Tag: web site Software POS

SUMBER DATA KPI  DARI SOFTWARE ACCOUNTING DAN DISAJIKAN  OLEH SOFTWARE PAY ROLL & HRD

 

KPI (Key Performance Indicator) adalah bagian dari talent management atau MSDM yaitu bagaimana mengukur kinerja karyawan melalui indicator utama. Indicator yang dipilih ini sangat dibutuhkan dalam melakukan penilaian karyawan. Misalnya untuk karyawan di bagian penjualan indicator utamanya adalah Sales, sedangkan untuk bagian lain seperti accounting, admin penjualan, Buyer/Purchaser, HRD, bagian operasional, tentunya memiliki KPI yang berbeda-beda. Namun demikian tujuan pembuatan KPI adalah agar perusahaan dapat menilai karyawan secara objectif. Sangat power full jika KPI ini diambil data dari software yang digunakan  oleh perusahaan seperti software accounting. Dari software accounting dapat ditarik angka terkait rugi/laba, biaya-biaya, serta laporan penjualan, atau pembelian barang ke supplier. Data dari software accounting sangat power full bisa dipakai untuk menjadi sumber data penilaian karyawan.

Mau mengetahui mekanismenya? Ada 2 cara menilai KPI personal dalam perusahaan. Pertama, dengan cara kuantitatif dan kedua kualitatif. Dengan metode kuantitatif sumber data dapat diperoleh angka-angka software. Sebagai contoh seorang manager yang diserahi memimpin kantor cabang, tentunya ia dinilai kantor cabang yang dipimpinnya itu profit atau tidak. Jika profit menjadi indicator untuk KPI maka target perusahaan untuk kantor cabang berapa profit minimalnya? Jika sudah ada kebijakan dan aturan main dalam menentukan profit standard kantor cabang maka KPI dari seorang kepala cabang bisa dinilai dari angka yang ditarik dari software acconting yang digunakan oleh perusahaan. Begitu pula dengan bagian penjualan, target vs realisasi angka mencapai berapa, dari software accounting melaporkan sales A mencapai 70%, sales B mencapai 85%, sales C mencapai 99% begitu seterusnya. Dari software accounting dapat merinci setiap salesman tagetnya sudah masuk berapa. Oleh karena pakai metode kuantitatif maka KPI dihitung dengan angka-angka yang bisa disajikan dr software accounting.

Berikutnya apabila indicator utama berasal dari non software, dengan metode kualitatif, maka setiap indicator diangkakan sehingga ketika dipilih sudah diketahui bobot dari indicator yang dipasang secara kualitatif. Contoh yang dari non software bisa jadi nilai-nilai budaya yang diangkakan, atau dibuat skala. Nah, software Pay Roll dan HRD yang sudah dilengkapi template KPI maka KPI juga bisa dibaca laporannya dari software Pay Roll dan HRD. Dua metode kuantitatif dan kualitatif diatas menyesuaikan sumber datanya.

Pada saat ini memang perusahaan segera up grade untuk kondisi-kondisi tertentu yang ada di perusahaan dengan menginvestasikan perangkat teknologi selain untuk kelancaran bekerja sebenarnya KPI ini membantu perusahaan agar penilaian terhadap karyawan tidak berat sebelah atau tidak tepat. Oleh sebab itu diperlukan cara yang objectif mungkin dalam menilai kinerja karyawan.  Nah, pada saat ini KPI bisa dibuat dengan tenlogogi yang simple dan bisa diakses menggunakan internet.

Semoga artikel diatas membantu pembaca yang sedang melakukan pembenahan di internal khususnya mengenai KPI, dan apabila pembaca membutuhkan bimbingan dan pendampingan dalam penyusunan KPI, implementasi software accounting dan software pay roll & HRD , silahkan hubungi  081-8521172 atau 081-252-98290. Tim kami siap membantu!

 

 

 

 

 

TIPS TRANFORMASI FAMILY BISNIS KE PERUSAHAAN BERMANAJEMEN MODERN

Transformasi Bisnis Family ke Profesional

Bisnis Family biasanya para pekerjanya adalah para saudara dan sanak Familiy. Perusahaan menjadi besar karena gotong royong dibesarkan oleh pasukan yang kebanyakan family. Namun setelah generasi pembangun bisnis family ini mulai beranjak usia pensiun, perusahaan menjadi kalang kabut apalagi jika tidak disiapkan dengan baik generasi penerusnya. Bahkan kalau sudah disiapkannyapun umumnya terjadi kendala ketika lakukan peralihan ke generasi berikutnya. Isue yang sering terjadi adalah :

  • Para pekerja generasi pertama masih menganut status quo mereka enggan berubah ke cara kerja baru seperti penggunaan tenologi, manajemen modern, dan cara-cara bisnis baru lainnya dengan gaya yang sudah modern.
  • Generasi baru ingin perusahaan menjadi autopilot, dan kendali tidak secara langsung oleh generasi berikutnya tetapi melalui orang-orang profesional, karena generasi berikutnya memiliki life style berbeda. Oleh sebab itu banyak hambatan dan GAP ketika perusahaan family bisnis ini menuju ke generasi berikutnya. Cara kerja lama dijadikan cara kerja baru selalu ditentang. Misalnya gudang yang dahulunya barangnya tidak teratur, ketika oleh generasi kedua dibuat raking. Ditentang sebab dengan raking memunculkan biaya yang tidak sedikit investasinya bahkan milliaran rupiah. Oleh sebab itu kalau generasi berikut tidak tahan mental, akan gagal menjalankan perbaikan gudang supaya rapi, efisien dan efektif.

Apabila generasi lama bekerja secara manual, ketika generasi baru bekerja secara teknologi dengan menggunakan software accounting atau pay roll HRD, generasi lama menentangnya. Atau kendala mereka gaptek sehingga tidak mampu mengoperasikan ketika diminta mengoperasikan kesulitan. Dinamika ini cukup menyulitkan bagi generasi lama sehingga proses transfer ke generasi ke dua jadi kesulitan.

Apa yang harus dilakukan kalau sudah seperti ini? Banyak hal yang harus dilakukan untuk pekerjaan seperti ini. Perusahaan mulai mengindentifikasi Visi dan misi perusahaan bahkan memperbaruinya. Apabila hal ini ditemukan maka generasi lama wajib mengetahui perubahan visi dan misi perusahaan. Dan apabila visi dan misi tetap, perlukah ditunjang dengan manajemen modern. Jika visi dan misinya sangat kuat dan memang memerlukan manajemen modern. Maka langkah-langkah yang harus dilakukan adalah mendesain manajemen menjadi modern. Dengan langkah-langkah:

  1. Memantapkan visi dan misi perusahaan.
  2. Membuat struktur Organisasi perusahaan sesuai dengan struktur organisasi professional, yang antara lain ada manager yang diberikan tanggung jawab terhadap pengelolaan perusahaan.
  3. Membuat job descripsion sesuai dengan manajemen modern yang mulai mengoperasikan software accounting atau software Pay roll HRD sampai lain-lainnya.
  4. Menyusun dokumentasi untuk SOP perusahaan. Mulai dari SOP keuangan, SOP Gudang dan logistic, SOP pembelian, SOP Penjualan, SOP Accounting, SOP SDM, dan lainnya.
  5. Menyusun Peraturan perusahaan yang terakses ke Depnaker.
  6. Membuat Intruksi Kerja sesuai dengan Software yang dipakai.
  7. Menyusun penilaian Karyawan dengan membuat KPI masing-masing personal dan diterjemahkan ke KPI departemen.

Dari apa yang dibuat diharapkan dapat menjadikan perusahaan menjadi manajemen yang autopilot. Transformasi ini amat sulit dilakukan apabila tidak disertai dengan pelatihan-pelatihan yang cukup, mulai pelatihan pembangunan karakter pekerja, service excellence, komunikasi, penjualan, team work, managerial skill, dan lainnya dimana training-training itu mengasah para pekerja untuk menjadi professional.

Pembaruan manajemen tidak lepas dari pembaruan skill, knowledge dan attitude dari para karyawan yang ada di perushaan. Oleh sebab itu mengubah pola kerja dalam organisasi tidaklah mudah perlu asahan-asahan yang sangat berarti.  Organisasi yang berubah tentunya organisasi yang harus dibentuk setahap demi setahap. Oleh sebab itu agar transformasi mulus diperlkukan banyak sentuhan.  Tidak hanya di sisi teknologi tetapi juga karakter dari manusia-manusia yang bekerja.

Semoga artikel ini membantu pembaca, apabila pembaca membutuhkan batuan dalam melakukan transformasi dari manajemen konvensional ke manajemen modern, membutuhkan software accounting dan Pay roll HRD. Silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu!

CARA EFEKTIF IMPLEMENTASI SOFTWARE ACCOUNTING

“Bagaimana mengintegrasikan SOP dengan Intruksi kerja Software accounting”

Selama ini kegagalan dalam implementasi software sering terjadi. Pemilik usaha sudah berinventasi puluhan, bahkan ratusan juta, tetapi software tidak bisa dipakai secara maksimal. Seperti yang diketahui kinerja pembuat software sangat terlepas dengan system manajemen yang ada di perusahaan. Secara teknis software hanyalah tools yang digunakan dalam operasional accounting. Sedangkan operasional layanan, sales dan marketing, Distribusi barang, HRD dan lainnya tidak terintegrasi. Inilah penyebab awal kegagalan suatu software accounting yang tidak diintegrasikan dengan SOP manajemen.

Sedangkan dalam membuat SOP menajemen, tanpa tools juga tidak efektif. Oleh sebab itu sebaiknya mengintegrasikan antara informasi teknologi dengan system manajemen. Lalu bagaimana membuat system manajemen? Untuk membuatnya, cek terlebih dahulu proses bisnis yang ada di perusahaan. Mulai pembelian, penjualan, inventory, Kas dan Bank dan jurnal harian yang digunakan. Setelah semuanya diketahui, maka susun SOP sebagai dasar landasan manajemen dan diintegrasikan dengan Software.

Buatlah intruksi kerja yang menarik dari Job des dan SOP yang dibuat menjadi intruksi kerja yang ada di software. Dengan demikian jika kita memiliki dokumen kinerja software maka siapapun yang menggantikan akan lebih mudah. Integrasi antara SOP, Job des, dan intruksi kerja software sangat penting dengan manfaat :

Apabila mentraning inputer/user baru maka dengan hand books yang dibuat pekerja/user bisa langsung lakukan input data.

SOP yang dibuat sangat mendukung kinerja Software, sehingga tidak memunculkan error, dan kinerja user sangat terpandu oleh SOP yang sudah dibuat.

Memudahkan trainer software memahami fungsi setiap jabatan yang ada didalam perusahaan sehingga hak akses juga dengan mudah diterapkan. Sebab tidak setiap fungsi jabatan memiliki akses yang sama ke semua fitur yang ada dalam software. Kecuali supervisor/ sang otorisasi.

Khusus untuk software jadi dan bukan custom dengan adanya integrasi SOP dengan intruksi kerja software maka akan memudahkan pengguna/user untuk lakukan pekerjaannya.

Oleh karena SOP dibuat terintegrasi maka kemungkinan yang terjadi kinerja perusahaan akan terbangun dengan standard operasi yang sudah baku.

Itulah alasan mengapa perlu mengintegrasikan information teknologi dengan system manajemen. Informasi teknologi diwakili oleh software accounting, sedangkan system manajemen diwakili oleh SOP. Secara lengkap system manajemen akan memuat Struktur organisasi, job description, Job specification, Flow chart, Intruksi kerja operasional, intruksi kerja software. Semoga artikel ini memiliki manfaat bagi pemilik usaha, pebisnis, owner usaha. Apabila membutuhkan pendampingan dalam mengintegrasikan antara informasi teknologi dengan system manajemen agar implementasi software berhasil, silahkan hubungi 0818521172 atau 081-252982900. Kami siap membantu.

MENCARI SOFTWARE POS YANG TERINTEGRASI DENGAN SOFTWARE ACCOUNTING

Masih banyak yang belum paham dengan cara kerja software POS dan software accounting. Rata-rata mereka mengira software ini sama saja. Software POS sebenarnya software untuk bagian depan suatu usaha. Misalnya ritel modern, toko, restoran dan kegiatan bisnis yang sifatnya penjualan tunai dan produk disediakan di satu gudang saja. Satu gudang itu bisa barang yang ada di display toko saja. Atau barang yang letaknya ketika sebuah bisnis beroperasi. Software POS memiliki manfaat :

  1. Mencetak invoice penjualan tunai.
  2. Pencatatan stok di lokasi usaha, sebab transaksi penjualan baru bisa dilakukan apabila ada stok di lokasi usaha.
  3. Pembelian ke supplier.
  4. Penerimaan barang di lokasi usaha.
  5. Tersambung dengan barcode scanner.

 

Software POS tidak memiliki Fitur accounting sebab tugasnya adalah untuk penjualan saja baik di toko/gerai atau lokasi usaha. Cara kerja software POS bisa berdiri sendiri. Tetapi ada juga POS yang sudah terintegrasi dengan software accounting. Oleh sebab itu sebaiknya kita mulai memahami penggunaan POS ini. Apabila kita hanya membutuhkan fitur penjualan dan inventory maka penggunaan software POS sudah cukup. Tetapi kalau kita membutuhkan laporan keuangan, maka sebaiknya memakai software POS yang terintegrasi dengan software accounting.

Bagaimana kita memulai mencari software accounting yang terintegrasi dengan software POS? marilah coba kita menganalisa proses bisnis yang ada di perusahaan. Apabila di perusahaan ada proses bisnis selain penjualan dan inventory, seperti proses bisnis dibawah ini:

  1. Di perusahaan penyimpanan barang di banyak Gudang.
  2. Perusahaan membutuhkan laporan keuangan : Neraca, Rugi laba, Arus kas, Jurnal, dan lainnya.
  3. Di perusahaan terdapat transaksi yang sifatnya kredit.
  4. Di perusahaan memiliki salesman yang keliling.
  5. Di perusahaan terdapat aktivitas pengiriman barang ke customer.
  6. Di perusahaan terdapat penggunaan Kas kecil dan kas besar.
  7. Di perusahaan terdapat aktivitas pemberian insentif kepada sales force.
  8. Di perusahaan terdapat banyak toko atau kantor cabang.
  9. Di perusahaan terdapat perhitungan pajak : PPN, PPH 21, PPH 23, PPH 25.
  10. Dan lainnnya.

Maka sebaiknya carilah software POS yang terintegrasi dengan software accounting. Dengan menggunakan software accounting, perusahaan bisa selain beraktivitas penjualan tunai di toko/gerai. Juga bisa beraktivitas penjualan kredit melalui sales force. Selain itu perusahaan juga akan memperoleh laporan keuangan yang dibutuhkan.

Nah, saat ini banyak perusahaan melakukan penjualan software POS yang terpisah dengan software accounting. Sering software POS tidak nyambung dengan software accounting merek lain, sehingga kalau terpaksa memakai kedua-duanya, sering kali harus ada proses input ulang. Contohnya kalau kita memiliki gerai/toko, software POS bisa untuk penjualan tunai saja. Laporan penjualan tunai kemudian diinput ulang di software accounting supaya perusahaan bisa mendapatkan laporan keuangan. Sejauh ini, hal ini memang bisa dilakukan, tetapi apabila kita bisa mendapatkan software accounting yang dilengkapi dengan software POS, maka aktivitas in put ulang dengan sendirinya tidak perlu lagi, sebab software POS sudah terintegrasi dengan software accounting. Dalam hal ini data tersinkronkan secara otomatis.

Semoga artikel ini bermanfaat, apabila pembaca membutuhkan layanan pendampingan dalam implementasi software accounting dan pembuatan SOP keuangan. Silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak ke 0818521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu.

Scroll to top