untuk menekan biaya sementara waktu, namun pada akhirnya hal itu justru akan menyebabkan biaya yang jauh lebih tinggi dan tingkat produksi yang lebih rendah karena para pekerja akan mulai bosan dengan jadwal yang ketat dan terlalu mengintimidasi dan memaksa mereka untuk bekerja lebih berat dengan waktu istirahat yang sangat sedikit.

4. Kurangnya Fasilitas Kompensasi Bagi Karyawan.

Ini merupakan permasalahan terpenting lainnya yang seringkali diabaikan oleh pihak manajemen dan harus secepatnya ditangani. Sudah bukan rahasia lagi bahwa jika perusahaan yang lebih bermurah hati dalam hal seperti ini, maka perusahaan tersebut bisa dikatakan sebagai perusahaan yang jauh lebih sukses. Kurangnya kompensasi juga dapat menjadi alasan lain bagi karyawan untuk mengajukan resign dari perusahaan Anda.

5. Mesin dan Peralatan yang Sudah Mulai Usang (Tidak Layak Pakai).

Apakah itu adalah mesin fotocopy, komputer atau sistem telepon kantor, peralatan yang menjadikan pekerjaan terhambat bagi mereka yang menggunakannya berperan sangat besar bagi seorang karyawan untuk keluar dan mencari tempat bekerja yang baru. Dalam waktu jangka panjang, mengganti para pekerja yang sudah keluar tersebut terbukti seringkali jauh lebih mahal daripada harus mengganti peralatan baru dengan yang lebih modern.

6. Target yang Tidak Masuk Akal.

Menetapkan target itu sangatlah penting untuk menjaga tingkat produksi dan mencapai hasil yang lebih maksimal. Hal ini juga berlaku pada semua aspek kehidupan, baik itu adalah pribadi maupun perusahaan. Akan tetapi meningkatkan target secara terus-menerus tanpa memperhatikan apa yang diperlukan dalam mencapainya hal itu biasanya akan berakhir dengan keruntuhan mental dan motivasi para pekerjanya. Karyawan yang terus-menerus mengalami hal ini pada akhirnya akan memutuskan bahwa itu sangatlah tidak layak dan tidak masuk akal, dan akhirnya merekapun akan mengajukan resign.

7. Kurangnya Dukungan Dari Pihak Manajemen Bagi Karyawan.

Manajer yang tidak bersedia mendukung karyawan yang bergantung kepada mereka (manajer) akan semakin kesulitan untuk mempertahankan para karyawan dibawahnya. Seorang manajer bukan berarti harus selalu menjadi pendengar dari setiap keluhan mereka, akan tetapi harus memberikan dukungan dan sedikit bantuan motivasi, bahkan pada saat harus melibatkan urusan yang bukan bagian dari tujuan dari karir Anda. Ini adalah tentang bagaimana Anda agar bisa menjadi pemimpin yang dihormati oleh karyawan.

8. Kurangnya Tantangan Bagi Karyawan.

Pada saat karyawan mulai merasa bosan dengan pekerjaannya yang sehari-harinya terlalu monoton, maka pikiran mereka akan mulai mencari sesuatu yang lebih menarik dan yang lebih menantang. Apabila hal itu tidak dapat mereka temukan di perusahaannya yang sekarang, maka mereka akan mencarinya ditempat lain (tempat kerja baru). Menjaga karyawan agar tetap merasa tertantang dengan berbagi tugas-tugas yang lebih bervariasi dan tetap bermanfaat adalah cara terbaik untuk menjaga mereka dari niat untuk meninggalkan perusahaan.

9. Lingkungan Kerja yang Kurang Menyenangkan.

Perhatikanlah suasana tempat Anda bekerja, apakah karyawan Anda tampak merasa senang berada di sana? Apakah terdapat pengaruh positif bagi para staff Anda yang terpancar dari sikap antusiasme mereka?. Jika tidak, maka segera tanyakan kepada diri sendiri mengapa bisa demikian? Tempat kerja tidak harus selalu membosankan. Bahkan perusahan-perusahaan besar yang sangat suksespun selalu berlomba-lomba untuk menciptakan suasana kerja yang menyenangkan. Bukan berarti harus mengadakan sebuah pesta meriah, namun setidaknya Anda harus membangun suasana keakraban diantara para karyawan Anda, dengan menebarkan senyum tulus misalnya dan lain sebagainya.

Manajer HRD yang baik dan penuh perhatian akan meluangkan sedikit waktunya untuk memperhatikan kebutuhan para karyawan dengan melihat nilai mereka dari perspektif jangka panjangnya. Perusahaan telah menghabiskan banyak sekali waktu, tenaga dan uang hanya untuk mendapatkan dan mempekerjakan orang yang tepat. Semua ini akan menjadi sia-sia apabila perusahaan tidak bisa menjaga keberadaan mereka.

Apabila membutuhkan software HRD, Payroll dan Accounting, silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu Anda!

 

HAL-HAL YANG HARUS DIPERSIAPKAN DIVISI HRD SEBELUM PELAKSANAAN TES INTERVIEW KARYAWAN BARU

Dalam menentukan siapa kandidat terbaik yang benar-benar cocok untuk mengisi sebuah posisi jabatan di perusahaan, Anda mungkin akan membutuhkan adanya teknik wawancara yang terbaik. Karena Anda membutuhkan pertanyaan yang lebih tepat dalam mengorek informasi sebanyak mungkin sehingga pilihan Anda sudah benar-benar tepat. Untuk mendukung hal itu, sebagai seorang HR manager, Anda harus tahu betul tentang tes wawancara, bahkan harus dipersiapkan sebelum akan dimulai.

Lalu, persiapan seperti apa saja yang harus dilakukan oleh tim HR sebelum akan melakukan tes wawancara kerja karyawan baru?

1. Mengenali Para Kandidat.

Seperti kata pepatah, tak kenal maka juga tak sayang. Dalam sebuah interview pekerjaan, mayoritas kandidat sudah pasti akan menunjukkan bahwa mereka sedang dalam kondisi yang paling sempurna. Namun, bisa jadi sebenarnya kandidat ini tidak seperti itu. Oleh karenanya, sangat disarankan untuk mengenal lebih jauh seputar para kandidat melalui media apapun, bisa dari Google, LinkedIn, Facebook, atau bahkan Twitter sebelum tes wawancara tersebut akan dimulai. Andapun akan dapat lebih mudah dalam mengenali sosok aslinya melalui cara seperti ini.

2. Perencanaan Perekrutan Pra Interview.

Sebuah perusahaan biasanya akan merekrut orang karena mereka memiliki permasalahan kebutuhan posisi yang memang harus diisi. Sebelum akan melakukan wawancara kerja, sangat disarankan untuk mengidentifikasi kebutuhan tersebut dan tentukan bagaimana Anda akan mengukur kesuksesan pada posisi tersebut. Anda harus paham betul tentang apakah memang perusahaan membutuhkan posisi tersebut. Jika memang iya, maka sebelum tes wawancara, berikanlah pemberitahuan terhadap setiap kandidat tentang apa saja yang akanAnda tanyakan pada saat wawancara kerja sehingga mereka akan dapat bersiap-siap.

3. Buatlah Daftar Pertanyaan untuk Proses Interview.

Membuat beberapa pertanyaan wawancara tentang hal-hal apa saja yang ingin Anda ketahui dari kandidat karyawan. Mulailah dari contoh sebuah pertanyaan wawancara yang paling mudah seperti “Ceritakan tentang diri Anda” dan lanjutkan dengan “Mengapa Anda tertarik dengan posisi ini/pada perusahaan ini?”. Dua pertanyaan tersebut akan sangat membantu Anda dalam mengenali secara lebih jauh tentang siapa bagaimana mereka, apa saja yang terpenting bagi mereka, lalu bagaimana mereka akan melihat diri mereka sendiri, serta bagaimana mereka akan melihat lingkungan sekitar. Batasi pula waktu untuk mereka dalam menjawab pertanyaan wawancara. Setidaknya, berikan dua menit untuk setiap pertanyaan yang telah diajukan.

4. Catatlah Setiap Istilah yang Masih Kurang Anda Pahami.

Saat tes wawancara sudah dimulai, mungkin kandidat akan mengungkapkan sesuatu atau istilah yang bisa saja tidak Anda mengerti. Maka Anda jangan pernah merasa ragu untuk menanyakan hal tersebut, karena hal inilah yang akan sangat membantu Anda dalam memahami bagaimana sesungguhnya pengetahuan serta pengalaman dari orang tersebut. Misalnya, “Anda menyebutkan X, bisakah Anda menjelaskan kepada saya tentang hal tersebut?”. Oleh karena itu, catatlah setiap hal yang memang membuat Anda merasa bingung dari setiap pernyataannya.

5. Berikan Kesempatan Bagi Kandidat untuk Bertanya.

Sebelum tes wawancara kerja dimulai, kandidat kemungkinan besar sudah mencari tahu terlebih dahulu tentang profil perusahaan Anda. Dari sinilah sangat penting bagi Anda untuk memberikan kepada kandidat kesempatan untuk bertanya tentang bagaimana seluk-beluk perusahaan atau apapun yang mereka ingin ketahui dari perusahaan Anda. Dari berbagai pertanyaan tersebut, mungkin saja Anda bisa mengetahui tentang bagaimana ketertarikan kandidat tersebut atas posisi yang telah Anda tawarkan.

Mengerti secara lebih mendalam tentang bagaimana kandidat memang bisa saja dilakukan dengan tes wawancara. Namun, tes wawancara kerja yang paling baik juga perlu persiapan yang benar-benar matang. Dengan begitu, Anda tidak hanya akan membantu perusahaan untuk bisa berkembang menjadi lebih baik, namun juga akan memberikan kesempatan bagi kandidat terbaik Anda untuk bisa berkarir secara lebih optimal.

Apabila membutuhkan software HRD, Payroll dan Accounting, silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu Anda!

 

SUMBER DATA KPI  DARI SOFTWARE ACCOUNTING DAN DISAJIKAN  OLEH SOFTWARE PAY ROLL & HRD

 

KPI (Key Performance Indicator) adalah bagian dari talent management atau MSDM yaitu bagaimana mengukur kinerja karyawan melalui indicator utama. Indicator yang dipilih ini sangat dibutuhkan dalam melakukan penilaian karyawan. Misalnya untuk karyawan di bagian penjualan indicator utamanya adalah Sales, sedangkan untuk bagian lain seperti accounting, admin penjualan, Buyer/Purchaser, HRD, bagian operasional, tentunya memiliki KPI yang berbeda-beda. Namun demikian tujuan pembuatan KPI adalah agar perusahaan dapat menilai karyawan secara objectif. Sangat power full jika KPI ini diambil data dari software yang digunakan  oleh perusahaan seperti software accounting. Dari software accounting dapat ditarik angka terkait rugi/laba, biaya-biaya, serta laporan penjualan, atau pembelian barang ke supplier. Data dari software accounting sangat power full bisa dipakai untuk menjadi sumber data penilaian karyawan.

Mau mengetahui mekanismenya? Ada 2 cara menilai KPI personal dalam perusahaan. Pertama, dengan cara kuantitatif dan kedua kualitatif. Dengan metode kuantitatif sumber data dapat diperoleh angka-angka software. Sebagai contoh seorang manager yang diserahi memimpin kantor cabang, tentunya ia dinilai kantor cabang yang dipimpinnya itu profit atau tidak. Jika profit menjadi indicator untuk KPI maka target perusahaan untuk kantor cabang berapa profit minimalnya? Jika sudah ada kebijakan dan aturan main dalam menentukan profit standard kantor cabang maka KPI dari seorang kepala cabang bisa dinilai dari angka yang ditarik dari software acconting yang digunakan oleh perusahaan. Begitu pula dengan bagian penjualan, target vs realisasi angka mencapai berapa, dari software accounting melaporkan sales A mencapai 70%, sales B mencapai 85%, sales C mencapai 99% begitu seterusnya. Dari software accounting dapat merinci setiap salesman tagetnya sudah masuk berapa. Oleh karena pakai metode kuantitatif maka KPI dihitung dengan angka-angka yang bisa disajikan dr software accounting.

Berikutnya apabila indicator utama berasal dari non software, dengan metode kualitatif, maka setiap indicator diangkakan sehingga ketika dipilih sudah diketahui bobot dari indicator yang dipasang secara kualitatif. Contoh yang dari non software bisa jadi nilai-nilai budaya yang diangkakan, atau dibuat skala. Nah, software Pay Roll dan HRD yang sudah dilengkapi template KPI maka KPI juga bisa dibaca laporannya dari software Pay Roll dan HRD. Dua metode kuantitatif dan kualitatif diatas menyesuaikan sumber datanya.

Pada saat ini memang perusahaan segera up grade untuk kondisi-kondisi tertentu yang ada di perusahaan dengan menginvestasikan perangkat teknologi selain untuk kelancaran bekerja sebenarnya KPI ini membantu perusahaan agar penilaian terhadap karyawan tidak berat sebelah atau tidak tepat. Oleh sebab itu diperlukan cara yang objectif mungkin dalam menilai kinerja karyawan.  Nah, pada saat ini KPI bisa dibuat dengan tenlogogi yang simple dan bisa diakses menggunakan internet.

Semoga artikel diatas membantu pembaca yang sedang melakukan pembenahan di internal khususnya mengenai KPI, dan apabila pembaca membutuhkan bimbingan dan pendampingan dalam penyusunan KPI, implementasi software accounting dan software pay roll & HRD , silahkan hubungi  081-8521172 atau 081-252-98290. Tim kami siap membantu!

 

 

 

 

 

Scroll to top