Tag: Aplikasi manajemen akuntansi

STRATEGI TENTANG BAGAIMANA AGAR DAPAT MENGURANGI BIAYA PADA DEPARTEMEN AKUNTANSI (ACCOUNTING DEPARTMENT)

Berbagai perubahan-perubahan paling ekstrem yang terjadi pada bidang akuntansi perusahaan dinilai oleh sebagian praktisi akuntansi sebagai tindakan yang sangat tidak bermoral. Memberikan staff lebih banyak beban-beban pekerjaan diluar kapasitasnya, untuk mengejar target keuntungan. Bagi seorang pimpinan bagian accounting hal tersebut akan sangat berpotensi besar untuk menjadi bibit-bibit permasalahan dimasa mendatang dan hal ini akan menjadi beban psikologis tersendiri bagi seorang staff. Sebenarnya pihak manajemen masih bisa mendapatkan target keuntungan tanpa harus mengorbankan beban psikologis terlalu berat kepada para staffnya, berikut ini praktisi software akuntansi akan membagikan beberapa strateginya.

1. Mempersingkat prosedur-prosedur yang dilakukan.

Pekerjaan harian yang sama sekali tidak terlalu sukar untuk ditugaskan kepada seorang bawahan dengan cara mendelegasikan lebih terperinci. Dan tampaknya perlu untuk memberikan sedikit pemahaman yang cukup terhadap para staff tersebut, agar terjadinya resiko kesalahan yang sudah dilakukan olehnya dapat lebih dikendalikan.

2. Merubah prosedur-prosedur closing.

Memberikan delegasi secara penuh kepada para staff bawahannya, sehingga proses closing akan dapat dilakukan secara rutin. Meskipun terdengar sangat sukar untuk diterima, namun juga harus diakui bahwa seorang manajer tidak akan dapat bekerja seorang sendiri.

3. Keputusan yang dibuat oleh kepala bagian keuangan juga tidak selamanya mampu sejalan dengan pemikiran kepala bagian departemen lainnya. Beberapa strategi yang dapat dilakukan untuk menghindari terjadinya masalah dengan departemen lain.

4. Menyesuaikan proses dan prosedur closing dengan departemen lainnya.

Misalnya dengan cara lebih mempersingkat, dan menselaraskan aliran dokumen yang berasal dari dan akan dikirimkan kepada departemen lain. Cara seperti ini berfungsi juga untuk tetap memberikan perhatian dan kepedulian kepada departemen lain.

5. Menciptakan prosedur baru.

Mambuat prosedur baru yang dapat lebih meningkatkan kualitas dari buku besar (Accounting ledgers). Harapannya adalah pertanggungjawaban atas data-data dapat lebih dioptimalkan oleh penyedia sumber-sumber data. Tujuan utama dari penggunaan cara seperti ini adalah untuk membiarkan para staff melakukan lebih banyak analisa. Namun untuk jenis perusahan yang memiliki skala transaksi cukup besar seperti manufaktur akan menjadi lebih lambat dalam menerapkannya.

Perlu diinformasikan bahwa untuk memangkas beban departemen/bagian akuntansi tidak bisa hanya dilakukan dengan cara menerapkan kebijakan saja. Komunikasi antar setiap masing-masing departemem masih tetap diperlukan.

Bagaimana jika perusahaan sedang bertumbuh? apakah tetap perlu untuk merampingkan staff-staffnya? Jika dalam penilaian perusahaan seorang staff cukup mampu dalam menghandle berbagai beban pekerjaan sekaligus, maka kebijakan seperti ini akan dapat dilakukan. Hal yang akan terlihat sangat jelas besarnya adalah alokasi beban para karyawan tetap, sedangkan untuk pengetahuan dari para staff terhadap operasional bisnis menjadi semakin meningkat.

Memang untuk jenis perusahaan-perusahaan yang sedang melakukan proses restrukturisasi keuangan, mengeliminasi sejumlah posisi dan memberikan beban kerja tambahan yang terlalu berat kepada para staff juga belum tentu akan memberikan pengaruh yang lebih positif terhadap perkembangan skill dari staff tersebut. Dan hal yang kemungkinan akan terjadi adalah terjadinya beban psikis yang terlalu berat.

Setelah proses closing terjadi, di awal bulan biasanya seorang staf accounting akan mulai merasa lega karena laporan bulanannya sudah selesai. Akan tetapi kebanyakan kasus yang terjadi adalah, mereka menyelesaikannya juga membutuhkan waktu yang sedikit lebih banyak, sehingga membutuhkan waktu/jam tambahan untuk lembur. Dan agar bisa lebih mempercepat terjadinya proses closing, maka sebaiknya pihak manajemen harus merubah budaya tersebut. Merubah agar seorang staff akuntan masih tetap push di awal bulan sampai menjelang akhir bulan tidak perlu lagi harus melakukan kerja lembur.

Transaksi-transaksi yang dapat lebih di percepat pencatatannya adalah beurupa beban bunga yang sudah ditangguhkan, gaji yang masih harus dibayarkan, biaya liburan, alokasi biaya sewa, menghitung alokasi beban depresiasi, mengumpulkan komisi, dan juga melakukan rekonsiliasi beban yang dibayar dimuka.

Pada saat menjelang akhir waktu periode, hal yang sangat perlu untuk di-push pencatatan transaksinya adalah membuat histori tentang adanya keterlambatan pembayaran kepada para supplier. Biasanya nilai tagihan dari para suplier dengan rentan nilai yang tetap. Gunakanlah informasi tersebut sebagai suatu dasar dalam mencatat beban yang akan ditangguhkan. Selain itu seorang staff akuntan juga dapat mem push dalam menagih apapun yang bisa ditagih pada masa awal closing, menetapkan jumlah tagihan pada awal bulan.

Metode di atas akan memberikan kesan bahwa dalam bidang akuntansi proses closing laporan keuangan juga harus menjadi prioritas paling utama. Selain akuntan juga perlu untuk tetap memprioritaskan closing, akuntan juga harus menyesuaikan pemilihan waktu untuk mengerjakan hal-hal lainnya.

Perubahan yang seringkali dilakukan oleh pimpinan departen adalah hanya lebih terfokus kepada perbaikan ketepatan berbagai informasi yang sudah dihasilkan oleh internal departemen, sehingga sama sekali tidak ada pengaruhnya terhadap departemen lainnya. Secara keseluruhan startegi seperti ini akan berdampak lebih kecil. Pertambahan kecepatan untuk closing juga lebih kecil.

Agar kepala pimpinan akuntan bisa mendapatkan kecepatan closing yang lebih, maka tampaknya perlu untuk bekerjasama dengan departemen non accounting. Hal ini akan menjadi tantangan terberat. Dan terdapat beberapa informasi yang lebih sukar untuk dilakukan penutupan, sehingga membutuhkan adanya persetujuan dari para senior. Misalnya data-data pendukung yang masih belum bisa didapatkan, atau masih dalam masa pengerjaan oleh departemen lainnya.

Manager accounting yang bertanggungjawab penuh pada proses penutupan akan tetetapi dia juga tidak dapat bekerja secara sendirian, tetap juga membutuhkan bantuan dari staff-staff lain yang berada dibawahnya. Agar proses closing dari laporan keuangan tersebut dapat berjalan dengan lancar, maka berikut ini adalah beberapa tips yang dapat digunakan untuk lebih mempersingkat proses closing bulanan, yaitu:

• Membuat scedul kerja.

Jumlah pekerjaan yang sudah dilakukan menjelang proses closing dapat disebabkan oleh pekerjaan yang dilakukan pada masa awal periode. Misalnya, para staff acconting yang perlu untuk lebih mendahulukan penutupan pos-pos hutang terlebih dahulu sebelum akan menutup asset tetap. Alasannya adalah dengan lebih memprioritaskan pencatatan yang terkait dengan kewajiban hutang, maka perusahaan tidak akan dikenakan denda atas adanya keterlambatan pembayaran. Setelah transaksi hutang sudah selesai, maka staff akuntan akan dapat melanjutkan untuk menyelesaikan akun-akun asset tetap. Agar pekerjaan tersebut dapat diselesaikan dengan lebih teratur, pembuatan buku pedoman untuk penutupan laporan juga masih dapat dilakukan.

• Menentukan kewajiban sejak dari awal.

Setiap dokumen setidaknya perlu untuk diberikan tanda atas berbagai kejelasan tentang siapa saja yang nantinya akan bertanggungjawab. Sebelum proses closing tersebut mulai dilakukan, perlu sejenak untuk dilakukan meeting kecil atas siapa saja yang nantinya akan bertangungjawab atas suatu pekerjaan dan dilakukan dengan tepat waktu. Kejelasan atas sebuah pekerjan akan menciptakan keteraturan kerja dan semakin terbentuknya komitmen diawal akan menciptakan semangat kerja dan lebih meningkatkan kerja sama diantara sesame tim.

Nah, itulah sedikit penjelasan yang terkait dengan permasalahan pengelolaan Beban dari departemen Accounting. Diharapkan setelah membaca artikel ini, maka para pembaca sekalian akan dapat mengendalikan biaya tersebut, dan mampu mengalokasikannya pada kegiatan lain yang dapat meningkatkan kinerja perusahaan. Bagi parap pembaca sekalian yang membutuhkan bimbingan seputar pengelolaan SDM silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu Anda.

STARTEGI MENGURANGI BIAYA PERSEDIAAN DENGAN CARA MEMBUAT ANGGARAN LEBIH TEPAT (2)

Pada artikel sebelumnya yang berjudul tentang “STARTEGI MENGURANGI BIAYA PERSEDIAAN DENGAN CARA MEMBUAT ANGGARAN LEBIH TEPAT” sudah pernah diuraikan tentang apa saja manfaat dari pembuatan anggaran keuangan perusahaan. Tujuan utamanya adalah untuk mengurangi atau menekan biaya perusahaan untuk meningkatkan profit dan memperbaiki kesehatan keuangan perusahaan.

Berikut ini merupakan kelanjutan dari beberapa strategi mengurangi biaya persediaan pada artikel sebelumnya:

1. Memanfaatkannya untuk proses Riset.

Memanfaatkan persediaan-persediaan yang sudah usang untuk keperluan research and development (R&D) tampaknya masih dapat digunakan oleh tim manajemen sebagi salah satu kebijakan. Penggunan persediaan yang berkualitas bagus untuk tujuan pengembangan produk akan cukup beresiko pada penambahan beban, dan biaya kesempatan. Perusahaan akan semakin kehilangan kesempatan untuk memproduksi barang-barang yang lebih banyak. Menurunkan kapasitas produksi, harga pokok akan menjadi lebih tinggi. Lain halnya jika menggunakan barang-barang yang sudah usang. Tim pengembang tidak perlu banyak khawatir jika memang hasil riset gagal. Percobaan masih dapat dilakukan kembali dengan cara menggunakan persediaan yang sudah usang.

2. Memeriksa kondisi safety stock perusahaan.

Untuk menjaga agar proses produksi tidak terhambat akibat dari kekurangan persedian, maka biasanya perusahaan akan menetapkan besarnya persediaan pengaman (Safety stock). Akan tetapi jika letak, layout persediaan tersebut tidak mudah untuk di akses atau malah terabaikan dari pemeriksaan, maka akan menjadi permasalahan baru. Persedian tersebut juga akan menjadi sekumpulan barang-barang usang yang nantinya akan berakibat menjadi beban perusahaan.

Mengatasi permasalahan diatas harus dengan beberapa langkah seperti: merevisi nilai persediaan pengaman, menselaraskan antara jumlah permintaan produksi dengan jumlah safey stock. Semakin sering permintaan yang berubah-ubah, maka akan menjadi semakin besar pula untuk resiko terjadinya kehabisan persediaan (stock out). Karena untuk resiko stock out besarnya sama dengan besarnya variasi dari permintaan barang.

Menentukan waktu tunggu yang jauh lebih tepat. Termasuk juga waktu tunggu produksi, transportasi, inspeksi atau yang lainnya. Waktu yang memang dibutuhkan dari mulai memesan barang sampai dikirimkan kepada pembeli menjadi lebih bervariasi. Maka untuk menentukan berapa besarnya safety stock yang memang harus diselaraskan dengan variasi waktu tunggunya.

Setiap perusahaan akan selalu dihadapkan pada jumlah permintaan yang akan berubah-ubah, kadang tinggi kadang juga rendah. Idealnya adalah perusahaan akan berusaha untuk tetap bisa melayani semua permintaan dari para konsumen, menetapkan service level 100%, setiap barang-barang yang sudah ditawarkan akan terserap oleh semua konsumen.  Agar tidak sampai mengecewakan konsumen manajemen semestinya untuk menyediakan persediaan yang jauh lebih bervariasi (Heterogen) atau dari jumlahnya yang semakin lebih banyak. Tingkat toleransi atas permintaan yang sama sekali tidak terpenuhi inilah yang sangat perlu untuk menjadi pertimbangan manajemen agar dapat ditentukan dengan lebih tepat. Jika tidak, maka pengaruhnya pada biaya kesempatan, atau biaya persediaan.

3. Lebih peka terhadap perkembangan teknologi.

Bagi perusahaan yang memang memiliki slow moving, nomoving inventory pastinya lebih sering dalam menghadapi permasalahan  persediaan usang. Memang perusahaan akan selalu berusaha untuk menciptakan persediaan tetap sebagai fast moving, cepat laku. Padahal kecepatan perputaran persediaan sendiri juga ditentukan oleh berbagai macam penyebab. Jika jumlah yang disimpan lebih sedikit/tidak material maka (Mungkin) saja tidak akan menjadi masalah bagi perusahaan, nilainya masih di bawah batas toleransi kebijakan internal. Akan tetapi jika jumlahnya jauh lebih banyak, bahkan melebihi ekspektasi dan layout-nya maka tidak akan mudah untuk bisa dijangkau juga tetap akan menjadi masalah.  Untuk mempermudah menyelesaikan masalah tersebut, maka pihak manajemen dapat menggunakan teknologi sinar X untuk memindai/Scan persediaan. Dengan cara memertimbangkan terlebih dahulu waktu dan besarnya resiko, dan tampaknya kebijakan seperti ini akan dapat dijadikan sebagai sebuah alternatif.

4. Mensinergikan setiap masing-masing fungsi lainnya.

Bagian produsksi harus sudah serba terintegrasi dengan bagian-bagian lainnya yang memang memilik fungsi-fungsi yang saling terkait satu sama lain, misalnya antara bagian pengembangan produk (Research and development) dan bagian material. Apabila permintaan dari bagian RND kepada bagian produksi untuk membuat item baru tidak diteruskan kepada bagian material maka akan menjadi permasalahan baru bagi perusahaan. Namun masalahnya akan terjadi miss komunikasi. Perubahan komposisi material seperti apa yang dibutuhkan akan merubah rencana pembelian yang sebelumnya telah dibuat. Untuk mengatasi hal seperti ini, maka pihak manajemen pada tingkat level yang lebih tinggi dapat dilibatkan.

5. Melibatkan peran dari pihak ke tiga.

Jika perusahaan tidak merasa yakin tentang bagaimana perlakuan persediaan yang sudah usang, maka perusahaan dapat bekerja sama dengan pihak ke-3 untuk melakukan pengelolaan. Memberikan kewenangan untuk menyimpan dalam jangka waktu yang lebih lama bahkan memberikan penawaran harga yang jauh lebih rendah masih dapat dilakukan untuk menekan semakin meningkatnya beban persediaan.

6. Meninjau ulang bagaimana siklus produksi sedang berlangsung.

Beberapa kasus menunjukan bahwa dengan cara memperpanjang siklus produksi, maka perusahaan akan dapat mengurangi jumlah persediaan yang sudah usang. Memberikan pengendalian kepada beberapa point, meskipun akan berakibat dari semakin melambatnya proses penyampaian persedian kepada para konsumen. Tantanngan terberatnya adalah berupa poin-poin mana saja yang akan diberikan tambahan perlakuan dan pengendalian.

7. Mendonasikan persediaan-persediaan yang masih tersisa.

Persediaan yang sudah usang bagi yang tidak terkelola dengan baik akan semakin memenuhi ruangan pabrik. Dan jika tim manajemen telah mempertimbangkan dengan sangat matang besarnya manfaat dan biaya. Pihak manajemen akan dapat medonasikan barang-barang tersebut kepada pihak yang memang lebih membutuhkannya. Besarnya persediaan yang nantinya akan didonasikan tersebut dapat dicatat sebagai bagian dari pemenuhan kewajiban sosial perusahan (Corporate Sosial Responsibility).

8. Mengevaluasi persediaan-persediaan yang  masih dalam proses.

Biaya atas persediaan yang tidak hanya akan terjadi ketika barang-barang tersebut sudah diangkut, disimpan dan dikirimkan. Dan pada proses produksi juga akan menjadi lebih berpotensi untuk menimbulkan biaya persediaan. Dan juga ada kemungkinan bahwa persediaan tersebut akan rusak pada saat melewati proses produksi. Untuk menekan biaya kerugian pada proses produksinya, maka pihak manajemen tingkat atas dapat menekan bagian produksi barang, menekan jumlah barang dalam proses, dan waktu tunggu barang untuk diproses sebelum menjadi produk yang sudah siap dikirimkan kepada konsumen. Hal ini juga masih dapat berakibat pada proses pembelian, permintaaan barang kembali  (reorder) yang menjadi semakin lebih cepat.

Nah, itulah sedikit penjelasan yang terkait dengan permasalahan pengelolaan persediaan. Diharapkan setelah membaca artikel ini, maka para pembaca sekalian akan dapat mengendalikan biaya persediaan, mengalokasikannya pada kegiatan yang dapat meningkatkan kinerja perusahaan. Pemangkasan biaya persediaan oleh perusahaan akan bisa berhasil jika benar-benar sesuai dengan kondisi lingkungan perusahaan. Strategi yang sama juga belum tentu dapat diterapkan pada perusahaan yang sama dan masih tergantung kompleksitas permasalahan. Bagi para pembaca yang membutuhkan bimbingan untuk seputar pengelolaan persediaan, silahkan menghubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu Anda.

STARTEGI MENGURANGI BIAYA PERSEDIAAN DENGAN CARA MEMBUAT ANGGARAN LEBIH TEPAT

Salah satu upaya yang dapat dilakukan untuk mengendalikan begitu banyaknya persediaan adalah dengan jalan membuat anggaran produksi berdasarkan pada demand Signal, permintaan pasar. Mengumpulkan data permintan pasar dengan sebanyak-banyaknya dan melakukan analisis terlebih dahulu sebelum akan merencanakan proses produksi. Denagn cara demikian maka produksi yang nanti akan dihasilkan akan bisa match sesuai dengan baik dari segi jenis maupun jumlah permintan yang diinginkan oleh pasar.

1. Memperbaiki jalur rantai pasok.

Memperbaiki rantai pasok bisa juga diartikan dengan cara menambahkan sebuah system atau fungsi-fungsi tambahan kepada rantai pasok agar bisa menjadi lebih sesuai dengan kebutuhan dan penyelesaian dari permasalahan  tertentu dan tidak semua permasalahan dapat diselesaikan dengan cara yang sama. Terkadang untuk bisa menyelesaikan suatu permasalahan yang sama juga tetap dibutuhkan cara-cara yang berbeda dengan disesuaikan bagaimana kondisi di lingkungan sekitar. Perbaikan rantai pasok seperti ini diharapkan akan dapat lebih memangkas waktu pengiriman barang kepada para konsumen, dan jumlah produk yang nantinya akan diproses pada rantai pasok menjadi lebih sedikit, dan pada waktu yang sama pula akan dapat memperbaiki kinerja pengiriman.

2. Satu gudang yang digunakan untuk semua suplier.

Menyediakan ruang penerimaan barang-barang untuk semua suplier akan menjadi lebih baik daripada membangun gudang untuk setiap masing-masing suplier. Biaya untuk pembuatan gudang baru sendiri akan dapat dialokasikan ke tujuan-tujuan lain yang jauh lebih tepat.

3. Mengkur kinerja persediaan

Salah satu cara lain dalam mengukur kinerja persediaan adalah dengan cara menghitung rasio perputaran persediaan, baik itu berupa nilai maupun hubungannya dengan penjualan. Setelah mendapatkan angka rasio tersebut, maka sebaiknya perusahaan harus membandingkanya dengan angka-angka yang sudah didapatkan oleh perusahaan yang sejenis, misalnya untuk jenis perusahan pesaing. Dengan cara demikian maka perusahan akan dapat memetakan bagaimana posisi dari kinerja manajemen, sudah sampai sejauh mana tim manajemen telah berbuat bagi perusahaan. Persediaan yang akan diukur meliputi, persediaan bahan baku, dalam proses dan barang jadi. Setelah mendapatkan kesimpulan, maka tim manajemen pada tingkat yang jauh lebih tinggi harus menetapkan kebijakan untuk lebih mengoptimalkan kinerja produksinya.

Cara lainnya yang masih bisa digunakan untuk mengukur tingkat ke efektifan dari kinerja persediaan adalah dengan cara mencari nilai prosentase persediaan yang sudah usang beserta dengan cadangannya terhadap tingkat persediaan awal. Untuk menilai keefisiensian dari kinerja perusahaan adalah dengan cara mengetahui hasil dari aktivitas penawaran, Pengelolaan persediaan, serta perencanan dan pengelolan kapitaliasi persediaan.

4. Harus menjadi lebih terbuka dengan para suplier perusahaan.

Suplier juga memegang peranan yang begitu penting dalam proses produksi perusahaan. Ketepatan waktu penerimaan barang juga dapat ditentukan oleh ketepatan informasi yang dimiliki oleh pihak suplier. Hendaknya pihak manajemen harus lebih terbuka terhadap para suplier tentang berbagai informasi persediaan, yaitu berupa kondisi terkini, permintaan konsumen, maupun rencana order selanjutnya. Memantau bagaimana kinerja suplier akan dapat dilakukan dengan cara mengukur selisih waktu seperti yang diharapkan dengan waktu yang aktual.

5. Permasalahan persediaan merupakan masalah bersama.

Meningkatkan kesadaran dan tanggungjawab perkerjaan terhadap semua karyawan juga tidak mudah. Agar tujuan utama perusahaan tersebut bisa tercapai, maka tentunya setiap komponen perusahaan sangat perlu untuk terlibat dalam hal mewujudkannya. Perusahana dapat membuat kebijakan untuk menekan persediaan yang sudah usang dengan cara menetapkan supervisor pergudangan untuk bertugas dalam mengidentifikasikan bagaimana kondisi persediaan. Untuk mendukung aktivitas tersebut, maka pihak manajemen dapat mengarahkan semua staff-staff gudang agar menjadi lebih peduli terhadap persediaan yang sudah usang, karena barang tersebut merupakan beban perusahaan.

6. Melakukan proses opname secara rutin.

Jumlah persediaan yang sudah usang akan dapat dengan mudah diketahui setelah terjadi proses opname. Jika opname persediaan lebih sering dilakukan, maka informasi tentang bagaimana kondisi persediaanpun akan menjadi lebih up to date. Setidaknya opname persediaan dapat dilakukan setiap satu bulan sekali. Manfaatnya adalah jika memang memungkinkan, maka persediaan tersebut akan dapat ditukarkan kepada penjual.

7. Memproduksi dengan konsep penyimpanan metode FIFO.

Konsep FIFo sebenarnya juga tidak hanya dapat diterapkan pada penilaian persediaan, namun juga dapat digunakan sebagai proses produksi. Jika bagian manufacturing mem-produksi persediaan tidak terlalu memperhatikan tingkat keusangan persediaan maturity level, maka persediaan yang akan diterima terlebih dahulu juga tidak mungkin terpakai terlebih dahulu. Semestinya, dalam hal pengambilan persediaan yang nantinya akan diproses produksi juga harus tetap mempertimbangkan persediaan yang nanti akan digunakan. Degan cara memproses persediaan yang lebih awal diterima, oleh perusahan akan dapat menghindari beban persediaan yang berlebihan.

8. Mengelola perputaran persediaan perusahaan.

Perusahaan akan dapat memberikan diskon, potongan harga bagi para konsumen yang memang berminat membeli barang-banang yang sukar laku, atau akan dihapuskan dalam daftar aset. Penawaran tersebut dapat kita jumpai tanpa sadar, para penjual menempatkan barang-barang yang mendekati masa kadaluarsa pada rak etalase pada bagian depan atau bagian yang lebih mudah untuk dijangkau.

Nah, itulah sedikit penjelasan yang terkait dengan permasalahan pengelolaan persediaan. Dan diharapkan setelah membaca artikel ini, maka para pembaca sekalian akan dapat mengendalikan biaya persediaannya, mengalokasikan kepada kegiatan yang mungkin akan dapat meningkatkan kinerja perusahaan. Pemangkasan biaya persediaan oleh perusahaan juga akan kemungkinan bisa berhasil apabila benar-benar sesuai dengan bagaimana kondisi lingkungan perusahaan. Strategi yang sama juga belum tentu dapat diterapkan kepada perusahaan yang sama pula, masih tergantung dari kondisi-kondisi lain. Bagi para pembaca yang memang membutuhkan bimbingan untuk seputar pengelolaan persediaan, maka silahkan menghubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu Anda.

STARTEGI MENGURANGI BIAYA SUMBER DAYA MANUSIA DENGAN CARA MENENTUKAN TUJUAN SEBENARNYA DARI TIM PERSONALIA PERUSAHAAN

Meskipun sebenarnya seperti terdengar sedikit menekan, akan tetapi standarisasi perusahan juga tidak dapat diabaikan begitu saja. Bagian terpenting dari personalia masih tetap menjadi sebuah kesatuan dari suatu tujuan terbesar bagi perusahaan. Tujuannya juga harus benar-benar selaras dengan tujuan utama dari perusahaan.

Agar tujuan tersebut dapat tercapai dengan baik maka beberapa hal berikut ini sangat perlu untuk lebih diperhatikan lagi:

• Efektifitas komunikasi.

Bagi sebuah perusahaan yang memang memiliki kantor cabang pada berbagai kota dan bahkan negara, komunikasi yang lebih efektif sangat perlu untuk bisa dicapai. Tujuanya adalah agar dapat mencapai tujuan perusahaan secara bersama-sama. Pimpinan personalia perusahaan sebenarnya juga bertanggngjawab penuh dalam menyampaikan berbagai informasi kepada seluruh karyawan di seluruh cabang-cabangnya.

• Kerjasama tim yang baik.

Sebuah departemen tentunya terdiri dari tidak hanya satu orang saja, akan tetapi banyak. Pekerjaan satu juga akan sangat berdampak pula pada pekerjaan dari staff-staff lainnya. Jika pimpinan personalia sendiri mampu mensinergikan antara kemampuan dari semua staff dalam bentuk kerja sama, maka tujuan utama dari organisasi akan tercapai secara bersama-sama.

• Inisiatif tentang bagaimana caranya untuk memegang tanggungjawab.

Memiliki jumlah staff yang terlalu banyak tentunya cukup memusingkan pihak manajer personalia. Akan tetapi apabila pimpinan personalianya sendiri mampu menjadi panutan bagi para staff perusahaan yang dipimpinnya, maka dampaknya staff tersebut akan menjadi jauh lebih loyal tanpa harus menunggu sebuah instruksi untuk menggerakan mereka.

• Melibatkan staff dalam hal pengambilan keputusan yang lebih besar.

Setiap masalah besar tentunya melibatkan tidak hanya satu orang. Banyaknya pihak yang terlibat menunjukan banyaknya pihak yang berkepentingan atas keputusan tersebut. Setiap keputusan besar juga berakibat jangka panjang. Maka untuk menghindari ketidakefektifan hasil keputusan sebaiknya melibatkan lebih banyak staff.

Merampingkan Prosedur-Prosedur Bagian Personalia

• Mengevaluasi praktek yang dilakukan dengan cara mengkaji ulang tentang proses dan prosedur antar masing-masing departemen sampai dapat menemukan cara yang paling efektif dan lebih jelas.
• Merubah praktek dari masing-masing unit bisnis dengan praktek yang berbeda-beda akan semakin memakasa tim personalia untuk mengelola sistemnya dengan cara  yang berbeda pula. Dengan cara merubah praktek sebenarnya menjadi lebih konsisten untuk membuat pekerjaan bagian personalia menjadi lebih ringkas.
• Membuat Petunjuk secara teknis dan tata cara untuk pelaksanaannya dengan cara melatih karyawan baru yang memang juga tidak mudah. Membuatkan modul training bagi karyawan baru akan dapat mengurangi tanggungjawab dari pihak personalia. Personalia sendiri juga tidak perlu lagi melatih karyawan secara satu persatu, cukup dengan cara memberikan modul kepada mereka agar mereka belajar sendiri. Selain itu juga telah terbukti bahwa belajar sambil bekerja/Learning by doing dinilai jauh lebih efektif apabila dibandingkan jika mereka harus menunggu untuk proses/waktu pelatihan selesai terlebih dahulu.
• Membentuk budaya yang lebih aktif, pada kebanyakan perusahaan besar dengan suatu kegiatan operasionalnya yang begitu kompleks, menyediakan data-data secara berlebihan untuk mensuport bagian lainnya akan semakin menambah biaya administrasi dan juga akan mengurangi efektifitas. Daripada terlalu sibuk untuk membuat informasi bagi bagian lainnya, namun sebagian besar manager HR akan jauh lebih memilih untuk menunggu datangnya pertanyaan.
• Membuat dokumentasi bagi seorang staff HR yang memang berencana akan resign dari perusahaan, tata cara serah terima pekerjaan merupakan suatu permasalahan tersendiri. Akan ada hal-hal lainnya yang masih belum dapat dipahami oleh para staff baru/staff pengganti dikarenakan terlalu singkatnya waktu serah terima tersebut. Mendokumentasikan proses administrasi oleh bagian personalia akan dapat dijadikan sebagai syarat utama oleh pihak manajemen bagi staf HR yang memang ingin mengajukan resign.
• Restrukturisasi pimpinan personalia juga mungkin dipandang memiliki cara kerja yang lebih sulit untuk bisa dipahami. Para bawahan akan dapat membentuk ulang model kerja berdasarkan kepada masukan dari rekan-rekan Manager lain. Tujuannya adalah untuk memadukan tentang cara kerja pimpinan personalia dengan pimpinan lainnya, hingga bisa diperoleh cara kerja yang jauh lebih efektif.
• Menselaraskan budaya dari setiap negara yang juga memiliki budaya kerjanya masing-masing. Akan menjadi masalah jika budaya tersebut menjadi tidak selaras dengan tujuan utama perusahaan. Bagi pimpinan personalia perusahaan yang memiliki staff di berbagai negara, sangat perlu untuk membentuk dan menyesuaikan budaya perusahaan dengan budaya tempat perusahaan tersebut sedang beroperasi, tujuannya adalah agar tidak sampai terjadi perbenturan budaya.
• Mencapai keberhasilan dengan bersama-sama untuk mengupayakan agar tujuan utama perusahaan dapat dicapai melalui pencapaian dari masing-masing departemen.

Seorang Manajer Personalia sama pentingnya dengan Seorang Manajer Keuangan

Manajer personalia bertanggungjawab penuh atas biaya turn over para karyawan. Apalagi bagi perusahaan jasa. Memang kinerja personalia sendiri juga tidak dapat diukur langsung dengan kinerja dari bagian keuangan. Akan tetapi hasil kinerja dari seorang personalia juga tidak jauh berbeda dengan kinerja keuangan (Finance).

Pada bagian keuangan memang mampu mencetak uang jauh lebih banyak daripada bagian personalia, akan tetapi atas usaha dari bagian personalialah (melalui proses perekrutan) perusahaan mampu mendapatkannya. Bagian keuangan bertanggungjawab penuh atas kesehatan kinerja keuangan perusahaan, akan tetapi kinerja keuangan juga dapat dicapai karena ada usaha dari pihak personalia yang mampu mengoptimalkan kinerja dari setiap individu karyawan melalui sebuah pelatihan.

Bagian keuangan akan semakin dituntut untuk lebih memahami tentang bagaimana kondisi keuangan untuk mendukung proses akuisisi, merger, perluasan bisnis. Akan tetapi sama halnya dengan bagian personalia yang akan semakin dituntut untuk memahami bagaimana kondisi dari semua staff-staffnya. Bagian keuangan harus menggunakan kebijakan untuk mengendalikan kinerja keuangannya, sama halnya dengan bagian personalia yang harus mampu untuk mentransfer informasi, memberikan sugesti kepada para karyawan untuk memberikan usahanya demi tercapainya tujuan utama perusahaan.

Nah, itulah sedikit penjelasan yang terkait dengan pengelolaan sumber daya manusia (SDM). Diharapkan setelah membaca artikel ini, maka para pembaca sekalian akan dapat mengendalikan biaya SDM perusahaannya, mengalokasikannya pada kegiatan lain yang akan dapat meningkatkan kinerja perusahaan. Pemangkasan biaya SDM oleh perusahaan kemungkinan akan berhasil apabila sesuai dengan kondisi lingkungan perusahaan. Strategi yang sama juga belum tentu dapat diterapkan pada perusahaan yang lain tergantung juga dari tingkat kompleksitas permasalahan. Bagi para pembaca sekalian yang membutuhkan bimbingan seputar pengelolaan SDM silahkan menghubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu Anda sekalian.

Scroll to top