Tag: Strategi mengurangi biaya sdm

STARTEGI MENGURANGI BIAYA SUMBER DAYA MANUSIA DENGAN CARA MENENTUKAN TUJUAN SEBENARNYA DARI TIM PERSONALIA PERUSAHAAN

Meskipun sebenarnya seperti terdengar sedikit menekan, akan tetapi standarisasi perusahan juga tidak dapat diabaikan begitu saja. Bagian terpenting dari personalia masih tetap menjadi sebuah kesatuan dari suatu tujuan terbesar bagi perusahaan. Tujuannya juga harus benar-benar selaras dengan tujuan utama dari perusahaan.

Agar tujuan tersebut dapat tercapai dengan baik maka beberapa hal berikut ini sangat perlu untuk lebih diperhatikan lagi:

• Efektifitas komunikasi.

Bagi sebuah perusahaan yang memang memiliki kantor cabang pada berbagai kota dan bahkan negara, komunikasi yang lebih efektif sangat perlu untuk bisa dicapai. Tujuanya adalah agar dapat mencapai tujuan perusahaan secara bersama-sama. Pimpinan personalia perusahaan sebenarnya juga bertanggngjawab penuh dalam menyampaikan berbagai informasi kepada seluruh karyawan di seluruh cabang-cabangnya.

• Kerjasama tim yang baik.

Sebuah departemen tentunya terdiri dari tidak hanya satu orang saja, akan tetapi banyak. Pekerjaan satu juga akan sangat berdampak pula pada pekerjaan dari staff-staff lainnya. Jika pimpinan personalia sendiri mampu mensinergikan antara kemampuan dari semua staff dalam bentuk kerja sama, maka tujuan utama dari organisasi akan tercapai secara bersama-sama.

• Inisiatif tentang bagaimana caranya untuk memegang tanggungjawab.

Memiliki jumlah staff yang terlalu banyak tentunya cukup memusingkan pihak manajer personalia. Akan tetapi apabila pimpinan personalianya sendiri mampu menjadi panutan bagi para staff perusahaan yang dipimpinnya, maka dampaknya staff tersebut akan menjadi jauh lebih loyal tanpa harus menunggu sebuah instruksi untuk menggerakan mereka.

• Melibatkan staff dalam hal pengambilan keputusan yang lebih besar.

Setiap masalah besar tentunya melibatkan tidak hanya satu orang. Banyaknya pihak yang terlibat menunjukan banyaknya pihak yang berkepentingan atas keputusan tersebut. Setiap keputusan besar juga berakibat jangka panjang. Maka untuk menghindari ketidakefektifan hasil keputusan sebaiknya melibatkan lebih banyak staff.

Merampingkan Prosedur-Prosedur Bagian Personalia

• Mengevaluasi praktek yang dilakukan dengan cara mengkaji ulang tentang proses dan prosedur antar masing-masing departemen sampai dapat menemukan cara yang paling efektif dan lebih jelas.
• Merubah praktek dari masing-masing unit bisnis dengan praktek yang berbeda-beda akan semakin memakasa tim personalia untuk mengelola sistemnya dengan cara  yang berbeda pula. Dengan cara merubah praktek sebenarnya menjadi lebih konsisten untuk membuat pekerjaan bagian personalia menjadi lebih ringkas.
• Membuat Petunjuk secara teknis dan tata cara untuk pelaksanaannya dengan cara melatih karyawan baru yang memang juga tidak mudah. Membuatkan modul training bagi karyawan baru akan dapat mengurangi tanggungjawab dari pihak personalia. Personalia sendiri juga tidak perlu lagi melatih karyawan secara satu persatu, cukup dengan cara memberikan modul kepada mereka agar mereka belajar sendiri. Selain itu juga telah terbukti bahwa belajar sambil bekerja/Learning by doing dinilai jauh lebih efektif apabila dibandingkan jika mereka harus menunggu untuk proses/waktu pelatihan selesai terlebih dahulu.
• Membentuk budaya yang lebih aktif, pada kebanyakan perusahaan besar dengan suatu kegiatan operasionalnya yang begitu kompleks, menyediakan data-data secara berlebihan untuk mensuport bagian lainnya akan semakin menambah biaya administrasi dan juga akan mengurangi efektifitas. Daripada terlalu sibuk untuk membuat informasi bagi bagian lainnya, namun sebagian besar manager HR akan jauh lebih memilih untuk menunggu datangnya pertanyaan.
• Membuat dokumentasi bagi seorang staff HR yang memang berencana akan resign dari perusahaan, tata cara serah terima pekerjaan merupakan suatu permasalahan tersendiri. Akan ada hal-hal lainnya yang masih belum dapat dipahami oleh para staff baru/staff pengganti dikarenakan terlalu singkatnya waktu serah terima tersebut. Mendokumentasikan proses administrasi oleh bagian personalia akan dapat dijadikan sebagai syarat utama oleh pihak manajemen bagi staf HR yang memang ingin mengajukan resign.
• Restrukturisasi pimpinan personalia juga mungkin dipandang memiliki cara kerja yang lebih sulit untuk bisa dipahami. Para bawahan akan dapat membentuk ulang model kerja berdasarkan kepada masukan dari rekan-rekan Manager lain. Tujuannya adalah untuk memadukan tentang cara kerja pimpinan personalia dengan pimpinan lainnya, hingga bisa diperoleh cara kerja yang jauh lebih efektif.
• Menselaraskan budaya dari setiap negara yang juga memiliki budaya kerjanya masing-masing. Akan menjadi masalah jika budaya tersebut menjadi tidak selaras dengan tujuan utama perusahaan. Bagi pimpinan personalia perusahaan yang memiliki staff di berbagai negara, sangat perlu untuk membentuk dan menyesuaikan budaya perusahaan dengan budaya tempat perusahaan tersebut sedang beroperasi, tujuannya adalah agar tidak sampai terjadi perbenturan budaya.
• Mencapai keberhasilan dengan bersama-sama untuk mengupayakan agar tujuan utama perusahaan dapat dicapai melalui pencapaian dari masing-masing departemen.

Seorang Manajer Personalia sama pentingnya dengan Seorang Manajer Keuangan

Manajer personalia bertanggungjawab penuh atas biaya turn over para karyawan. Apalagi bagi perusahaan jasa. Memang kinerja personalia sendiri juga tidak dapat diukur langsung dengan kinerja dari bagian keuangan. Akan tetapi hasil kinerja dari seorang personalia juga tidak jauh berbeda dengan kinerja keuangan (Finance).

Pada bagian keuangan memang mampu mencetak uang jauh lebih banyak daripada bagian personalia, akan tetapi atas usaha dari bagian personalialah (melalui proses perekrutan) perusahaan mampu mendapatkannya. Bagian keuangan bertanggungjawab penuh atas kesehatan kinerja keuangan perusahaan, akan tetapi kinerja keuangan juga dapat dicapai karena ada usaha dari pihak personalia yang mampu mengoptimalkan kinerja dari setiap individu karyawan melalui sebuah pelatihan.

Bagian keuangan akan semakin dituntut untuk lebih memahami tentang bagaimana kondisi keuangan untuk mendukung proses akuisisi, merger, perluasan bisnis. Akan tetapi sama halnya dengan bagian personalia yang akan semakin dituntut untuk memahami bagaimana kondisi dari semua staff-staffnya. Bagian keuangan harus menggunakan kebijakan untuk mengendalikan kinerja keuangannya, sama halnya dengan bagian personalia yang harus mampu untuk mentransfer informasi, memberikan sugesti kepada para karyawan untuk memberikan usahanya demi tercapainya tujuan utama perusahaan.

Nah, itulah sedikit penjelasan yang terkait dengan pengelolaan sumber daya manusia (SDM). Diharapkan setelah membaca artikel ini, maka para pembaca sekalian akan dapat mengendalikan biaya SDM perusahaannya, mengalokasikannya pada kegiatan lain yang akan dapat meningkatkan kinerja perusahaan. Pemangkasan biaya SDM oleh perusahaan kemungkinan akan berhasil apabila sesuai dengan kondisi lingkungan perusahaan. Strategi yang sama juga belum tentu dapat diterapkan pada perusahaan yang lain tergantung juga dari tingkat kompleksitas permasalahan. Bagi para pembaca sekalian yang membutuhkan bimbingan seputar pengelolaan SDM silahkan menghubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu Anda sekalian.

STARTEGI TENTANG BAGAIMANA DALAM MENGURANGI BIAYA SUMBER DAYA MANUSIA (SDM) PERUSAHAAN

1. Memanfaatkan Internet

Pada jenis perusahaan dengan tingkatan menengah kebawah yang ingin melakukan proses rekruitmen pegawai baru akan sedikit lebih menghemat apabila prosesnya melalui online. Karena mendapatkan keleluasan informasi, lebih mudah dipantau karena menyediakan akses selama 24 jam penuh.

Penggunaan surat lamaran yang kini sudah mulai banyak ditinggalkan. Informasi yang diberikan oleh para calon pelamar seringkali kurang lengkap, sehingga para personalia akan memberikan lembar Curiculum vitae kepada para pelamar untuk diisi dan disesuaikan dengan bagaimana kondisi sebenarnya.

2. Menggunakan System ESS (Employee Self Service).

Kegiatan administrasi yang terkait dengan urusan absensi, ijin, cuti, dan juga tingkat kehadiran oleh personalia yang kini bisa dilakukan oleh para personalia melalui sebuah platform web. Personalia dapat mengalihkan pekerjaannya kepada karyawan, karyawan sendiri juga yang nantinya akan mengelola data-data pribadinya secara online.

ESS menawarkan banyak sekali perubahan metode kerja dari yang awalnya secara manual kepada mode automatisasi. Manfaaatnya adalah perusahaan akan semakin terhindar dari beban administrasi. Selain itu juga bagi perusahan yang sudah berskala sangat besar, padat karya semakin kesulitan untuk mengurusi absensi karyawan yang jumlahnya begitu banyak juga masih tetap membutuhkan waktu ekstra. Pimpinan personalia yang mungkin akan mengambil banyak waktu lembur untuk menyelesaikan pekerjaannya. Namun, dengan cara menggunakan ESS, pihak manajer akan sangat terbantu dan perusahaan juga tidak perlu lagi untuk mengeluarkan uang lemburnya.

Dan kini teknologi ESS sendiri juga tidak lagi bergantung hanya kepada komputer dan laptop agar dapat diakses saja, ESS saat ini juga bisa diakses oleh pimpinan personalia melalui ponsel milik mereka untuk memberikan aproval meskipun sedang berada jauh dari tempat kerjanya.

3. Menggunakan PeopleSoft.

Fungsi paling mendasar dari PeopleSoft sendiri sebenarnya adalah sama dengan ESS, akan tetapi PeopleSoft jauh lebih komprehensif dan mampu mengkombinasikan berbagai informasi SDM dengan proses bisnis. Keunggulan lainnya adalah dapat  diintegrasikan, dan mampu memproses berbagai informasi dari berbagai aplikasi dalam satu database.

Lebih teritegrasiannya dengan fungsi lain yang cukup memungkinkan bagi aplikasi jenis ini untuk mampu menghitung seberapa besar kontribusi dari staff pada kinerja keuangannya. Sehingga apabila dilakukan Bencmark, maka perusahaan akan mengetahui sampai sejauh mana karyawan tersebut telah loyal.

4. Meningkatkan automisasi Personalia Perusahaan.

Pengurangan atas penggunaan kertas (Paper less) yang dinilai sebagian besar perusahaan sebagai bentuk kemajuan. Sehingga manajemen akan membuat kebijakan atas penggunaan kertas, Mengganti fungsi kertas ke dalam bentuk digital. Berikut ini adalah beberapa manfaatnya:

• Informasi menjadi lebih mudah untuk ditelusuri.

Keunggulan utama  yang menyediaakan pencarian dokumen secara digital, sehinga menjadi lebih mudah untuk menemukan dokumen meskipun telah tersimpan sangat lama. Sangat bermanfaat pada jenis perusahaan yang berskala besar yang memproses transaksinya dalam jumlah besar setiap harinya.

• Tugas administrasi personalia yang dapat diselesaikan dengan lebih cepat.

Staf personalia tidak lagi harus repot-repot mengerjakan hal-hal yang sifatnya mirip berulang-ulang kali, karena fungsi yang sudah terintegrasi akan semakin memungkinkan bagi sistem untuk melakukannya secara otomatis. Tugas dapat terselesaikan dengan lebih cepat dapat juga diartikan, Staf tidak perlu lagi harus melakukan cross check atas berbagai pekerjaannya. Hasil kerja tersebut juga akan berkaitan dengan hasil kerja dari departemen lainnya dimana informainya akan tersimpan dalam satu database dan dapat dengan mudah untuk diakses.

• Otorisasi menjadi jauh lebih mudah didapatkan.

Seandainya ada karyawan yang ingin meminta ijin, cuti dan training, maka tentunya membutuhkan form untuk adminstrasi. Dengan cara merubah dari manual ke dalam bentuk digital, personalia dapat menghindari bentuk-bentuk form yang harus disimpan.

• Informasi yang dapat diakses meskipun lintas negara.

Bagi perusahaan yang memiliki cabang pada berbagai negara atau di berbagai kota. Akan menjadi sangat merepotkan jika membutuhkan dokumen dari kantor yang berbeda akan tetapi harus menunggu terlebih dahulu karena dokumen juga sedang dikirimkan.

• Mengurangi distribusi administrasi.

• Digitalisasi juga berpengaruh besar terhadap aliran dokumen, pada model kerja manual perusahaan juga perlu untuk mendistribusikan dokumen kepada bagian-bagian lainnya. Akan tetapi dengan gititalisasi, maka proses tersebut dapat dieliminasi.

• Mengurangi banyaknya sampah kertas.

Proses kerja tidak selamanya akan selalu benar, adakalanya mengalami kesalahan.  Apabila menggunakan media kertas, dan semakin sering melakukan kesalahan maka akan semakin banyak pula kertas yang akan terbuang sia-sia. Hal ini juga tidak akan sering dijumpai apabila perusahaan sudah menerapkan metode digitalisasi.

• Meningkatkan keamanan informasi.

Informasi yang dimiliki oleh perusahan akan menjadi sangat berharga bagi mereka. Sehingga diharapkan agar Informai tersebut tidak sampai (bocor) kepada pihak-pihak pesaing. Dengan cara memberikan otorisasi hanya kepada pihak-pihak yang berkepentingan saja, dan terkait dengan tangungjawabnya dapat menghindari terjadinya kerugian bagi perusahaan yang dapat disebabkan karena adanya sebuah kelalaian.

Nah, itulah sedikit penjelasan yang terkait dengan pengelolaan sumber daya manusia (SDM). Diharapkan setelah membaca artikel ini, maka para pembaca sekalian akan dapat mengendalikan biaya SDM nya masing-masing, mengalokasikan pada kegiatan yang dapat meningkatkan kinerja perusahaan. Pemangkasan biaya SDM oleh perusahaan juga akan berhasil apabila sudah benar-benar sesuai dengan bagaimana kondisi lingkungan perusahaan. Menggunakan strategi yang sama juga belum tentu dapat diterapkan pada perusahaan yang sama, juga tergantung dari tingkat kompleksitas permasalahannya. Bagi para pembaca yang memang membutuhkan bimbingan seputar pengelolaan SDM, maka silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu Anda.

Scroll to top