Tag: Menekan biaya persediaan

STARTEGI MENGURANGI BIAYA PERSEDIAAN DENGAN CARA MEMBUAT ANGGARAN LEBIH TEPAT (2)

Pada artikel sebelumnya yang berjudul tentang “STARTEGI MENGURANGI BIAYA PERSEDIAAN DENGAN CARA MEMBUAT ANGGARAN LEBIH TEPAT” sudah pernah diuraikan tentang apa saja manfaat dari pembuatan anggaran keuangan perusahaan. Tujuan utamanya adalah untuk mengurangi atau menekan biaya perusahaan untuk meningkatkan profit dan memperbaiki kesehatan keuangan perusahaan.

Berikut ini merupakan kelanjutan dari beberapa strategi mengurangi biaya persediaan pada artikel sebelumnya:

1. Memanfaatkannya untuk proses Riset.

Memanfaatkan persediaan-persediaan yang sudah usang untuk keperluan research and development (R&D) tampaknya masih dapat digunakan oleh tim manajemen sebagi salah satu kebijakan. Penggunan persediaan yang berkualitas bagus untuk tujuan pengembangan produk akan cukup beresiko pada penambahan beban, dan biaya kesempatan. Perusahaan akan semakin kehilangan kesempatan untuk memproduksi barang-barang yang lebih banyak. Menurunkan kapasitas produksi, harga pokok akan menjadi lebih tinggi. Lain halnya jika menggunakan barang-barang yang sudah usang. Tim pengembang tidak perlu banyak khawatir jika memang hasil riset gagal. Percobaan masih dapat dilakukan kembali dengan cara menggunakan persediaan yang sudah usang.

2. Memeriksa kondisi safety stock perusahaan.

Untuk menjaga agar proses produksi tidak terhambat akibat dari kekurangan persedian, maka biasanya perusahaan akan menetapkan besarnya persediaan pengaman (Safety stock). Akan tetapi jika letak, layout persediaan tersebut tidak mudah untuk di akses atau malah terabaikan dari pemeriksaan, maka akan menjadi permasalahan baru. Persedian tersebut juga akan menjadi sekumpulan barang-barang usang yang nantinya akan berakibat menjadi beban perusahaan.

Mengatasi permasalahan diatas harus dengan beberapa langkah seperti: merevisi nilai persediaan pengaman, menselaraskan antara jumlah permintaan produksi dengan jumlah safey stock. Semakin sering permintaan yang berubah-ubah, maka akan menjadi semakin besar pula untuk resiko terjadinya kehabisan persediaan (stock out). Karena untuk resiko stock out besarnya sama dengan besarnya variasi dari permintaan barang.

Menentukan waktu tunggu yang jauh lebih tepat. Termasuk juga waktu tunggu produksi, transportasi, inspeksi atau yang lainnya. Waktu yang memang dibutuhkan dari mulai memesan barang sampai dikirimkan kepada pembeli menjadi lebih bervariasi. Maka untuk menentukan berapa besarnya safety stock yang memang harus diselaraskan dengan variasi waktu tunggunya.

Setiap perusahaan akan selalu dihadapkan pada jumlah permintaan yang akan berubah-ubah, kadang tinggi kadang juga rendah. Idealnya adalah perusahaan akan berusaha untuk tetap bisa melayani semua permintaan dari para konsumen, menetapkan service level 100%, setiap barang-barang yang sudah ditawarkan akan terserap oleh semua konsumen.  Agar tidak sampai mengecewakan konsumen manajemen semestinya untuk menyediakan persediaan yang jauh lebih bervariasi (Heterogen) atau dari jumlahnya yang semakin lebih banyak. Tingkat toleransi atas permintaan yang sama sekali tidak terpenuhi inilah yang sangat perlu untuk menjadi pertimbangan manajemen agar dapat ditentukan dengan lebih tepat. Jika tidak, maka pengaruhnya pada biaya kesempatan, atau biaya persediaan.

3. Lebih peka terhadap perkembangan teknologi.

Bagi perusahaan yang memang memiliki slow moving, nomoving inventory pastinya lebih sering dalam menghadapi permasalahan  persediaan usang. Memang perusahaan akan selalu berusaha untuk menciptakan persediaan tetap sebagai fast moving, cepat laku. Padahal kecepatan perputaran persediaan sendiri juga ditentukan oleh berbagai macam penyebab. Jika jumlah yang disimpan lebih sedikit/tidak material maka (Mungkin) saja tidak akan menjadi masalah bagi perusahaan, nilainya masih di bawah batas toleransi kebijakan internal. Akan tetapi jika jumlahnya jauh lebih banyak, bahkan melebihi ekspektasi dan layout-nya maka tidak akan mudah untuk bisa dijangkau juga tetap akan menjadi masalah.  Untuk mempermudah menyelesaikan masalah tersebut, maka pihak manajemen dapat menggunakan teknologi sinar X untuk memindai/Scan persediaan. Dengan cara memertimbangkan terlebih dahulu waktu dan besarnya resiko, dan tampaknya kebijakan seperti ini akan dapat dijadikan sebagai sebuah alternatif.

4. Mensinergikan setiap masing-masing fungsi lainnya.

Bagian produsksi harus sudah serba terintegrasi dengan bagian-bagian lainnya yang memang memilik fungsi-fungsi yang saling terkait satu sama lain, misalnya antara bagian pengembangan produk (Research and development) dan bagian material. Apabila permintaan dari bagian RND kepada bagian produksi untuk membuat item baru tidak diteruskan kepada bagian material maka akan menjadi permasalahan baru bagi perusahaan. Namun masalahnya akan terjadi miss komunikasi. Perubahan komposisi material seperti apa yang dibutuhkan akan merubah rencana pembelian yang sebelumnya telah dibuat. Untuk mengatasi hal seperti ini, maka pihak manajemen pada tingkat level yang lebih tinggi dapat dilibatkan.

5. Melibatkan peran dari pihak ke tiga.

Jika perusahaan tidak merasa yakin tentang bagaimana perlakuan persediaan yang sudah usang, maka perusahaan dapat bekerja sama dengan pihak ke-3 untuk melakukan pengelolaan. Memberikan kewenangan untuk menyimpan dalam jangka waktu yang lebih lama bahkan memberikan penawaran harga yang jauh lebih rendah masih dapat dilakukan untuk menekan semakin meningkatnya beban persediaan.

6. Meninjau ulang bagaimana siklus produksi sedang berlangsung.

Beberapa kasus menunjukan bahwa dengan cara memperpanjang siklus produksi, maka perusahaan akan dapat mengurangi jumlah persediaan yang sudah usang. Memberikan pengendalian kepada beberapa point, meskipun akan berakibat dari semakin melambatnya proses penyampaian persedian kepada para konsumen. Tantanngan terberatnya adalah berupa poin-poin mana saja yang akan diberikan tambahan perlakuan dan pengendalian.

7. Mendonasikan persediaan-persediaan yang masih tersisa.

Persediaan yang sudah usang bagi yang tidak terkelola dengan baik akan semakin memenuhi ruangan pabrik. Dan jika tim manajemen telah mempertimbangkan dengan sangat matang besarnya manfaat dan biaya. Pihak manajemen akan dapat medonasikan barang-barang tersebut kepada pihak yang memang lebih membutuhkannya. Besarnya persediaan yang nantinya akan didonasikan tersebut dapat dicatat sebagai bagian dari pemenuhan kewajiban sosial perusahan (Corporate Sosial Responsibility).

8. Mengevaluasi persediaan-persediaan yang  masih dalam proses.

Biaya atas persediaan yang tidak hanya akan terjadi ketika barang-barang tersebut sudah diangkut, disimpan dan dikirimkan. Dan pada proses produksi juga akan menjadi lebih berpotensi untuk menimbulkan biaya persediaan. Dan juga ada kemungkinan bahwa persediaan tersebut akan rusak pada saat melewati proses produksi. Untuk menekan biaya kerugian pada proses produksinya, maka pihak manajemen tingkat atas dapat menekan bagian produksi barang, menekan jumlah barang dalam proses, dan waktu tunggu barang untuk diproses sebelum menjadi produk yang sudah siap dikirimkan kepada konsumen. Hal ini juga masih dapat berakibat pada proses pembelian, permintaaan barang kembali  (reorder) yang menjadi semakin lebih cepat.

Nah, itulah sedikit penjelasan yang terkait dengan permasalahan pengelolaan persediaan. Diharapkan setelah membaca artikel ini, maka para pembaca sekalian akan dapat mengendalikan biaya persediaan, mengalokasikannya pada kegiatan yang dapat meningkatkan kinerja perusahaan. Pemangkasan biaya persediaan oleh perusahaan akan bisa berhasil jika benar-benar sesuai dengan kondisi lingkungan perusahaan. Strategi yang sama juga belum tentu dapat diterapkan pada perusahaan yang sama dan masih tergantung kompleksitas permasalahan. Bagi para pembaca yang membutuhkan bimbingan untuk seputar pengelolaan persediaan, silahkan menghubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu Anda.

STARTEGI MENGURANGI BIAYA PERSEDIAAN DENGAN CARA MEMBUAT ANGGARAN LEBIH TEPAT

Salah satu upaya yang dapat dilakukan untuk mengendalikan begitu banyaknya persediaan adalah dengan jalan membuat anggaran produksi berdasarkan pada demand Signal, permintaan pasar. Mengumpulkan data permintan pasar dengan sebanyak-banyaknya dan melakukan analisis terlebih dahulu sebelum akan merencanakan proses produksi. Denagn cara demikian maka produksi yang nanti akan dihasilkan akan bisa match sesuai dengan baik dari segi jenis maupun jumlah permintan yang diinginkan oleh pasar.

1. Memperbaiki jalur rantai pasok.

Memperbaiki rantai pasok bisa juga diartikan dengan cara menambahkan sebuah system atau fungsi-fungsi tambahan kepada rantai pasok agar bisa menjadi lebih sesuai dengan kebutuhan dan penyelesaian dari permasalahan  tertentu dan tidak semua permasalahan dapat diselesaikan dengan cara yang sama. Terkadang untuk bisa menyelesaikan suatu permasalahan yang sama juga tetap dibutuhkan cara-cara yang berbeda dengan disesuaikan bagaimana kondisi di lingkungan sekitar. Perbaikan rantai pasok seperti ini diharapkan akan dapat lebih memangkas waktu pengiriman barang kepada para konsumen, dan jumlah produk yang nantinya akan diproses pada rantai pasok menjadi lebih sedikit, dan pada waktu yang sama pula akan dapat memperbaiki kinerja pengiriman.

2. Satu gudang yang digunakan untuk semua suplier.

Menyediakan ruang penerimaan barang-barang untuk semua suplier akan menjadi lebih baik daripada membangun gudang untuk setiap masing-masing suplier. Biaya untuk pembuatan gudang baru sendiri akan dapat dialokasikan ke tujuan-tujuan lain yang jauh lebih tepat.

3. Mengkur kinerja persediaan

Salah satu cara lain dalam mengukur kinerja persediaan adalah dengan cara menghitung rasio perputaran persediaan, baik itu berupa nilai maupun hubungannya dengan penjualan. Setelah mendapatkan angka rasio tersebut, maka sebaiknya perusahaan harus membandingkanya dengan angka-angka yang sudah didapatkan oleh perusahaan yang sejenis, misalnya untuk jenis perusahan pesaing. Dengan cara demikian maka perusahan akan dapat memetakan bagaimana posisi dari kinerja manajemen, sudah sampai sejauh mana tim manajemen telah berbuat bagi perusahaan. Persediaan yang akan diukur meliputi, persediaan bahan baku, dalam proses dan barang jadi. Setelah mendapatkan kesimpulan, maka tim manajemen pada tingkat yang jauh lebih tinggi harus menetapkan kebijakan untuk lebih mengoptimalkan kinerja produksinya.

Cara lainnya yang masih bisa digunakan untuk mengukur tingkat ke efektifan dari kinerja persediaan adalah dengan cara mencari nilai prosentase persediaan yang sudah usang beserta dengan cadangannya terhadap tingkat persediaan awal. Untuk menilai keefisiensian dari kinerja perusahaan adalah dengan cara mengetahui hasil dari aktivitas penawaran, Pengelolaan persediaan, serta perencanan dan pengelolan kapitaliasi persediaan.

4. Harus menjadi lebih terbuka dengan para suplier perusahaan.

Suplier juga memegang peranan yang begitu penting dalam proses produksi perusahaan. Ketepatan waktu penerimaan barang juga dapat ditentukan oleh ketepatan informasi yang dimiliki oleh pihak suplier. Hendaknya pihak manajemen harus lebih terbuka terhadap para suplier tentang berbagai informasi persediaan, yaitu berupa kondisi terkini, permintaan konsumen, maupun rencana order selanjutnya. Memantau bagaimana kinerja suplier akan dapat dilakukan dengan cara mengukur selisih waktu seperti yang diharapkan dengan waktu yang aktual.

5. Permasalahan persediaan merupakan masalah bersama.

Meningkatkan kesadaran dan tanggungjawab perkerjaan terhadap semua karyawan juga tidak mudah. Agar tujuan utama perusahaan tersebut bisa tercapai, maka tentunya setiap komponen perusahaan sangat perlu untuk terlibat dalam hal mewujudkannya. Perusahana dapat membuat kebijakan untuk menekan persediaan yang sudah usang dengan cara menetapkan supervisor pergudangan untuk bertugas dalam mengidentifikasikan bagaimana kondisi persediaan. Untuk mendukung aktivitas tersebut, maka pihak manajemen dapat mengarahkan semua staff-staff gudang agar menjadi lebih peduli terhadap persediaan yang sudah usang, karena barang tersebut merupakan beban perusahaan.

6. Melakukan proses opname secara rutin.

Jumlah persediaan yang sudah usang akan dapat dengan mudah diketahui setelah terjadi proses opname. Jika opname persediaan lebih sering dilakukan, maka informasi tentang bagaimana kondisi persediaanpun akan menjadi lebih up to date. Setidaknya opname persediaan dapat dilakukan setiap satu bulan sekali. Manfaatnya adalah jika memang memungkinkan, maka persediaan tersebut akan dapat ditukarkan kepada penjual.

7. Memproduksi dengan konsep penyimpanan metode FIFO.

Konsep FIFo sebenarnya juga tidak hanya dapat diterapkan pada penilaian persediaan, namun juga dapat digunakan sebagai proses produksi. Jika bagian manufacturing mem-produksi persediaan tidak terlalu memperhatikan tingkat keusangan persediaan maturity level, maka persediaan yang akan diterima terlebih dahulu juga tidak mungkin terpakai terlebih dahulu. Semestinya, dalam hal pengambilan persediaan yang nantinya akan diproses produksi juga harus tetap mempertimbangkan persediaan yang nanti akan digunakan. Degan cara memproses persediaan yang lebih awal diterima, oleh perusahan akan dapat menghindari beban persediaan yang berlebihan.

8. Mengelola perputaran persediaan perusahaan.

Perusahaan akan dapat memberikan diskon, potongan harga bagi para konsumen yang memang berminat membeli barang-banang yang sukar laku, atau akan dihapuskan dalam daftar aset. Penawaran tersebut dapat kita jumpai tanpa sadar, para penjual menempatkan barang-barang yang mendekati masa kadaluarsa pada rak etalase pada bagian depan atau bagian yang lebih mudah untuk dijangkau.

Nah, itulah sedikit penjelasan yang terkait dengan permasalahan pengelolaan persediaan. Dan diharapkan setelah membaca artikel ini, maka para pembaca sekalian akan dapat mengendalikan biaya persediaannya, mengalokasikan kepada kegiatan yang mungkin akan dapat meningkatkan kinerja perusahaan. Pemangkasan biaya persediaan oleh perusahaan juga akan kemungkinan bisa berhasil apabila benar-benar sesuai dengan bagaimana kondisi lingkungan perusahaan. Strategi yang sama juga belum tentu dapat diterapkan kepada perusahaan yang sama pula, masih tergantung dari kondisi-kondisi lain. Bagi para pembaca yang memang membutuhkan bimbingan untuk seputar pengelolaan persediaan, maka silahkan menghubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu Anda.

Scroll to top