Tag: Strategi mengurangi biaya persediaan

STARTEGI MENGURANGI BIAYA PERSEDIAAN DENGAN CARA MEMBUAT ANGGARAN LEBIH TEPAT

Salah satu upaya yang dapat dilakukan untuk mengendalikan begitu banyaknya persediaan adalah dengan jalan membuat anggaran produksi berdasarkan pada demand Signal, permintaan pasar. Mengumpulkan data permintan pasar dengan sebanyak-banyaknya dan melakukan analisis terlebih dahulu sebelum akan merencanakan proses produksi. Denagn cara demikian maka produksi yang nanti akan dihasilkan akan bisa match sesuai dengan baik dari segi jenis maupun jumlah permintan yang diinginkan oleh pasar.

1. Memperbaiki jalur rantai pasok.

Memperbaiki rantai pasok bisa juga diartikan dengan cara menambahkan sebuah system atau fungsi-fungsi tambahan kepada rantai pasok agar bisa menjadi lebih sesuai dengan kebutuhan dan penyelesaian dari permasalahan  tertentu dan tidak semua permasalahan dapat diselesaikan dengan cara yang sama. Terkadang untuk bisa menyelesaikan suatu permasalahan yang sama juga tetap dibutuhkan cara-cara yang berbeda dengan disesuaikan bagaimana kondisi di lingkungan sekitar. Perbaikan rantai pasok seperti ini diharapkan akan dapat lebih memangkas waktu pengiriman barang kepada para konsumen, dan jumlah produk yang nantinya akan diproses pada rantai pasok menjadi lebih sedikit, dan pada waktu yang sama pula akan dapat memperbaiki kinerja pengiriman.

2. Satu gudang yang digunakan untuk semua suplier.

Menyediakan ruang penerimaan barang-barang untuk semua suplier akan menjadi lebih baik daripada membangun gudang untuk setiap masing-masing suplier. Biaya untuk pembuatan gudang baru sendiri akan dapat dialokasikan ke tujuan-tujuan lain yang jauh lebih tepat.

3. Mengkur kinerja persediaan

Salah satu cara lain dalam mengukur kinerja persediaan adalah dengan cara menghitung rasio perputaran persediaan, baik itu berupa nilai maupun hubungannya dengan penjualan. Setelah mendapatkan angka rasio tersebut, maka sebaiknya perusahaan harus membandingkanya dengan angka-angka yang sudah didapatkan oleh perusahaan yang sejenis, misalnya untuk jenis perusahan pesaing. Dengan cara demikian maka perusahan akan dapat memetakan bagaimana posisi dari kinerja manajemen, sudah sampai sejauh mana tim manajemen telah berbuat bagi perusahaan. Persediaan yang akan diukur meliputi, persediaan bahan baku, dalam proses dan barang jadi. Setelah mendapatkan kesimpulan, maka tim manajemen pada tingkat yang jauh lebih tinggi harus menetapkan kebijakan untuk lebih mengoptimalkan kinerja produksinya.

Cara lainnya yang masih bisa digunakan untuk mengukur tingkat ke efektifan dari kinerja persediaan adalah dengan cara mencari nilai prosentase persediaan yang sudah usang beserta dengan cadangannya terhadap tingkat persediaan awal. Untuk menilai keefisiensian dari kinerja perusahaan adalah dengan cara mengetahui hasil dari aktivitas penawaran, Pengelolaan persediaan, serta perencanan dan pengelolan kapitaliasi persediaan.

4. Harus menjadi lebih terbuka dengan para suplier perusahaan.

Suplier juga memegang peranan yang begitu penting dalam proses produksi perusahaan. Ketepatan waktu penerimaan barang juga dapat ditentukan oleh ketepatan informasi yang dimiliki oleh pihak suplier. Hendaknya pihak manajemen harus lebih terbuka terhadap para suplier tentang berbagai informasi persediaan, yaitu berupa kondisi terkini, permintaan konsumen, maupun rencana order selanjutnya. Memantau bagaimana kinerja suplier akan dapat dilakukan dengan cara mengukur selisih waktu seperti yang diharapkan dengan waktu yang aktual.

5. Permasalahan persediaan merupakan masalah bersama.

Meningkatkan kesadaran dan tanggungjawab perkerjaan terhadap semua karyawan juga tidak mudah. Agar tujuan utama perusahaan tersebut bisa tercapai, maka tentunya setiap komponen perusahaan sangat perlu untuk terlibat dalam hal mewujudkannya. Perusahana dapat membuat kebijakan untuk menekan persediaan yang sudah usang dengan cara menetapkan supervisor pergudangan untuk bertugas dalam mengidentifikasikan bagaimana kondisi persediaan. Untuk mendukung aktivitas tersebut, maka pihak manajemen dapat mengarahkan semua staff-staff gudang agar menjadi lebih peduli terhadap persediaan yang sudah usang, karena barang tersebut merupakan beban perusahaan.

6. Melakukan proses opname secara rutin.

Jumlah persediaan yang sudah usang akan dapat dengan mudah diketahui setelah terjadi proses opname. Jika opname persediaan lebih sering dilakukan, maka informasi tentang bagaimana kondisi persediaanpun akan menjadi lebih up to date. Setidaknya opname persediaan dapat dilakukan setiap satu bulan sekali. Manfaatnya adalah jika memang memungkinkan, maka persediaan tersebut akan dapat ditukarkan kepada penjual.

7. Memproduksi dengan konsep penyimpanan metode FIFO.

Konsep FIFo sebenarnya juga tidak hanya dapat diterapkan pada penilaian persediaan, namun juga dapat digunakan sebagai proses produksi. Jika bagian manufacturing mem-produksi persediaan tidak terlalu memperhatikan tingkat keusangan persediaan maturity level, maka persediaan yang akan diterima terlebih dahulu juga tidak mungkin terpakai terlebih dahulu. Semestinya, dalam hal pengambilan persediaan yang nantinya akan diproses produksi juga harus tetap mempertimbangkan persediaan yang nanti akan digunakan. Degan cara memproses persediaan yang lebih awal diterima, oleh perusahan akan dapat menghindari beban persediaan yang berlebihan.

8. Mengelola perputaran persediaan perusahaan.

Perusahaan akan dapat memberikan diskon, potongan harga bagi para konsumen yang memang berminat membeli barang-banang yang sukar laku, atau akan dihapuskan dalam daftar aset. Penawaran tersebut dapat kita jumpai tanpa sadar, para penjual menempatkan barang-barang yang mendekati masa kadaluarsa pada rak etalase pada bagian depan atau bagian yang lebih mudah untuk dijangkau.

Nah, itulah sedikit penjelasan yang terkait dengan permasalahan pengelolaan persediaan. Dan diharapkan setelah membaca artikel ini, maka para pembaca sekalian akan dapat mengendalikan biaya persediaannya, mengalokasikan kepada kegiatan yang mungkin akan dapat meningkatkan kinerja perusahaan. Pemangkasan biaya persediaan oleh perusahaan juga akan kemungkinan bisa berhasil apabila benar-benar sesuai dengan bagaimana kondisi lingkungan perusahaan. Strategi yang sama juga belum tentu dapat diterapkan kepada perusahaan yang sama pula, masih tergantung dari kondisi-kondisi lain. Bagi para pembaca yang memang membutuhkan bimbingan untuk seputar pengelolaan persediaan, maka silahkan menghubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu Anda.

STARTEGI UNTUK MENGURANGI BIAYA PERSEDIAAN (2)

1. Bekerja sama dengan distributor pengiriman.

Sebenarnya dari beberapa konsumen yang mengeluhkan bahwa barang yang sudah mereka terima telah banyak yang rusak, dan perusahaan  terpaksa harus menerima kembali atau mengirim ulang dengan barang yang lebih baik. Bagi pihak manajemen, menjalin hubungan dengan distributor pengiriman barang dapat menjadi pilihan yang paling bijak untuk mengurangi beban terkait dengan kerugian pada saat proses pengiriman. Apabila terjadi kerusakan barang ketika dalam perjalanan, maka bukan lagi menjadi permasalahan perusahaan. Resiko tersebut telah dialihkan kepada pihak distributor. Kebijakan ini lebih memfokuskan pada kepuasan konsumen, khusunya bagi para pengguna akhir. Usaha ini menawarkan cara tercepat dan beresiko rendah bagi perusahaan dalam mencapai operasional pelayanan secara berurutan.

Selain itu terlalu banyaknya barang yang dikirim juga dipengaruhi oleh besarnya daya muat kontainer yang digunakan. Perusahaan yang bekerjasama dengan distributor pengiriman tidak perlu menyediakan tempat Parking untuk truk pengangkut yang berukuran sangat besar, yang akan memenuhi area pabrik.

2. Mensinergikan Suplier.

Suplier harus memiliki akses pada setiap data-data konsumen, termasuk juga histori penjualan maupun proyeksinya. Mensinergikan antara suplier sebagai penyedia barang dengan perusahaan sebagai produsen ke dalam satu kesatuan supply chain dapat mempersingkat proses produksi. Memberikan semua informasi  yang dibutuhkan suplier secara real time untuk mengelola komponen persediaan, sehingga mereka dapat membantu dengan lebih maksimal. Tujuan dari pensinergian tersebut ialah untuk menunda pengiriman barang sampai batas persediaan tertentu, idealnya adalah hingga mencapai titik untuk dikonsumsi. Yang diharapkan dari strategi ini ialah dapat meningkatkan efektifitas proses produksi dan penerimaan barang.

Dengan memberikan informasi perilaku pemesanan produsen kepada suplier, maka suplier akan dapat mengirimkan barang kepada produsen jika dinilai telah mencapai titik tertentu/reorder point. Manfaatnya bagi perusahaan adalah dapat lebih menekan biaya pesanan/Ordering cost (preparation set up Cost), yaitu biaya yang terjadi karana adanya kegiatan memesan kepada vendor sampai barang tiba di gudang atau mulai melakukan organisasi untuk memulai produksi di dalam pabrik. Biaya administrasi dan manajerial untuk menyiapkan pembelian atau pesanan, misalnya biaya telepon, biaya pencatatan dan lain sebagainya.

3. Memperbaiki pelayanan suku cadang.

Dalam hal manajerial, sangat penting sekali untuk mengefektifkan pelayanan operasional. Kebanyakan dari perusahaan jatuh karena mereka sudah sejak awal salah dalam mengelola persediaan, khususnya terhadap suku cadang. Biasanya perusahaan tersebut sedang dihadapkan pada begitu banyaknya jumlah persediaan yang besar, kinerja departemen pergudangan yang tidak optimal, berkurangnya kepuasan konsumen, dan terbuangnya peluang untuk menjual produk lain termasuk juga suku cadang setelah penjualan dilakukan (Sales after sales).

Berikut ini merupakan beberapa cara yang masih dapat dilakukan untuk mengelola persediaan dan suku cadang dengan lebih tepat.

• Membuat anggaran belanja persediaan dan suku cadang dengan lebih akurat.
• Hindari penyimpanan persediaan yang berlebihan.
• Monitor tingkat persediaan agar produksi tidak terhambat.
• Menselaraskan kebutuhan persediaan dengan suku cadanganya berdasarkan fungsinya. Hanya menyediakansuku cadang atas prodk yang dijual.

4. Melibatkan manajemen puncak.

Setiap departemen pada perusahaan manufaktur memiliki persediaan tersendiri dan diatur oleh setiap masing-masing kepala bagian. Setiap departemen memiliki kebebasannya sendiri untuk mengelola persediaannya, maka akan menjadi semakin sulit bagi departemen lainnya untuk terlibat dalam pengelolaan meskipun memiliki proses yang berkaitan. Secara hirarki dengan melibatkan manajemen puncak, semua departemen akan tetap tunduk kepada kebijakan yang sudah dibuat oleh manajemen yang lebih tinggi. Adapaun kebijakan yang masih dapat diterapkan adalah setiap individu dalam sebuah departemen akan bertanggungjawab atas besarnya nilai persediaan yang menjadi tanggungjawabnya. Strategi seperti ini dinilai dapat mengendalikan proses pengendalian atas persediaan dan semakin meningkatkan keefisienan dari proses produksinya.

5. Otorisasi akan dipegang oleh satu pihak.

Agar dapat lebih meningkatkan kekuatan pengelolaan persediaan, perusahan dapat memilih  hanya satu saja departemen yang bertanggungjawab penuh dan dapat berkolaborasi dengan fungsi lainnya, seperti departemen teknis maupun departemen pembelian. Dipilihnya satu organisasi untuk mengatur persedian agar tidak sampai terjadi perselisihan yang terkait dengan penyediaan persediaan dan proses didalamnya. Selain itu cara seperti ini akan dapat mempertahankan budaya, dan tetap fokus kepada rencana utama (grand project) perusahaan.

6. Memperbaiki database persedian.

Salah satu informasi terpenting yang terkait dengan berbagai informasi persediaan merupakan informasi tentang perputaran persediaan. Dengan memiliki data-data perputaran persediaan manajemen akan dapat memonitor seberapa lama barang persediaan tersebut akan ditahan, belum terjual. Perusahaan juga masih dapat menaksirkan waktu keterlambatan pengirimannya.

7. Menetapkan titik pemesanan kembalinya.

Ada sebagian perusahan yang menetapkan titik pemesanan kembali (reorder point) pada tingkat serendah mungkin. Tujuannya adalah agar persediaan yang sudah tersimpan tidak menjadi usang, akibat dari pemesanan yang terlalu berlebihan meskipun berakibat pada biaya pengiriman yang menjadi lebih besar.

Nampakna tidak semua perusahaan dapat menerapkan kebijakan seperti ini. Hanya perusahaan yang bergerak pada usaha penjualan barang makanan dan minuman fast moving saja yang lebih cocok untuk menerapkannya. Mengusahakan agar barang dapat sampai ke pada end-user sebelum batas waktu (Expired date) adalah suatu kebijakan yang paling tepat (IT).

Nah, itulah sedikit penjelasan yang terkait dengan pengelolaan persediaan. Diharapkan setelah membaca artikel ini para pembaca sekalian dapat mengendalikan biaya persediaan, mengalokasikan pada kegiatan yang dapat meningkatkan kinerja perusahaan. Pemangkasan biaya persediaan oleh perusahaan akan berhasil jika sudah sesuai dengan kondisi lingkungan perusahaan. Strategi yang sama belum tentu akan dapat diterapkan pada perusahaan yang sama, masih tergantung pada kondisi lainnya. Bagi para pembaca sekalian yang membutuhkan bimbingan seputar pengelolaan persediaan silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu Anda.

Scroll to top