Tag: Program untuk pembukuan sekolah

FITUR-FITUR STANDAR YANG HARUS ADA UNTUK PROGRAM PEMBUKUAN KEUANGAN SEKOLAH

Software akuntansi untuk sekolah apakah itu cocok atau tidak bias dilihat dari selengkap apa fitur-fitur yang disediakannya. Karena software akuntasi untuk proses pembukuan keuangan  sekolah standarnya harus mampu dalam mengakomodasi berbagai kebutuhan dari kegiatan operasional sekolah, khususnya yang berhubungan dengan pencatatan keuangan dengan menggunakan system program keuangan sekolah. Dengan adanya berbagai fitur yang terlalu lengkap, bukan berarti bahwa program pencatatan keuangan tersebut dapat cocok untuk diterapkan dengan lebih tepat dan cukup efisien untuk menunjang kelancaran dari aktivitas administrasi sekolah.

Program pembukuan keuangan untuk sekolah merupakan sejenis perangkat lunak yang telah dibuat sedemikian rupa dalam upaya untuk mendukung pencatatan keuangan sekolah seperti halnya untuk mengelola iuran dari murid, inventarisasi harta tetap milik sekolah, belanja kebutuhan sekolah, pencatatan daftar murid-murid sekolah, dan lain sebagainya dengan fitur-fitur yang dapat mengakomodasi apapun keperluan bagi sekolah. Itu semua dapat diterapkan dalam satu aplikasi terpadu. Agar semua pihak dapat mengelola keuangan milik sekolah secara bersama-sama, yang tentunya sangat dibutuhkan adanya bantuan dari teknologi jaringan komputer yang disebut sebagai LAN.

Lalu sebenarnya, seperti apa software yang secara khusus dibutuhkan oleh sekolah? Software untuk sekolah merupakan sebuah software yang cukup mampu dalam memenuhi seluruh yang apapun yang diperlukan oleh sekolah dalam mendukung berbagai kegiatan administrasinya.

Untuk fitur-fitur standard yang seharusnya adalah adalah sebagai berikut:

1. Kemampuan dalam mencatat data-data murid dan pegawai dan guru sekolah.

Pencatatan data-data murid sekolah menjadi hal paling mendasar yang harus ada pada setiap software sekolah. Tanpa adanya kemampuan dari software pembukuan dalam mencatat database para murid sampai kepada perincian dari alamat dan kontak, maka itu berarti akan menjadi salah satu kendala yang terlalu signifikan. Karena itulah, maka pencatatan database seperti nama dan alamat menjadi sangat penting dan harus dimiliki oleh sekolah.

2. Kemampuan dalam mencatat inventaris milik sekolah dan metode penyusutannya.

Dari pihak sekolah sendiri tentunya memiliki banyak sekali inventaris dari meja dan kursi, papan tulis, perangkat pengajaran, pendingin ruangan, sampai dengan bangunan dari sekolah itu sendiri. Agar pihak sekolah dapat mendaftarkan seluruh inventaris atau harta tetapnya tersebut, maka diperlukan adanya ciri-ciri tertentu dari fasilitas pencatatan harta tetap dan metode untuk proses penyusutannya. Software pembukuan keuangan untuk sekolah juga harus dapat mencatat itu semua dan sekaligus mampu dalam menyajikan proses penyusutan untuk setiap bulan dengan langkah-langkah yang lebih mudah dan cepat. Jika sekolah sudah dapat mengelola harta tetap dan penyusutannya, maka pihak sekolahpun akan dapat membuat laporan-laporan mana saja asset yang harus diperbaharui.

3. Kemampuan dalam mencatat transaksi (uang) yang keluar masuk dan juga pengelolaan hutang piutang sekolah.

Pencatatan transaksi ibaratnya seperti jantungnya software pembukuan untuk sekolah. Fitur ini merupakan fitur yang paling esensial bagi sekolah yang mana sekolah juga harus membuat transaksi sehari-harinya seperti kegiatan operasional, penagihan iuran sekolah, dan lain sebagainya. Software pembukuan untuk sekolah juga harus mampu untuk mencatat hutang piutang dan mampu memunculkan notifikasinya dalam bentuk pengingat. Pengingat yang dapat disajikan dalam bentuk tabel, grafik, maupun berupa kalender, sehingga tidak ada sedikitpun transaksi yang sampai terlewatkan untuk segera ditindaklanjuti.

4. Kemampuan program pembukuan sekolah dalam mengelompokkan transaksi-transaksi berdasarkan jenis dan kegiatan sekolah.

Pihak sekolah sendiri tentunya memiliki berbagai kegiatan, baik itu berupa kegiatan belajar mengajar maupun berupa kegiatan-kegiatan lainnya di luar pengajaran seperti ekstrakurikuler, pentas seni, dan acara-acara lainnya. Dengan adanya jenis kegiatan yang sangat beragam seperti ini, maka pihak sekolah juga harus bisa mengklasifikasikan transaksi-transaksi dan laporan keuangan yang berdasarkan berbagai kegiatannya masing-masing, sehingga sekolah akan dapat melihat penerimaan, belanja, dan juga bagaimana posisi keuangan untuk setiap kegiatan atau aktivitasnya masing-masing.

5. Kemampuan mencetak faktur/invoice/tagihan.

Faktur/ invoice menjadi salah satu hal yang sangat perlu ada pada setiap software pembukuan keuangan sekolah, karena hal itu akan menjadi berkas sebagai bukti-bukti transaksi dan penagihan yang nantinya akan digunakan untuk proses audit selanjutnya.

6. Kemampuan menghasilkan laporan keuangan dengan cepat.

Tanpa adanya laporan keuangan, maka transaksi yang pernah tercatat sama sekali tidak akan ada gunanya karena laporan keuangan merupakan komponen terakhir yang sangat diperlukan untuk menilai sejauh mana tingkat dari kesehatan keuangan dan posisi keuangan sekolah, misalnya saja berapa nilai penerimaan sekolah saat ini, berapa jumlah belanja sekolah bulan ini, berapa banyak tagihan dari iuran sekolah kepada murid-murid yang masih menunggak, dan lain sebagainya.

Laporan keuangan selain akan digunakan untuk keperluan internal sekolah, juga masih dapat digunakan untuk pihak eksternal sekolah, seperti yayasan sekolah itu sendiri atau bahkan pihak pemerintah daerah dan negara setempat. Jika software pembukuan sekolah seperti ini mampu menghasilkan laporan keuangan dengan lebih cepat, maka bukan tidak mungkin lagi pengambilan keputusan yang lebih strategispun akan dapat dengan cepat dilakukan.

7. Memiliki fitur khusus yang mampu menghasilkan penelusuran laporan jejak audit.

Hal paling mendasar yang juga tidak kalah pentingnya dari sebuah software pembukuan untuk sekolah adalah kemampuan dari software sekolah tersebut dalam mengidentifikasikan segala tindakan-tindakan perubahan atas berbagai transaksi yang telah tersimpan oleh penggunanya. Dengan demikian, maka pencatat laporan keuangan tidak akan bisa dengan sembarangan menyunting maupun menghapus transaksi, bahkan mencatat transaksi secara fiktif karena semua tindakan tersebut sudah tercatat secara jelas dalam laporan jejak audit. Beberapa ciri-ciri dari fitur di atas merupakan fitur standard yang seharusnya sudah ada dalam software pembukan keuangan sekolah.

Apabila pembaca sekalian membutuhkan software Accounting, serta software HRD dan Payroll silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu Anda!

Scroll to top